基于信息化平臺的醫用耗材二級庫精細化管理探討

徐令儀，王 晶

（解放軍東部戰區總醫院醫學工程科，江蘇 南京 210002）

醫用耗材管理（medical consumables management）是醫院成本管理的重要組成部分，醫用耗材種類繁雜、用量大，部分耗材具有?？剖褂锰匦?，為保障臨床科室診療工作的正常開展，醫用耗材一定要備有一定量的庫存[1]。醫用耗材二級庫的建立保證了耗材從中心庫房出庫流入臨床科室后的物資管理[2]。原有的二級庫管理流程基本依靠人工化和紙質化，效率低且易出錯。本文旨在探討基于信息化平臺的二級庫管理模式，優化管理流程，提高科室醫用耗材二級庫管理效率和管理水平。

1 醫用耗材二級庫管理現狀

傳統的醫用耗材二級庫房管理流程包括3 大部分：①科室從中心庫房申請并領取物資；②患者使用并計費；③定期庫房盤點[3]。隨著醫療機構管理的日益完善，醫院中心庫房管理的信息化和自動化程度越來越高[4]，但對于醫用耗材、藥品等二級庫的管理還需進一步加強。傳統的醫用耗材二級庫管理全流程見圖1，根據近幾年查房情況總結，傳統的醫用耗材二級庫管理模式簡單粗放，且由于沒有專門的二級庫管理系統，使得出入庫數據與HIS 系統無法相聯共享，幾乎都是通過手工記錄本或Excel 表格進行二級庫耗材的出入庫登記。由于醫用耗材的來源復雜，消耗去向眾多，極易出現漏記、錯記、多記的量[5]，最終導致空庫和溢庫等賬務不符。此外，傳統的人工管理也使得科室不能實時監控庫存量，容易出現耗材過期、缺貨和過度囤貨的情況。即使部分科室二級庫管理得比較規范，也消耗了大量的人力、物力[6]。同時，醫院成本核算中以科室領用量代表科室耗材消耗成本，“以領代銷”的核算模式不能真實反映醫院實際的耗材使用成本，也不能客觀反映醫院的實際經濟情況[7]，這成為醫院管理的一大短板。

圖1 傳統醫用二級庫庫房管理流程

2 新模式下的二級庫管理

在新的管理模式下，醫院建立基礎數據庫，根據采購目錄采購耗材[8]。供應商通過供應寶的供應商管理平臺上傳醫院采購目錄內的耗材信息，包括產品名稱、規格、產品唯一識別碼、醫保編碼、注冊證號、注冊證有效期、采購價格、生產廠家、代理商、包裝規格等[9]。醫院耗材管理人員審核以上信息無誤后，該產品信息即可保存在采購目錄的基礎數據庫中。耗材管理人員不可隨意更改耗材產品及供應商信息，審核有誤可退回讓供應商重新修改，該步驟減少了耗材信息管理的隨意性，保證了基礎數據庫的準確和穩定。醫院聯合耗材管理部門和醫保部門，建立耗材字典與HIS 收費項目的對照關系[10]，為耗材二級庫全流程管理提供數據基礎。我院新使用的醫用耗材二級庫管理流程見圖2，該流程通過共享望?？敌殴芾硐到y和HIS的數據信息，聯結醫用耗材二級庫信息化管理的全過程，主要包括以下功能。

圖2 科室醫用耗材消耗二級庫管理流程

2.1 科室需求功能 臨床科室通過望?？敌殴芾硐到y向中心庫房提出耗材領用申請，在請領的耗材送達科室并經科室確認收貨后，系統自動生成對應的二級庫庫存信息[11]，增加庫存量，實現基于臨床科室二級庫房的進銷存管理[12]。其中，科室申請的醫用耗材分為中心庫房備貨的通用耗材和按需采購的?？坪牟?。對于通用耗材，科室在望?？敌殴芾硐到y上提交需求后，即由中心庫房配送至科室二級庫房[13]。?？坪牟男栌煽剖蚁到y提交申請并經主任審批后，采購管理科進行采購，并經中心庫房驗收后配送至科室二級庫房[14]。各科室可查詢需求訂單的執行進度，掌握耗材的到貨情況，合理安排耗材的請領。

2.2 耗材使用全流程追溯功能 望?？敌殴芾硐到y與HIS 系統數據直接連接，可收費耗材在使用后，HIS 系統執行醫囑并計費，同時自動匹配望?？敌殴芾硐到y的耗材二級庫庫存信息，沖減相應庫存。若發生醫囑取消和退費，則庫存自動增加。結合條碼管理，高值耗材更可以將每個耗材的使用情況與具體患者及主治醫生信息相關聯[15-17]。經此，該流程實現了醫用耗材“采購-領用-入二級庫-使用-收費”的自動化全流程追溯，大大減少了耗材收費錯收、漏收的情況。

2.3 預警功能 預警包括庫存預警和失效期預警：①科室根據日常使用量自行設置各耗材的庫存高低閾值，當耗材庫存過多或過少時，系統自動彈出預警提示，提醒科室及時補貨或退貨；②耗材入二級庫時，系統里保存了各耗材批號、效期等信息，對于短期內即將失效的物資，系統彈出預警提示，提醒科室進行優先使用、耗材輪換、退回或報損；③對于即將過期和庫存過多的耗材，科室可退回中心庫房，或經中心庫房協調后移庫到其他科室二級庫進行優先消耗，減少耗材的報廢和成本的浪費；對于已過期或無法消耗的耗材，科室上報主任后自行報損。

2.4 業務綜合處理功能 科室根據系統庫存定期進行盤點[18]。由于二級庫庫存是根據入庫和醫囑收費實時增減的，庫存的顯示也是實時的。必要情況下，科室可實時查詢庫存物資信息和數量，保證了耗材庫存的動態管理?？剖乙部勺孕胁樵兒牟恼堫I和使用情況，對科室的耗材消耗統計和收支效益進行對比分析，查缺補漏，對癥處理，減少不良事件的發生。

3 效果分析

信息化平臺管理系統啟用后，已較大程度地改善了原有模式[19]，避免了一些管理漏洞，主要表現為：①實現了“基于醫囑/收費的實時庫存消耗”管理模式，降低耗材浪費情況的發生：望?？敌殴芾硐到y與HIS 系統的數據實時共享，在醫囑執行或收費時消耗病區對應的庫存，庫存不足時不允許繼續進行收費，從源頭上嚴格控制材料的溢庫、漏收、挪用等問題。同時，耗材多庫存、近效期預警功能減少了耗材過期報廢情況的發生。中心庫房或耗材管理部門可結合病區收費及庫存情況，設置每月耗材申領上限，對病區耗材的申領行為進行控制。此外，系統提供的數據統計分析功能可對病區收費及耗材使用情況進行對比關聯分析；②實現了“全程可追溯、閉環”管理模式：每一種耗材可根據唯一條碼在二級庫管理系統中有據可查，解決了耗材請領、使用、收費環節中痕跡缺失的問題，通過掃描收費條碼，自動記錄具體醫囑時間、主治醫生、執行時間、執行人員及患者信息，保證每條動作記錄的完整性，實現二級庫的閉環管理，對預防醫療風險、處理醫療事故起到了積極的作用，同時提高了新醫改政策下醫用耗材的精細化管理水平；③實現了病區耗材“收支配比，總量控制”管理模式，加強醫院對臨床耗材使用的監管：獲取耗材領用和收費的相關數據后，醫院相關管理部門可對耗材消耗數量與收費數量、耗材成本金額與耗材收費金額進行關聯分析，以評價臨床病區耗材使用與收費的總體合理性。同時，新流程支持對單個耗材收費數量與實際領用量的對比分析，系統通過耗材類型、收費項目等條件生成耗材收支配比分析報表，方便醫院對重點耗材品規進行后臺監控管理，分析病區領用耗材最終的患者使用流向。醫院管理部門對存在收支配比異常的病區進行耗材盤點，并結合績效等手段進行督查改進，降低病區不合理消耗及錯費、漏費、重復收費等問題的出現[20]。

4 總結與展望

基于信息化平臺，融合望?？敌裴t院管理系統和HIS 系統進行醫用耗材二級庫的精細化管理，實現了醫用耗材“采購-消耗-收費-結算”的全流程追蹤，減少了錯收、漏收、多收情況的發生，減少了耗材過期、積壓等浪費現象，同時也為醫院綜合分析耗材使用情況和效益分析提供了充分準確的數據基礎，提升了醫院臨床科室耗材管理效率和管理水平。在此基礎上，借助RFID 物聯網技術和科室耗材智能柜等智能化設備，實現醫用耗材二級庫在無人值守下的自動化管理將是下一步醫用耗材二級庫管理的探討方向。同時，結合SPD 耗材運行模式，由供貨企業提供基于消耗的自動補貨服務，改變現有依靠護理人員進行手工申領和消耗登記的運行模式，轉變為自動數據采集和主動服務模式，也將最大化地降低醫院護理人員投入和管理成本。