縣域民生服務檔案管理與應用探析

文·林桂亭

服務民生，是各級黨委、政府工作的重點。隨著民生服務領域的擴展，許多縣都成立了群眾服務中心，旨在由專門單位對接、督促和解決民生問題。但我們發現縣域內民生問題涉及到各個領域的各個方面，種類繁多，數據龐雜，管理和使用難度很大。為破解民生電子檔案的歸檔難、追溯難、管理難、利用難等問題，應充分挖掘并發揮其信息資源價值，提高民生服務檔案的管理效能，對縣域民生檔案管理與應用模式進行有益探索。

一、搭建民生服務電子檔案管理平臺

要搭建一個技術安全、工作留痕、權限設置等民生服務系統，確保數字檔案信息的原始性，實現電子檔案的收集、存儲、整理和開發利用。

（一）民生電子檔案的分類要科學

縣域民生服務檔案涉及縣域內民生的各個方面，種類繁多，數據龐雜。五蓮縣群眾服務中心民生檔案分類有行政效能、公共管理、經濟管理、農村工作、日常生活、購房置業、交通出行、社會保障、勞動就業、社會事業、自然資源、意見建議、咨詢類、五蓮旅游等共14個一級分類。通過逐級分類細化檔案歸類，挖掘檔案蘊含的數據價值，目前平臺已實現了700多個四級子類分類。四級歸檔分類如下圖所示（以等級分類“公共管理類”為例，每個一級下面有多個二級分類，每個二級下面有多個三級分類，每個三級下面有多個四級分類，以此類推）。

（二）民生電子檔案的整理歸檔要規范化、標準化

在建好分類大綱的基礎上，搭建好群眾服務平臺，通過平臺把檔案分類融入實際工作進行分級管理，借助于單套制模式實現服務民生電子檔案的收集、形成、整理、管理、利用綜合管理，實現了分類分級管理，并實現在線電子檔案存儲等先進檔案管理模式。同時，接入日照市檔案管理系統，實現電子檔案的在線移交等多項檔案管理要求，為數據共享打好基礎。通過該平臺利用互聯網對所有服務民生工作從文字訴求、電話錄音、互聯網訴求及辦理過程到結果、回訪形成完整的數據鏈，保持了檔案收集率達到100%。電子檔案的歸檔實現了辦結完畢即時歸檔，歸檔后實現不可更改等目標，保障了檔案的真實性。

同時，把檔案分類融入實際工作進行分級管理，實現了服務民生電子檔案的收集、形成、整理、管理、利用全程電子化、系統化，保持了服務民生檔案的齊全完整。通過平臺軟件功能實現了不可更改的原始材料留痕等技術，形成真實可靠的完整原始電子檔案，再按照數字檔案整理要求及時歸檔，實現服務器、移動硬盤和檔案館及異地備份進行存儲，不再使用傳統的檔案管理模式（過去先把電子材料打印成紙質的，然后再進行檔案整理），這種不用形成紙質檔案依靠電子檔案實現檔案的查考和憑據作用的新做法，解決了在民生服務工作中材料繁多、紙質檔案整理難、檔案利用難等問題，又能及時利用這些電子檔案進行自動匯總分析編研出民生信息，實現了管理數字化、利用現代化的高效檔案管理模式。

實現兩種歸檔形式，即在線歸檔、離線歸檔。在線歸檔，在系統管理階段即可實現數據歸檔操作，是已經辦理完畢的民生訴求工單，按照分類進行在線及時歸檔操作，并向市檔案館系統提供進行歸檔數據推送服務，實現歸檔數據的最終上報。離線歸檔，平臺將已辦結完成的民生數據按照國家電子檔案封裝規范打成數據包，并導出離線數據包，再由日照市檔案館電子歸檔智能處理系統對離線數據包進行檢測、接收，完成最終歸檔操作。

（三）民生服務檔案實現平臺管理

通過使用平臺軟件，利用“互聯網+大數據+民生服務”優勢，形成“三位一體”的民生服務檔案管理與創新應用新模式。以中心分布式的網絡信息軟硬件系統為依托，多渠道匯集民生訴求，搭建了一站式閉環辦理、一單式可溯源歸檔、四級動態建模分析、一鍵生成大數據報表“五位一體”的民生服務檔案管理與應用服務平臺。同時開發了以民生歸檔信息平臺為依托，以7900000民生服務熱線網站和7900000民生熱線手機APP客戶端為“雙翼”的“一體兩翼”民生檔案信息主動推送平臺，實時向社會公開推送最新、最全和最權威的民生檔案信息。

二、為領導決策服務，民生服務檔案成效凸顯

利用“三位一體”民生歸檔信息管理與應用新模式、“五位一體”檔案信息管理服務平臺和“一體兩翼”檔案信息推送機制以及利用民生熱線檔案數據池和信息源，對熱點、難點問題進行分析研判和評估，為縣委縣政府提供決策依據。據統計， 2019年群眾服務中心受理群眾訴求41593件，其中效能類31286件，咨詢類10307件；接到市長熱線工單15653件，其中農村工作類10481件，占效能類訴求總量的33.3%，主要反映村容村貌、農民生活、農村耕地等方面的問題；購房置業類7598件，占效能訴求總量的24.29%，主要反映物業管理、房地產開發交易、建設管理方面等問題;公共管理類2823件，占效能類7.62%，主要反映城市管理、市政設施管理、信息通訊等方面的問題；交通出行類1865件，占效能類訴求總量的5.96%，主要反映公共交通、車輛管理、公路管理等方面問題；社會事業類1623件，占效能類訴求總量的5.19%，主要反映教育政策、醫療衛生、計生政策等方面問題；日常生活類1583件，占效能類訴求總量的5.06%，主要反映消費維權、食藥安全等問題效能咨詢類1195件，占效能類訴求總量的3.82%，主要反映危房改造政策、低保標準及辦理程序、不動產權證辦理進展、物業收費標準、獨生子女費發放及發放部門、轉診政策、養老保險繳納政策、醫療保險報銷比例等。訴求涉及方方面面，但都得到了解決，為群眾服務的水平提高了，工作決策更有針對性、更接地氣，縣委縣政府先后對農村集貿市場、口袋公園和公共停車場建設、不動產證辦理、校車等20余項民生工作進行了研究落實，取得了良好的社會效益和政治效益。該成果先后被列為“全市科技創新種子”，多次獲省、市、縣領導肯定。

三、探索與創新，做好結合和利用文章

在探索民生服務數字檔案管理和服務民生工作中，我們通過軟件建設、人才支撐、財政支持，形成了“三位一體”民生歸檔信息管理與應用新模式，形成獨有的平臺大數據，目前我們已經將民生檔案系統推廣到了各鄉鎮、縣直各部門。他們通過輸入用戶名、密碼，能進入本單位、本鄉鎮的模塊，可以看到每個投訴的內容、辦理結果、群眾的滿意度；看到查到群眾投訴的分布，群眾投訴主要是哪個領域、哪些事項。民生電子檔案管理平臺的建立和不斷完善，已經成為縣委、縣政府服務民生事項的決策依據。利用“互聯網和大數據技術”提高民生檔案管理效能和利用價值，實現了由管理重心向應用重心延伸遷移，變“檔案”為“聚寶盆”，服務全縣人民并為縣委、縣政府提供更精確的民生決策信息支持。