信息時代檔案管理工作面臨的問題和對策

王金龍

摘要：隨著社會以及科學技術的不斷發展，信息技術與數字化管理技術在我國事業單位檔案管理工作中逐漸得到了應用，并且也發揮出了前所未有的作用。對此，本文一方面對信息時代檔案管理工作面臨的問題進行了介紹;另一方面又提出了一系列對策，以此來為有關工作從業人員提供參考與借鑒。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;問題;對策

引言：

與過去傳統的檔案管理工作相比，信息化檔案管理工作在查閱方便度與物理儲存空間占用上都有著非常明顯的優勢，并且還能在很大程度上提升檔案信息的安全性，實現相關部門檔案信息的有效整合。那么信息化時代下檔案管理工作究竟還存在著哪些問題，又如何對其進行針對性的解決，這正是本文的寫作目的所在。

一、信息時代檔案管理工作面臨的問題

（一）檔案管理人員專業能力有待提高

檔案管理是一項綜合性比較強的工作，但是從很多事業單位的表現來看，對于檔案管理工作的開展往往缺乏足夠的重視，甚至會專門安排即將退休或者是文化水平較低的職公負責檔案管理工作。也正是如此，由于缺乏專業的背景或者檔案整理技能，對于現代化的信息管理技術也缺乏有效的應用，從而導致檔案會出現混亂或者資料缺乏的情況，甚至還可能造成檔案資料的遺失，進而造成了檔案利用效率低下。

（二）缺乏檔案保密措施

在信息化時代下，無論是電子形式的檔案還是傳統紙質形式的檔案，都需要提升其保密性能，否則就有可能面臨信息泄露的風險，尤其是在檔案資料的借閱過程中，如果未能對檔案資料進行科學的分類，那么很有可能出現混合涉密文件的情況。并且電子檔案資料還可能會存在數據丟失、被黑客入侵等風險，因此做好相應的檔案保密措施是極其重要的。但是從實際情況來看，部分事業單位的檔案管理人員并不具備這樣的意識，從而導致其檔案管理工作存在著很多的安全漏洞[1]。

二、信息時代檔案管理工作的對策探析

（一）轉變檔案管理人員的認知，提高其信息化素養

如今隨著時代的不斷進步，信息技術更多地在檔案管理中發揮了重要的作用，所以對于當前事業單位的檔案管理人員來說，首先需要明確認識到檔案精細化管理與信息化管理開展的意義所在，從而增強檔案意識。這樣才能在此基礎之上形成端正的工作態度，才能保障一些具體的工作要求的充分落實。其次，在檔案管理工作開展中還需要引入一些信息技術以及新興的管理技術，并對其相關的檔案管理人員開展信息技術上的培訓，強化這些人員對計算機的使用，提升其信息技術意識。最后，還需要結合實際的情況建立科學的檔案管理體系，并不斷加強法制化以及制度化的建設，從而做到對檔案管理人員的行為進行引導與制約，并明確其具體的責任。最后，檔案管理人員還需要主動轉變觀念，基于檔案的類型與內容進行等級的劃分，對于等級較低的檔案，可以在進行備份之后向社會上的需求者進行開放，供其查看。對于等級較高的檔案，則需要實現備份保存，并建立嚴格的檔案保存制度，從而確保事業單位檔案管理工作的正常、穩定開展[2]。

（二）強化對檔案資料的安全管理

雖然電子儲存方式在一定程度上提升了如今檔案管理工作的安全性，但也并不是絕對的安全，也存在著檔案信息泄露與丟失等風險。對此，就需要重視安全管理工作的有效開展，首先可以運用時間戳技術與數字簽名技術，這樣就能對電子檔案的內容與來源實現更強有力的管理，從而有效確保整個事業單位檔案資料的安全性。其次，則是應用創設復合式身份標識技術，這一技術主要是通過多種技術方式與算法的整合，來強化憑證庫管理機制。從而使得電子檔案在應用過程中其原始檔案資料并不會受到損害，并對檔案應用的范圍也實現了控制[3]。具體來說就是，在檔案工作人員或者資料查閱人員在對電子檔案進行搜索與調用的過程中，所提供的是電子檔案的副本，這樣就能避免出現對電子檔案原件惡意破壞以及篡改的現象。

（三）加強對檔案管理工作的組織領導

在對事業單位檔案管理的重要性進行正確認識的基礎之上，還需要加強對檔案管理工作的組織領導。對此，需要設立專門的機構部門來開展檔案管理工作，并在此基礎上形成相對完善的人員管理制度，并為其創造更加良好的基礎環境、辦公條件、引進相應的信息設備，只有這樣，才能充分發揮信息技術在檔案管理工作中的效果，促進其工作效率以及工作質量的不斷提高。

三、結語

綜上所述，雖然在新時代背景下借助于信息技術的應用，能夠使事業單位的檔案管理工作變得更為便利，但是想要使其檔案管理水平得到進一步提升，還應當及時轉變檔案管理人員的認知，提高其信息化素養，強化對檔案資料的安全管理以及加強對檔案管理工作的組織與領導。只有這樣，才能充分發揮出信息化技術、信息化設備在檔案管理工作中的成效，促進我國事業單位檔案管理工作水平的不斷提高。

參考文獻：

[1]王麗華. 淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題和對策[J]. 發明與創新：職業教育， 2020（5）：1.

[2]楊曉寧. 淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題和對策[J]. 計算機產品與流通， 2020（7）：1.

[3]任富霞. 信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J]. 辦公室業務， 2020.（4）：12.