事業單位檔案管理創新與服務模式改革研究

張威

摘要：新時代發展背景下，信息化已經滲透到社會的各行各業中，事業單位也應當順應時代發展，提升自身的各項工作職能和能力，這樣才能夠迎合新形勢下的各項發展需求。事業單位的檔案管理要求整潔有序，才能夠有效提升單位的服務質量;事業單位的內部資料要進行有效整合，才能夠提升整體工作效率，為各部門的后續工作打下堅實基礎。因此事業單位檔案管理與服務模式需要進行創新與改革。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;創新

引言

事業單位的日常經營管理離不開檔案管理工作。要想進一步推動事業單位實現自身的可持續發展，就要建立有效、科學、合理、系統化的檔案管理體系，根據事業單位的自身發展情況來創新檔案管理模式，推動事業單位持續、穩定、有序地發展運行。

1事業單位檔案管理服務的要求

其一，高效性。事業單位檔案管理工作開展，必須做到高效性，能夠及時進行檔案存儲、更新，及時提供檔案信息，保證檔案信息與實際之間的有效對接，這樣才能有利于管理工作開展，強化實際服務效果。其二，優質性。事業單位檔案管理工作開展，必須注重質量，這樣才能保證其使用價值的提升。主要體現在檔案信息的真實性、安全性、內容明晰而全面等，否則將會導致檔案信息失去使用價值。其三，動態性。事業單位檔案信息管理必須體現動態性特證，能夠根據工作人員的現狀及時進行檔案完善，保證檔案信息真實可靠。其四，創新性。事業單位檔案信息管理工作開展，為了提升其效能，應有效使用新技術，提升管理水平，例如，使用智能化的檔案管理系統、電子檔案制作等，能夠實現檔案的在線管理，從而規避時間和地點對檔案管理帶來的限制。整體而言，事業單位檔案管理必須進行思想、制度、方法等方面的創新，不斷提升服務效能，實現價值最大化。

2事業單位檔案管理服務存在的問題

2.1管理機制不健全

事業單位雖然已經認識到檔案管理工作的重要性，但是在實際工作中，管理機制還是比較落后，特別是在一些偏遠、經濟比較落后的地區，因為預算不足、資金不到位，部分公共基礎設施沒有具體落實到實際工作之中，致使檔案管理信息化發展更為落后，在對其進行創新的過程中，專業的人員比較稀缺，會忽視檔案管理工作，導致很多檔案管理機制只是流于表面形式，執行力度較低。而且事業單位檔案管理信息化方面也比較落后，沒有建立和社會發展相適應的檔案管理機制，在一定程度上會限制事業單位的社會經濟發展。

2.2管理理念滯后

雖然多年的人事檔案建設使事業單位人事檔案管理者、職工對人事檔案的重要價值產生了一定認識，但是人事檔案管理仍然停留在一般的檔案接收、保存層面。部分管理者甚至認為人事檔案管理服務與現實業務不相關，沒有將檔案建設納入年度規劃，只有在單位需核查人員檔案信息、人員任免時才開啟檔案管理服務，導致多數人事檔案管理工作無法主動化開展。

2.3傳統管理模式效率低下

傳統檔案管理模式中的紙質檔案材料需要定期維護和保養，進行保養的設備和外界條件都較為苛刻。紙質檔案所占空間較大，不易保管和統計，查閱時易造成人為的損壞和丟失，甚至出現篡改的情況。耗時長、人力消耗較大、外界影響因素較多，這些都會對檔案造成各種程度的傷害。隨著信息數據的不斷增加，傳統的檔案管理模式已經無法滿足日新月異的新時代社會的發展了，事業單位必須要改變傳統的管理模式，才能緊跟時代發展的步伐。

2.4管理制度有待完善

具體表現在績效考核制度不完善、評價制度缺失、維護制度不健全三個方面。事業單位在檔案管理過程中，對于服務效能提升方面缺乏針對性的考核制度，從而導致其難以通過績效考核提升服務效能。例如，在考核指標設置方面，僅注重安全性、真實性的指標，缺乏對效能方面指標的設置。在檔案管理服務效能評價方面，缺乏有效的制度體系，難以及時準確地進行服務效能評價，不利于問題發現和解決。在維護制度方面，事業單位對于實體的檔案和信息化的檔案維護制度不健全，存在檔案損壞、丟失等風險，需要在有關方面加強管理投入。例如，一些紙質檔案的存放環境不滿足要求，過于潮濕，影響檔案壽命。

3事業單位檔案管理服務效能提升的策略

3.1加大對檔案管理工作的認知

新形勢下，檔案管理工作想要創新，就需要對事業單位的內部管理進行改革，讓更多的人意識到檔案管理工作的重要性。做到能夠按部就班地對日常工作產生的信息、數據、文件進行有意識地歸類和結構化分配。提升工作人員對檔案工作管理的認知，按照檔案管理工作的內容進行具體的財務、人事等部門安排協調，輔助檔案管理部門對文件信息數據進行及時收集和整理并最終歸檔。轉變工作態度，建立起完善的檔案管理服務體系，積極推進檔案管理的創新和改革，開展全新的檔案管理模式，這樣才能夠提升檔案管理的工作效率和質量。

3.2提高現代化管理水平

事業單位人事檔案的手工管理流程，不僅包括職工干部檔案材料收集、分類，而且涉及拆釘、裁剪、打孔、標頁碼、目錄打印、裱糊、貼分類角、排序等多個環節，整體過程較為復雜瑣碎，且耗時較長。因此，在檔案管理過程中，事業單位人事檔案管理部門可以引入現代化整理手段，免除檔案手工整理的加工、裱糊、打孔等程序。即以“人事檔案數字化”為主題，結合統一的數字化標準要求，進行規范掃描。同時以業務協同為主導，結合單位與上級部門、單位與基層之間信息資源交互需求，開放公共服務的信息共享、數據校驗、收集審核端口，逐步形成網絡辦公、現場辦公雙軌道并行模式。進而以互聯網為載體，以部門為中心，進行現有流程的整合、優化。在優化后的流程中，需指派專門人員負責網絡、線下渠道，依據材料有效性、真實性原則，進行人員入黨時間、出生年月、工作經歷、學習經歷、任免情況的重點審核，保證人事檔案前后無偏差[3]。在進入網絡審核尾端，職工可以從窗口取件或者享受郵寄服務、電子傳遞打印服務，保證人事檔案管理層級的簡便性、合理性。

3.3更新自身的工作觀念

作為領導人員，要轉變檔案管理的工作觀念，意識到檔案管理工作創新對于事業單位發展的重要性。要在事業單位內部大幅度宣傳檔案管理的重要性，動員每一位工作人員為檔案管理的發展建言獻策，增強檔案管理工作人員的工作積極性。除此之外，管理人員要增強檔案管理的認知，為其注入更多的財政資金，營造輕松、有趣的管理氛圍，實現檔案管理工作效率的全面提升。對于管理工作中存在的不足之處，一定要設置多方面的措施進行解決，不斷引進外來的經驗、技術，根據事業單位實際發展情況，取其精華，去其糟粕、推陳出新、革故鼎新，進而實現事業單位檔案管理的創新和發展。

3.4合理進行檔案管理方法創新

建立智能化、信息化的檔案管理系統。事業單位可以與高校、軟件研發公司等合作，設置檔案管理方面的智能化、信息化的系統，提高檔案管理效率。例如，管理人員只要登錄檔案管理的網絡平臺，便可以查閱、修改相關的電子版檔案。為了體現便捷性，還可以設置掃碼服務模式，即管理人員只要掃碼，便可以獲取檔案的存儲位置、信息等內容。其

結束語

綜上所述，事業單位檔案管理工作必須要創新思路和方法。同時，借助互聯網信息技術手段開拓檔案管理的新模式，為事業單位的其他管理部門提供一定的數據參考。因為檔案管理本身涉及的內容比較繁瑣，需要相關檔案管理人員加強重視，全面認識到檔案管理的重要性，充分發揮好檔案管理工作的真正作用和價值，從根本上推動事業單位的高質量發展。

參考文獻

[1]李艷.事業單位檔案管理問題與優化路徑探究[J].國際公關，2019

[2]蘇蔚迎.事業單位干部人事檔案管理現狀及對策研究[J].蘭臺內外，2019

[3]王曉燕.新時期事業單位檔案管理創新思路的思考[J].科技創新導報，2019

[4]呂晶.對事業單位人事檔案管理的思考建議[J].管理觀察，2019

[5]曲杰.事業單位人事檔案管理現狀分析[J].中外企業家，2019