大數據時代檔案資源的共建共享

文·盛萍 楊藝

隨著信息技術的不斷更新迭代，互聯網+、云計算、人工智能等承載大量信息資源的技術應運而生，在這種以海量數據為主要特征的大數據時代，人們索取信息的方式也發生了根本性的變化。檔案管理是企事業單位生命周期的重要組成部分和主要參考資料，通過大數據技術可以持續優化檔案管理模式，這給傳統的檔案管理帶來新的契機。

一、檔案管理現狀分析

（一）檔案數據化管理意識薄弱

檔案工作人員大數據意識和能力欠缺問題普遍存在，雖然已經有部分單位嘗試數據化管理，但基本集中于一些相對單一、技術操控水平較低的層面上，這就導致了大數據對檔案管理的作用得不到充分發揮，直接影響數據化管理的效果。具體表現為，一是未能形成系統的檔案信息管理體制，檔案管理分散，無統一標準，處于被動管理狀態，造成檔案分類不清晰、排序雜亂繁冗，并未實現真正意義上的數字化管理；二是管理經費得不到保障，導致檔案數據化管理在硬件設施上“先天不足”，數據平臺雖已初步搭建，但進一步維護和完善得不到保障；三是共享意識不高，囿于安全問題、技術手段等原因，單位之間、部門之間檔案信息管理并未真正實現資源共享，造成工作效率低下、信息資源浪費、交互緩慢等現象。

（二）檔案數據化管理技術薄弱

目前，在技術層面上企事業單位對于檔案管理存在發展不平衡的問題。大部分單位的數據化管理只是停留在提供簡單的瀏覽、信息咨詢等業務。數據分析技術為檔案管理人員實現信息分析整合提供了便利條件，尤其是針對某些需專題化管理的檔案，數據化管理平臺通過篩選、分類、分析和處理使得工作人員能夠快速進行集中化處理，提高工作效率和準確度。但就目前來說，在這方面，企事業單位還有很大的進步空間。比如，醫療系統的病歷管理，目前國內還未實現全國范圍內的病歷共享，甚至有的醫院還處于紙質化病歷階段。

二、檔案資源共建共享思路

（一）共建

1.提高檔案數據管理意識

首先，提升大數據意識。大數據對于信息的整合、處理、分析能力決定了未來檔案管理工作必須緊緊依托于大數據，這就需要工作人員轉變工作思路，認識到大數據對于檔案管理的重要性，并通過學習逐漸熟悉并掌握利用大數據來管理檔案的能力。一是提升職業道德和政治能力。數據化社會信息無疑是寶貴資源，尤其對某些行業內部關乎核心競爭力的信息，需要檔案管理者嚴格遵循保密制度，具備良好的職業道德和較高的政治能力。二是提升法律知識儲備。大數據時代信息資源的歸屬可能發生改變，這就有產生糾紛的可能性，檔案管理者要學習相關的法律法規，做到合理合法合規處理檔案資源。三是提升資源整合能力。大數據時代意味著信息海量激增，如何提取有價值的信息，這就要求檔案管理人員具備對信息資源的分類、收集、發掘能力，通過已有的知識來收集整合有價值的信息為己所用，提高工作效率[1]。其次，優化管理方式方法。在掌握數據管理基礎上，要逐漸實現從“會”到“精”的過渡，從最初的信息收集到中期的信息處理再到后期的信息檢索，每個過程都深度挖掘、力求精細。在信息收集階段，要擺脫以往的被動接收模式，根據客戶需求精準收集，以實現收集的檔案信息價值最大化；在信息處理階段，要在安全基礎上通過技術手段實現信息共享，提高工作效率；在信息檢索階段，要對信息進行科學分類，以提高檢索效率。

2.拓寬來源，實現統一管理

企事業單位不但要有廣泛的信息來源，更要具備對有效信息的洞察力，這樣才能將有效資源內化為組織的內部檔案資源。要注意的是，資源內化要做到“因地制宜”，要有篩選意識、取舍能力及針對性。另外，在檔案數據化管理基礎上，各部門的“整齊劃一”是保證檔案管理層次的關鍵。因此，各部門工作人員要打破部門壁壘，強化部門間的合作。比如不同行業、不同部門可以通過建立統一的數據平臺，通過一定的訪問端口跨領域、跨部門獲取信息，在這個過程中，信息共享制度規范不能少，共享流程規范不能少，以保證信息的安全和單位利益[2]。通過以上方法，實現檔案管理方式、方法的共建共享，從而提高檔案管理的效率和能力。

（二）共享

1.搭建共享平臺

要注重共享平臺的建設，既方便同行、兄弟單位獲取和閱覽，又通過共享平臺，獲取本單位所需的檔案信息，并內化為自己的檔案資源。大數據時代孕育各種共享平臺，綜合數據平臺下的專題數據化共享平臺就是其中一種，這些專題數據共同構成共享平臺的主題。檔案專題數據平臺恰好可以作為一個類別，參與到共享平臺之中。每個進入數據庫的用戶都具備雙重身份，即平臺用戶和平臺建設的參與者，他們在利用平臺資源的同時，也可以分門別類地上傳資源到平臺，從而推動平臺的完善、發展。

2.注重共享平臺資源完整性

完整性不但要求平臺檔案信息在數據的采集、管理、分析等過程中統一完整，還要求在后續平臺信息維護、填充和改進中不斷創新。例如，通過大數據共享平臺將員工信息進行動態地整合、更新，這樣個人檔案信息就不會是單一、獨立、固定的，而是一個聯動、完整、動態變化的信息。再如社區對慢性病患者管理進行連續監測，對患者年齡、服藥、隨診情況進行風險評估及綜合干預等，都需要定期維護和更新，這樣才具備參考價值。

綜上所述，企事業單位要實現檔案管理的共建共享，并不是淺嘗輒止式的技術升級，也不是簡單地套用方法，而應從源頭上調整思路，重新認識大數據之于檔案管理的作用以及如何發揮其作用，以此來實現真正意義上的檔案資源共建共享。