干部人事檔案數字化工作探討

文·曲凱

干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料。新形勢下，貫徹新時代黨的組織路線，落實從嚴管理干部要求，充分發揮干部人事檔案在建設高素質專業化干部隊伍中的重要作用，對干部人事檔案工作提出了更高的要求，加快干部檔案數字化建設已勢在必行。2017年7月，《干部人事檔案數字化技術規范》(GB/T 33870 - 2017) 發布，規定了干部人事檔案數字化人員建庫、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數據存儲、數據驗收、數據交換、數據備份、安全管理的技術要求。在已有《紙質檔案數字化技術規范》（DAT31-2017）的情況下，單獨對干部人事檔案這一專業門類檔案制定數字化技術規范，充分顯示出干部人事檔案數字化工作的重要性和獨特性。因此，筆者想針對干部人事檔案數字化工作推進中的具體困難進行分析梳理，以期探索一些可以解決問題、推動工作的有效措施。

一、干部人事檔案數字化工作的難點

（一）協作機制未建立，推進難

干部人事檔案雖是檔案門類的一種，卻一直由各級組織部門進行監督和審核，組織部門在管理干部人事檔案實體的同時，也將檔案中人員的各類信息進行提取并結構化，建立起完善的干部人事信息管理平臺，并由各單位組工人員通過政務內網維護數據。在這種形式下，干部人事檔案的數字化工作，順理成章的由組織部門進行要求和部署。然而，各機關單位組織人事部門著手這項工作時，卻發現檔案掃描、圖像處理、數據存儲、數據驗收、數據交換、數據備份、安全管理等工作內容，因涉及到大量檔案業務知識和技術能力，更需要檔案部門提供指導和幫助。因此，干部人事檔案數字化作為一項跨部門、多專業的工作任務，以目前僅由組織部門來推進的工作機制，無法適應時代需求和工作要求，這就導致工作部署時底氣不足、力度不夠，從而影響了該工作的順利推進。

（二）系統平臺不完善，啟動難

按照《干部人事檔案數字化技術規范》的 要求，干部人事檔案數字化工作所需要設置的數字檔案管理信息系統，必須可以建立人員信息庫和檔案目錄庫，必須具備信息錄入、檔案掃描、圖像處理、提供利用、存儲備份、導入導出等功能。然而，目前組織部門已有的干部信息管理系統，只是具備齊全準確的干部信息數據，還不能提供檔案目錄數據庫和其他數字化工作相關的功能支持，因此無法滿足檔案數字化的需求。在是否對現有干部人事信息管理系統升級、增加功能這一問題上，組織部門未給出明確答復。各單位若想自主開展干部檔案數字化工作，只能選擇自行購買的數字檔案管理信息系統軟件。由于此類檔案管理軟件數量眾多，質量參差不齊，不經組織部門和檔案部門的許可認證，貿然啟動這項工作，必然要冒因檔案數字化工作不達標而返工或停止的風險。

（三）檔案屬性特殊，實施難

從檔案形成情況來看，干部人事檔案以卷為單位，周期延續干部在職和退休的全過程。一卷干部人事檔案的成檔時間跨越了幾十年的漫長過程，其間各類檔案材料不斷形成，以堆棧方式逐年加入，尤其在職階段形成的檔案材料最多、檔案的利用率也最高，由此引發的檔案信息化需求也最為迫切。因此，干部人事檔案的數字化工作不能等成檔后再進行，而是應該隨著檔案材料的新增同步進行，以及時滿足檔案信息化查詢的需要，這說明干部人事檔案的數字化工作是一項長期工作，不會一勞永逸。這種特性決定了干部人事檔案的數字化工作不能像其他門類檔案一樣，完全依靠檔案數字化外包服務來完成任務，即使外包也僅適合解決存量的部分，對于增量的部分仍需依靠本單位的組工部門自主完成。

二、做好干部人事檔案數字化工作的幾點建議

（一）加強部門協作，完善頂層設計

組織部門和檔案部門都應對干部人事檔案數字化工作負起責任，組織部門側重干部信息資源建設，檔案部門側重檔案數字化掃描專業實踐。要盡快科學建立兩部門協同合作長效機制，明確職責、理順關系，充分發揮組織部門監督審核作用和檔案部門專業支持作用。要創新建立工作聯絡協調、工作會商機制，共同制定干部人事檔案數字化工作推進方案，對推進過程中的難點堵點協商解決、盡快反饋，為各單位開展這項工作奠定組織基礎和制度保障。要加強業務指導，開展標準規范和實踐操作培訓，明確工作的方式方法，完善可操作性強的工作流程，鼓勵各機關單位組織人事部門在條件成熟的情況下先行先試、科學創新。要做好跟蹤服務，保證檔案數據質量，打造一批干部人事檔案數字化工作樣板，強化示范引領作用，全面推進干部人事檔案數字化工作高質量開展。檔案部門要主動擔當、積極作為，加強與組織部門的溝通配合，以改革精神推動干部人事檔案數字化工作的制度創新、流程創新、實踐創新和服務創新。

（二）創新工作模式，加快平臺建設

在組織部門已有的比《干部人事檔案數字化技術規范》要求更齊全的干部人事檔案信息庫的前提下，各單位若再自主開展干部檔案數字化工作，重復配備數字檔案管理信息系統，不僅會造成財政資金上的浪費，也會導致干部信息數據的重復維護，增加各單位組織人事部門的工作量。更科學有效的方式應該是由組織部門統一部署，在干部信息管理系統基礎上，增加建立干部人事檔案目錄庫，統一提供符合檔案數字化規范要求的干部人事檔案目錄各項在線服務功能，或是向各單位提供開放接口，提供其管理權限內人員基礎信息數據，由各單位提出需求對數字檔案管理信息系統進行再開發，滿足實際工作需要。檔案部門要發揮檔案專業優勢，敢于在平臺建設和功能完善上提出檔案工作建議，拿出檔案數字化辦法，為組織部門提供必要的幫助和支持。

（三）強化責任擔當，重視人才培養

干部人事檔案數字化工作的重要性和特殊性，對各單位組織人事部門提出了更高的要求。一是各單位組織人事部門要提高政治站位，把絕對忠誠作為根本原則，把極端負責作為基本要求，把廉潔自律作為底線準則，切實增強政治意識和責任意識，選拔有恒心、有耐心、有責任心的同志負責這項任務，履行好干部人事檔案數字化工作責任。二是著力培養能夠勝任這項工作的復合型人才，既要熟悉組織部門對干部人事檔案的工作要求，還要了解檔案部門對檔案數字化工作的各項要求，比如熟知《干部人事檔案工作條例》《紙質檔案數字化規范》《干部人事檔案數字化技術規范》《檔案數字化外包安全管理規范》等標準規范并嚴格遵守，能夠熟練掌握檔案掃描、圖像處理、軟件使用等實際操作技能。工作開展后，在選取檔案數字化外包方式時能夠安全穩妥，做到有效監督，嚴把質量關，嚴守安全關；在選取自主完成方式時，能夠熟練操作，獨立完成全流程工作。