基層醫療機構榮譽獎牌的歸檔管理與應用

文·劉銀茂 張林

醫院榮譽獎牌是指醫院在各項活動中獲得各級機關、組織、社會團體頒發的有保存和利用價值的實物檔案。榮譽獎牌客觀、真實、生動地反映了醫院在改革與發展過程中取得的各種顯著成績與輝煌成就。我院自1971年建院，現共清點出榮譽獎牌138件，包括科研成果獎、科技進步獎、技術創新獎、重大貢獻獎、誠信文明單位、先進集體等。由于重視不夠、收集不全、保管方法失當等原因，榮譽獎牌的丟失或損毀現象比較嚴重，因此加強榮譽獎牌的歸檔管理，探討榮譽獎牌的保管與利用已成為當務之急。

一、榮譽獎牌管理存在的問題

（一）保管主體混亂。一是以單位名義獲得的獎項一般歸單位保管。保管方式，有的單位建立榮譽檔案室陳列榮譽獎牌，有的掛在單位會議室或大門口的墻上，有的則由單位檔案室集中編目保存。二是以部門或科室名義獲得的獎項由部門、科室保管，多存放在部門、科室內或懸掛于科室顯眼位置。三是以個人名義獲得的獎項一般由個人保管，散存現象較為普遍，有許多獲得較高榮譽的個人獎項榮譽，會隨著時間流逝或人員調動而難覓蹤影。

（二）歸檔保管不嚴格。由于榮譽檔案保管分散、保存條件不合格等原因，有的榮譽獎牌出現生銹、氧化、褪色、腐爛、蟲蛀、文字模糊等現象，有的出現物理損壞、殘缺甚至被丟失、遺棄，榮譽獎牌逐漸失去其歷史見證和激勵鼓舞的作用。

二、榮譽獎牌的整理歸檔

（一）榮譽獎牌的分類

1.根據工藝材料不同可以分為銅牌、鋁板絲印牌、不銹鋼牌、鈦金牌、沙金牌、鍍金牌、平板打印牌等。

2.根據獎項不同可以分先進個人榮譽獎牌、先進集體榮譽獎牌、授權榮譽獎牌、加盟榮譽獎牌、會員榮譽獎牌等。

（二）榮譽獎牌的整理

1.整理要求。一是榮譽獎牌應齊全完整。凡是本單位（含科室、個人）在公務活動中形成、獲得的各種榮譽獎牌均應收集齊全、梳理甄別、歸類定性。二是每件榮譽獎牌均應轉拍照片，形成電子版后多地備份儲存。

2.整理方法。一是明確榮譽獎牌的歸檔范疇。檔案管理人員每年都要對年度內榮獲的各種獎牌進行核對，判斷其是否應當歸檔。然后劃分為永久保存或限期保存。二是歸檔獎牌應在其全宗—實物類別內，按照年度進行分類。三是根據分類方案，每件歸檔獎牌按照全宗號—獎牌代號—獲獎年度—件號的順序排列。四是根據排列方式，編制由全宗號、獎牌代號、獲獎年度、件號等組成的序列號，即編制歸檔章。五是編制榮譽獎牌目錄。榮譽獎牌歸檔目錄一般包括件號、題名（文字說明）、材質、型制、年度、類別、參見號、備注。具體見下表：

榮譽獎牌目錄表

三、榮譽獎牌的保管

（一）榮譽獎牌的專柜保管。根據單位獲得獎牌的數量、大小訂制專用儲柜，儲柜放置在固定場所，由檔案員專人保管。專柜應保持整潔，定期除塵，避免榮譽獎牌褪色，確保榮譽獎牌完好無損。

（二）檔案庫房的要求。一是“八防”的總體要求。根據《檔案庫房管理細則》規定，檔案庫房應具備防火、防盜、防光、防潮、防塵、防污染、防高溫、防有害生物等八防措施。二是具體要求。檔案庫房不宜采用自然光源，溫度應控制在14℃～24℃，相對濕度控制在45%～60%之間。檔案員應每日觀測溫濕度，并填寫《溫濕度記錄表》（具體見下表）。定期投放防蟲藥物，發現蟲蛀、發霉等不良變化后，及時采取防治和補救措施。配備吸塵設備，做到除塵與防塵相結合。檔案庫房必須配備合格消防器材，禁止存放易燃、助燃、易爆等危險物品。檔案庫房應安裝防盜裝置，制定防盜預案，鑰匙由專人妥善保管，非檔案管理人員不得隨意出入庫房。

《溫濕度登記表》

（三）榮譽獎牌的備份與復制。建議原件用專柜保管并編制歸檔目錄。同時通過照像、攝像等現代技術，把數字化的榮譽獎牌保存下來(與A4一樣大)，并異地、多處保存?？砂凑障嗤叽缰谱鞫鄠€復制品備用。原件和其中一個復制品存放于檔案庫房的專用儲柜。

四、榮譽獎牌的優化利用

（一）檔案室配齊專用設備。應配備照相機、錄像機、掃描儀、激光打印機、溫濕度監控儀、文件掃描系統、公文檢索系統、辦公自動化軟件等，實現文檔檢索無紙化與異地查閱，有效提升榮譽獎牌的管理水平，為榮譽獎牌信息系統的構建創造有利條件。

（二）加強榮譽獎牌的數字化管理。把榮譽獎牌信息系統建設納入到醫院信息化建設的規劃當中，與其他信息系統有機融合?？梢詫s譽獎牌數據封裝成XML格式，通過Web Service標準接口在不同系統間進行數據交換，實現與OA平臺、各業務應用系統間的無縫集成和異構數據資源的整合，構建分布式的檔案數據管理系統。

（三）建立適當展示場所。醫院可建立榮譽展廳、文化長廊等場所，將規格、材質相同的榮譽獎牌復制品進行展示，既避免榮譽獎牌的丟失與破損，又發揮很好的宣傳作用，擴大醫院的知名度和美譽度，激發職工的榮譽感和成就感，更好地發揮榮譽獎牌的激勵鼓舞作用。

（四）充分運用“互聯網+”模式。在醫院網站、微信公眾號等平臺開辟“榮譽展示”專欄，把已經數字化的榮譽獎牌連同榮譽證書、榮譽獎杯等實物檔案一起在網絡平臺上展示。注意要做到數字化的實物檔案可復制，方便職工在科研申報、論文寫作、宣傳報道時隨時調取。在醫院OA系統上設立專欄動態展示，以營造出學先進、樹典型、比貢獻、揚正氣的良好氛圍，教育和激勵干部職工立足崗位，做好本職工作，為醫院和衛生事業做出更大的貢獻。

總之，各基層醫療單位應加強對榮譽獎牌的管理，每年形成的榮譽獎牌都要及時收集、規范整理，科學歸檔、安全保管、充分運用，使其真正起到全面真實地反映本單位歷史面貌和發揮各種應有效力的作用。