廣電檔案數字化建設與管理探討

文/梁 濤

當今社會，人類正在進入信息化時代，數字化正在影響和改變著人們的生活和工作，數字化管理的方式也在不斷進步與發展。當今，信息技術給各行各業帶來了新的發展契機，加強檔案信息數字化建設與管理，能夠為廣電單位提供長久、穩定、可持續的發展。在廣電檔案管理中，將數字技術滲透其中，可以促使檔案建設和管理效率得到提高。有鑒于此，筆者結合工作實踐，對廣電檔案數字化建設與管理的現狀進行分析，從而對廣電檔案的數字化建設與管理的有效策略進行探討

近年來，國家經濟建設和科學技術的飛速發展，推動了社會的不斷進步，也推動了數字化信息技術在各行各業管理中的廣泛運用，廣電檔案數字化建設也是如此。時下，廣電檔案管理的工作量比較大，信息的保密性、安全性要求比較高，因此，其工作的難度比較大，將數字化技術融入到其中可以有效提高檔案管理的工作效率和水平。在互聯網的大環境下，檔案的載體需要得到改變，從傳統的紙質載體向電子化、數字化、信息化載體轉換。檔案數字化建設可以有效促進檔案事業的發展，提高檔案管理和服務水平，此為新時代檔案發展的必然趨勢[1]。

一、數字化檔案管理概述

數字化檔案通常是指不同的檔案信息內容通過計算機技術將其以數字化為載體進行數據信息儲存，形成各種龐大的數據庫，從而實現計算機對檔案信息的保管、加工、傳輸以及利用等，也就是將傳統紙質材料的文件資料轉化為電子形式的資料進行管理。這種形式能夠有效減輕檔案管理工作人員的負擔，不斷優化調整檔案管理模式，實現檔案數字化管理，促使檔案管理向統一化、標準化發展。數字化檔案管理特征鮮明，一是檔案信息主要以數字化的形式呈現；二是數字化檔案管理可以通過互聯網實現信息的共享；三是實現了檔案信息的線上服務，可以利用互聯網進行信息的查詢和利用；四是數字化檔案信息的標準化、規范化、統一性，能夠提高使用價值。通過大力推進廣電檔案信息的數字化建設，能夠促進廣電檔案資源的開發和利用，有效提高檔案的應用率[2]。

二、廣電檔案的數字化建設與管理的重要性

我國早在2002年就制定了《檔案信息化建設實施綱要》，2020年又對《新檔案法》進行了修訂，并于2020年1月1日起正式施行，推動了檔案的數字化建設和管理進程。隨著社會的發展，人們的生活和工作已經進入到了信息化時代，這也給人們的生活和工作帶來了巨大的影響和改變，同時也對廣電檔案管理工作帶來了較大的挑戰和沖擊[3]。如何在信息化時代確保廣電檔案管理工作科學、有序地展開，是當下檔案管理工作需要解決的問題。在信息技術的支持下，檔案管理工作必須加強檔案信息資源的建設與整合，不斷豐富檔案信息資源庫，提高其資源的利用率，推動傳統檔案資源向數字化、網絡化轉換。

（一）實現檔案數字化管理，可以將檔案信息更好地保存

檔案的管理在推動人類文明的基礎上有著至關重要的作用。檔案也是人類社會重要的實踐產物，是人類文明成果的鑒證。隨著數字化時代的到來，人們獲得知識的途徑變得越來越廣泛，更加傾向于通過視頻、圖文、聲音等來獲取信息。數字技術的使用可以更好地收集、存儲、處理龐大的信息資源庫。實現檔案的數字化管理和建設，能夠促進信息資源的保存，推進陜西廣播電視臺的快速發展。

（二）實現檔案的數字化管理，有利于信息資源儲存和整合

將檔案管理向數字化發展，可以有效將龐大且復雜的信息資源轉化為可度量的大數據，再利于數字模型對這些大數據進行轉換和整合處理。數字化技術作為提高檔案管理效率和質量的重要手段，能夠推動廣播電視臺加速轉型。

（三）實現檔案的數字化管理，可以提高檔案利用率

加強檔案數字化管理，能夠讓廣播電視臺相關人員更加便捷、迅速地查閱檔案，減少在傳統檔案查詢中翻閱紙質文件時帶來的困擾，這種數字化檔案的管理能夠讓工作人員打破時間、空間、地域的限制，從而大大提高檔案利用率。

（四）實現檔案的數字化管理，能夠提高經濟效益

廣播電視臺傳統的檔案管理模式使用效率低、需要耗費大量人力物力以及時間，這給廣播電視臺增加了檔案管理的人力和經濟成本。而數字化檔案管理，可以用電子檔案代替紙質版檔案，不但能夠節約檔案保存所需要的占地空間和費用，還能最大限度地幫助廣播電視臺節約人力、物力、財力，從而提升廣播電視臺的經濟效益。

三、廣電檔案數字化建設與管理的有效策略

（一）不斷完善的檔案數字化管理機制

在推進檔案數字化建設時，要強化檔案管理人員的數字化意識和水平，還要不斷完善檔案數字化機制。首先，需要深入挖掘廣電內部的經營發展情況，并且針對國家檔案管理相關法律法規展開研究分析，結合實際情況制定符合國家法律規范和廣電發展需求的管理機制。其次，完善健全各項管理機制，特別是檔案數字化管理制度，有效督促檔案管理人員利用信息技術加快對廣電內部資料的優化整合，科學處理各類矛盾問題。最后，在檔案管理制度的完善中，要明確檔案管理工作的重要性，提高檔案管理工作人員的管理和責任意識，制定明確的問責制度，使其在開展檔案管理工作時能夠時刻規范自己的言行，提升管理水平和效率，從而加快檔案數字化建設的進程[4]。

（二）加強對檔案數字化管理技術的優化

隨著網絡信息技術的發展，檔案管理必須與時俱進，不斷完善和優化管理技術，并加強對檔案數字化的建設。目前，我國廣電系統對檔案數字化管理提出了更高的要求，但基于當前制度、技術的滯后性，需要吸納先進的數字化技術和專業技術人才，對檔案數字化管理技術進行不斷的優化和改進。首先，廣播電視臺檔案管理部門需要大力加強對檔案數字化管理的建設，給予相應的研發和建設資金作為支持和保障，積極汲取先進的信息技術，并對軟硬件系統進行優化調整，以確保廣播電視臺檔案數字化建設的設施設備得到優化。其次，在進行廣播電視臺檔案數字化管理建設時，不僅要結合國家制定的相關技術標準和規范，還要結合廣播電視臺檔案數字化管理中出現的具體情況，針對兩方面情況來制定出符合廣播電視臺自身發展需求的技術標準和規范細則，以便能夠促進其檔案管理模式的進一步優化。最后，加大對相關專業技術人員的引進，加強對現有技術人員的專業技術培訓，以便及時掌握市面上先進的信息化技術和設備，打造一支專業性強、綜合素質高的檔案數字化管理人才隊伍，從而提高管理效率和水平。

（三）加強廣電檔案數字化管理的規范性、統一性

廣電要想進一步發展，就要科學合理地利用信息技術，充分發揮檔案數字化管理的作用，有效提高檔案管理的利用率和管理效率。在進行檔案數字化管理時，需要將檔案進行統一和規范，以便后期及時查閱。首先，將傳統的紙質檔案信息進行數字化掃描錄入，并對信息資源庫進行分類，認真做好接收、整理、分類、鑒定、統計保管等工作。其次，結合廣電的具體情況和需求，將所有檔案的錄入格式進行統一化、標準化，以便檔案工作人員提高錄入效率和質量。再次，對檔案數字化管理設立統一的規范制度，根據檔案的來源、檔案的類型、檔案的存檔格式等進行統一規范。最后，還需要加強相關部門人員的法律規范意識，根據規定的程序標準來推進各項檔案信息管理工作，最大化地提高檔案信息管理工作的效率和質量。

（四）提高數字化技術，加強檔案數字化安全防范

隨著信息化、數字化技術的不斷發展創新，加強對廣電檔案數字化技術的開發與創新以及安全防范工作，可以促進廣電檔案數字化管理的安全性、可靠性、保密性。利用信息技術可以將廣電檔案數字化信息數據庫的訪問權、下載權、更新權進行有效控制和限制，提高其安全性能。在登錄訪問廣電檔案信息管理平臺時，還要設置一些操作性強、可進行有效身份驗證的步驟和認可信息。這里不僅要對用戶的登錄名和密碼進行驗證，還要對其電話號碼、口令等進行驗證和限制，以確保用戶的真實信息，確保檔案安全性。與此同時，也可以控制其檔案數字化管理平臺的訪問登錄時間，規定只能在相應的時間段內訪問登錄和查閱信息。還可以對用戶和檔案信息內容進行分類，不同等級的用戶對廣電檔案信息庫的訪問權限不同，每個等級的用戶所能查閱的檔案信息內容也不同。例如，廣電檔案管理的從業人員，他們能訪問的權限就要高一些，相對來說其檔案信息的保密程度也要高一些。普通員工的訪問查閱權限就要低一些，通常是一些保密性不強的內容。利用這種分層式的檔案信息管理方式，可以有效杜絕防范信息的泄露，一旦出現信息泄露問題也能夠根據泄露的信息內容追查源頭，鎖定泄露信息的相關人員，進行相關責任的追究，從而提高檔案信息的安全性、可靠性，提升工作人員的保密和管理意識[5]。

總而言之，隨著科學技術的飛速發展，網絡電視、移動平臺等新型傳媒形式的出現，推動了數字化信息的廣泛使用和推廣，這有利于促進數字化信息技術實現其社會價值和經濟價值。數字化信息技術目前已經發展成為現代社會中主流的技術種類之一，將其引入到廣播電視臺的檔案信息管理中，有助于實現檔案數字化管理的模式，從而提高廣播電視臺檔案管理的質量和效率，全面推動我國廣電單位檔案管理向數字化、智能化方向的發展。