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智能技術與高校檔案管理范式的轉變

2021-11-23 11:17海南師范大學檔案館馮四清
辦公室業務 2021年15期
關鍵詞:范式紙質檔案管理

文/海南師范大學檔案館 馮四清

高校檔案管理范式包含在檔案管理的基本范式之中,特指高校檔案管理共同體在相同工作環境中相互影響并緩慢形成的關于檔案工作、檔案事業發展的理念、規則、理論、手段、方法、思維方式和價值取向的總稱,是一個集合概念。而在智能技術的作用下,以前固有的工作模式被推翻,原有的知識結構被重建,舊的管理制度無法適用于新情況、新發展,導致傳統的高校檔案管理范式發生轉變。

2015年國務院印發了《促進大數據發展行動綱要》(以下簡稱《綱要》),《綱要》明確指出,在智能技術時代,數據已經成為“國家基礎性戰略資源”“堅持創新驅動發展,加快大數據部署,深化大數據應用,已成為穩增長、促改革、調結構、惠民生和推動政府治理能力現代化的內在需要和必然選擇?!北娝苤?,在高校,人事檔案和學籍檔案與師生的生活學習和工作密切相關,師生對檔案的利用率非常高,這也說明,檔案在高校的使用價值有大幅度的提升空間。于此,根據《綱要》要求和檔案發展趨勢,將智能技術運用到高校檔案管理工作上,重視高校檔案建設,為師生提供優質貼心的服務勢在必行??梢哉f,對高校檔案管理范式轉變的內涵和表現方式進行深入研究具有重要意義。

一、智能技術影響下的高校檔案管理現狀

在檔案工作發展的各個階段,人們都會有不同的思路與認識,為此,檔案工作研究者將檔案管理工作的發展階段進行了不同的劃分,學界有三個發展階段和四個發展階段兩種說法。三階段分法是:檔案史料管理階段、檔案實體管理階段以及檔案信息資源管理階段。四階段分法是:檔案的物理控制階段、檔案信息的技術管理階段、檔案信息資源管理階段、檔案知識管理階段。實際上,通過對以上兩種劃分方式的對比我們可以發現,檔案信息資源管理、檔案信息技術管理、檔案知識管理都屬于信息管理??梢灶A見,檔案管理工作從實體管理向數據管理的轉變,其中的信息資源管理方式必然會成為現代檔案管理的主要方式。這一結論并非無根之木、無源之水,早在20世紀80年代西方檔案理論中的信息論、系統論和控制論傳入我國時,檔案研究工作者就通過研習,形成理論共識,指導我們的檔案實踐工作,并逐步用數據管理思維來進行檔案管理,即把檔案信息與檔案載體分開,謀求儲存信息數據化,載體輕便化,并對檔案中的信息進行提煉、加工和利用。不過,雖說轉變趨勢早已形成,但是目前高校檔案管理存在的問題也不容忽視,主要表現為以下三個方面:

(一)檔案實體管理仍占據主導地位,發展進程緩慢。當前,我國高校檔案工作大都還是采用傳統經驗管理為主,創新性理論和方法研究不夠深入。不少學校領導忽略檔案在學校發展中的獨特作用,對檔案管理工作重視不夠,師生員工也大都缺乏檔案意識,對檔案的重要性認識不足,如此,導致高校檔案工作一直處于邊緣地位。而高校檔案工作人員不少是非專業人員,知識儲備不夠,管理觀念落后,一般來說,重視對檔案的收集、整理、統計、鑒定,但對檔案的開發利用不太重視,這樣,必然導致檔案管理工作的封閉或半封閉性,完全不符合現代信息技術的共享和開放要求,延緩了新技術的開發與利用,導致高校檔案工作的發展進程緩慢落后,跟不上新時代的發展要求。

(二)檔案利用服務簡單化,開創意識不強。高校檔案利用服務的根本目的是滿足師生對檔案信息的需求,只有檔案資源發揮了利用價值,才能發揮檔案為師生提供更好的服務作用和價值。但是,我們高校還有不少檔案工作者缺乏積極主動的服務意識,檔案制度執行力度不強,檔案借閱手續頗為復雜,信息化程度低,無法充分滿足師生的需求。同時,不少高校電子文件數量較少,大量紙質文檔導致檔案檢索速度緩慢,無法滿足廣大師生和檔案用戶快速便捷查找檔案的需求。目前,高校檔案的服務對象主要限于學校師生員工,社會化程度非常低,服務項目也沒有得到充分開發,遠遠不能符合智慧檔案發展的共享要求,導致學校檔案的社會價值難以有效實現。

(三)忽視對檔案管理人才的培養,專業人才匱乏。目前,我國高校檔案工作人員理論水平和業務能力都有待提升,整體素質偏低。檔案工作者對檔案學最前沿的發展動態和檔案學發展方向并不了解,外出調研學習,參加業務和理論知識培訓的機會也較少,無法有效發揮檔案管理隊伍的創新能力。鑒此,高校檔案隊伍需要創新人才體制機制,引進和培養一批具有創新意識、業務能力突出,理論知識豐富,懂得現代化技術的專業人才,已成為高校檔案隊伍建設的急迫任務。

二、大數據驅動下的高校檔案管理范式轉變的必要性

檔案是文件的存儲形式,它主要記錄著人們生產和生活的流程及產出的各種成果。檔案與每個社會個體相伴一生,記錄了人生的各種數據,相當于一個人的“傳記書”。檔案不用時只是無用的廢紙,但使用時卻是獨一無二的珍寶??梢哉f,在高校,檔案是最能充分保障教職員工權益的憑據,在法治社會,有且只有檔案能有效維護當事人權利,保護當事人利益,所以,安全長久地保存檔案、有條有序地整理檔案和快速便捷地查找檔案,成為檔案工作中的重中之重?,F代技術成為普遍的、對人與自然和世界的關系加以規定的力量。任何一種新的智能技術在高校檔案管理實踐中得到應用,都會不同程度地帶來檔案管理的理念、制度、流程與方式的改變,這種變化主要體現為三個方面:

(一)紙質化保存向信息化保存轉變。傳統的檔案是由社會個體從小到大所填寫的一份份表格組成的,紙質化的文件在保存上十分不易。在保管紙質檔案時,必須要做到防潮、防濕、防火、防蟲,要有充足的擺放空間,確保整理歸檔時無漏無錯,這對于檔案管理人員來說是極為嚴峻的考驗。但是,將信息化技術運用到檔案保存上,就能輕松解決上述問題。智能掃描技術能將紙質化文件全部處理成圖像信息,無紙化檔案的保存只需要一個電腦硬盤。同時為防止檔案文件的遺失,可建立云檔案與數據庫,將檔案儲存到云盤中備份,避免檔案文件因損壞而無法調取使用的情況出現。

(二)手寫整理向智能整理轉變。高校檔案的整理在信息化之前,采取的是檔案工作人員手工謄抄的方式進行,這種方式會造成檔案記錄字跡不一,難以辨認,檔案整理有缺失遺漏,難以尋回等諸多問題。而智能技術可以做到錄入檔案時統一格式,輸出檔案時自動編號、分類,不僅提高了檔案工作人員的工作效率,也使得檔案的整理工作更有條理,更具效率。

(三)人工查找向信息查找轉變。傳統的檔案查找,往往依靠檔案工作人員在分類后的紙質檔案中查找,這種查找方式效率低下,也容易出現紕漏。把檔案信息錄入數據庫,通過大數據的計算查找,精確定位,可以更為及時有效地找到所需要的檔案,這種轉變節省人力,高效便捷。

三、職能時代對高校檔案管理范式創新的要求

高校教職員工一生的記錄,人事檔案是主要載體,我們知道,人事檔案“是專門檔案的一種,是人事、組織、勞動工資等部門在對人員的考核管理活動中形成的檔案。記述和反映個人經歷和德才表現,以個人為單位整理、集中保存?!比耸聶n案是高校工作能否順利開展的基礎性保障。大數據時代,數字化既是嚴峻的挑戰也是發展的機遇,高校檔案管理部門要面向新時代的需求,在學習中提升,在提升中發展,建立適應時代要求的檔案管理新范式。

(一)以謹慎嚴肅的態度有效把握檔案管理工作的發展趨勢。信息技術的發展為高校檔案管理工作的快速提升提供了千載難逢的機遇,但是,由于地區差異性和經濟發展的不平衡性,高校檔案管理的發展也具有差異性和不平衡性。目前,高校檔案管理主要采用電子檔案和紙質檔案雙軌并存的管理方式,且紙質檔案的數量龐大,完全電子化、無紙化的難度不小,可以說,紙質化管理未來是否完全擯棄,誰也不能妄下定論,也許,信息化管理為主、紙質化管理為輔將成為未來檔案管理的常態,這一點我們要有清醒的認知。

(二)以積極進取的開拓精神有效創新檔案管理基礎理論。我們知道,理論研究是指導實踐的重要基礎,檔案管理者的理論水平的高低決定了檔案管理實際效果的好壞。在大數據背景下,我們要積極運用現代信息技術,去改變我們的管理方式,有效提高檔案資源的智能化水平;同時,要學會運用現代信息技術,去搭建能為各個部門提供服務利用的共享平臺,在此基礎上,加強技術推廣,擬定培訓計劃,面向全校師生開展有效培訓;在開展學校工作的基礎上,要學會“走出去,請進來”,加強與政府、社會組織、兄弟院校的共聯互享,努力嘗試和探索,創新發展數字化時代數據價值的新思路、新方法,形成全社會良性互動,良性發展的新局面。

(三)以積極求知的態度明確檔案管理職能的基本定位。信息時代,檔案管理部門在高校數據管理工作中具有不可替代的地位,其基本職能與管理方式隨著信息化技術的廣泛運用也發生了根本性變化。檔案管理工作的角色與職責也需作出相應的改變。一般來說,單一的檔案實體保管員的角色將不復存在,檔案數據管理員的身份應運而生,與此相適應,檔案管理部門的管理方式要切合信息技術的要求,特別要建立起與各部門的溝通合作機制,發動相關管理部門和檔案資料管理員加入檔案管理的聯動機制中來,從而使檔案數據管理與各個職能領域的業務實踐緊密結合起來,充分發揮信息技術在高校檔案管理現代化建設中的重要作用。

四、結語

在智能技術大背景下,高校檔案管理范式轉型勢在必行,但是高校檔案管理工作在本質上并沒有出現重心上的轉移,傳統管理方式仍占主導,這就亟待檔案工作人員根據高校檔案管理創新思路的引導,以“大數據時代”的視角審視檔案管理工作,對已經完成與正在進行的各項檔案工作重新調整,厘清思路,做好適應于新時代發展需要的范式轉變。

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