《電子檔案移交接收操作規程》的解讀及相關問題的思考

褚英東

摘要：《電子檔案移交接收操作規程》是國家檔案局為規范電子檔案移交接收操作流程實施的檔案行業重要標準。該標準為各檔案機構提供科學指導，提高了電子檔案移交接收工作的程序規范性。本文對該標準的背景與特點、內容的理解與認識、與舊版標準的對比更新等方面進行解讀與評述，并對該標準細節上的不足之處提出相應建議。

關鍵詞：電子檔案 移交接收 操作規程

Abstract： The "Operational Procedures for Elec？ tronic Records Transfer and Accession " is an impor？ tant standard in the archives industry implemented by the State Archives Administration to standardize the operational procedures for the handover and re？ ception of electronic archives. This standard provides scientific guidance for archives institutions and im？ proves the standardization of procedures for the han？ dover and reception of electronic archives. This paper interprets and comments on the background and characteristics of the standard， the understanding and understanding of the content， and the compari？ son and update with the old version of the standard， and puts forward corresponding suggestions for the deficiencies in the details of the standard.

Keywords： Electronic Archives； Transfer and Ac？ cession； Operating Procedures

2022年4月7日，國家檔案局發布了《電子檔案移交接收操作規程》（以下簡稱《規程》）?！兑幊獭访鞔_了電子檔案移交接收的工作流程，規定了電子檔案移交接收準備工作和電子檔案移交接收操作的要求，設計了交接過程相關表單樣式和移交信息包結構，適用于檔案移交單位與檔案館之間的電子檔案移交接收操作?！兑幊獭返恼綄嵤?，為電子檔案移交、接收相關標準規范體系建設又增添了一塊版圖?！兑幊獭穼涌焱七M檔案信息化建設，引領檔案管理現代化，建立健全電子檔案移交相關制度，全面開展電子檔案移交接收工作，實現電子檔案應收盡收目標，具有示范作用和推動應用價值。本文將在介紹和說明《規程》的核心內容的基礎上，進一步闡明《規程》的主要特點及其對各級檔案機構開展電子檔案移交接收工作的現實意義，并對《規程》中存在的不足提出相關改進建議。

一、《規程》的制定背景

（一）國家戰略背景

2021年6月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，將完善檔案移交和處置等主題的檔案法規制度和標準規范作為“全面推進檔案治理體系建設，提升檔案治理效能”主要任務之一，并制定和實施引領高質量發展的檔案標準體系方案，重點推進電子檔案、科研檔案、檔案資源共享服務等標準供給。此外，“十四五”發展規劃在“深入推進檔案資源體系建設”主任務中，明確要進一步規范檔案移交進館和接收工作，提出了“細化檔案移交接收流程，明確檔案移交接收要求”的規劃[1]?？梢?，《規程》的制定，錨定“十四五”時期檔案事業的主任務，緊扣檔案工作高質量發展的脈搏，符合“十四五”時期發展規劃的頂層戰略部署要求。

（二）行業發展背景

近年來，在經濟社會數字化轉型大趨勢下，檔案信息化工作持續進步，數字檔案館的建設取得初步成效，檔案資源數字轉型工作進入了快車道。早在2013年的全國數字檔案館（室）建設推進會上，國家檔案局就提出了實施“存量數字化、增量電子化”戰略，打出了加快數字檔案資源建設的旗幟[2]。全國各級檔案館全面響應號召，紛紛將促進各類電子文件應歸盡歸，電子檔案應收盡收，提升電子檔案在檔案資源體系中占比，作為新時代檔案館資源體系建設的主要目標。在電子檔案數量持續增長的同時，電子檔案資源結構也愈加豐富，基本建立了覆蓋廣大人民群眾的電子檔案資源體系。在看到電子檔案豐厚成果的同時，各級檔案館在移交接收工作上與日俱增的壓力和矛盾不容忽視，主要表現在以下四方面：

（1）在標準的貫徹執行上，檔案機構對電子檔案的移交接收的原則、概念、基本流程熟悉，但是缺乏具體規范的流程展示，檔案工作初學者上手較慢。

（2）在檔案人才培養上，部分單位缺乏專職檔案人員，檔案專業人才的培養效率低。

（3）在軟硬件系統上，部分檔案機構雖有財力支持，但卻不知“物力”該投資在何種系統和硬件上。

（4）在程序規范性上，信息包中沒有封裝目錄文件及編制說明文件，而且缺乏固化下來的移交表單模版，在檢測手段上沒有對移交信息包在工作流程關鍵節點上進行“四性”檢測，造成被移交的電子檔案在內容規范和組織管理上的雙重混亂。

造成以上這些壓力和矛盾的根本原因是電子檔案指數級增長的量變，引發了對移交接收工作更高要求的質變。電子檔案的移交接收實踐工作對配套的標準規范也提出了新的需求。國家檔案局高屋建瓴，早在2019年6月的全國檔案工作標準化技術委員會第二十七次年會上，相關專家對相關問題進行了認真審議，并將制定《電子檔案移交接收操作規程》列入了需要制修訂計劃的標準項目。

二、對《規程》內容的理解與認識

《規程》由7部分組成，其中前3章為該標準的適用范圍、規范引用文件、術語與定義。4至7章為本標準的核心內容，第4章介紹電子檔案移交接收的整體工作流程，第5章為電子檔案移交接收工作準備，第6章、7章為電子檔案移交與接收的具體工作流程。標準的最后為相關流程涉及的附錄。

（一）規范性引用文件、術語和定義

《規程》所引用的規范性引用文件共有12條，其中引用國家標準4項，引用檔案行業標準8項。主要涉及電子檔案等術語的繼承與界定，電子檔案管理系統功能的要求，符合國家長期保存要求的文件格式管理，以及文書、照片、音像、錄音等不同類型文件的元數據組織錄入方案等。這一系列標準作為編制依據，在《規程》的正文內容上多次被引用。繼承來自成熟標準的定義和規范，有助于大幅精簡標準的篇幅，同時突出本標準作為操作流程指南的重點，保證了標準間的協調統一性。

每一門科學都必須有自己的術語概念[3]。檔案學作為一門較成熟的社會科學學科，在融會貫通了其他學科術語概念的基礎上結合自身學科特色，形成了一系列檔案學名詞術語。術語概念的統一對標準的制定起到至關重要的作用，是標準規范性文件具有權威性的基石。根據標準化工作導則《第1部分：標準化文件的結構和起草規則》（GB / T1.1-2020）的規定：“同一個概念宜使用同一個術語，避免使用同義詞”。因此每一個標準在介紹過適用范圍和規范性引用文件后，都會在正文之前界定關鍵術語概念?！兑幊獭纷匀灰沧袷剡@一要求，在術語和定義部分，電子文件和電子檔案的定義均繼承于《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB / T18894-2016）。移交、接收、信息包、元數據的定義均繼承于《電子檔案管理基本術語》（DA / T 58-2014）。

（二）電子檔案移交接收工作流程

《規程》第4章介紹電子檔案移交接收的整體工作流程，總結了電子檔案移交接收工作流程的基本步驟，并以圖示說明步驟順序和關聯關系。檔案的移交與接收工作，在物理維度上包含檔案實體和檔案信息的轉移，在權責維度上發生了檔案管理的責任主體的變更，涉及的主體主要是移交單位和檔案館，也包含其他機構檔案部門之間。相比較于傳統紙質檔案，電子檔案具有鮮明的計算機軟硬件依賴性、信息與載體之間易分離性、信息易變性、信息存儲高密度性等技術特點，同時具有電子檔案種類多態性、電子檔案間有機聯系性等形成特性[4]。因此，電子檔案在移交接收時需要嚴格遵守工作流程標準，“因檔制宜”，根據具體歸檔方式的實際情況，制定適宜的信息包結構，整理并組織好電子檔案移交接收信息包，并在移交和接收兩個階段對其進行檢測，保證電子檔案的真實、完整、可用、安全性。此外，在辦理相關交接手續時，通過電子檔案移交清單和移交接收登記表等文件保證移交接收全過程責權分明，消除管理風險，保障電子檔案的可靠可信[5]。

根據實際情況，電子檔案移交接收可以選擇在線或離線方式移交，涉及檔案移交單位與檔案館兩個責任主體。主要將電子檔案移交信息包作為管理對象。兩個責任主體對應兩個管理階段，各有四個操作流程，在檔案移交單位方面為：組織電子檔案移交信息包、檢測電子檔案移交信息包、形成登記表和提交電子檔案移交信息包；在檔案館方面為：檔案館簽收電子檔案移交信息包、檢測電子檔案移交信息包、辦理交接手續和入庫電子檔案等步驟。在兩個管理階段，檢測電子檔案移交信息包不通過的都要返還，重新開始整個電子檔案移交接收工作流程。

（三）電子檔案移交接收工作準備

《規程》第5章介紹了電子檔案移交接收工作準備，其中5.1為電子檔案移交工作準備，5.2為電子檔案接收工作準備，5.3為電子檔案移交數據的準備。

1.電子檔案移交工作準備

電子檔案移交方式可分為在線移交與離線移交，因此在移交工作上需要考慮移交環境與移交方式分別進行準備，使其符合各自對應的國家標準與檔案行業標準。

如果采用在線移交方式，檔案移交單位應通過符合安全管理要求的網絡向檔案館移交電子檔案，配備相應的應用系統和設施設備。

若使用離線移交，檔案移交單位應當配備符合安全管理要求的光盤、硬磁盤等存儲載體，存儲載體的選擇和檢測應符合DA / T38-2021、DA / T74-2019、DA / T75-2019的要求，這里體現出《規程》的標準體系性和嚴謹性，選擇參考的以上三個標準分別對電子文件歸檔光盤技術、電子檔案存儲可錄類藍光光盤技術和檔案數據硬磁盤離線存儲提出了規范要求和指導，結合市場上技術發展趨勢，基本覆蓋了具備不同硬件設備條件的檔案管理部門的實踐需求。對于涉密檔案這類特殊情況，不論在線還是離線移交，都要嚴格遵守國家相關保密規定。離線移交還應使用符合規范的涉密離線載體單獨移交。

2.電子檔案接收工作準備

與《規程》的5.1移交工作準備相對應，接收工作的準備上主要對接收電子檔案的信息化基礎環境提出要求，本文總結可分為三層架構，自下而上分別為設施設備層、網絡層，以及基于前兩層支持的應用系統層。不同于移交工作，《規程》中接收工作對于電子檔案管理系統的功能要求更為明確具體，參考GB /T 39784-2021中5.1、5.2、5.3、6.1、6.2、6.3、6.5的要求。

電子檔案系統功能主要分為電子檔案接收和接手后電子檔案的整理兩類功能需求。在系統接收功能要求方面，要求電子檔案管理系統具備接收處理功能，支持在線和離線的批量接收與處理，并保存過程信息。此外，系統應對擬接收電子檔案的數量、質量和規范性等進行檢查和標注，具有完備的接收檢查功能。系統還應具備對檢查合格的電子檔案進行登記的功能，支持電子檔案數量的清點、內容和元數據有效性的驗證，賦予電子檔案唯一標識。

在電子檔案系統整理功能方面，首先應具備電子檔案的聚合、分類與排序等功能，支持分類與排序的調整。另外，系統應具備電子檔案的著錄、標引等功能，以便形成電子檔案目錄。電子檔案的種類多態性主要體現在文件格式多樣性，因此系統應具備格式轉換功能，將不同格式的電子檔案轉換為符合國家標準的長期保存和利用要求的格式[6]。最后，作為移交接收工作流程的最后一個操作程序，系統的電子檔案入庫功能必不可少，實現對入庫處理過程的記錄和后期維護，具備查詢、瀏覽、反饋、打印移交接收結果的功能，完成移交接收工作在管理系統級的“最后一公里”。

3.電子檔案移交數據的準備

移交的電子檔案數據主要包含三個類型數據，分別是提供索引信息的電子檔案目錄數據、電子檔案內容數據和元數據。在實際工作當中，歸檔電子文件通常以件為基本整理單位，電子檔案以件為單位進行管理，其目錄數據項目應至少包括：順序號、檔號、責任者、題名、日期、保管期限、密級、頁數、備注等。

多層級管理是指根據檔案整理結果，從文件級、案卷級、類別級到全宗級分級整理檔案信息[7]?！兑幊獭芬笕綦娮訖n案以多層級進行管理，目錄數據宜按照《檔案著錄規則》（DA / T18-2022），以及《會計檔案案卷格式》（DA / T-39）、《數碼照片歸檔與管理規范》（DA / T-50）、《錄音錄像檔案管理規范》（DA / T-78）、《政務服務事項電子文件歸檔規范》（DA / T-85）等不同層級檔案管理標準的要求進行設置，并保持各層級之間的關聯。

內容數據的準備上主要考量文件類型與文件格式。GB / T18894-2016中8.3部分，對電子文件歸檔格式進行了翔實說明，考慮到電子檔案的計算機軟硬件依賴性、信息載體易分離性、信息易變性、種類多態性等特點，內容數據在格式上應具備格式轉換便捷、不綁定軟硬件、顯示一致性、便于轉換、易于利用等特性[8]。

在版式文件格式管理方面，涉及對數字內容對象按照一定規則進行版面固化呈現的，應按照《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T 47-2009）執行，采用PDF、PDF/A格式。此外，《電子文件存儲與交換格式》（GB /T 33190-2016）對版式電子文件的存儲與交換格式，包括文件結構、基本結構、頁面描述、圖形、圖像、文字、視頻等方面進行了詳細規定，適用于版式文檔存儲、閱讀、交換和利用[9]。在文件類型上，針對不同信息類型、文件格式及文件形成系統，對文書類、計算機輔助設計類、數據庫類、照片類、電子公文類電子檔案的格式，《規程》要求參考GB / T18894 -2016和《黨政機關電子公文歸檔規范》（GB / T 39362-2020）的具體規范指導。

對于元數據的準備，不同門類電子檔案的元數據項應符合與其相關的國家或者行業標準要求。文書類電子檔案的元數據應符合《文書類電子文件元數據方案》（DA/ T46-2009）、GB / T39362-2020中7.2、《政務服務事項電子文件歸檔規范》（DA / T85-2019）中8.1、8.2、8.3的相關要求。照片類電子檔案的元數據應符合《照片類電子檔案元數據方案》（DA/T 54-2014）的要求，錄音錄像類應符合《錄音錄像類電子檔案元數據方案》（DA / T63-2017）的要求，其他門類電子檔案的元數據項應符合相關標準要求。

（四）電子檔案移交

《規程》第6章介紹了電子檔案移交與接收的具體工作流程。其中6.1為組織電子檔案移交信息包，6.2為檢測電子檔案移交信息包，6.3為形成登記表，6.4為提交電子檔案移交信息包。

1.組織電子檔案移交信息包

準備工作結束后正式進入移交階段，組織電子檔案移交信息包是移交階段的第一步工作，共有3個具體操作程序，并隨之產生和整理3個文件，即電子檔案移交清單、說明文件、移交信息包。這三個文件可作為組織電子檔案移交信息包工作的檢查節點。一線檔案工作者應該理解并掌握三項操作程序的用意和工作要點，從而順利組織信息包。

操作程序上首先要確定待移交電子檔案。檔案移交單位應按照電子檔案移交范圍和時間要求確定待移交電子檔案，并填寫生成電子檔案移交清單，與電子檔案共同移交。為確保表單內容和布局不變，清單應采用版式文件格式或由檔案移交單位與檔案館雙方約定文件格式。電子檔案移交清單除了要填寫移交單位及移交時間兩項必要內容外，還要由移交單位工作人員填寫電子檔案序號，以及每個檔案的檔號、題名、包含的文件數量、密級、保管期限和備注。

其次檔案移交單位應編制說明文件，說明文件存放與移交電子檔案有關的信息，包括電子檔案的移交單位、內容描述、起止檔號、檔案數量、讀取電子檔案所需要的軟硬件環境和其他有助于說明移交電子檔案的信息。

最后形成移交信息包，檔案移交單位應對電子檔案移交清單與待移交電子檔案的一致性進行檢查，確認無誤后，導出待移交電子檔案的目錄數據、內容數據和元數據，形成電子檔案移交信息包。電子檔案移交信息包的存儲結構在標準的附錄B中有詳細的展示。

《規程》給出了以“件”的方式整理的電子檔案移交信息包結構的示例。具體包含.txt格式的說明文件用以存放與移交電子檔案及其載體有關的信息，以及.xml格式的目錄文件來存放與每份電子檔案相對應的目錄信息。電子檔案移交接收信息包還囊括一個“其他”文件夾，用來存放各種與本次移交接收工作相關的文件。電子檔案文件夾應以檔號來命名，并按分類層次來組織放在全宗文件夾下。這4部分組織起來，共同構成了電子檔案移交接收信息包。在2012《電子檔案移交接收方法》（以下簡稱《方法》）中，也有相近的電子檔案存儲結構展示，《方法》給出的存儲結構，是將擬移交的電子檔案數據按“年度—案卷—文件”的存儲結構從其辦公業務系統或電子檔案歸檔管理系統中導出，同時生成相應的說明文件和目錄文件[10]。盡管在2012年沒有采用移交信息包的說法，但是也可以將兩者進行交叉比較學習。

2.檢測電子檔案移交信息包

檔案移交單位應對電子檔案移交信息包的真實性、完整性、可用性和安全性進行檢測，檢測合格后方可提交。電子檔案移交信息包的檢測方案宜按照DA / T700-2018中5.2的要求執行。移交信息包的具體檢測方案，在真實性上檢驗說明文件、目錄文件的規范性，確保移交信息包信息組織結構和內容符合移交要求。另外，要對信息包在移交前后的一致性進行檢測。在完整性上，需要進行信息包內容數據完整性檢測，確保移交信息包中內容數據的齊全、完整。移交信息包的可用性主要對所包含的內容數據格式合規性進行檢測，保證其中的電子檔案可讀、可利用。在安全性上，一方面檢測系統環境是否安裝殺毒軟件，另一方面檢測電子檔案數據有沒有感染病毒。

3.形成登記表

檔案移交單位在提交電子檔案信息包之前應按照附給出的樣式和內容將相關信息寫入《電子檔案移交接收登記表》，這里《規程》與《方法》在登記表的樣式和表述上有所不同，檔案工作者應當了解兩者之間區別并要適應工作習慣變化。首先是關于四性檢測的界定，經過文書類電子檔案檢測手段的發展與總結，按照DA/T 70的檢測指標表述，“四性”為真實性、完整性、可用性、安全性，登記表不再采用《方法》中表述的“準確性、完整性、可用性、安全性”。

登記表的第二項改動是相比較《方法》，《規程》刪除掉載體外觀檢測，這里筆者猜想是標準制定者考慮到線上移交的全面普及情況，但是筆者認為保留一項載體外觀檢測無可厚非，不論是標準正文詳細介紹了離線移交的可能，還是在登記表表頭保留移交載體類型，都意味著規范離線移交具體操作符合標準制定的需要。

4.提交電子檔案移交信息包

《規程》推薦檔案移交單位采用在線方式，使用相關應用系統向檔案館提交電子檔案移交信息包。如果采用離線移交方式時，檔案移交單位應按規定方式將電子檔案移交信息包存儲在準備好的離線存儲載體上。存儲電子檔案移交信息包的載體或載體盒上應標注可反映其內容的標簽，載體和載體盒的標注方法在標準的附錄D有詳細展示。

這里《規程》作為一個操作規程，切實改善了具體的操作說明，在具體操作指南和附錄部分有多處升級改造。以附錄D《電子檔案載體標注內容》為例，在《辦法》中也有相同的指導說明，《規程》相比較于前者增刪了一些標注條目，并且調整了載體和載體盒標注內容的順序，為載體的移交接收環節提供了新的載體整理命名標準，如表1所示。

具體來看，《規程》在載體標注上給出的格式是“全宗號—檔案門類代碼—起止年度—載體順序號”，相對比《辦法》的“全宗號—年度—順序號”，最顯著的改變是增加了檔案門類代碼設置，檔案門類代碼可以直觀展示出載體內存儲檔案信息的類別，利用英文大寫字母表示，如文書檔案WS、科技檔案KJ等。全宗號、年度、載體順序號雖然都做出保留，但是《規程》引入了全宗號新的內涵為檔案館給定每個全宗的代碼。載體順序號在《方法》中注明的由阿拉伯數字組成的順序號外，新加入了載體代號，將載體代號分為三類：硬磁盤用DK表示、光盤用DVD表示、藍光光盤用BD表示。此外，載體標注的提示中由《方法》中的“年度”改成如今的“起止年度”，盡管在填寫時具體的格式體例沒有改變，都為開始年度/終止年度，但說法的改變彌補了過去可能造成年度指向不明、語義不明的問題，更加直觀地提示檔案工作者填寫起止年度。

在載體盒標注方面，同樣相對于《方法》做出了調整和升級，除了與前文載體標注中提到的全宗號、檔案門類代碼和起止年度保持前后一致性外，刪除了《方法》中用A、B、C三個字母分別表示封存保管、查閱利用和異地備份的“套別”設置；增加了在載體盒標注“起止檔號”，這一創新舉措或許可以實現“小升級、大作用”，更加便捷地整理載體及其存儲的電子檔案，在存儲資源上避免浪費，在移交接收管理上避免混亂。在這部分附錄的最后，《規程》給出了載體標注的例子，降低了檔案工作者學習門檻，幫助從業者快速上手標注電子檔案載體標注內容，同時也在一定程度上減少了檔案培訓單位的工作量。這些改變值得檔案工作者在移交接收一線工作中重點關注，新的內涵和體例也體現了《規程》的與時俱進、科學規范的優點，為一線檔案工作人員提供了切實的指引，起到了科學規范的示范作用，具有現實意義。

（五）電子檔案接收

《規程》的第7章介紹了電子檔案接收流程。其中7.1為簽收電子檔案移交信息包，7.2為檢測電子檔案移交信息包，7.3為辦理交接手續，7.4為入庫電子檔案。

1.簽收電子檔案移交信息包

檔案館收到電子檔案移交信息包后，應向檔案移交單位進行確認。在線移交時，可通過應用系統簽收功能或系統日志記錄等方式進行確認。離線移交時，可將簽收人、簽收時間等信息記錄到電子檔案移交接收登記表上。

2.檢測電子檔案移交信息包

與移交環節的檢測電子檔案移交信息包類似，檔案館也應對簽收的電子檔案移交信息包的真實性、完整性、可用性和安全性進行檢測，檢測方案宜按照DA / T70 -2018中5.2的要求執行，檢測不合格時應將電子檔案移交信息包退回檔案移交單位，并將檢測結果信息一并退回，要求移交單位應重新組織提交。

3.辦理交接手續

如果電子檔案移交信息包檢測合格，檔案館與檔案移交單位雙方應辦理電子檔案交接手續，填寫完成電子檔案移交接收登記表，由交接雙方確認，各自留存。根據檔案館自身情況，如具備符合國家有關要求的電子印章系統或其他形式可確保電子檔案移交接收登記表上電子印章的有效性，電子檔案移交接收登記表可采用電子形式辦理和保存，否則應以紙質形式蓋章留存。

4.入庫電子檔案

電子檔案移交接收的最后一步是入庫操作，檔案館將接收的電子檔案納入檔案數字資源庫管理，妥善保存電子檔案移交信息包、電子檔案移交清單和電子檔案移交接收登記表，至此完成電子檔案移交接收的全部工作。

三、《規程》存在的問題及修改建議

（一）術語和定義部分引用協調性可再斟酌

在術語和定義部分，信息包的定義和已發布的其他標準大體相近，但細節上有所取舍。本標準采用延續DA/ T-58的信息包定義，“由內容信息和相關保存描述信息構成的信息整體?！边@里信息包的表述參考OAIS信息包模型，內容數據對象與對其進行理解和描述的表征信息組織共同組成內容信息。保存描述信息包括參考信息、背景信息、來源信息和固化信息等元數據，它們共同記錄了內容信息在創建、流轉過程中的狀態變化和相互聯系。內容數據和保存描述信息共同構成信息包。在DA/T 70中，信息包定義為“包含電子檔案元數據和內容數據，按照一定的結構組織，可用于不同環節之間信息傳遞的信息集合對象”，DA/T-58的信息包表述在信息包構成要素上與DA/ T70的類型相近，但表述更加廣義。內容信息和相關保存描述信息在OAIS信息模型中分別是內容數據和元數據的父集。兩者有一點明顯不同的是DA/T70在表述上除了說明信息包構成要素以外，增加了信息包的用法和用途，這一點DA/T 58沒有體現。

而《規程》對移交信息包的定義沒有顯示繼承于其他標準，定義為“由檔案移交單位向檔案館進行移交的信息包?！痹贒A/T 70-2018 3.12中對移交信息包界定為“電子檔案移交時立檔單位向檔案館提交的信息包”。不難發現兩個定義具有高度的重合性，并且沒有明顯的變化，造成的結果是信息包采用DA/T 58的定義，而移交信息包定義在質上采用DA/T 70的說法，這種交叉繼承引用可以取各標準定義之長為本標準所用，但協調性一致性的問題不容忽視。建議對于信息包和移交信息包的定義，本文件可以直接繼承DA/T 70，或者在書面上對移交信息包進行類本文件定義3.8內容數據的處理，在下方標注為“DA / T 70- 2018 3.8，有修改”，以提高標準之間的協調性。

（二）引用其他標準內容序號存在筆誤

在《規程》原文5.1.1電子檔案移交工作準備這部分內容里，采用在線移交方式的，檔案移交單位應通過符合安全管理要求的網絡向檔案館移交電子檔案，配備相應的應用系統和設施設備。本處提到的應用系統，通常指的是“電子檔案管理系統”，《規程》還建議所采用系統應當具備開放性和可擴展性，“滿足GB / T39784 - 2021中5.1、5.2的要求?！?/p>

這里，筆者認為此條存在引用標準內容不準確的情況，在《電子檔案管理系統通用功能要求》（GB/T 39784-2021）中，對電子檔案管理系統的必選功能和拓展功能做出了明確的規定，其中5.1和5.2的具體內容為，“檔案接收處理”和“檔案接收檢查”，提出電子檔案系統應具備接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存過程信息。具備對電子檔案的數量、質量和規范性等進行檢查和標注的功能，并分別給出具體的要求。與系統的開放性和可拓展性并無顯著關聯。事實上，系統的開放性和可擴展性的具體展示，是在GB / T39784的4.1和4.2處，并非5.1、5.2。在開放性上要求電子檔案管理系統的系統結構應具備開放性，可實現與其他系統的功能集成、數據交換與共享，在功能拓展性上要求滿足當前及可預見時間內的業務需求，實現可方便地進行功能擴展，并分別提出了具體的功能要求，以實現既符合檔案現代化管理發展的需要，又滿足管理信息系統建設水平的持續升級。由此可見《規程》在此處引用出現筆誤。

總而言之，移交接收工作是電子檔案管理流程的重要環節之一?！峨娮訖n案移交接收操作規程》是指導各級檔案機構移交接收工作的依據，標準通篇用清晰的邏輯，豐富的內容規范了電子檔案移交接收的操作流程，提升了程序規范性，進一步加強電子檔案管理能力。本標準的制定和發布，進一步健全了電子檔案移交接收制度，為各級檔案部門實現電子檔案應收盡收提供了操作指南。各級檔案部門應當積極開展標準培訓，在學習中形成新的工作習慣，以點帶面全面引領新時代檔案管理現代化，在實踐中形成移交進館和接收工作的第一手反饋信息，從而反哺形成檔案標準新成果，幫助完善中國檔案法規制度和標準規范建設，提升檔案治理效能。

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作者單位：中國人民大學信息資源管理學院