高校檔案監督指導工作精細化管理研究

趙莉

摘要：在精細化管理視角下，結合抽樣問卷調查結果及工作中的信息積累，分析高校檔案監督指導工作借鑒精細化管理理念的現狀，提出高校檔案監督指導工作的精細化管理策略，重點是建立規章制度、工作流程、崗位職責、考評激勵等一系列精細化管理支撐體系，同時要創新檔案監督指導方法，引進和培育專業化的人才隊伍，建立信息反饋機制長效溝通機制。

關鍵詞：高校 檔案監督指導 精細化管理

一、引言

精細化管理是一種科學的管理理念，最早可追溯到“科學管理之父”泰勒的科學管理理論，真正實踐于20世紀50年代日本的企業管理中，其最大優勢是可以極大提高企業具體管理目標實現的精準性，縮短解決問題的程序。精細化管理實質是一個不斷改進和完善的過程，在項目實施過程中能精確規劃、精確決策、精準控制和精細考評[1][2]。高校檔案監督指導工作的主體即高校檔案部門，抱怨監督指導工作阻力大、成效低、歸檔問題重復出現等；客體即高校內部各歸檔單位，對檔案工作總是“說起來重要、忙起來不要”，要么嫌多事，要么嫌監督指導不到位。這些問題和矛盾產生的主要原因在于高校監督指導工作欠“管理”，尤其是欠細化、流程化、標準化、系統化等精細化的管理。

二、高校檔案監督指導工作精細化管理的現狀

為了了解高校檔案監督指導工作的實際效果和內部管理現狀，筆者以廣東省高校為樣本，專門做了抽樣問卷調查以做參考。廣東省教育廳網站公布出來的廣東省高校包括本科、?？?、高職、獨立學院、職工高校、電大等，共計168所[3]，筆者以調查研究為基礎，并結合工作交流中的信息積累，分析高校檔案監督指導工作借鑒精細化管理理念的現狀如下：

（一）高校檔案部門推進監督指導工作有明確的法律法規保障。

新修訂的《中華人民共和國檔案法》第九條規定企事業單位要“對所屬單位的檔案工作實行監督和指導”；高校參照執行的國家檔案局令第13號《機關檔案管理規定》的第十條規定，機關檔案工作的基本任務之一就是要“對機關各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監督和指導，對所屬機構的檔案工作進行監督和指導”；教育部令第27號《高等學校檔案管理辦法》第八條指出高校檔案部門有對檔案工作人員開展業務培訓的職責，第十四條還規定“高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作”。這些都為高校檔案部門開展監督指導工作提供了明確的法律法規保障。

（二）現代科學交叉融合發展為檔案工作的創新提供了機遇。

人類為了提高研究和解決問題的能力，現代科學及相應的實踐活動日益趨于交叉融合。檔案學的學科包容性強，呈現了歷史學、管理學、法學、社會學、傳播學和信息技術等多視角的研究[4]，為檔案工作中出現的新問題和新挑戰提供了多角度的分析和指導。這些都為高校檔案監督指導工作的變革和創新提供了機遇，借鑒精細化管理理念成為可能。

（三）精細化管理具有內在的優勢。

精細化管理是建立在常規管理的基礎上，并將常規管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式，追求更高效率、更多效益和更強競爭力，具有把組織引向成功的功能和可能[5]。這種工具作用蘊含的方式和理念適用于實際工作中的方方面面。

（四）高校內部各歸檔單位對檔案監督指導工作有著持續的高需求。

有人類實踐活動的地方就會有檔案和檔案工作。高校內部各歸檔單位的監督指導需求有顯性和隱性之分，并且具有持續性和潛在性，隨著社會的發展，新技術的不斷產生和應用，高質量、高層次的監督指導需求日趨增多。

（五）高校檔案監督指導工作缺乏精細化的內部管理。

一是缺乏精細化的崗位責任制。高校檔案監督指導工作缺乏細化的崗位要求、職務分析和責任規定，容易導致崗位設置中只有工作內容，而沒有工作責任，很難做到量才分責和量才授職，降低了檔案監督指導工作的實施效果。二是缺乏合理、準確、細致、靈活的管理制度、工作流程和工作標準。難以精確評價什么是“做了”“做完了”“做好了”以及“怎么做的”，檔案監督指導過程管理缺依據、效果管理缺準繩。三是缺乏科學完善的約束激勵機制。高校檔案部門內部缺少對監督指導工作人員更細致的考評、總結和獎懲，易導致工作任務的落實流于形式化，只有工作內容的描述，沒有工作效果的分析、考量和評價，形成了沒有改變和創新激情的工作“舒適區”。

三、高校檔案監督指導工作精細化管理策略

（一）轉變思維模式，培育“精細文化”。

高校檔案部門內部從上到下要求每個人從細微處著眼，每個崗位、每份工作都應求精求細，把細節意識、規則意識、系統意識和服務意識變為全員的自覺意識。通過培訓、宣導等方式，建立精細化管理的思想基礎[6]。

（二）建立精細化管理支撐體系。

1.梳理并完善規章制度。規范、細化、可行性強的規章制度是高校檔案部門開展監督指導工作的基礎保障，依法監督、依歸指導的背后實際上體現了對科學和法治的遵從。

2.制定精細化的工作流程。高校檔案部門針對監督指導工作的常規工作事項、重點跟進事項、專項工作等不同類型的工作任務和目標，宏觀和微觀、固定和機動相結合，制定相應工作流程，并且隨著工作的開展不斷總結優化。如事前溝通調研、細化工作內容，事中嚴謹細致、不走過場，事后及時收集反饋、登記總結、定期回訪等是開展工作的宏觀流程，針對某項工作需要可以制定更細化的工作流程。通過優化的工作流程實現高校檔案監督指導工作全程管控和高效能運作。

3.完善崗位職責體系。高校檔案部門應改變粗放、固化的檔案監督指導職責體系。責任是各項規章制度和工作任務得以落實的最有效的內在驅動力，權責清晰、責任明確，督查和追責措施到位，才有可能精準完成各項工作。首先總結日常工作、重點工作、臨時工作等事項，以此為依據，細化崗位和責任。其次，在工作團隊中進行充分的調研和溝通，了解每個人對自我及其崗位的認知，根據實際情況對崗位執行規范和其他事項做進一步的確認。最后明確不同崗位、不同角色的工作職責，并細化崗位職責履行情況的督查、追責、獎懲事項。

4.搭建精細公平的考評激勵機制。在有規章制度保障以及崗位職責和工作流程相互制約的情況下，采取考核、獎懲等手段，有利于培育和推進高校檔案監督指導的精細化管理。首先，基于每個人的工作特點和工作能力，本著有利于實現工作目標和調動人員積極性的原則，對每項工作有落實、有考評、有獎懲。其次，注重考評結果的合理應用。將考評結果與人員的獎懲、任用、升級等掛鉤，真正達到以考評促管理、以考評促落實，充分調動每個人的積極性。

（三）創新高校檔案監督指導工作的方法和措施。

一是宏觀管理與重點指導相結合。具體問題具體對待的同時，幫助各歸檔單位理順問題，形成可操作性強的長效機制；二是點與面相結合。在開展常規的全校范圍普及性的培訓和指導的同時，樹立典型，推廣先進經驗和具體做法，以點帶面，逐步推開；三是傳統方法與新技術相結合。在面對面、手把手式方法的基礎上，利用新技術，如制作微信小視頻推送、專題視頻教學、搭建檔案監督指導數據管理系統等，使監督指導工作更便捷易懂；四是獨立開展與聯合協同相結合。結合其他職能部門的業務，聯合校內其他部門開展檔案監督指導工作，可以減小工作難度和阻力，緩解高校檔案部門人員、技術、設備等不足的問題。

（四）改善人員結構體系。

一要健全高校檔案監督指導工作人才建設政策機制，制訂人才培養計劃和引進計劃，出臺培養、評價、管理、激勵等一系列配套政策。二要基于精細化管理重點引進和培育高校檔案監督指導工作的規劃者、引領者和管理者，營造崇尚科學和法治，上下一心追求精細的工作氛圍。三要儲備經驗豐富、專業化、有敏銳精細化管理思路的管理體系搭建者。提升高校檔案監督指導工作精細化管理水平所必需的規章制度、工作流程、崗位職責、考評激勵方案等一系列的支撐體系必須由專業人員經過細致的調研、分析、協作才能出臺，并且在實施過程中要不斷總結、調整、優化。四要培養實施精細化管理的一線工作人員。繁雜的、實操性高、技術性強的具體檔案監督指導業務離不開對精細化管理理念接受度高、檔案專業好、執行力強的綜合型的工作隊伍。

（五）加強互動，建立長效溝通機制。

針對高校內部各單位工作內容多樣、兼職檔案員崗位變化快的問題，高校檔案部門可以采取一對一、一對多、分片包干等方式面向各歸檔單位，建立兼職檔案員登記更新制度。通過建立工作交流群、及時通報檔案工作動態、發送業務操作指南、發布校外培訓通知、意見收集等方式建立不間斷的日?；?，以確保歸檔渠道的暢通。

（六）建立信息反饋機制。

高校檔案部門通過日常的溝通聯絡、固定的登記回訪、重點的調研分析等措施，一方面收集監督指導對象的需求、意見和建議，另一方面要及時聽取部門內部每個成員的心聲、工作心得及意見。通過分析反饋信息，及時調整、優化管理措施，實現良性循環，從而逐步形成高校檔案監督指導工作的精細化管理模式。

（七）堅持專業性要求，不照搬其他模式。

引入精細化管理的理念，最基本的要求是精準有效地對接到精細化管理的核心要求，即精、準、細、實，并堅持長期推動、持續改進，以實現高校檔案監督指導工作效果最大化、管理精確高效、內部運行清晰規范。結合高校檔案監督指導工作的專業性特點，在實踐過程中，要避免下面兩種偏差：一是過于追求量化，導致難以操作和持續；二是過于依賴流程、規范和技術，導致理論和實際脫節，并忽視了人的主觀能動性作用。

四、結語

精細化管理理念已深受推崇，并被廣泛運用。根據上述分析，高校檔案監督指導工作中的盲點、難點和誤區可以通過加強精細化管理得到緩解和突破，進而提升高校檔案部門的管理水平、優化高校檔案資源建設。所以，高校檔案監督指導工作中如何實施精細化管理，如何規避風險等一系列課題值得檔案界持續研究探討。

★本文系廣東省檔案局資助科研項目“精細化管理視角下高校檔案監督指導工作機制探究”（項目編號YDK-225-2019）的階段性研究成果。

參考文獻：

[1]汪中求、吳宏彪、劉興旺.精細化管理[M].北京：新華出版社，2005（5）.

[2]汪中求.細節決定成敗[M].北京：新華出版社，2007（5）.

[3]廣東省教育廳門戶網站[EB/OL].高等學校信息.

[4]楊靜.關于多學科視角下檔案學理論研究的思考[J].檔案與建設，2019（1）：8-11.

[5]精細化管理的專家解讀.[EB/OL].[2020-08-31]. http：//www.docin.com/p-132021945.html.

[6]蔣源.從粗放式管理到精細化治理：社會治理轉型的機制性轉換[J].云南社會科學，2015（5）：10.

作者單位：廣東外語外貿大學