人社部門電子檔案系統設計與實現

摘 要：隨著檔案管理信息化的快速發展，建立人社部門電子檔案管理系統迫在眉睫。本文立足《電子檔案管理系統基本功能規定》，結合人社部門電子檔案管理系統設計與實現，分析了系統設計需求、系統功能設計及系統功能內容及實現，闡述了系統應用效果，對于推進人社部門電子檔案管理，提高檔案管理效率，促進人社部門人力資源管理工作，具有一定的參考價值。

關鍵詞：人社部門;電子檔案;系統設計

文水縣等縣級人力資源和社會保障部門一般內設辦公室（人事股）、政策法規與勞動保障監察大隊、就業創業服務中心、社會保險服務中心、專業技術人員管理股、事業單位人事管理股、勞動關系與調解仲裁辦等股室，負責人力資源市場發展規劃、人力資源服務業發展、人力資源流動政策落實，承擔著促進人力資源合理流動、高效配置;統籌促進就業，完善職業資格制度;建立覆蓋城鄉的多層次社保體系，以及就業、失業和社?；痤A測預警和信息引導，人事爭議仲裁和勞動關系調解等重要職責?？梢?，人社部門檔案關乎老百姓的就業、醫療、醫保、生育、工傷、養老等民生問題。近年來，隨著計算機信息技術的發展及其在人社部門業務中的深度應用，產生了大量電子檔案。電子檔案管理的好壞直接關系到人社部門工作和老百姓的切身利益。

電子檔案，是指利用計算機磁盤等設備存儲，與紙質檔案相對應、相關聯的通用電子圖像文件集合，通常以文件為單位。其存儲介質主要有光盤、磁盤和磁帶，以及云端網絡空間。電子檔案的優勢在于其存儲的高密度性、非人工識讀性、信息與載體的可分離性，以及對系統的依賴性。電子文件主要類型有文本文件、數據文件、圖像文件和命令文件。人社部門的業務呈現類型多樣、專業性強、覆蓋面廣等特點，其檔案管理對規范人社部門工作、提高工作質量具有重要現實意義[1 ]。因此，建立適應新形勢的人社部門電子檔案管理系統迫在眉睫。根據《電子檔案管理系統基本功能規定》，以及人社部門檔案業務實際，應設計人社部門電子檔案管理系統，滿足電子檔案數字化、系統化管理的現實需要。

1 系統需求分析

系統設計后應成為人社部門業務檔案統一的信息化管理應用平臺。預期目標是實現人社部門將不同業務部門、不同業務類型以及不同載體的文件、信息、檔案等數據資源統一管理、綜合利用[2 ]。根據《電子檔案管理系統基本功能規定》的相關規定和要求，系統設計應充分考慮四個方面的需求。

1.1 開放性

系統結構應具有開放性，以實現電子檔案管理系統與辦公OA系統、社保應用系統、醫保系統等其他系統功能的集成、數據信息共享和交換，實現系統平臺對電子檔案的統一管理。

1.2 可擴展性

由于人社系統業務處在不斷拓展和變化之中，系統設計應具備可擴展性，在滿足當前人社系統業務檔案管理需要的同時，也應著眼于未來，滿足可預見時間內的人社系統業務發展變化需求，能便捷地實現人社系統業務檔案管理功能的擴展。

1.3 靈活性

系統應面向人社系統內部不同業務檔案管理需要，也應通過系統開發，滿足不同類型、級別用戶的查檔需求，以及檔案部門的實際操作?？赏ㄟ^系統功能設計及定義，以實現預期目標，支持人社部門電子檔案管理業務模式、工作流程和數據結構等的靈活定義及應用。

1.4 安全可靠性

人社部門電子檔案管理系統設計及后期的運行應保證穩定可控，具有十分完善的權限控制、防病毒、防非法侵害、防系統崩潰等設計和配置，保證人社部門各項業務檔案管理系統應用軟件工作穩定，檔案信息安全。因此，系統應實現人社部門主要業務電子檔案管理過程的全記錄，并運用數字加密、電子簽名、安全認證等先進的技術手段，保障系統的運行安全和穩定，杜絕非經授權訪問的發生[3 ]。

2 系統功能設計

根據人社系統業務特點，以及電子檔案管理的實際需要，電子檔案管理應用系統功能設計應涵蓋MySQL數據庫、系統用戶端、系統服務器端等功能。

2.1 MySQL數據庫

MySQL是一種關系型數據庫管理系統，利用SQL最常用的標準化訪問數據庫語言，支持大型數據庫和多種存儲引擎。實際工作中可根據人社部門業務特點，基于用戶需求分析結果，構建MySQL數據庫，并建立數據庫關聯關系?；陔娮訖n案系統的開放性、可擴展性、靈活性及安全可靠性要求，構建符合人社部門電子檔案數據庫及輔助管理數據庫，使電子檔案數據類型統一且相關聯。

2.2 系統用戶端

運用Internet網絡、Web瀏覽器，可實現人社部門電子檔案用戶遠程Web服務器訪問。因此，應設計涵蓋電子檔案管理員界面、電子檔案信息錄入界面和電子檔案信息查詢界面的數據庫管理系統，滿足人社部門電子檔案管理、查詢和利用需要。其中，用戶端界面主要為網頁設計軟件，采用超文本標記語言和超文本預處理軟件，設計人社部門電子檔案管理系統用戶端，包括管理員身份認證、用戶注冊和人社部門電子檔案信息錄入查詢[4 ]。

2.3 系統服務器端

根據人社部門業務工作特點，設計相應的系統服務器端，結合用戶端，通過服務器，實現電子檔案業務數據傳輸，并利用解析技術，獲取查詢關鍵詞（字），借助MySQL數據庫管理系統中具有的插入、更新、刪除等功能，統計人社部門業務檔案管理數據表等，并將檔案信息數據統計報表反饋至用戶端[5 ]。

3 系統功能應具備的內容

根據《電子檔案管理系統基本功能規定》，人社部門電子檔案管理系統應具備接收功能、管理功能、保存功能、利用功能、系統管理功能。

3.1 檔案接收

人社部門業務廣，電子檔案管理范圍廣、數量大。因此，系統應具備電子檔案接收功能，支持在線、離線電子檔案批量移交、接收、處理、保存及流程處理記錄。系統還應同時具備電子檔案數量、質量、完整、規范自動檢查功能，不合格的，系統可自動標注、登記，并賦予電子檔案唯一標識。同時，電子檔案管理系統中需要設計批量導入、掛接、多級排序、批量修改和規則生成著錄項等功能。系統需要設計與之相對應的公共接口，以及數字化掃描加工服務功能，實現電子檔案接收后及時生成并保存至檔案數據庫。

3.2 檔案管理

設計電子檔案管理自動歸類、排序系統，支持人社部門不同業務檔案自動分類、排序的調整和處理;設計電子檔案管理系統著錄、標引等功能，使系統能夠自動形成電子檔案目錄，并在目錄與電子檔案全文之間建立相應的關聯性;結合國家、檔案行業及人社部門電子檔案管理的相關標準，使系統具備人社部門電子檔案批量格式轉化功能;系統還應設計維護電子檔案各組成部分及業務數據信息間、電子檔案之間關聯功能。通過設計虛擬化庫房，建立實物檔案與電子檔案數字化對應關系，以及“單軌制”下人社部門電子檔案的規范化管理。

3.3 檔案保存

人社部門電子檔案管理系統還應設計電子檔案及其目錄數據庫備份與恢復功能;電子檔案存儲監控及警告功能;電子檔案檢查功能和保護功能等。其中，通過制作電子檔案備份數據，登記、檢測備份電子檔案數據和介質，并記錄備份電子檔案數據信息恢復過程;對系統中存儲介質不穩定、存儲空間不足，以及非授權訪問時，自動跟蹤記錄警告事項;系統具備對電子檔案數據信息的真實、完整、可用及安全等檢查功能;系統還應設計修改刪除等變動信息自動記錄，增強電子檔案保護功能[6 ]。

3.4 檔案利用

設計電子檔案系統具備利用、鑒定、統計等功能。系統應支持電子檔案檢索、篩選及輸出功能，其中，檢索包括模糊、精確和全文檢索功能;系統支持在線借閱申請、審批、閱覽、下載及打印等功能，并利用水印標記等技術，將人社部門電子檔案借閱人、時間及部門等予標記，確保信息利用可追溯，防止復制件的隨意處置。

3.5 系統管理

設計人社部門電子檔案權限管理、數據接口和離線客戶端管理功能。一是權限管理主要是將系統管理權限劃分為專職/兼職檔案管理員、系統管理員、檔案審批人員等，并賦予不同人員的管理權限。二是人社部門電子檔案數據接口主要包括人社部門各業務應用系統接口、智能庫房數據接口。電子檔案管理要求數據互聯互通，優化業務流程，設計各業務部門電子檔案歸檔接口與電子檔案信息化管理系統相連，實現電子檔案信息在線集中歸檔。三是智能庫房數據接口，主要應用于檔案庫房的智能管理，根據溫濕度、空氣質量、光照等庫房環境監測數據，實時做好庫房管理[7 ]。四是完善離線客戶端。為了實現人社部門不同業務部門間的業務檔案前期收集、整理，并及時傳輸至檔案管理系統，選擇采用B/S應用架構，可隨移動介質單機運行，實現離線電子檔案數據信息傳輸。

4 系統功能的實現

系統功能設計主要依據人社部門電子檔案管理業務流程及其內容進行。在相關系統功能設計完成后，應運用好系統管理界面，做好人社部門電子檔案業務管理，實現系統設計預期效果。

4.1 系統管理界面

為便于人社部門電子檔案集中維護管理，系統屬性維護與參數設置界面不同，可利用數據鏈接技術，設置不同屬性URL（統一資源定位符）后綴，實現對各種屬性控制器的管理和調用。通過使用JSP（嵌入式網頁）文件，實現人社部門電子檔案業務中的檔案信息增加、刪除和修改等功能[8 ]。

4.2 檔案業務管理

表1中JSP文件主要為人社部門電子檔案實現界面，在檔案管理業務層面，檔案業務管理所實現的Java（面向對象編程語言）類及功能，說明其主要包括一個控制器類、案卷產生接口及實現類的JavaBean（Java語言寫成的可重用組件）。利用Spring（開源的輕量級Java開發框架）中的參數化配置，結合圖1中的信息化框架管理業務處理，降低系統實現代碼量。

5 系統應用效果

人社部門檔案管理人員登錄設計的互聯網+平臺電子檔案信息管理系統，經過身份認證后，可隨時隨地實現人社部門業務電子檔案資料收集、整理、歸檔等更新，無論是查閱還是管理均突破了時空限制，更加便捷高效[9 ]。人社部門領導及普通員工也可通過預先賦予的權限設置，登錄頁面系統，經過身份認證后，可通過其權限搜索查看相應的檔案信息。與傳統的單機管理相比，互聯網背景下電子檔案應用系統平臺設計及應用，實現人社部門業務電子檔案信息互聯共享?？蛻舳?服務器（C/S）的傳統技術模式，對操作環境的依賴程度較高，檔案管理人員的操作空間有限?；诨ヂ摼W+平臺的電子檔案信息化系統設計，利用的是B/S結構，無論是管理人員還是普通檔案用戶，利用Internet超文本及多媒體傳輸技術，便可實現文本、圖像、聲音等訪問，實現網上檔案信息查詢、打印、錄入，擺脫了地域時空限制，且檔案管理應用系統具有負載輕、系統維護升級簡便、開放性好等諸多優勢。

建立人社部門電子檔案管理系統的目的，就是要將人社部門各業務的異構數據信息系統有機整合，利用B/S面向服務的結構設計方式，將人社部門內部各業務電子檔案數據通過平臺系統連接起來，并建立各業務部門之間電子檔案的統一查詢系統，使不同部門、不同人群在不同時間和地域范圍，查詢其所需的檔案信息。歸納起來有三個方面。一是利用XML作為數據交換的內容表達標準，電子檔案查詢者可通過預先設計的應用系統，利用XML格式數據，消除異構數據源差異，從而使人社各部門不同業務檔案信息統一起來[10 ]。二是借助電子檔案管理專題數據庫，實現存儲電子檔案數據信息交換，以及轉存、發送、接收、交換等，利用數據交換，實現電子檔案的統一管理。三是建立電子檔案管理平臺，將收集于不同業務部門的電子檔案匯集起來，建立相應的電子檔案專題數據庫，并在數據庫管理規則中寫入相應的電子檔案管理規則。平臺將接收于不同業務部門的數據寫入相應配置和交換隊列，由檔案查詢者“拉取”所需的檔案數據信息。四是電子檔案需求方，從平臺中獲取相應的數據信息，接收的是XML格式數據信息，再利用電子檔案管理規則對XML文件進行解析，轉化成普通電子檔案，予以利用。

參考文獻：

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作者簡介：李雪茹，大學學歷，山西省文水縣人力資源和社會保障局干部，主要從事檔案管理研究。