基于微信公眾平臺的檔案信息服務

張 靜

（四川省會理縣紅十字會，四川 涼山彝族自治州 615100）

檔案工作最主要目的是借助信息化平臺開展檔案信息資源管理，實現檔案的社會服務功能。在當前信息技術發展速度越來越快，而微博、微信等交流軟件的廣泛運用擴展了信息傳遞途徑，也為人們的信息交流提供合理渠道。將微信公眾平臺開展檔案信息服務可以提高檔案服務的水平，讓檔案管理工作與時代發展潮流相適應，促進檔案管理工作效率的提高。

1 新時期對微信公眾平臺服務檔案管理的認識

微信市場極大，在廣泛推廣使用下借助現代化手段實現檔案管理，向群眾提供多樣而個性化的服務方式，有利于拓展檔案信息化管理手段，提高檔案管理質量。當前時代是信息化時代，數字化技術層出不窮，人們不斷創新發展，檔案管理工作也需要與時俱進積極創新。微信公眾平臺服務檔案管理的優勢巨大，比如2014年浙江省檔案局首次推出《鄉音浙江》欄目之后，當日點擊率高達65671人次，人們積極互動參與討論。根據目前最新報告，2021年全國檔案社公布的檔案微信公眾號年度榜單，在TOP100中，類型與構成基本上相同，而微信公眾平臺的檔案管理仍舊是主力，具體見下表：

表1 2020年全國省級檔案微信公眾號排名

數字轉型時代檔案微信公眾號的服務面增廣，定位自己的目標、用戶群體，發揮資源優勢，不斷壯大自身，借助新媒體擴展宣傳渠道，利用服務創新業務平臺，為檔案事業的發展作出了巨大貢獻。據統計已經有超過70個綜合檔案館開通檔案微信公眾服務平臺，這些平臺雖然和電商、圖書館等領域相比看似數量較少，但是近年來呈現出增長趨勢。隨著時代的發展，人們借助微信等媒體實現檔案部門的多樣化管理，促進檔案管理部門的升級發展。如今微信已經成為主要平臺，這對服務創新提供了合理路徑。重視對這個方面的研究將會為檔案管理等類型的服務提供科學方向。微信公眾號檔案管理的過程中，很多部門通過先進技術手段、個性化與多樣化的服務方式而受到了人們的喜歡，受到了人們的廣泛歡迎，比如在傳播指數排行當中，有部分微信號多次出現在其中，這證明該微信號質量和品質均為上乘，而且也證明這種服務方式的可行。

2 對微信公眾號在檔案信息服務中的運用研究

2.1 微信公眾號在檔案信息中的作用

從筆者查閱資料可以看出的微信公眾號作為一個高度流行、信息傳播便捷、具有交互性的社交媒體圈，在檔案信息服務中發揮的角色非常突出，具備‘方便、快捷、準確和廣泛為用戶提供精準檔案資源的功能’（胡晶2013），而且在研究中指出，將微信公眾號作為檔案管信息服務手段，是提高服務質量、實現檔案信息共享的重要手段。但是部分專家認為檔案信息服務功能具備傳統服務更全面的優勢，比如交互性、資源共享、服務質量提升等，是現代檔案服務工作的升級。人們還認為在微信公眾號檔案信息還可以運用在高校檔案管理中，這是新時期檔案服務拓展面的體現，提高了檔案信息服務功能，而且新媒體APP成為承載檔案資源的載體。這種局面下檔案資料的收集與管理均實現了現代數字化，而且為典藏資源價值的發揮創造了平臺。這種優勢擴大了檔案的影響范圍，在不斷的發展過程中優化質量，從整體上提高了效率。

2.2 檔案信息服務借助微信公眾號發展的優勢

微信公眾平臺是新時期多媒體技術的產物，具備便捷、快速等特征，和傳統檔案服務形式相比，微信服務內容更全面，只需要在部門人員的經營下，以現代化設備豐富檔案資料，與用戶積極互動，了解用戶的偏好與需求，做好各方面記錄，這為檔案管理工作的開展奠定了良好基礎。部分專家在研究中，意識到微信公眾平臺的功能強大，微信載體方便、網絡聯動機制強大、信息傳播技術成熟、技術平臺合理，實現檔案信息服務工作，這是兩者相互成就的體現。微信公眾號服務檔案管理，整體上覆蓋面積更廣、信息形式更多元化、多元化，服務對象也可以不斷擴大?？梢钥闯鑫⑿殴娞枒{借本身擁有的廣大基數群、傳播速度、推廣形式等特征，在整體上使用形式比較多元化，在信息化時代的趨勢下網絡的融合的程度更高，節省了經濟成本，在現代檔案服務中發揮了極大優勢。

3 微信公眾號的檔案信息服務可行性

3.1 網絡信息化時代的趨勢

2021年CNNIC發布第47次《中國互聯網絡發展狀況報告》，深度的挖掘了2021年之前的中國互聯網發展情況，從基礎建設、網民規模、政府發展、產業、互聯網安全等各方面全方位剖析，2021年統計數據中，我國網民規模達到9.89億人，占全球網民五分之一，互聯網普及水平率高達70.4%，整體水平高于全球水平[1]。微信的發展離不開智能手機、網民，近年來我國智能手機的發展速度比較快，智能手機的網民占比基數比較大，智能手機網民普遍學歷比較高，這也是檔案信息的主要使用群體。從整體趨勢上來看網民數量激增，為數字技術的傳播、智能化技術的普及以及線上服務工作的開展提供了可行性，這也是微信公眾號檔案信息服務工作開展的重要前提。

3.2 企業平臺強大、群眾基礎強大

騰訊公司是中國元老級別的互聯網企業，有最多的中國網民群體，網民所使用軟件均有騰訊制作。微信作為電商發展的重要方面，可以與支付軟件、通訊軟件綁定，共享用戶資源資料，在平臺上形成強大的網絡聯動機制。借助微信平臺，以微信為中心向其他平臺宣傳和輻射，實現檔案信息的廣泛傳播，實現深度推廣。

3.3 在信息傳播方面具備較大優勢

微信信息傳播范圍比較廣，具備比較強的時效性，整體上成本比較低，傳播關系也比較廣，可以借助微信信息傳播的優勢改善檔案信息服務工作，有效實現對檔案信息服務工作的改善。借助微信平臺，能夠實現檔案信息的用戶精準傳遞，實現個性化推送。從現實生活來看，微信公眾號還有約了特征，因此可以在檔案資源服務工作中結合娛樂手段吸引更多用戶。

4 微信公眾平臺工作存在不足

微信公眾平臺的發展存在問題顯而易見，其中比較明顯在于檔案服務內容、板塊設計方面存在極大缺陷，無法為現階段用戶提供更優質的服務內容，檔案管理優化開展存在問題。服務理念尚未更新，思想也不全面，無法將服務平臺服務質量提升。其次，相關部門在微信公眾平臺的管理方面，在管理、維護方面存在的問題導致微信公眾號管理平臺存在問題，平臺的長期性發展受到阻礙，部分檔案管理部門在內容更新、平臺維護方面存在不足。很多部門只是在微信平臺建設初期對其進行維護管理，后續之后只是發布信息、進行平臺維護，但是整個平臺的運用流于形式。整體上不利于微信公眾平臺的運用。

5 基于微信公眾平臺的檔案信息服務

5.1 借助微信公眾平臺提供在線咨詢服務

檔案部門發布本單位的微信號、公眾號，通過添加與關注獲取信息，微信用戶添加之后即可發送咨詢信息，數據庫及時反饋用戶的需求。通過向用戶提供生動而形象反饋服務提供查詢結果，利用圖片或者別的形式展示檔案原件，甚至可以使用視頻來講解檔案的相關知識的。檔案部門還可以建立專門的檔案解答服務欄目，通過自動恢復功能為用戶提供全天的檔案信息服務工作[2]。

5.2 傳播檔案文化

以微信為途徑傳播檔案文化主要是建立在信息傳播的多樣性上面，并且彰顯出信息傳播的及時性和有效性，實現檔案傳播的精確傳輸。微信平臺互動性更明顯，而且作為平臺，可以創新改進和發展，宣傳最新成果、更換展覽模塊，更換內容，運用視頻、音像展示檔案知識。很多古老的信件與器物等都可以通過微信公眾號展示出來，通過接觸這些內容的，可以讓觀眾更具有全面地認識。借助互聯網平臺，用戶了解途徑也更便利，只需要重視各方面內容，積極創新檔案文化，宣傳檔案資料，引起人們對檔案文化的重視，提高用戶對檔案管理的認識。

5.3 完善資源共享

檔案管理部門可以借助傳統的群眾基礎，以群聊等方式來增強用戶的黏度，增強與用戶之間交流，積極互動和溝通，建立討論組進行積極的討論，加強信息之間的溝通與交流。檔案部門可以借助檔案信息源發揮價值和作用，積極發布信息、擴散信息，利用新時期的傳播模式引導新用戶，實現信息資源共享，積極分享檔案信息，讓更多微信用戶能夠接收到檔案信息。而且檔案管理部門還可以通過微信公眾號向關注用戶征集服務信息，或者是收集檔案信息，不斷充裕檔案信息資源庫，針對官方、非官方文件進行有效擴充，實現資源的有效共享。

5.4 改善服務模式、約束微信公眾平臺的服務

從當前的實際情況來看檔案部門服務模式整體上比較單一，借助新時期的微信公眾平臺創新服務模式，借助現代技術積極改善服務理念，在廣大網民的基數上，利用用戶接受能力強的特征針對性進行服務。微信公眾號可以提供自動回復、查詢歷史信息，記錄用戶偏好等，利用平臺的便捷性定時向用戶發送問候、公告、快訊等信息，樹立良好的親民形象。微信公眾平臺能夠采取多樣化傳播形式傳遞信息，讓檔案部門提供服務的時候擺脫原本的單一形式，能夠為用戶提供更生動的檔案信息，提高檔案資源的服務質量[3]。

6 結語

綜上。信息化時代下借助平臺服務廣發人民群眾，開展檔案信息服務是新時期服務的重要趨勢，為檔案事業的發展帶來全新可能。在新時期微信公眾號平臺的支持下，檔案管理工作得以發展和轉型，便利了大量人群，借助便利的手段，可以實現及時溝通和交通，發揮信息服務功能。