芻議衛生健康系統業務檔案管理服務職能

曹媛

摘 要：目前，隨著我國新醫改的不斷推進，衛生健康系統的重要性越發突出。作為有效服務于全民醫療問題以及保障我國各醫療機構正常高效運轉的基礎性系統，衛生健康系統具有重要作用。而業務檔案管理服務作為衛生健康系統的基礎性服務工作，無論是對于妥善存儲醫療機構內部醫護人員的相關信息，還是在社會公共衛生健康管理上都具有舉足輕重的地位。本文將主要從衛生健康系統業務檔案管理的服務職能內涵出發，簡要論述目前我國衛生健康業務檔案管理系統服務存在的缺陷，并提出相應的優化服務的策略分析，以期為相關的工作人員以及管理工作者提供相應的理論借鑒與參考。

關鍵詞：業務健康系統;業務檔案管理;服務職能;策略

近年來，隨著我國經濟科技的快速發展，人民社會生活的方方面面都在不斷朝著便捷化與高效化方向改革進步。在社會公共衛生健康上，我國的新醫改也在如火如荼地進行中。衛生健康系統作為服務于我國全體公民以及各醫療機構的系統，實際上是實施我國衛生健康戰略的推行系統。業務檔案管理服務作為衛生健康系統的基礎性和管理型、服務性工作，其服務職能涵蓋范圍廣泛。因而無論是基于各醫療機構自身進一步的發展需求，還是出于適應時代潮流，更好地為全體公民的就醫等問題，清晰明確衛生健康系統業務檔案管理的服務職能以及不斷提升其服務質量都至關重要。但就目前我國衛生健康系統業務檔案管理的服務工作，存在有諸如思想重視程度不高、檔案管理制度不完善、相關工作人員的專業素養有待提高以及檔案管理的手段較為落后等明顯缺陷，阻礙了我國衛生健康系統的進一步發展。因此，怎樣在新時期不斷解決其存在的缺陷，進一步優化我國衛生健康系統業務管理工作，已是我們不得不思考的問題。

一、衛生健康系統業務檔案管理服務職能內涵

衛生健康系統業務檔案管理服務工作屬于基礎性的管理和服務性工作，由于檔案管理工作并不直接產生明顯的物質財富，相較于衛生健康醫療機構中其他管理性工作，其重要性往往會被忽略。因而，許多管理工作者甚至業務檔案管理服務工作人員大多缺乏對其有清晰的認知。因而，全文接下來將對衛生健康系統業務檔案管理服務職能范圍、目標進行簡單介紹。

1.業務檔案管理服務職能范圍

作為我國實施衛生健康戰略的重要系統，衛生健康系統的覆蓋范圍十分廣泛。而作為基礎性的管理服務工作，業務檔案管理服務職能更是涵蓋我國全體公民醫療健康的方方面面。其職能范圍廣泛，涉及服務內容種類眾多且數量巨大。通常情況下，可依據業務類型進行簡要劃分。具體來講，衛生健康系統業務檔案管理服務職能通?？梢詣澐譃楦黝愋蜖I業或資格審批許可、各類病人的病歷、全體公民的健康檔案以及嬰幼兒的出生證明等。各種營業或資格審批許可，如醫療機構運營審批、公共衛生營業許可、各醫護人員如醫生、護士的資格執業證，各類衛生許可證，以及相應的利益導向獎勵機制扶持審批等。各類病人的病歷以及嬰幼兒的出生證明不再加以贅述。至于全體公民的健康檔案則大致包括居民健康檔案、老齡健康檔案以及職業健康檔案等。此外，值得注意的是，上述各類資格許可審批和各項證明的掛失、補辦工作亦屬于衛生健康系統業務檔案管理服務職能的范圍?？偠灾?，其服務職能涵蓋范圍眾多，無論是資料的收集整理還是后續存儲工作難度都較大，因而相應的管理工作難度亦是如此。

2.業務檔案管理服務職能目標

其作為一項基礎和管理性的服務工作，自身的服務職能特征以及職能目標明顯。就業務檔案管理服務工作自身而言，我國的檔案管理服務具有明顯的政治色彩，檔案管理服務職能首先必須為社會主義現代化建設服務，必須正確把握中國特色社會主義的發展方向。由于檔案管理工作幾乎涵蓋了社會上所有公民，包括機關組織的管理工作人員以及社會各界人士，因而必須在堅持正確的政治方向大前提下，充分發揮檔案管理的有效利用，為社會各界工作的正常運轉提供后備資源保障。從社會公共衛生健康的角度而言，業務檔案管理服務職能的目標主要有兩個：資格憑證與參考作用。相較于其他類型的檔案管理服務職能，對于社會公共衛生健康這一重要社會問題，也針對衛生健康系統這一基礎性管理系統而言，其對于資格憑證作用以及參考作用的要求較高。由于其所處理的檔案資料與當事人的就醫問題以及相關工作人員的就業問題直接相關，故業務檔案管理服務必須要保障相應資料的完整性與真實性。此外，由于檔案管理類型眾多，數量繁多，故檔案資料的整理分類也是服務的必要內容，只有對相應資料進行有效分類，才能夠更好實現其作為資格憑證以及參考作用的目標。

二、衛生健康系統業務檔案管理服務現狀

就目前來看，盡管我國衛生健康系統業務較之以前已有了長足進步，但業務檔案管理混亂、檔案丟失的情況亦時有發生。分析原因可以知道，當前仍存在一定缺陷。接下來，筆者將對其進行簡要分析。

1.思想重視不足

相較于衛生健康系統的其他管理工作，業務檔案管理服務明顯處于系統工作的邊緣地帶。由于業務檔案管理服務工作自身并不能帶來直接的可視化利益，因而在追求利益最大化的經濟時代，管理人員以及工作人員對其重要性在思想上認識不清。認為業務檔案管理服務工作只是簡單的文書整理與資料歸納，從而引起實踐上的忽略，將工作的關注重點放在其他諸如人事、財務管理等工作上。如此一來，無論是在進行推進新醫改進程的過程中，還是各醫療機構自身制定發展計劃時都會下意識地忽略掉業務檔案管理服務工作。管理層的不夠重視自然引發下層工作人員工作態度上的不認真與不嚴謹，從而導致相關工作人員在日常工作中對于自身工作認識不清，使得檔案資料收集不完整、檔案丟失的現象時有發生。

2.檔案管理服務制度不完善

首先，就檔案管理服務工作自身發展而言，其最初是在隨社會主義市場經濟改革發展的過程中由西方國家引進，在我國缺乏有相應的管理參考。因而，當前我國的衛生健康系統業務檔案管理服務職能工作在服務管理制度問題方面還需不斷完善。具體而言，最為明顯的制度缺陷在于對電子檔案的管理制度問題。目前來講，我國電子檔案管理制度缺乏明晰的規則，進而在工作人員輸入相應的檔案資料時就會存在些許偏差，從而在一定程度上影響檔案信息的完整性與真實性。其次，其管理服務有職責分工不明的問題。檔案管理服務職能本身就是一個工作量較大、涵蓋內容眾多的工作過程，在資料收集、審批、錄入、整理以及存儲的任何一個環節出現失誤都會引起復雜的后續工作。由于職責分工不明確，在出現問題時就無法追責到人，給某些工作人員提供了渾水摸魚的余地。同時，日常監督機制也比較缺乏。本身業務檔案管理服務工作就屬于衛生健康系統的邊緣性工作，對于增加監督管理位這一崗位自然是紙上談兵。

3.檔案管理工作人員專業性有待提高

由于業務檔案管理服務工作一直以來都處于系統邊緣性工作，不受上層領導的重視，故業務檔案管理的相關工作人員對于專業素養的要求并不十分嚴格，專業素養較為低下。但隨著近年來新醫改進程的不斷推進以及我國辦公信息化系統的日漸完善，業務檔案管理工作的知識性與信息化要求也有所提高。但很大程度上的業務檔案管理工作人員并未經過系統的專業訓練就上崗工作，且存在有年齡偏大、學習意識不強等問題，對于系統新引進的電子信息技術產品的操作能力較弱，無法適應電子檔案信息化的發展進程。

4.檔案管理手段落后

我國的業務檔案管理服務工作是在19世紀由西方國家引進而來，發展歷史較為短暫，且長時間以來一直保持古老的人工抄寫、紙質保存檔案信息的工作流程。近年來，隨我國科技經濟的快速發展以及大批新型信息技術產品的引進，也由于我國衛生健康管理系統的不斷優化，檔案管理較之以往而言在逐步向信息化邁進。但不可否認的是，在部分地區仍保留著以往的資料收集整理方式，工作效率低下且易受外在環境等因素影響。此外，就工作管理模式而言，許多基層的衛生院以及相關醫療機構，對于衛生健康系統的業務服務管理仍采用傳統的“你查閱我調檔”的狀態，未能與時俱進，充分利用好信息技術產品的便捷化特征，既降低了檔案管理工作的效率，同時無法有效追查部分工作人員的失職失責造成管理工作上的空缺，與時代的發展潮流不符，也嚴重制約了新時期業務檔案管理服務職能的優化進程。

三、優化衛生健康系統業務檔案管理服務的策略分析

為了我國社會公共衛生健康戰略的有效推行，也為了提升業務檔案管理服務職能的質量，更好地為全體公民的就醫以及相關醫護人員的工作服務。針對當前情況下衛生健康系統業務檔案管理服務職能存在的上述問題，筆者接下來將與之相應地提出改進策略，以供理論參考與借鑒。

1.加強思想重視，提升相關人員服務意識

依照馬克思主義哲學的基本觀點來看，意識對于實踐具有重要的指導作用，樹立正確的意識觀念對于開展衛生健康系統的業務檔案管理服務職能具有基礎性的保障作用。衛生健康系統的業務檔案管理服務職能本身就覆蓋范圍廣泛、工作內容復雜多樣且數量繁多，其管理服務職能的優劣與社會全體公民的就醫以及相關醫護工作人員的工作進展息息相關。因而，必須不斷加強相關人員的思想重視，提高服務意識與質量。具體來講，可以從領導層與直接相關的工作人員兩個方面著手。首先，是領導層必須意識到其職能的重要性，無論是在日常薪金投入比重還是在制定醫療機構的發展規劃時，都應該將業務檔案管理服務工作納入考量的范圍之內。其次，是要加強相關工作人員的理念培訓，通過日常理論培訓與適度的獎罰機制，切實增強相關工作人員的服務意識，使其自動將被動服務的理念轉化為主動服務的意識。這樣一來，通過領導層與基層工作人員兩個方面的良性互動，就有利于實現業務檔案管理服務職能的有效提升。

2.完善檔案管理制度，健全管理服務體系

其具有多、難、雜的職能服務特點，因此，建立完善的檔案管理服務制度與體系就至關重要。在進行檔案管理服務的過程中，無論是相關工作人員的日常職責分配、工作考核、依據考核成果而來的獎懲機制還是最基本的工作準則都是缺一不可的重要內容。首先，健全管理制度必須權責清晰，將日常的檔案管理工作細致劃分，一一對應到具體個人，進而為相應的追責與獎勵建立基礎。其次，在日常工作中，必須建立相應的考核管理制度與獎懲機制，對相關工作人員的工作成果進行量化評估，依據評估的結果對工作人員進行獎勵或處罰，提高工作人員的服務質量。此外，衛生健康系統還應該依據上級的規則，制定統一的檔案管理標準，建立嚴格的檔案審查制度，進一步實現電子檔案管理科學化、標準化。最后，應該依據業務檔案管理服務的不同類型，對數量繁多的檔案資料進行類別整理，對其進行統一編碼存儲，為日后的檔案查閱建立良好的資源條件。所有的工作都必須有據可查，因而建立健全業務檔案管理服務制度勢在必行。通過將業務檔案管理工作細致化，進行科學規劃管理，可以有效提升服務效率與質量。

3.加強專業培訓，提升工作人員專業素養

為適應公民的生活需求，也為了各醫療衛生健康機構自身的發展規劃，增強業務檔案管理服務職能的專業性與知識性十分必要。因而，要加強對業務檔案管理相關工作人員的業務培訓，提升工作人員的專業素養勢在必行。對于相關工作人員的業務培訓主要可從以下方面進行。首先，是必須不斷提升工作人員的政治自覺與政治素養。衛生健康系統作為我國社會公共衛生健康戰略的重要實行系統，是連接國家政黨與基層百姓的重要紐帶。而業務檔案管理服務自身帶有鮮明的政治色彩，進而相關工作人員必須樹立正確的政治方向，為社會主義現代化建設貢獻自己的力量。其次，就是加強相關工作人員的專業能力。對于業務檔案管理工作來講，其瑣碎性與復雜性極高，工作人員必須具有高度工作責任感。因而，在進行相關工作人員選拔時應該從中擇選專業對口的優秀人才。在日常的工作過程中，也應該不斷加強業務能力培訓，從理論知識基礎與專業工作能力兩個方面切實提升工作人員的專業素養。

4.與時俱進，推進檔案管理信息化智慧化建設

近年來，互聯網+早已成為社會發展的一大趨勢，有效結合互聯網可以為各界工作提供諸多便利。業務檔案管理服務更是可依據互聯網以及電子信息技術的便利來減輕自身工作的繁雜性。因而，在推進衛生健康系統業務檔案管理服務職能不斷優化的過程中，必須與時俱進，充分利用好現代新興技術產品的優越性，將復雜繁多的業務檔案信息進行智能化分類整理，以便后期工作的審批查閱。此外，應不斷推進實現衛生健康系統業務檔案管理服務網格化，積極采用現代云科技，實現電子業務檔案管理的全面覆蓋。必要時，可以增加相關設備引進的資金投入，為業務檔案管理服務智慧化、信息化提供必要基礎。

四、結語

衛生健康系統的業務檔案管理服務是事關全體公民切身利益的基礎性工作。在新時期，提升業務檔案管理服務質量至關重要。簡而言之，我國衛生健康系統的業務檔案管理服務職能具有自身職能特色與服務目標，在新時期，應該不斷推進業務檔案管理服務職能優化，實現衛生健康系統管理快速高效發展，為我國醫療機構提供基本發展保障。

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（作者單位：菏澤市婦幼保健計劃生育服務中心）