從知識管理出發創新檔案信息資源管理策略

田兵兵

摘要：知識管理和檔案信息資源管理在很多方面都有著高度的契合度和耦合性，應用知識管理的方式對檔案信息資源進行有效管理，有利于全面優化檔案管理工作流程、提升檔案知識服務的社會效果。文章在分析知識管理與檔案信息資源管理相互關系的基礎上，剖析了檔案信息資源管理傳統模式存在的不足和現實挑戰，并提出了應用知識管理優化檔案信息資源管理的可行性策略。

關鍵詞：知識管理 檔案信息資源管理 檔案管理公共服務

作為影響社會發展進程的重要生產要素，知識在社會生產過程中所發揮的作用日益突出。知識管理這一新興概念誕生于20世紀90年代，知識管理實現了從海量無序信息到有序數字化知識的加工和轉換。創新檔案管理體系，對有效發揮信息資源的價值具有重大的現實意義和深遠的歷史影響。將知識管理應用至檔案信息資源獲取、加工、存儲、利用等方面，對解決檔案信息資源管理面臨的現實挑戰、挖掘“沉睡”的數據信息、實現檔案信息資源價值的最大化具有重大的意義。

一、知識管理與檔案信息資源管理的關系

對于以原始信息為主要管理對象的檔案學領域而言，知識管理自誕生以來就與其有著非常高的契合度和耦合性。知識管理在檔案學領域的應用和研究，與該學科的發展進程大體一致，兩者存在著密不可分的聯系。

（一）檔案信息資源是知識管理的內容來源

從檔案信息資源的內容和載體特征來看，一方面，檔案信息資源內容來源于人類社會活動的原始記錄，根植于歷史，服務現代，面向未來。在不同的時代，檔案信息的解讀空間和應用價值均呈現出多元化、差異化的基本特征。另一方面，信息技術的快速發展帶動了檔案載體的變遷，由甲骨、泥版、金石、竹簡、木簡、紙張等傳統文書，逐步演變到膠片、光盤等電子文檔，反映了各自所處時代的社會發展水平，讓信息資源價值的解讀和利用有了更多的可能性。

知識管理是以理念、內容和技術為客體的，檔案信息資源能為其提供豐富的內容以作為管理活動的主要目標和重點支撐。在人類社會的漫長發展歷程中，檔案學領域積累了豐富的信息資源。將知識管理引入檔案信息資源的管理過程，有利于不斷調整、優化檔案部門的管理職能，為政府部門提供決策依據，以適應檔案信息資源開發利用的社會需求變化。

（二）檔案信息資源管理優化以知識管理為必然指向

檔案是文明社會的產物，記載著人類社會發展進步的軌跡和歷程，其信息資源來源于實踐、應用于實踐，具有極高的社會價值和歷史價值。在現代信息技術和知識經濟的共同作用下，檔案信息資源管理呈現出嶄新的發展局面。知識管理和檔案信息資源管理在內容、方式、原則、目標等方面，呈現出諸多的共性特征：兩者均以信息資源為管理對象，通過內容獲取、資源整理、開發應用、保存管理等環節，不斷挖掘知識內容和信息資源的應用價值。檔案信息資源管理的基礎內容和發展規律決定了引入知識管理這一研究視野，是優化檔案管理方式、提升發展水平、挖掘資源價值的必由之路。

二、檔案信息資源管理傳統模式面臨的挑戰

加快推進知識管理學科對檔案信息資源管理傳統模式的優化和改造，是順應知識經濟時代發展趨勢和社會公共需求變化的必然要求，而當前，檔案信息資源管理傳統模式仍面臨著一系列挑戰。

（一）檔案管理技術的現代化變革挑戰

隨著時代進步和技術的不斷發展，檔案管理必將走向現代化，這進一步要求檔案信息資源管理的各個環節必須適應外部條件和內部革新的變化形勢，推動檔案信息資源管理向知識化、信息化、高效化、現代化的轉變。不同于高度依賴人工操作的傳統檔案管理，現代檔案管理活動主要受到信息手段和網絡的深入影響而發生改變。檔案基礎設施對信息技術的適應和支持，是促進檔案管理現代化轉型的重要前提。但部分檔案部門的既有技術基礎設施和條件，還無法完全適應檔案信息資源現代化管理的需求，還存在網絡硬件設施落后、電信設備更新遲緩、辦公自動化水平較低、技術手段應用不足、信息化水平不高等現實問題。

（二）“重管理、輕開發”的觀念意識轉型挑戰

在信息化時代，網絡信息資源數量呈爆炸式增長，對檔案管理和開發利用提出了新的挑戰。然而，海量信息中并非所有資源都符合社會發展及開發利用的需求，這就要求檔案管理主體在開展科學、系統的管理工作的同時，加快傳統管理理念的轉變，要具備利用信息技術手段進行基礎分析研判的能力，以有效發揮檔案信息資源的價值。在實際工作中，部分檔案工作者未能及時適應檔案管理的新形勢和新變化，仍習慣于傳統檔案“重保管、輕利用”的固有模式，缺乏主動創新和服務意識，在檔案的開發利用過程中處于被動狀態，對社會需求變化缺乏足夠的了解，服務內容和服務模式相對單一，導致檔案信息資源價值的利用率不甚理想。

（三）檔案管理模式的轉型挑戰

信息技術和網絡通信的發展為傳統檔案存儲形式、管理手段的變革提供了新的機遇。傳統檔案以紙質文本載體為主，常規利用方式主要為檔案查閱、復印與外借、開具證明、信息咨詢等。當今，相對于檔案室紙質信息查詢模式，人們更習慣和傾向于直接通過網絡獲取檔案信息的模式。社會對紙質檔案的利用和依賴程度整體呈下降趨勢，這對檔案管理模式提出了更高要求，需要重新構建與之相適應的檔案管理模式，以行之有效的信息化基礎工程建設，為檔案管理的優化升級提供基本支撐。

三、基于知識管理的檔案信息資源管理優化路徑

知識管理是對知識要素的新型管理思潮和方式方法，它充分回應了知識經濟時代提出的新挑戰，將其運用于檔案信息資源管理之中，能夠有效提升檔案信息的處理和傳遞效率，提高信息資源配置、共享的成效，進而能夠以更加豐富多元的方式充分挖掘和利用檔案信息資源的潛在價值。

（一）優化檔案知識庫

檔案知識庫存儲和管理著海量信息資源，其構建需要以技術、管理和內容為重點支撐，以豐富的信息資源為核心依托，這要求檔案管理主體必須根據信息資源的知識屬性特征，應用知識管理手段對其進行編研。檔案知識庫涉及的學科領域和要素種類繁多，分類方法靈活多樣，其整理者和研究者可依托知識庫的支持環境、檔案編研專業方法、有效工具和系統模型，通過搜集和確定公共需求，搜集與檢索檔案信息資源，分析和集成檔案知識庫框架結構，對檔案知識庫進行編研、歸檔和開發利用。這樣，既可依托既有檔案數據庫進行升級建設，又可依據不同信息資源的知識屬性重新配置和構建。同時，應充分考慮目標受眾的實際需求和便捷應用，以實現知識庫信息資源價值的最大化。

（二）推動檔案資源共享

知識管理以共享性為重要特征。部分檔案封閉的管理狀況與知識管理存在一定程度的現實沖突，這就要求檔案管理主體必須打破信息資源共享的桎梏，使不同社會主體能夠公平共享檔案信息資源。從具體實踐路徑上看，可以以館際合作與資源共享為重點突破口，打通不同檔案機構之間的交流、互通和協作渠道，讓不同機構、平臺、地域的檔案知識充分流動起來。當前，大部分檔案管理機構均已具備基礎的信息技術條件，這為開展檔案信息資源跨機構流通共享奠定了基礎。為構建高效的信息資源共享平臺，各檔案管理機構應提前梳理館藏資源，按照統一的檔案編碼標準進行初步維護，進行頂層設計和統一規劃。在此基礎上，根據互利共贏的原則開展多方合作，對各檔案機構所持有的信息資源進行整合，集中提供服務，實現檔案信息的公平配置和高效流通。

（三）創新檔案服務模式

基于知識管理理念的檔案信息資源管理，相較于傳統檔案管理模式有較大的創新，其工作理念、工作制度和工作方法均發生了相應的變化。檔案機構應利用信息資源給社會公眾提供服務，充分吸收信息技術的發展成果，采用更智能化的技術，提高檔案知識服務的智慧化水平。當前，大數據、云計算等新興技術已在眾多學科領域廣泛應用，檔案管理也應及時吸收這些技術發展成果，創新服務理念和方式方法，促進檔案事業良性發展。對此，檔案管理主體應樹立服務意識，將滿足社會需求作為檔案服務工作創新的根本導向，利用智能技術開發檔案信息資源，實現傳統紙質檔案的網絡化、信息化、智能化；利用社交媒體構建實時交互平臺，通過不斷探索、拓展檔案信息資源服務的邊界，為公眾提供更加優質的檔案服務。

四、總結

在知識經濟時代，傳統檔案信息資源管理模式已無法完全適應社會發展的需要，亟須注入新鮮血液以保持其學科的活力。因此，應積極吸收知識管理既有研究成果，以知識管理為主要導向，創新檔案管理理念和方式方法，引入信息技術手段，激活“沉睡”的信息資源，實現檔案信息資源的有效利用、高效流通和公平配置，提升檔案服務水平，推動檔案事業快速健康發展。

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作者單位：河南省中醫院（河南中醫藥大學第二附屬醫院）