基于PDCA持續改進的高校固定資產賬實精細化管理

楊 梅 蓉

(泉州醫學高等?？茖W校 后勤管理處， 福建 泉州 362000)

0 引 言

近年來,隨著國家財政對高校投入力度不斷加大，高校資產規模增長迅猛且結構與類別極其復雜，高校固定資產賬目與實物管理難度急劇增加[1]。2016年國家財政部統一部署開展全國高校資產清查,根據有關資料顯示,固定資產賬目與實物100%相符的高校占比很低。2018年結合工作實踐，用PDCA循環管理理論成功實現了固定資產資產賬與財務賬100%相符的工作目標，但固定資產賬與實物相符率只達到99.6%[2]。為實現固定資產賬實相符率達到或盡量接近100%，嘗試用PDCA循環持續改進理論打磨固定資產賬實管理中的每一個細節，實現高校固定資產賬實精細化管理，這是個值得深入研究的課題。

1 相關理論及研究現狀

PDCA是管理工作推動與改善的一個基本方法，被國際ISO組織納入使用，由美國管理專家戴明博士提出，把質量工作管理分為四個階段，即計劃(plan)、實施(do)、檢查(check)、行動(action)[3]。PDCA理論在中國早期主要被企業管理應用，這幾年被醫療機構的各種管理廣泛應用，并逐漸被其他管理領域拓展應用[4]。在 PDCA循環持續改進中,這四個程序循環推進，成功的措施納入標準，不成功的保留至下一循環去解決， PDCA循環每一次循環，都會有所提高和前進，都能達到一個新的水平，猶如爬樓梯一樣逐步上升[5-6](見圖1)。

圖1 PDCA循環推進

以“資產管理”與“PDCA循環”兩個關鍵詞在CNKI期刊數據庫查詢近10年有關文獻，PDCA循環理論在高校資產管理領域的應用研究很少，主要有4篇(包含本人2019年發表的1篇)，相對于醫療系統大量的應用PDCA循環理論的論文及研究成果，PDCA循環理論在高校資產管理領域的體系建設尚待加強。在另外的3篇文章中，楊明[5](2009)論述了PDCA循環原理對提升高校大型儀器設備管理水平的現實意義和具體應用；高峰等[6](2018)運用PDCA循環對高校大型儀器設備定期清查進行制度化探索；劉杰[7](2020)探討了以PDCA循環為基礎進行高校固定資產投資項目管理流程模式研究。 幾位學者探討PDCA循環理論在高校資產不同管理領域的應用，但在高校資產賬實精細化管理方面尚無人涉及。

2 基于PDCA循環持續改進的固定資產帳實精細化管理研究

2.1 P(計劃)階段

分析現狀，找出產生問題的原因。確定最佳解決方案，設定目標。

盡管目前絕大多數高校建立了較完備的資產管理體系，也出臺一系列的資產管理制度，甚至都引進了先進的資產管理軟件，資產管理現狀雖有改善，但固定資產賬實管理中最基礎最關鍵的精細化管理無法到位，資產賬實相符率依然較低。

2.1.1 資產管理責任主體落實不到位，管理意識淡薄

高校資產主要由國家財政撥款購置，即使固定資產入了賬納入資產監管體系，但資產直接管理責任沒有落實到具體人員，法不罰眾，資產賠償制度無法真正落實，廣大教職員工資產管理意識淡薄，極易造成國有資產流失，賬實不符[7-8]。

2.1.2 固定資產實物狀況不清楚，管理無法及時到位

高校資產體量龐大，資產實物均在使用部門，資產管理部門對于各個使用部門的固定資產實物狀況并不清楚，無法依照固定資產實物現狀實行有效的管理，資產管理無法及時到位，很容易造成賬實不符。

2.1.3 固定資產建賬與管理賬目過程不嚴格

(1) 前期固定資產建賬信息完整性與精準度不夠。雖然目前大多數的高校都通過資產管理軟件輔助資產管理，但在前期的固定資產建賬階段，不少老師只是把資產入賬當成資產采購費用報銷的一個手續，資產建賬信息能到財務部門報銷就行，沒有考慮到資產管理的后續問題，各種資產信息填寫不規范。資產沒有規范的名稱、型號規格、使用人、存放地等基礎信息，由于前期資產建賬信息完整度與精準度不夠，若干年后，形成這個資產不知道在哪里、誰在使用、找誰負責的混亂局面，導致后期資產賬實管理無法到位。

(2) 中期固定資產動態管理不及時。高校資產管理周期長，如辦公家具可使用期較長，且固定資產的實際使用狀況又時常處于動態，資產的使用人與存放地隨時發生變化，資產使用人的崗位調整、離職、退休及教學辦公場所的改造與搬遷，甚至是學校合并都將導致資產信息與前期建賬時發生變化，這時候如果不及時根據固定資產實際情況的變動而修改資產信息，即使資產前期建賬再詳盡，也會導致賬實不符，促使固定資產管理脫節，到后期固定資產賬實管理還是無法到位。

(3) 后期固定資產銷賬環節把控不嚴實。已經建賬納入固定資產管理體系的高校資產，常用的處置銷賬途徑有退庫、報廢、報失、捐贈等，資產處置方式眾多，每種處置方式又有不同的要求，且固定資產經過長期使用，實物狀況復雜，很容易把控不嚴實，國有資產流失而不知情,或是資產處置程序錯誤，從而導致固定資產賬目管理混亂。

針對上述幾種現實情況,應先落實固定資產管理具體責任主體,提高資產管理意識。然后，開展全校固定資產賬實一對一核查工作，摸清全校實物現狀，結合核查結果徹底解決歷史遺留問題。接著，每年開展固定資產使用部門自查與資產管理部門抽查相結合的資產實物檢查方式，時時掌握全校固定資產實物狀況。最后，加強固定資產賬目全生命周期精細化管理。通過以上固定資產賬實精細化管理措施，以期固定資產賬實相符率達到或盡量接近100%。

2. 2 D(實施)階段

根據前期分析和設定的方案，執行管理。

2.2.1 落實固定資產管理具體責任主體

(1) 學校完善資產管理制度，明確規定部門負責人是部門資產的主要負責人，資產管理人是資產直接責任人，在部門負責人離任審計中，把資產管理情況作為審查的主要內容，這大大提高了各部門負責人和資產管理人的資產管理意識。

(2) 落實每一個固定資產的管理人。在固定資產建賬初期就必須落實資產管理人(歷史遺留問題則根據資產使用現狀修改管理人)，個人使用資產如辦公電腦等則使用人為資產管理人，公共資產如辦公室空調等則部門資產管理員為資產管理人，實驗室資產則實驗室管理員為資產管理人。每一個固定資產建賬都必須由資產管理人簽字確認，并在資產管理系統記錄。在資產管理中期，固定資產每一次管理人變動都必須在資產管理系統調撥，并由原管理人與現管理人簽字確定。資產管理后期報廢等銷賬工作也必須由資產管理人申請并簽字確認。資產管理人是資產直接責任人，配合國有資產賠償制度(資產管理人承擔賠償責任)，資產管理責任落實到位，促成“人人管資產，資產時時管”的良好氛圍，化被動管理為主動管理，極大提高廣大在職教職員工的資產管理意識[9]。

2.2.2 開展資產核查工作，掌握全校資產實物現狀

(1) 資產管理部門開展以某個時間為節點全校性的固定資產賬實一對一核查工作。這項工作工作量巨大，可以聘請第三方單位(如會計師事務所)完成，也可以學校成立核查工作專班，抽調各部門兼職資產管理員交叉完成，我校則采取資產管理部門在2年內分時段逐個部門展開形式完成。無論何種方式進行，最終以全校固定資產賬實核查結果中實物現狀為基礎，徹底解決歷史遺留問題：盤虧資產實物依據制度賠償，賬目報失銷賬；盤盈資產實物估價建賬入庫；在賬資產信息則根據實物真實狀況在資產管理系統修改至完整、規范，實現某個時間節點全校固定資產賬實100%相符，資產管理系統在賬資產信息準確規范[10]。以此才能徹底擺脫各種歷史遺留問題，打好開展下一步賬實管理工作的基礎。

(2) 在實現全校固定資產某個時間節點賬實100%相符的基礎上出臺資產清查制度，規定各資產使用部門每年必須開展一次固定資產自查工作。學校要求各部門每年4月份開展固定資產自查工作，資產自查結果需由各部門負責人簽字確認，提交校級資產管理部門存檔。資產管理部門則每年抽查一定數量的固定資產，了解實物狀況，如華僑大學專門設計軟件，每年對全校固定資產任意抽取100臺件，通過抽取結果了解學校固定資產實物真實情況。無論采用何種方式，資產管理部門要時時掌握全校固定資產實物現狀。

以上兩項工作難度巨大，但卻是固定資產賬實管理中的基礎環節、重要環節、必要環節[11]。

2.2.3 加強固定資產賬目全生命周期精細化管理

2.2.3.1 前期規范固定資產建賬信息

現在絕大多數高校引用網絡版資產管理系統輔助資產管理，這類管理軟件一般由二級學院資產管理員錄入資產信息提交，由校級資產管理部門審核，在固定資產建賬方面也是如此，大量的工作由各使用部門承擔，這就為資產前期建立詳盡建賬信息提供了可能。

首先資產管理部門在資產管理系統明確設置資產建賬必填項：資產名稱、型號規格、領用人、存放地、供貨商、出廠號、金額、數量、經費科目、廠家都必須設置為必填項目。

其次要規范每個必填項目細節(見表1)。

表1

扣好資產賬目管理的第一扣，規范資產前期建賬信息細節管理是加強資產賬目全生命周期管理的基礎。

2.2.3.2 中期捕捉固定資產實物動態變化

高校資產管理周期長，且處于流動狀態，所以中期管理是固定資產賬目管理最難掌控的一環。只有捉住固定資產實物的每一次動態變化，并及時在資產管理系統修改相應賬目信息，才能使資產賬目始終準確真實記錄實物狀況。

(1) 抓住固定資產使用人的變更情況，并及時更改，在資產管理中期，資產管理人變動是最常見的變化，因為資產管理人是資產的直接責任人，這一環節沒有管理到位，資產管理工作將會落空。資產管理人變動主要是2種情況，① 因為學校內部職位調整等人事變動，② 學校工作人員退休或離職等人員離校。要使固定資產時時管理到位，就要與人事部門實時對接，并把資產管理環節嵌入人事調動程序，學校人事變動需在資產管理信息系統完成資產管理人等調撥手續工作，并由原資產使用單位負責人、資產管理人、校資產管理部門三方簽字確認資產調撥完畢才能開具調令或辦理離校手續[12]。

(2) 涉及資產大搬遷，資產管理部門及時介入。高校因管理機構改革、部門合并、校區搬遷等原因經常會出現大量固定資產賬目轉移，實物搬遷的現象。這時，資產管理部門應該盡早介入，與資產使用部門根據實際情況，提出可行的資產處置方案，確保固定資產在大搬遷過后依然賬實相符。我校中職部歷經2次搬遷，部處及時介入管理，尚在未搬遷前就對固定資產每條賬目的處理，每一個實物的去留規劃清楚：有使用價值且部門有需求固定資產賬目留在使用部門，實物搬至使用部門新工作場所[13]；有使用價值但部門已不需要的固定資產作為閑置資產，首先在學校內部調劑使用，如仍為閑置資產，經上級部門同意后打包至產權中心拍賣，資產賬目報廢實物賣給中標商。閑置固定資產也可以經上級部門批準無償劃撥給其他有需求的合作辦學國有單位，資產賬目報廢或調撥給國有單位，資產實物贈送給國有單位[14]，無使用價值的固定資產賬目報廢處置、實物殘值回收；這樣固定資產賬目清楚，資產實物不積壓，歷經大搬遷后固定資產賬實依然相符。

2.2.3.3 后期嚴格把關固定資產處置環節

嚴把資產處置環節是固定資產的后期管理重點。嚴把每一個固定資產處置環節，讓每一個固定資產銷賬有憑有據，才能確保國有資產安全，增強資產管理意識，加強資產賬目管理。

固定資產處置銷賬主要有報廢、報失(資產盤虧)、捐贈、對外調撥、退庫等方式，每種固定資產處置方式都必須執行嚴格的既定程序，由資產產管理人在資產管理系統提交處置申請，并由部門負責人簽字同意處置，并提交校資產管理部門方能進行。同時，采用報廢方式銷賬的固定資產必須一一核對實物，型號與數量等均準確吻合并符合報廢標準與程序方能銷賬；采用報失方式銷賬需落實固定資產賠償程序，賠償金額盡數繳入國庫方能銷賬；采用捐贈、對外調撥方式銷賬的固定資產需經學校和上級主管部門同意，并由對方出具收到資產實物憑證方能銷賬。采用退庫方式銷賬的固定資產，如是因歷史原因重復入庫的必須由財務部門查詢轉賬記錄出具證明方能銷賬，如是因每年固定資產賬與財務賬對賬，資產賬已錄完，但財務部門年終關賬，尚未到財務報賬，為實現資產賬與財務賬賬賬相符，需來年入庫的，則需財務部門出具通知方才能銷賬。這樣，確保每個固定資產的銷賬有憑有據，杜絕了資產管理人出現固定資產流失情況想要渾水摸魚的僥幸心理，增強全校教職員工的資產管理意識規范，有效的加強與規范了高校固定資產賬實管理[15]。

2. 3 C(檢查)階段

通過檢查等方式，確認先前實施方案是否達到了預期目標，并及時提出解決方案。

資產管理部門督促各使用部門認真開展固定資產自查，并在此基礎上開展固定資產抽查工作，同時，結合檢查結果判斷是否達到預期的目標，如未達到目標則與資產使用部門詳細分析存在問題，傾聽其意見與建議，并根據實際情況改善方案。

2. 4 A(行動)階段

對于方案的效果進行總結，成功的策略標準化，尚待解決的問題自動轉入下一個PDCA循環，如此，周而復始，螺旋上升。

2.4.1 成效確認

最終實現2020年我處對護理學院、檢驗預防學院等9個部門固定資產的賬實一對一檢查，檢查結果為固定資產資產帳與實物相符達到99.97%。2021年上半年我處對教務處、黨務工作部等3個部門固定資產賬實一對一檢查工作中，檢查結果為固定資產資產帳與實物相符達到100%。同時，總結有效的策略并標準化，修改至固定資產管理流程，成為今后工作的依據。

2.4.2 存在問題

部分早期固定資產資產標簽脫落，同類的幾個固定資產無法具體一一對應出廠號與資產編碼，只能就賬目與實物總量進行核對。校企合作項目中的國有資產放置于企業，資產實物狀況常處于監管盲區。

2.4.3 持續改進

加強資產標簽的管理工作，認真核查固定資產實況，補缺補漏，確保每個固定資產粘貼對應的標簽。高校資產管理是個動態的過程，繼續開展固定資產自查與抽查工作，盡力掌握全校固定資產的真實狀況，持續加強對固定資產賬目全生命周期嚴格管理，更進一步加強固定資產帳實管理工作[16]。

3 結 語

PDCA循環持續改進，分別從落實固定資產責任主體、資產賬目、資產實物三個方面同時著力，精工細作，通過對固定資產賬實精細化管理，使高校固定資產賬實相符率得到明顯提升，補齊高校賬實管理短板，提升高校資產管理水平，促進高校不斷發展。