事業單位檔案管理信息化建設路徑分析

潘鈺

摘 要：醫院的檔案信息對于醫院發展極為重要，但是傳統的檔案管理工作已經無法應對信息化發展的要求，需要及時進行信息化系統建設與完善。本文探討了當前醫院檔案管理工作在面臨信息化建設方面存在的短板，提出了實現醫院檔案管理信息化的部分措施，從而幫助醫院更好實現檔案管理信息化建設，助推醫院實現更好的發展。

關鍵詞：醫院;檔案管理;信息化

隨著信息化時代的來臨，檔案管理工作也開始逐步步入信息化、數字化時代，傳統的檔案數據需要重新進行歸納整理，實現數據轉化，這是一個龐大而復雜的過程，對于原有的檔案管理工作形成了巨大的挑戰。對于醫院來說，檔案管理不僅承擔了醫院的歷史與發展記錄、員工的檔案信息保管，還要完成對相關資源的查找、檢索、維護，因此醫院的檔案管理工作非常重要，尤其是面對信息化的巨大挑戰，醫院的檔案管理工作要做到與時俱進，及時創新，確保檔案管理信息化的完成，使醫院的檔案管理工作更加滿足時代發展的需要。

一、信息化時代醫院檔案管理的新特征

醫院的傳統檔案管理工作內容相對比較單一，主要以檔案信息的手工錄入查找為主，但是在信息化來臨之后，各種新型計算機技術的研究普及應用，尤其是數字化技術的發展，為醫院檔案管理工作添加了越來越多的新元素，并呈現出與傳統檔案管理越來越多的不同，具體來說有如下幾個方面：一是智能化發展，信息檢索能力不斷提高，檔案查找更加快速，記錄結果更加準確。目前來看，廣大醫院檔案管理工作人員對信息化數字化是持開放和接受的態度，并針對原有的檔案管理數字化流程進行不斷優化，包括原有數據的錄入、文件的掃描、新數據的采集工作都在積極開展，爭取早日將數字化過程完成。這一過程完成之后，電子檔案將在醫院的各項工作中得到使用，提高數據分享能力和辦公效率。二是檔案管理的服務水平不斷提升，一方面檔案數字化構建過程完成后，后續的補充和查詢便捷有了極大的提升，自動化辦公得以實現，同時檔案管理的監督工作有了考量標準，有利于加強對檔案管理服務的監督。三是檔案管理與醫療系統直接對接，利用就診卡或者電子就診卡即可以完成掛號、繳費等各項工作，服務范圍得到拓寬且更加高效。

二、醫院檔案數字化管理工作面臨的困境

1.檔案信息量過于龐大，處理過程較為困難

信息化時代到來之后，整個檔案管理工作都較過去產生了巨大變化，檔案的種類更加豐富，同時也帶來工作量的巨大提升，甚至在很大程度上改變了檔案管理工作的方式。其中表現最為明顯的是檔案錄入量大幅增加，錄入種類更加多樣。傳統醫學檢查以望聞問切和血液檢查再加X光為主，產生的信息大多是文字或者數字，少量的圖像，保存起來較為簡單，現在則大量應用CT、CR、MRI等技術，由此產生了大量的影像數據。在有些三甲醫院，由于每年就診的患者數量眾多，其影像設備高速運轉，每年可產生幾十TB的相關資料，存儲起來需要占用大量空間。這樣龐大的信息儲存，對于醫院檔案管理部門來說處理起來更不容易，壓力較大，與此同時信息化技術的普及推廣讓醫院中各項業務開展都開始進入數字化時代，大量數字信息都需要進行儲存，而在錄入檔案的時候，則需要從業人員進行相應信息導向分類，確保其后續提取過程中能夠準確查詢，很多數據信息都有最低儲存年限，如住院病例要求保存30年以上，門診信息則需要保存14年以上，這些數據的存儲量同樣巨大，部分醫院一年可達到上百TB。但是總體來說，信息化來臨時間過短，勢頭過猛，很多醫院的檔案管理人員并沒有做好相應的準備，不論是員工的信息化水平還是員工的數量都難以一下滿足要求，想要高效、準確、全面地完成醫院檔案的信息化建設工作確實有較大的困難。此外，從長遠來看，數字信息共享是個大趨勢，醫院不同部門之間以及和其他醫院之間的交流會因為信息化而更加頻繁，這樣也可以更充分發揮醫療檔案的價值，但無形中又會給檔案管理人員增加很多工作量。

2.檔案信息化管理制度不健全

要想實現檔案管理信息化的高效、準確，健全規范的制度必不可少，這是工作順利進行的基本保障。但是在目前國內由于大多數醫院對檔案管理工作的重視程度不夠，相應的規章制度建立并不完善，而針對信息化檔案管理的工作制度更是不夠健全，還遠遠達不到工作要求。也有些醫院把國家對檔案管理的要求當作是管理制度來執行，缺乏對當前各類醫院具體檔案管理工作的了解，也常常造成檔案管理制度與實際工作距離較遠，不能發揮作用。尤其在當前大數據發展的良好契機下，醫院更應該及時健全和完善檔案管理制度，做到與時代同步發展。

3.檔案管理信息化建設程度不夠

雖然國內近年來各個行業的信息化、數據化工作開展得如火如荼，但是對于很多以醫院為代表的事業單位來說，其工作成效取決于單位的決策管理，只有領導層決定某個領域可以發展才有相應的資金投入并獲得發展機會，這就導致很多對于檔案管理信息化重視程度不夠的醫院遲遲不能開展檔案信息化建設相應工作，或者有些醫院也已經開始了相關工作，但是開展效果不好，如存儲路徑太窄，或者信息化橫向拓展渠道受阻等。由于工作開展較晚或者較慢，多數醫院并沒有形成統一的執行標準，不但效率得不到保證，建設標準也普遍較低。很多醫院的檔案管理系統缺乏高效的硬件支持，也沒有比較好的軟件系統可以使用，常常發現與其他部門的系統不兼容而導致有些工作難以開展。目前來說，辦公自動化已經是各大醫院最為常用的系統，辦公室人員可以利用該系統與醫院的各個部門通過網絡設備直接連接在一起，第一時間獲取到各種想要的資料信息，這對于檔案管理人員來說意義重大，所有的數據可以做到同步收集，但是實際情況是目前檔案管理與辦公系統的融合還停留在初級階段，兩個系統之間難以實現有效融合，檔案部門想從辦公系統中直接獲取資料信息非常困難。

4.檔案內容利用受到制約

檔案管理的最終目的是為了提高醫院系統管理的效率以及對部分有高價值資料的保存，有些數據的價值不僅僅對醫院來說意義重大，對于整個行業乃至社會來說也很有意義，檔案管理工作人員的存在就是要對這些數據進行整理加工，使其提取更加方便、保存更加完善、利用更加合理，增強這些數據的共享價值。但是目前大多數醫院對檔案管理工作的重要性缺乏必要的認真，認為其就是閑職，不能從根本思想上引起對檔案工作的重視，在內容整理以及資源配置上距離實際檔案工作需求還有一定差距，對于有些價值高的信息收集能力有限，準確度和全面性也受到一定的影響，從而大大降低了其利用價值。而且有些信息因為實效性或者文件大小的問題，在錄入的時候需要耗費較多時間和精力，也需要一些部門配合才能完成，畢竟檔案管理工作人員的業務范圍主要是以檔案管理為主，在具體的醫療信息上面的知識相對有限，因此在很多情況下都需要有專業人員的指引才能準確完成檔案的錄入和保存，如果相關科室的人員沒有時間，只是把全部材料丟向檔案室，則后續的管理內容出現一定的錯誤就會在所難免，讓今后檔案內容在利用時也會存在一定的問題。與此同時，有些科室工作人員嫌麻煩，怕麻煩，干脆直接就把資料信息不進行歸檔，反而造成了很多檔案資源利用受限。

5.檔案信息存在較大安全風險

檔案管理中涉及很多個人信息，有很多都是醫院內部員工的個人隱私，也有很多是醫院獨有的研究成果或者重要項目信息，這些信息都不可以外泄，否則就會造成意外突發事件，影響到個人或者醫院的發展。在信息化時代下，由于共享渠道不斷建設，很多信息在獲取更加方便的同時，也有了更多泄露途徑，因此信息化時代下檔案信息的保密問題變得非常重要。很多醫院檔案管理工作環境以及氛圍都并不嚴謹，有些安全技術沒有得到很好應用，導致有些別有用心之人可以入侵檔案系統，導致信息泄露。再就是有些醫院所采購使用的存儲設備質量不過關或者存儲技術存在缺陷，導致有些數據信息存在丟失現象，極大影響了檔案管理工作的正常運行。

三、大數據時代醫院檔案管理的有效措施

1.加深研究，促進應用

醫院檔案管理人員要看到信息化對于檔案管理建設的重要性，努力加深對現代化信息技術的研究，尤其是大數據研究，將醫院檔案管理具體工作與信息化技術相結合，加強其網絡適配性，讓檔案管理與醫院的其他工作可以緊密結合在一起。相應地從事檔案管理工作人員也要看到信息化發展的大趨勢，自覺完成相應的知識積累和技能培訓，努力做好相關方面的理論學習和研究工作。信息化的支撐是網絡，各種信息獲取、傳輸、接收都離不開網絡，網絡的好壞程度也直接影響到最終的檔案信息化建設。如前所述，有些醫院的檔案文件都是以TB為單位進行保存的，這些數據全部來自于各個環節的信息匯聚，利通網絡統一傳輸至檔案管理部門，沒有正常的網絡支撐幾乎不能實現，因此檔案管理工作人員在研究檔案數字化技術的同時，也要對網絡足夠熟悉，能把數字化檔案管理與網絡聯系在一起，展開協同化研究。還要注意把一些圖像歸檔技術、網上檔案信息研發與監管技術等新技術應用到具體的檔案管理工作中，提高檔案的管理成效，夯實醫院檔案根基。

2.深度挖掘，整合資源

檔案作為一種高價值的信息資源，屬于醫院和社會的重要保護對象，隨著信息化建設的不斷開展，電子檔案也逐漸成為檔案的主流存在形式，而不斷完善和集成化的電子檔案發展也對醫院和當今的數據挖掘技術提出了比較高的要求。于醫院來說，需要專門的人員和設備完成對信息資源的重新整合，與信息化技術來說，需要對當前的大數據挖掘技術再進一步深化和細化，讓電子檔案真正能夠做到信息自動采集和保存以及數據的共享。在該領域的相關工作人員一定要打破傳統的信息壁壘，利用數據鏈技術建立起多部門之間的聯通機制，為深層次的數據挖掘提供技術支持。醫院的檔案管理人員不僅要關注數據來源的多元化，還要注意對數據多維度的深層挖掘，并對數據進行多層次分析。利用這些途徑和方法的使用，提高資源整合效率。

3.健全制度，加強規范

檔案管理工作本身細致而復雜，必須要有健全的管理制度作為工作開展的保障，尤其是檔案管理關系到整個醫院的人事系統、工作系統，再結合醫療衛生行業的特殊性，制定具有針對性和可行性的醫院檔案管理制度勢在必行。醫院要對傳統的檔案管理制度進行更新和完善，并重點實現對機制創新管理模式的改進，做到順應時代發展，讓醫院檔案管理工作做到與時俱進。需要注意的是，醫院檔案管理人員一定要對信息化的發展現狀與發展趨勢有較為準確的認知和把握，對正在進行的信息化升級工作中的關鍵要素做到了如指掌，對即將完成的信息化升級改造流程以及設備型號等有明確的思路，并動用全部門的人員共同制定使用操作規范以及維護保養流程，確保信息化設備能夠穩定運行并支持醫院的檔案信息化建設得以順利完成。為了更好地實現這一點，建議對管理人員和操作人員進行較為精細的責任分工，做到權責分明，責任到人，同時加強監督考核管理方式，提高工作效率。

4.加快新技術應用進程

信息化時代的來臨帶來了大量的新技術，推動著醫院各個領域的信息化進程，不論是醫療部門還是檔案管理部門，都在與醫院的其他現代化信息技術實現協同進步，每一個部門的落后都會對醫院整體管理水平造成拖累。而近年來智能化的快速發展，更為信息化技術的應用提供了更加光明的未來，可以極大減輕工作人員的工作量，獲得效率的快速提升。醫院檔案管理人員要緊緊抓住這一發展良機，通過分門別類，盡快實現從傳統紙質檔案轉向數字化檔案，從而把醫院的電子檔案管理庫建設起來。

四、結語

醫院檔案管理牽涉層面廣，包含信息量大，在短時間內實現技術的更新換代確實較為困難，但信息化趨勢不可逆轉，檔案管理走信息化之路勢在必行，因此醫院要正視目前在檔案管理信息化工作方面所遇到的各種問題，不論是信息安全技術還是數據的傳播存儲，以及與其他技術系統的兼容和數據的共享，包括管理制度的完善，都要妥善加以解決，從便捷性、安全性、應用性、全面性等多個方向著手，增強對檔案管理信息化建設的重視程度，提高醫院檔案管理水平。

參考文獻：

[1]陳 松.大數據背景下醫院檔案信息化管理研究[J]. 蘭臺內外，2051

[2]張海濤.談醫院檔案的信息化管理[J].黑龍江檔案，2013

[3]劉 宇.新醫改背景下醫院檔案信息化管理分析[J].文化產業，2020

[4]王 宇.醫院醫療檔案信息化管理的價值及實現路徑[J].蘭臺內外，2020

[5]孫艷麗.醫院檔案信息化建設淺析[J].黑龍江檔案，2014

[6]曹 瑞，王莎白，龔 璐，羅 慧.某三甲醫院檔案信息化管理相關探討[J].辦公室業務，2021

[7]衡明慧.蘭淺談醫院檔案的信息化管理[J].臺世界，2011

[8]謝 娟.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值意義[J].辦公室業務，2018

[9]閆向前，盧海波.論大數據時代醫院檔案信息化建設[J].蘭臺內外，2017

[10]王立伏.醫院檔案實現信息化管理的路徑探析[J].黑龍江檔案，2018

[11]李美佳.醫院人事檔案的業務流程優化及信息化探究[J].辦公室業務，2020

[12]張觀林.人事檔案管理的網絡信息化建設初探[J].中外企業家，2020

[13]郭懷珍.新時代基于內容的人事檔案數據化[J].陜西檔案，2020

[14]姚桂芳.淺談加強人事檔案集中管理與數字化建設[J].辦公室業務，2020

[15]張金金.基于大數據時代下人事檔案服務的優化策略[J].科技經濟導刊，2020

[16]何芳蘭.淺析醫院人事檔案的特點及信息化建設[J].黑龍江史志，2015

（作者單位：濰坊市婦幼保健院）