突發公共衛生事件背景下如何提高非公辦醫院辦公室工作效率

王雅婷

摘要：2020年春節前后，全球范圍內經歷了新冠狀病毒性肺炎傳染疫情這一突發公共衛生事件，根據我國疫情防控要求，醫療機構要做好疫情常態化防控工作，保障就診患者及醫務工作人員的安全，公辦醫院要限制床位容積率，這為非公辦醫院騰出了很大的市場。醫院辦公室作為醫院管理的樞紐部門起著內外溝通協調、上傳下達的重要作用[1]。辦公室工作人員在突發公共衛生事件時除完成常規工作外工作量大幅增多，必須創新工作方式，結合非公辦醫院的特點，制定行之有效的提升工作效率的措施。筆者以疫情期間在江蘇省某非公辦醫院辦公室工作經歷為基礎，結合非公辦醫院特點，分析辦公室工作現狀及存在問題，思考在突發公共衛生事件背景下的非公辦醫院辦公室工作中如何提高工作效率，提出疫情常態化防控下提高工作效率的建議。

關鍵詞：非公辦醫院;辦公室;工作效率;建議

1、非公辦醫院特點

1.1醫療機構服務社會的性質

醫療機構是為廣大人民群眾提供醫療服務的重要公共場所[2]。非公辦醫院是國家醫療衛生體系的組成部分，為人民群眾提供質量合格的醫療衛生服務是其最根本的社會任務，在公共衛生應急體系建設中也應擔負相應的責任。非公辦醫院必須做到服從政府部門監管，擔負起為社會服務的責任，否則不僅不能為人民群眾提供質量合格的醫療服務，醫院本身也將難以生存。

1.2非公辦醫院追求經濟效益的屬性

公辦醫院是由政府舉辦的納入財政預算管理的醫院[3]，處于中國醫療服務體系的主體地位，其運行目標是解決群眾基本醫療需求，具有公益性品質，與公辦醫院性質不同，非公辦醫院由社會資本舉辦，其運行目標不同于公辦醫院，非公辦醫院是通過為社會提供醫療服務而產生一定經濟效益，屬于營利性醫院。在社會服務和經濟效益的平衡中，既要服務社會，也要追求經濟效益，爭取在社會效益和經濟效益兩方面實現良性循環。

2、制約非公辦醫院管理效率的因素

2.1行政管理結構不完備，制度不健全

非公辦醫院因其社會資本辦醫追求經濟效益的本質屬性，在人力資源配置中，常存在重臨床，輕管理的狀況，對于行政部門設置不夠重視，非關鍵部門得不到設置，職能由其他部門兼任。在出現突發公共衛生事件時，容易出現職崗不清的情況，這種情形下需要有一個部門協調各部門工作，作為醫院辦公室對于此項工作責無旁貸。

2.2管理人員配置不足，專業水平參差不齊

管理人員配置比例不足致使工作人員難以專注于某一項行政事務，必然導致行政效率降低。管理人員沒有管理專業背景，容易出現專業水平很高，而管理水平不足，在部門管理及其他部門工作協調方面有所欠缺。

3、突發公共衛生事件背景下提升辦公室管理效率的措施

突發公共衛生事件背景下，辦公室工作負荷加大，如何提高工作效率是我們要迫切思考的，而辦公室工作效率的高低與辦公室管理的方式方法有關，有效的管理方式方法對提高辦公室工作效率大有裨益，具體從以下幾方面著手：

3.1規范辦公室管理流程，建立工作機制，健全管理制度

3.1.1規范管理工作和各項具體工作流程

規范辦公室管理工作流程

書同文車同軌，制定統一標準（SOP）。參照大型醫院行政部門劃分，列出非公辦醫院涉及的工作職能，對每項工作制定管理流程，使得常規事項有標準流程可遵循，降低決策成本同時，降低管理風險。

（2）規范收發文流程

基于突發公共衛生事件背景下政府關于疫情下發文件量大幅增加的實際情況，將政府下發文件分為普通發文和疫情相關發文兩大類，便于上級精神傳達，對于不同類型的發文，明確處理時限及處理途徑，及時跟進處理結果。

（3）規范行政審批流程

在突發公共衛生事件背景下，可將用章申請、合同審批、財務報銷等行政審批工作充分借助OA協同辦公軟件，按照既定流程，完成不見面審批，減少物品性接觸，不僅提高了工作效率，也阻斷了病毒傳播的途徑。

3.1.2健全工作機制

（1）健全督導追蹤反饋機制：對日常工作健全督導追蹤反饋機制，如每月將領導分配給各部門的指令性任務及時下達，并做好追蹤工作，在辦公會上及時反饋，對部門月度重點工作及指令性任務完成情況計入績效考核，在月度工資中體現出來。這樣有助于提高常規工作的工作效率[4]。

（2）健全考核機制：完善原有考核辦法，健全考核機制，將績效考核落實到實處，增強辦公室工作人員對制度的貫徹執行力。

3.1.3健全管理制度

（1）建立健全工作制度：辦公室管理者對常規工作及重點工作制定具體要求，進行流程梳理?？捎舍t院辦公室牽頭對全院各部門工作制度進行完善和修訂，修訂過程中要注重制度的合理性和可操作性。尤其是針對突發公共衛生事件制定相應的管理制度，編寫應急預案，提高應對突發公共衛生事件的應急能力，組織行政及臨床科室協作開展多次實戰演練，在實操中發現問題并解決問題，有助于完善相關制度，使其更合理、便操作。

（2）完善管理方法，確保工作落到實處

在突發公共衛生事件背景下，要求辦公室進一步提高自動化辦公水平，可通過企業微信、OA等，進行溝通、健康或出行打卡、召開音視頻會議等，特別突發公共衛生事件期間，組織電視電話會議，減少人員聚集，逐步開展無紙化辦公，減少物理接觸，不僅減少資源浪費而且提高了工作效率。

3.2定崗定職，明確崗位職責

在規模較小，人員有限的現實情況下，設置“文秘崗位”“檔案管理崗位”“工會干事崗位”、“黨辦干事崗位”等，制定崗位說明書，在實踐中逐步修訂完善。設置崗位說明書有助于明確職責，避免發生推諉等，便于工作交接及崗位調整，不易發生工作遺漏及前后標準不一等問題。

3.3加強人員培訓及考核

醫院辦公室組織全院各部門對重點內控制度如財務報銷相關規章制度、醫保物價制度等進行學習，只有充分了解了制度的要求，才能切實按照規章制度履行工作職責。

注意工作人員素質的培訓，有助于工作人員適應繁雜的工作。除定期組織工作人員進行醫院管理、檔案管理、文秘工作等方面的知識培訓外，還鼓勵工作人員利用業余進行充電學習，要求辦公室工作人員對政府下發的各種政策通知進行研讀，提高工作人員對政府指令的反應能力，能在接到政府發文后第一時間正確解讀，并協助領導將指令及時分解至相應科室、部門執行。

4、突發公共衛生事件背景下非公辦醫院辦公室管理案例及經驗淺談

在新冠疫情爆發初期，諸多醫療機構和防疫部門管理忙亂的新聞在網絡上不斷出現，尤其是非公辦醫院，受資源限制及應急體系缺失導致疫情防控不力、醫院工作受影響嚴重，醫院面臨前所未有的生存壓力[5]。而此次疫情中，筆者工作的非公辦醫院連續月運營收入同比增長，也是鎮江唯一一所保持正增長的醫院。醫院管理工作有諸多可取之處，現以辦公室工作為例，在疫情防控所做的工作簡介如下：

4.1建立制度，完善應急預案

疫情爆發以后，醫院辦公室根據《突發重大衛生事件應急制度》要求，迅速組織召開中層領導會議，成立疫情防控指揮領導小組，組織討論將原突發公共衛生事件應急方案結合此次新冠狀病毒傳播特點進行調整，重新梳理應急體系，完善應對機制，組織各行政部門、臨床科室進行應急演練。定期組織召開疫情防控會議，在原傳染病應急管理機制的基礎上，根據新冠狀病毒傳染性特點，結合國家衛健委發布的防控和診療方案進行及時的調整。醫院不僅修訂了疫情相關的應急制度，還以此為契機，重新修訂了各類突發重大事件的應急預案，如：《洪澇災害應急預案》、《重大醫療事故應急預案》等。

4.2專人負責，明確崗位職責

確認醫院辦公室在新冠疫情防控工作中的職責，任命辦公室主任為疫情防控工作小組秘書，具體工作職責有：①負責將政府通知文件及時傳達，并追蹤落實情況;②負責組織召開疫情防控工作會議、會議記錄撰寫及會議精神傳達;③關注國內外疫情發展動態，每日向疫情防控指揮部進行匯報;

疫情期間，辦公室干事除常規工作外，承擔門診支援工作，指導患者預約掛號、維持就診秩序等。據統計，辦公室干事2020年累計支援667小時。

本次突發衛生事件期間，筆者所在醫院接診的數例疑似患者都得到妥善處理，未發生一例新冠狀病毒院內感染，取得了抗疫的階段性勝利。

5、結束語

在突發衛生事件背景下，疫情常態化防控的今天，人們對于非公辦醫院醫療服務需求更多、要求更高，非公辦醫院辦公室作為醫院行政管理的中樞部門，只有在實踐中保持思考、不斷改進工作方式方法、提高工作效率，才能不斷促進非公辦醫院滿足社會需求，保證非公辦醫院健康可持續發展，進而不斷提升非公辦醫院的市場競爭力。

參考文獻：

[1]紅梅.淺談新形勢下如何做好辦公室工作[J].經營管理者，2011（18）：208-208.

[2]中華人民共和國衛生部、中華人民共和國公安部關于維護醫療機構秩序的通告[J].中華人民共和國衛生部公報，2012，（04）：10.

[3]卜慶睿.非營利性醫院與營利性醫院關系研究[D]. 南京大學.2016.

[4]周敏，涂光濤.公立醫院人力資源管理的思考[J].人力資源，2019，（08）：114.

[5]王艷.新冠肺炎疫情對民營經濟高質量發展的影響及對策研究[J].管理評論，2020，（10）：11-21.