高校合同管理若干問題分析與對策探究

涂 苗

（福建藝術職業學院，福州 350100）

1 高校規范合同管理的必要性

1.1 規范合同管理是高校依法治校的重要體現

2020 年7 月15 日，《教育部關于進一步加強高等學校法治工作的意見》正式出臺，就深入貫徹落實黨的十九大和十九屆二中、三中、四中全會精神，堅持和完善中國特色社會主義教育制度體系，推進高等學校治理體系和治理能力現代化，進一步加強高等學校法治工作，全面推進依法治教、依法辦學、依法治校，提出了10 條具體意見。其中明確提出，學校應健全合同管理制度，加強對學校及下屬機構對外簽署合同的審查。足見規范合同管理是高校依法治校的重要內容體現。

1.2 規范合同管理是高校內部控制的重要組成部分

財政部2012 年印發了《行政事業單位內部控制規范（試行）》（財會〔2012〕21 號）；2015 年印發了《關于全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》（財會〔2015〕24 號），要求各單位根據管理工作需求，參照該指南，盡快組織部署相關工作；2017 年印發了《行政事業單位內部控制報告管理制度（試行）》（財會〔2017〕1 號），明確規定行政事業單位進行經濟活動業務層面的風險評估時，應當重點關注包括合同管理情況在內的六大方面，并就內控實施方法等進行了規定。2016 年，教育部專門出臺《教育部直屬高校經濟活動內部控制指南（試行）》，推動部屬各高等學校進一步完善內部控制，提高內部管理水平，也為其他高等學校實施內部控制提供了規范參照。

1.3 規范合同管理是保障高校合法權益的重要途徑

高校的合同主要是高校開展教學、科研及其他活動時，與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議［1］。合同是協議各方權利義務的直接載體，合同擬訂、簽訂、履行、變更、解除、終止、登記歸檔及合同糾紛的處理等每一環節都關系著學校的切身利益。規范的合同管理可以有效降低或規避簽約履約等方面的風險，確保在公平、公正、合法、合規的前提下實現校方利益最大化。

2 高校合同管理常見問題

2.1 統籌不夠，多數未形成系統有效的合同管理體系

高校內部組織架構分層分類復雜，外部涉及主體較廣，與師生、校外企事業單位及個人、政府部門、國（境）外組織等均有往來活動，大部分活動都需要通過簽訂合同落地實施，且合同權利義務關系具有多樣性。因此，學校建立協調統一的合同管理體系勢在必行。但筆者調研咨詢部分院校合同管理工作時，了解到多數高校雖有制定校級合同管理制度，但制度內容較單一，多側重合同簽約和審批，較少體現甚至未體現簽約與前期立項、采購以及后期收付款、維修維護、登記歸檔等環節的有效銜接，導致合同管理存在盲區、漏洞，權責不清，與之伴隨的就是內控風險。

2.2 專業管理人員缺乏，存在一定的法律風險

合同管理涉及較多法律問題，而高校管理崗位人員中有法律專業背景的人員數量相對較少，加上合同管理各環節工作多為其他崗位人員兼職，使得高?，F狀是合同管理無專業專門的隊伍，在風險管控方面缺乏專業判斷、合同條款擬訂時缺乏規范表述、合同履行異常時缺乏合法有效的應對措施，這勢必會埋下法律糾紛隱患。加之管理人員工作量大，在合同登記歸檔、動態跟蹤等方面精力有限，不利于準確及時識別法律風險。

2.3 制度執行不力，存在不按規范執行的情況

合同管理部門眾多，流程復雜，合同管理各環節人員存在法律意識淡薄，對合同草擬、審核、簽訂、履行等重視不夠進而把關不嚴等問題。部分高校在合同管理相關制度執行的過程中，存在走過場、打折扣、為簽合同而簽合同等現象，導致出現合同條款與項目需求不符、簽約前置程序不完善、合同文本核心要素空缺、簽約滯后、履約不及時以及合同臺賬與檔案不完整等問題。

2.4 信息化水平不高，管理效能亟待提升

《教育部直屬高校經濟活動內部控制指南（試行）》中明確“高校應當充分運用現代科學技術手段加強內部控制，將經濟活動及其內部控制流程嵌入信息系統中，并確保各重要信息系統之間的互聯互通、信息共享和業務協同。以減少或消除人為操縱因素，提高辦事效率和管理水平，促進信息公開和廉政建設，增強經濟活動處理過程與結果的透明和公正”［2］。目前，高校合同的信息化管理往往僅包括合同線上申請、線上審批等功能，缺少合同執行、結算、變更、終止以及登記歸檔、履行情況跟蹤等程序的信息化管理［3］，重要經濟業務的信息系統未實現一體化，缺乏與收支、資產、采購等系統的連接，無法實現系統的內控風險防控，制約了學校內部治理能力的提升。

3 切實增強高校合同管理能力的若干建議

建立健全合同內部管理制度，合法合規開展合同管理工作，是事業單位內部控制建設的關鍵一環。高校合同管理存在的問題，本質上是內部控制建設存在的問題，高校應當足夠重視并不斷完善相關制度、內控流程，規避或降低內控風險。

3.1 健全合同管理相關制度

高校應當根據《中華人民共和國民法典》及內控規范要求，結合學校實際，建立健全合同內部管理制度，明確合同綜合管理部門，根據合同類型分類確定歸口管理部門、執行部門等；明確合同擬定、審批、用印、履行、登記歸檔、變更、解除以及執行情況監督、糾紛處理等環節的程序和具體要求，重點是落實職責到各相關職能部門及二級院系，并相互進行制衡，權責劃分清晰；體現系統管理思維，建立財會部門與合同歸口管理部門的溝通協調機制，實現合同管理與預算管理、收支管理、招標采購管理等相結合；重視合同履行環節，建立跟蹤監督機制，切實保障學校合法權益；形成合同管理工作流程圖，確保制度可操作、易掌握、能落地；明確相關責任條款，實現權利義務責任對等，強化制度威懾力［4］。

3.2 重視合同管理工作機構和隊伍建設

有條件的高?？稍谡叻ㄒ幪幓驅W校辦公室等相關部門下設合同綜合管理機構或專職人員，統籌全校合同管理工作。教務、科研、后勤基建、成人教育、信息中心、人事等主要職能部門及二級院系應配備專人負責合同管理工作。鑒于合同管理專業性較強，需配備具有法律、財會、審計等專業知識的人員，在合同擬制、審核、簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理等風險點存在的環節做好指導、審核把關，以保證合同管理合法合規、風險可控。同時需充分發揮學校法律顧問的作用，將合同的合法性審核、合同管理咨詢指導培訓、糾紛處理等納入法律顧問服務內容并在相關內控制度中予以明確，強化合同管理專兼隊伍，為學校合同管理工作規范化提供專業支持。

3.3 狠抓制度執行

制度的生命在于執行，高校在建立并完善合同管理制度的前提下，應重點抓好制度的落實，將制度的優勢充分展現出來，實現內部治理效能最大化。一是應加強人員培訓，增強工作人員的制度意識，詳細了解制度，自覺按制度辦事；二是領導干部帶頭做好表率，維護制度的權威性，為制度的實施創造良好的環境；三是加強制度執行監督檢查，合同綜合管理部門、分類歸口管理部門、紀檢部門、審計部門等應根據職責分工定期、不定期梳理各級各類合同，檢查合同簽訂、審核、履行情況，及時發現問題，督促整改，落實問責查處。

3.4 深入推進信息化管理

利用信息化手段實現無紙化辦公，提高管理效率已是大勢所趨。當前，數字校園建設工作正如火如荼開展，高校對校園信息化工作不斷加大投入，更多的高校制定了整體建設規劃。但數字化校園工作重建設、輕應用的現象仍較為普遍，信息化管理真正實現系統、全面、高效仍有很長的路要走，高校合同管理信息化更是如此。建議高校在數字校園建設時，分步建立實施學校統籌、各級各類部門協同的一體化合同管理信息系統。管理系統設計應重點關注以下幾方面。一是要實現與校內各類信息系統在基礎數據方面的共享共用，特別是與年度預算管理、項目采購管理、財務收支管理、檔案管理等模塊信息互通，確保全流程無縫銜接。二是要做到基本功能全覆蓋，考慮合同草擬、審核、簽訂、履行、變更、解除、登記歸檔、糾紛處理、數據統計分析等全過程管理。三是要重點考量關鍵風險點，合法合規設計流程。逐步建立合同模板庫，提高合同草擬效率；根據內控“不相容崗位相分離”要求設計流程；在合同審批環節，明確必填信息和附件；在合同履行環節，合理設置執行部門、財務部門、審計部門、歸口管理部門等的權限，實現自動跟蹤催辦及履行異常提醒［5］。