新形勢下事業單位檔案管理工作的優化策略研究

王艷華

摘要：在社會的不斷發展中，事業單位對于檔案管理工作的創新是必然的，只有提升了事業單位的檔案管理工作，才能進一步促進事業單位的發展。想提升事業單位檔案管理工作，應該讓檔案管理工作與現代科技發展相連接，充分利用現代社會的信息化資源，加強對檔案管理工作設備的提升，并且還要通過加強員工的綜合素質來強化檔案管理工作。

關鍵詞：新形勢下、事業單位、檔案管理工作、優化、策略

引言：在新的發展形勢下，事業單位的檔案管理工作也有了新的要求、新的標準。目前，對于我們國家的事業單位而言，如果想要提高管理能力，就需要不斷創新管理方式，改變原有的思維方式，培養專業化高素質的人才。同時，還需要建立健全原有的工作流程，更新管理設備，將信息化技術與檔案管理工作結合起來。

1 事業單位檔案管理的含義

管理人員和對象是事業單位檔案管理中兩項主要的內容，要從這兩方面問題入手，解決制約事業單位檔案管理水平的因素。通過優化事業單位檔案管理的水平，對強化事業單位的職能作用具有積極的意義，能更好地開展為社會為人民服務的工作。從事業單位檔案人員管理方面來看，要了解檔案管理在如今社會的發展趨勢，科技水平的不斷提升為檔案管理帶來了智能化信息化的進步和發展，因此管理人員要不斷學習新的政策了解新的檔案管理技術，努力提升自身的業務能力，結合單位實際情況來應對新形勢下管理工作的要求。管理對象作為檔案管理的重要內容之一，涉及的范圍包含各個方面，要從人事、文書、科技項目等各個角度入手，分情況分類別制定相關的工作辦法，作為檔案管理進步的出發點。

2對于事業單位檔案管理現狀的探討

2.1事業單位檔案管理人員素質和技能有待提升

現階段，事業單位檔案管理工作開展期間存在著缺少專業性人員的現象，人員流動性較大，經常一人身兼數職，各項環節極為繁瑣和復雜。從表面上來看，該項工作是簡單的對資料加以整合和保存，不過實質上離不開專業性強并且經驗豐富人員的支持，只有這樣才可以去確保檔案的完善性。事業單位檔案管理人員掌握的知識點較少，沒有有效掌握檔案資料收集、整理和信息編制等，導致后期問題普遍存在，不利于提升檔案管理效率。

2.2對檔案管理重視程度不高

大多數事業單位依舊沒有正確了解到開展檔案管理工作的必然性，因為單位對該項工作的重視程度不高，沒有將檔案管理項目添加到正式管理日程中，單位也沒有依照實際情況成立專業性的檔案管理機構，檔案管理劃分不到位等，因此影響了檔案管理工作獨立性體現。同時管理層也沒有將基礎的硬件設施配置到檔案管理中，檔案庫房內的設施處于嚴重老化的狀態，甚至還形成了檔案庫房和借閱室以及辦公室不分的局面，不利于管理工作穩序開展，也阻礙了檔案數字化建設目標的實現。

2.3事業單位采取的檔案管理方式過于滯后

伴隨著科學技術的不斷創新以及改進，信息化技術演變為了事業單位管理運行期間非常重要的一方面，而檔案管理工作也是如此。迎來了信息化時代以后，檔案信息數量隨之增長和提升，這從一定程度上加劇了管理信息的復雜程度，只有緊跟時代發展潮流，創新信息管理方式，才可以有效應對新時代背景下的各項挑戰?？上嚓P單位檔案管理工作開展過程中依然以傳統管理方式為主，比如賬目記錄和手工記錄，此種方式弊端極大，既增加了工作人員自身壓力，消耗了諸多時間和精力，同時還無法有效輸入大量的信息化數據，不利于提升工作效率。

3新形勢下事業單位檔案管理的優化措施

3.1引入檔案管理人才，提升管理水平

人才是保障檔案管理工作順利落實的重要因素。在全新的檔案管理要求下，僅具備單一技能的檔案管理人員已經無法滿足檔案管理需求，有關事業單位應做好人才的引入、培養與應用工作，不斷提升人才的服務質量，建立高素質的人才儲備機制，依靠人才技能提出可行的檔案管理方案，保障檔案管理活動的實效性。在檔案管理工作中，有關事業單位可在單位內部抽調學習能力出色、服務意識強的相關人才，要求其學習檔案管理知識，學習計算機網絡技術，并根據單位內部的管理特點建立相應的檔案管理方案，保障檔案管理的正面價值。事業單位也可在上級單位或社會環境中選擇相應的檔案管理人才，以高素質、多技能為基礎要求，落實人才管理計劃，保障檔案管理質量。在有關人才進入崗位之后，事業單位應定期發起檔案排查活動，一方面，對相關人才的管理實效性進行檢測，根據檔案管理工作的質量確定相應的檔案管理制度。另一方面，對有關檔案進行檢測，避免因人員管理能力而引發的檔案遺失、損毀等問題。事業單位應建立科學的人才培育機制，依靠人才的支持保障檔案管理工作的穩步推進。

3.2加強檔案管理規章制度建設

事業單位要想提升檔案管理規范化水平，加強檔案管理規章制度建設是一個非常有效的方式。檔案管理是事業單位工作的重要環節之一，檔案管理工作的效率及其規范性如何將會極大地影響事業單位的整體工作情況。因此，做好事業單位的檔案管理工作，必須從單位的實際情況出發，妥善制定相應的檔案管理制度，或者修正原有的規章制度，以適應現在的工作狀態。制度的合理性與規范性也是關乎事業單位檔案管理工作的重要因素。檔案管理規章制度要從日常工作中切實落實，檔案管理人員要以身作則，嚴格遵守相應的檔案管理規章制度，不斷推進事業單位的檔案管理工作。

3.3加快事業單位檔案管理信息化的進程

要充分意識到事業單位檔案管理信息化的意義，意識到把信息化應用到事業單位檔案管理的重要性。信息化檔案管理能夠大大提高事業單位檔案管理的效率和管理水平。事業單位檔案管理人員一定要改變傳統的管理思想和理念，要充分認識到檔案管理信息化的重要性，對信息化技術要有一定程度的了解。事業單位檔案管理人員還要采取多樣、多元化的檔案管理方式，結合當今的信息化建設，對整個事業單位的檔案進行有序管理和監督。不僅是事業單位的管理人員要樹立相關的意識和拋棄傳統的管理理念，其他部門的工作人員也要有相應的思想意識的改變，這樣才能使信息化建設在事業單位檔案管理方面更加健康地進展。

3.4構建完善的事業單位管理信息化網站系統

檔案管理工作是否能夠實現信息化建設決定了未來的工作持續性，也是有效推進工作深入發展的關鍵因素。信息時代下，作為檔案管理人員應結合各個信息站點的實際情況與人們對檔案的實際要求，以滿足檔案信息化服務要求為基礎，為網站系統添加查詢、借閱以及信息共享功能，從根本上提高檔案管理的綜合水平。構建完善的信息化網站系統的同時，也需要為事業單位與檔案管理體系之間建立有效聯系，實施更為符合現階段信息應用需求的一體化管理模式。在為其未來事業提供支持條件的基礎上，為進一步提升檔案管理社會與經濟效益做好鋪墊。

結束語：檔案管理對事業單位發展十分重要，事業單位檔案管理工作有著自身性特征，在我國經濟體系快速發展的背景下，對檔案管理有了全新的要求，以往傳統的檔案管理模式難以滿足社會發展需要，同時也會出現各種各樣的問題?；诖?，事業單位檔案管理工作必須要與時俱進，創新管理思維與管理結構，以便完善以往傳統檔案管理模式的不足，進而提升事業單位檔案管理工作的實效性。

參考文獻

[1]玄慧蘭.新時期事業單位人事檔案管理策略分析[J].黑龍江檔案，2020（05）：94.