知識管理視域下企業檔案管理信息化建設研究

陳 曦

（北京聯合大學應用文理學院，北京 100089）

1.知識管理與檔案信息化建設的研究

1.1 知識管理的概念

首位提出知識社會、知識企業和確立知識管理理論的是美國管理學之父Peter F.Drucker。正是知識經濟的提出和形成推動了知識管理能夠在當今社會被人們所接受并得到重視。學者Daniel.E.OLeary和E Maise都認為知識管理是組織通過對獲取到的不同來源的信息進行整合、過濾與表述后將其轉化為知識，再把知識與個人聯系起來，使得個人與組織的知識不斷積累的一個系統的過程。國內著名經濟學家烏家培教授指出，知識管理是基于組織內信息與知識的共享，運用群體的智慧使知識達到不斷創新，以具有更強的競爭優勢[1]。王德祿、宋建敏、黃波提出知識管理的發展始終圍繞著人、組織、信息技術三個要素。

1.2 檔案信息化建設的特點

檔案管理信息化建設的整個過程具有系統性、復雜性、改革性和價值性。檔案信息化建設是一項涉及多個學科及多個領域的系統性的工程，同時也是一個長期的工作，它需要不斷與時俱進來提高檔案工作的效率。信息技術已成為檔案信息化建設的有力保障，實體檔案與電子檔案之間的鴻溝逐漸逾越，檔案管理一體化的進程也在加速推進。積極開展檔案管理信息化建設模式的改革，進一步推進檔案管理的創新，最終要達到的目標是構建與社會聯系的橋梁，實現檔案信息的公開與透明。從整體上來說，檔案信息化建設新局面的打開使得檔案管理工作提升了更高的地位，體現了更大的價值。

1.3 知識管理與檔案管理的關系

知識管理和檔案管理之間具有十分密切的聯系，兩者雖有差別，但也存在大量相似之處。為了更好滿足當今社會需要，實現企業的可持續發展，將知識管理與檔案管理相融合已成為必然，也是知識管理嘗試新領域的有意之舉。

一方面，檔案管理工作的管理目標在許多方面與知識管理目標契合度非常高，前者管理目標為組織內部的檔案和文件，后者管理目標為顯性與隱性知識。其中，隱性知識可以轉化為多種形式的檔案和文件，由此能夠得出知識管理目標包含了檔案管理目標。兩者都是在人們所需時提供信息，在社會所需時提供服務，這也意味著兩者相互交融，具有合作的基礎。

另一方面，檔案管理與知識管理所采用的技術手段也呈現出諸多共性。通過新興的信息技術獲取信息后，有序且集中地進行資源整理，在此基礎上建設數據庫，維護信息安全，充分挖掘知識內容和檔案信息的應用價值[2]。結合注重檔案內容的知識管理，帶領檔案管理工作的轉型升級，在知識傳播中實現檔案管理的科學化、智能化。

2.知識管理對檔案管理信息化建設的影響

2.1 促進企業檔案信息資源開發

知識管理思想強調了知識作為組織核心競爭力具有極大的價值，能夠對企業發展起到推動作用。在知識經濟的背景下，知識資源的獲取不再局限于檔案館和圖書館，更多的是從企業各種活動中獲得。將活動中產生的信息進行收集和整理，轉化為大量的知識信息，再根據企業的實際情況合理開發和利用。針對這些知識信息，需要企業知識型員工發揮他們的專業特長，加深層次并加大力度挖掘檔案信息資源，以提升檔案信息資源的開發利用效率和企業檔案知識管理的工作效率。多數企業雖然已經開始實施了檔案管理信息化建設，但信息資源深層次開發程度尚且不足。因此，及時擴展各項知識信息與企業檔案管理之間的契合度，借助知識管理模式調整檔案管理信息化建設過程中出現的問題極為重要。

2.2 開展規范的檔案管理工作

企業檔案是企業生產和經營活動形成的一手材料，作為珍貴憑證客觀地記錄著企業的發展歷程與軌跡。知識管理是對企業檔案資源中的隱性知識與顯性知識進行挖掘，更加注重采用先進的技術手段為企業提供知識性服務。在知識管理中，最為重要的構成部分是知識共享，通過積累、組織、創新后分享到整個企業，基于先進的技術手段，為有需要的用戶提供全面且高效的檔案服務[3]。開展知識管理需要具備兩個要素，即知識型檔案工作人員，擁有一定的知識管理理念。先進的技術與信息設備，確保檔案信息化順利實施。數據庫技術等知識管理技術融入到檔案管理領域，表現出網絡化、信息化的特點，成為檔案管理規范化、有序化發展的新方向。同時，要求相關人員完善處理并強化各項重要信息，繼而為推進企業檔案管理信息化提供合理知識支持。

2.3 推進企業檔案工作的進步

在知識管理的應用背景下，檔案管理模式逐步從封閉式轉化為開放式，極大地拓寬了檔案資源的獲取渠道，擴大了員工的視野，使檔案管理工作變得多元化、層次化。檔案工作人員在確保企業內部能夠暢通傳遞與及時更新知識的同時，為員工提供濃厚的知識環境，從而促進人們實現隱性知識的交流。企業加大對知識管理的重視程度，使企業內部各個部門之間相互融合，實現檔案資源共享與知識共享來提高企業的知識儲備，為企業發展提供更加優質的服務，有力推動企業檔案工作的進步。

3.企業檔案管理信息化建設存在的問題

3.1 檔案管理信息化意識薄弱

知識管理理論應用到企業檔案管理中，促使檔案開發利用更加便捷與高效，檔案管理在新理念、新技術中開啟了新的階段。企業檔案管理工作逐漸趨于智能化的同時，也有部分企業因為始終受到過去檔案管理思想的影響，導致檔案工作人員身上依然存在手工收集、整理和保存實體檔案的現象，沒有采用任何信息化手段來優化檔案工作[4]。這從更深的層次表明檔案信息資源沒有得到充分利用，顯性知識與隱性知識的價值沒有完全發揮。大量有價值的檔案信息被埋藏在檔案館深處,無法轉為真正的生產力。

3.2 檔案管理信息化技術落后

隨著企業的發展產生了越來越多的檔案資源，而傳統的檔案管理方式是復雜而繁瑣的，需要檔案管理人員花費大量時間整理，所以，信息化的檔案管理方式應運而生。面對知識管理視角下的檔案管理信息化，突破了傳統檔案的范疇，在傳統的管理方式上融入信息化技術，不但能夠簡化檔案管理的整個流程，還能節約人力又節省時間，為企業的檔案管理提供更高保障。雖然信息化建設已成為我國檔案管理的重要趨勢，但仍存在不少技術問題，無法有效且準確地完成相應的檔案流程操作。不僅如此，技術問題還容易造成文件信息泄露，一旦泄露就會對企業產生一定風險，信息無法得到很好的保存，增加了管理難度。

3.3 檔案管理制度不健全

企業檔案管理中呈現出的問題可以通過檔案信息化的落實得到解決，積極踐行知識管理對于提升企業的發展水平有重要意義，企業的所有檔案資料都是重要的知識資源。對于檔案的分類需要依據國家及行業相關標準規范，遵循文件生命周期理論，樹立整體化與科學化的意識，避免重疊與交叉。而在各企業具體實踐中，卻經常發生檔案載體的缺失、破損等情況，這是由于檔案管理人員未嚴格執行紙質檔案存放環境的管理要求，且部分檔案沒有得到一體化、規范化的管理也會導致檔案在結構和數量等方面出現不合理問題，從而降低了企業檔案信息資源開發利用的效率。

3.4 檔案工作者業務素質較低

知識管理視角下的檔案信息化在一定程度上將企業內部的檔案管理轉化為知識的管理。檔案信息化建設依靠信息技術，對企業活動中產生的各類文件進行收集、管理、開發利用等過程，這對于檔案工作者的業務能力有了更高要求。企業檔案工作人員能否接受新事物、新設備及新技術對于檔案管理信息化建設的進程有較大影響。當前，企業檔案工作者老齡化嚴重且創新能力不足，沒有意識到檔案管理的重要性，還只是局限于對檔案進行整理后錄入電腦，這樣都會導致檔案管理很難實現信息化建設。

4.推進企業檔案管理信息化建設的建議

4.1 強化檔案信息化建設意識

在數字化發展環境中，知識作為推動企業發展的重要戰略資源，逐漸被人們所重視。與此同時，隨著知識信息種類與數量的不斷增加，也為檔案工作帶來了一定的困難，而正是檔案信息化建設才能很好地解決以上問題。為了保證企業能夠順利推進檔案管理信息化，應以知識管理為指導，對知識進行不斷的收集。當前，收集知識的方式主要有兩種，一種是來自企業內部的知識，其中包括一些隱性和顯性的知識，而另外一種則是企業外部的知識，主要包括企業的交易或并購等相應的知識，只有對這些知識進行有效的收集和管理，才能促進企業得到更好的發展。結合現代化信息技術，將其融入到檔案管理工作的整個流程中，加大宣傳知識管理思想，將知識轉化為自身競爭力，引起更多工作者關注，有利于提升企業檔案管理工作的效率與質量。

4.2 創新檔案管理技術

在知識管理視域下，確保檔案管理信息化穩定發展的前提是不斷學習相關先進技術，更新信息化建設所需要的軟硬件設施。通過應用信息技術可以確保檔案信息資源的完整與有效，實現快速分類及歸檔等操作，引入知識管理來彌補缺陷，提高檔案的利用率，使企業檔案管理朝著數字化、自動化的方向前行。

隨著社會經濟的發展和科技的進步，知識信息資源數量越來越多。企業需要從檔案中提取創新的知識信息，對此，企業應搭建有目的且有規劃的檔案管理信息知識庫，借助數據倉庫技術、數據挖掘技術等先進技術的支持，將知識吸收消化，做到檔案管理工作同步提升科學性與便捷性[5]。同時,要采用信息技術提高文件管理的安全性，防止數據泄露。

4.3 轉變檔案管理理念與制度

知識管理具有開放性和共享性的特征，將知識管理引入檔案信息化建設，要求檔案工作人員樹立知識管理新理念，充分認識到檔案管理在知識經濟時代的巨大價值。嚴格依據知識管理理論并依托先進的信息技術，不斷進行優化與創新，做好檔案管理的整體布局和規劃工作，發揮檔案服務積極性及推動知識管理工作的發展。深入挖掘、傳播企業發展中存在的顯性知識與隱性知識，將知識管理技術運用到日常工作實踐中。檔案管理工作已不再是簡單的傳遞與存儲檔案信息，而是需要為企業的發展提供知識服務以實現各部門之間的檔案信息資源共享[6]，使有形狀態再現無形知識與經驗，所以，理念的創新會進一步帶動企業的創新。

企業檔案信息資源涉及內容廣泛，部門和業務之間縱橫交錯。若想對其進行信息化建設，健全完善的檔案管理制度必不可少。檔案部門制定相應的制度政策，保證檔案管理各環節落實到位。檔案應做到專人管理、專柜管理，并及時對檔案的調動、借閱、復印等變化情況進行明確記錄。對不同檔案進行統一管理、分別存放并合理規劃短期、長期、永久等不同期限檔案的空間區分。在此基礎上，企業規章制度應當明確管理人員的任務，確保數據的存儲和傳輸不出現嚴重錯誤。

4.4 提高檔案管理人員的專業水平

為了提高檔案管理信息化建設的整體質量，企業必須要引入知識管理并對檔案部門現有工作人員進行職業道德、專業技能等多方面的工作培訓，使其具備詳實的知識和精湛的技能。檔案工作的有序開展與工作人員的業務水平和管理能力密不可分，會直接影響到企業檔案管理信息化建設的效果。企業檔案中涵蓋顯性知識與隱性知識，檔案管理部門有必要通過定期專業培訓來提高檔案工作者的職業素養和業務能力。在學習交流中做到隱性知識的傳播，確保業務能力與檔案工作相匹配。另外，構建知識型檔案管理隊伍，引導檔案人員深入并系統地學習新知識，熟練掌握各種計算機及辦公軟件的操作技能，緊密融合個人價值的升華與檔案事業的前進，更好地為企業提供服務。

5.結語

綜上所述，在知識經濟時代，企業應積極適應時代發展的要求，將知識管理納入到企業檔案信息化建設中。檔案管理和知識管理對于企業檔案信息化建設的落實是兩個重要的環節，兩者相輔相成。以知識管理為導向，通過強化知識觀念、創新管理技術、轉變管理理念與制度，定期專業培訓檔案管理人員來推進企業檔案管理信息化建設的進程。以挖掘檔案信息中知識的深層價值，不斷創新使知識管理的應用達到理想效果，從而促進企業的可持續發展。