專職秘書在輸血科學科建設中的作用分析

羅金蓮，余澤波

(重慶醫科大學附屬第一醫院輸血科，重慶 400016)

本院是融醫療、教學、科研、預防、保健及涉外醫療為一體的大型綜合性“三級甲等”醫院，2003年在部分科室試點配置科室專職秘書，2004-2005年全院臨床、醫技科室共設置專職秘書崗位30余名，現共約80余名。臨床、醫技科室要求具有醫學相關背景，并經過崗前培訓，期間許多大型醫療機構也紛紛設立專職秘書崗位[1-3]。

為適應輸血醫學發展，輸血科由傳統的配血、發血逐步轉向集臨床、教學、科研、管理為一體的綜合性平臺科室，以公共平臺的特色功能服務于臨床輸血患者。在轉型升級中，將管理工作精細化，使輸血相關法律法規、標準及醫院、科室規章制度執行到位，進一步加強患者血液管理、開展輸血治療、推動新技術及輸血醫學科研、教學、人才培養等工作，本院輸血科于2012年7月根據學科建設需要配置了專職秘書。輸血科專職秘書畢業于衛生事業管理專業，獲國家職業資格秘書三級證書。

1 輸血科學科建設要求及工作模式

輸血醫學在醫療過程中的重要性日益顯著，國家對醫療機構輸血科的建設和發展越來越重視，相繼出臺了《臨床輸血技術規范》《醫療機構用血管理辦法》(衛生部第85號令)及國家標準化管理委員會批準在“320臨床醫學”下增設 “輸血醫學”二級學科等多項法律法規及標準，要求二級以上醫院設置獨立的輸血科，并對工作職能進行詳細的規定，促進輸血科由傳統的血液儲存、配血、發血轉化為醫療機構內負責儲血、配血和實施輸血與治療的臨床科室[4]，以基礎輸血學、輸血技術學、臨床輸血學、輸血管理學等學科為亞專業，全方位促進輸血醫學發展。

目前，臨床用血工作中的儲發血、血液檢測及臨床用血管理是輸血科的基本內容，提供24 h臨床服務，以患者為中心，與臨床科室建立多學科協作模式[5]，開展血細胞單采、血漿置換、血脂去除、自體輸血、干細胞與免疫細胞治療等輸血治療項目和輸血門診，發揮職能作用，拓展輸血業務，滿足臨床科室需求[6]。

科學、合理、安全、及時輸血，挽救了無數患者的生命和健康，各醫療機構輸血科基本能規范地開展臨床輸血工作，但發展不均衡，技術業務單一、專業技術人員匱乏、儀器設備配置不足、科研研究平臺及經費稀缺、輸血學歷教育與繼續教育無法滿足輸血醫學學科和行業發展需求，阻礙了輸血科的發展[7]。因此，輸血科的發展需要對現有資源的整合與充分利用。

2 秘書在輸血科學科建設工作中的作用

2.1科室負責人的助手 輸血科是一門亟待發展的新學科，負責人的工作千頭萬緒，既要重視科室業務發展、學科建設，制定遠期、近期規劃及科室各項事務的具體管理，又要進行個人臨床業務及教學、科研工作，工作量大。同時，輸血行業有大量法律法規、指南、標準及醫院的規章制度等特點，文件管理及資料收集、整理、保存尤其重要，但輸血科人員配置不足，業務工作繁重，無更多的人力資源協助科室管理工作。專職秘書崗位人員，將科室負責人從繁重的日?，嵤轮薪饷摮鰜?，有更多的時間和精力進行醫療、教學、科研及科室學科建設等工作[8]。

作為一個獨立的科室，與行政職能部門保持著緊密的聯系，專職秘書成為科室與職能部門之間的溝通橋梁，充分了解醫院職能部門的各項規章制度和工作動態，全面掌握科室臨床用血、輸血醫學教育、科研、管理及學科建設等基本信息和科室運行情況，將職能部門的工作與科室管理工作進行無縫對接，精準地上傳下達，實現職能部門與專職秘書、專職秘書與科室管理的事務聯系網。除協助完成職能部門各項工作外，根據運行情況記錄科室工作日志，重要事項及時提醒，促進各項事務管理精準化。也為科室負責人及專業技術人員提供后勤保障工作，如設備管理、物料管理、消防管理及工會管理等，減輕科室負責人的行政管理工作，為負責人做好輸血醫學事業提供保障作用。

2.2醫療工作中的協同作用 針對輸血相關法律法規、標準，規章制度較多，實驗室質量要求高的特點，專職秘書負責對各項文件和資料進行收集、分類、整理和歸檔保存，建立文件管理體系，便于科室工作人員隨時查閱和提取，提高工作效率。

因血液的特殊性，輸血科有協助行政職能部門負責全院臨床用血監管和指導的職責，工作復雜，任務繁重，而管理工作大多由專業技術人員兼任。專職秘書可根據醫院及科室運行情況，按照日、周、月、季度、半年、年度做好臨床用血管理日常工作一覽表，持續更新，定期匯總資料，實時跟進工作進展，逐一落實各事務完成情況，及時發現遺漏或差錯，給予提示或協助，確保臨床用血管理工作高效、持續、規范。

對新技術、新項目的申報，專職秘書第一時間詳細了解醫院申報流程和要求，向科室專家小組征集申報項目，收集基本信息，整理出全套申報材料，使科室管理團隊及專家組獲得全面的項目信息，及時掌握科室新技術、新項目的基本情況，做出是否申報、進一步論證的決定。對可立項申報的項目，及時完善申報材料上報，對需進一步論證項目，協助項目負責人完成后續準備工作。項目上報后，實時跟進職能部門意見。獲批的新技術、新項目實施期間全程協助收集整理數據，反饋職能部門，促進輸血醫學新技術、新項目高質量地開展。

2.3積極組織輸血醫學繼續教育培訓，參與教學工作 輸血醫學是集人文、醫學、科學和技術知識為一體的綜合性學科，專業技術人員及輸血醫生系統、專業的培訓較少，目前多數從業人員由醫學檢驗或其他專業轉行而來[7]，故繼續教育是培養輸血醫學人才的重要手段[9]。專職秘書從多個渠道收集、篩選優質的輸血相關繼續教育項目及學術會議信息，協助專業技術人員根據自身亞專業方向申請外出參會學習。同時，根據醫院及科室要求，協同“三基”講座項目負責人進行培訓前繼續教育項目申報、舉辦時人員召集、學習后的學分授予、效果評價、資料提交及經費管理等系列工作，認真執行“三基”培訓計劃及科內業務學習安排，做好記錄及考勤工作，促進輸血科人員學習輸血新知識、新技術，完成繼續教育培訓，更新輸血醫學理念，優化知識結構。

科室提升自身員工專業技術水平的同時，也為基層輸血專業技術人員搭建學術平臺，為醫學生提供輸血醫學知識學習機會，專職秘書及時掌握國家級或市級繼續教育項目申報時間段及條件，積極配合科室負責人申報各類項目。2017-2019年，協助科室連續成功申報三屆“臨床合理用血及輸血醫學新技術培訓班”繼續教育項目，并承擔會務組工作，負責場地選擇、時間安排、培訓資料準備、授課專家行程安排、參培人員報名及食宿安排等具體事宜，為培養輸血醫學專業技術人才貢獻力量。參與科室2013年向所在高等院校申請檢驗醫學專業學生輸血醫學定向實習[10]，2015年申請開展《臨床用血》選修課等在校教育工作，協助課程安排、教研活動組織及授課教師科內及院內試講、教師資格證申報材料準備等，負責進修生、研究生、定向實習生、普通實習生在科內學習期間的日?？记诠ぷ?、講座安排、生活情況及文件資料管理的學習，幫助他們盡快適應新環境，學到知識。

2.4做好科研協同工作，融入科研團隊 科室非常重視科研工作，以“科教興科、人才強科”的發展戰略進行學科建設。專職秘書動態掌握科研工作訊息及各類基金項目申報時間點，及時傳達，便于科室人員了解最新科研動態。建立科室科研工作檔案，收集整理獲批課題項目、在研課題進展、已發表論文、科研成果、學術任職及外出參會及培訓等資料，并隨時更新。為科室制定遠期、近期、亞專業發展方向、人才培養、學術影響力等詳細的計劃提供基礎材料，科研信息資料共享，同時便于管理團隊及時準確地掌握科室的科研工作運行情況，加強科研管理的規范性。

作為醫院的特色學科進行建設與發展，為提高綜合實力及輸血醫學服務能力，全員參與，共同努力，專職秘書也積極加入到科室科研團隊中，參與論文書寫、課題申報等工作中。通過科室專家幫助與自身的努力，本人以第一作者發表“間充質干細胞干性維持及多向分化相關LncRNA的研究進展”及完成論文“重慶市輸血醫學?？坡撁私ㄔO與實踐探索”，以項目負責人獲批“臨床輸血不良事件監測與輸血質量管理研究”院級課題。從自身工作出發，積極探索，不斷進取，融入科室科研團隊。

2.5科室文化建設及人才培養輔助工作 加強科室文化建設，專職秘書積極組織集體活動，增加團隊凝聚力；制作科室文化墻，記錄工作及生活的點滴，營造良好的氛圍?？剖医⒘藢I的人才管理模式,培養高層次輸血醫學人才，專職秘書根據科室亞專業人才培養計劃，加強溝通與交流，貫徹落實培養計劃，例如掌握職稱聘任最新文件精神及要求，定期收集、整理科室人員晉升上一級職稱需要具備的條件并溫馨提醒，及時通知相關考試、申報日程安排等，指導申報材料的填寫，提高申報成功率。促進人才結構優化,提升學科內涵建設，進一步提高服務水平以適應現代醫院的發展[11]。

2.6擔當志愿者，參與無償獻血宣傳工作 自《中華人民共和國獻血法》正式實施以來，本院積極響應無償獻血號召，在醫院的帶領下，每年在室外(40 ℃高溫的夏季，血液最緊缺的時候)參與組織全院醫務人員夏季無償獻血活動，招募無償獻血醫務人員，獻血過程中為他們全程服務，講解注意事項，并做好宣傳工作，現已堅持8年。每年6月14日世界獻血者日，參與組織全院無償獻血宣傳活動，制作無償獻血宣傳資料，開展合理用血專題講座，普及血液相關知識。不僅是完成無償獻血宣傳工作，也用自己的點滴力量，為民眾起到帶頭作用，挽救更多生命。

3 秘書工作體會

輸血科是一個飛速發展的科室，有較多創新性和突破性工作，要有不畏困難、勇于挑戰的精神。成立輸血醫學?？坡撁?，從章程的制定、成員單位的召集、啟動會議召開及學術活動組織，沒有捷徑和可借鑒的資料，只有探索與實踐。作為專職秘書，不僅要做好事務性的煩瑣工作，還應將自身融入科室中，發揮自身優勢，體現自我價值。

3.1工作主動積極，被動中求主動 秘書工作的從屬性決定了其被動性，但不能被動應對，努力掌握做好本職工作所需的知識和技能，增強協調、溝通、應變與創造性思維能力，主動適應工作需要，以強烈的事業心和高度的責任感、使命感，兢兢業業完成工作任務。如職能部門下發文件及通知，仔細閱讀，掌握重要精神，結合科室情況精準傳達，參與事務的執行，把握“宜早不宜遲” 的工作原則，給自己和同事預留充裕的時間。增強服務的主動性，提高業務能力，站在全局的高度思考處理問題，找準文件精神與本科室工作的結合點和切入點，換位思考，充當好科室發展的“潤滑劑”。

3.2注重溝通交流，有匯報、常反饋 專職秘書在科室起著橋梁與樞紐的作用，有效溝通是必備技能之一。上傳下達過程中正確傳遞信息，實事求是，不夸大和隱瞞；工作進行中，把握節奏匯報進展情況；工作完成后及時反饋；加強與同事間及上級的溝通交流，既讓他們了解工作動態，又確保信息傳遞的準確性，每件事有始有終。如科室目標管理考核指標，每月定期收集相關數據，了解相關指標完成情況，及時將存在的問題反饋給科室管理團隊及當事人，促進各項事情得到落實，精準管理。

3.3做好定位，融入集體 嚴格要求自己，端正助手形象，服從工作安排。不斷學習進取，提高自身綜合素養，個人發展與科室規劃一致，想科室發展之所想，做科室發展之所做，胸懷全局，提高“輔助”的能力與水平。

3.4分清輕重緩急，提高工作效率 專職秘書崗位事務性工作多而雜，且常有意外的不確定性事件。根據工作緊急性、重要程度，制訂緊急又重要、重要不緊急、一般3個等級的工作計劃[12]。運用時間管理理論，首先解決緊急又重要的工作，其次處理重要不緊急工作,最后做一般工作，考慮需要職能部門或是同事協作工作提前溝通聯系，頭腦里有一張清晰事務運行圖，做完后進行勾選，防止疏漏，從而養成良好的時間管理習慣，優化工作流程，更高效地開展工作。

4 結 語

專職秘書在輸血科學科建設中扮演著重要的角色,既在醫院管理中起著重要的溝通、協調作用，又能協助科室日常管理、臨床用血新技術開展與推廣、輸血醫學繼續教育、科研工作、文化建設與人才培養、無償獻血宣傳等工作，通過配合、協助、參與，融入學科建設工作中。從多個角度出發，將個人與科室發展相結合，發揮自身優勢，工作中變被動為主動，提高執行力及效率，促進輸血科學科建設工作標準化、規范化、科學化。