學校檔案管理工作之我見

文·潘松柏

學校檔案涵蓋了學校辦學活動的文字、圖片、影像和電子等資料，是學校多年來改革發展的深厚積淀和真實再現，對促進學校長期穩定、健康、持續發展有著無可替代的重要價值。新時代，與時俱進地加強學校檔案管理工作研究，創新推進學校檔案建設，對提高學?，F代化治理水平，辦好人民滿意的學校教育，培育德智體美勞全面發展的建設者和接班人具有重要意義。

一、學校檔案建設的特點

（一）檔案種類多、體量大

學校檔案內容包含了學校辦學的方方面面，內容多，體量大。常規的包括學?；A建設、技術裝備、學生管理、教師管理、教學教研、德育實施、招生考試、后勤服務、項目建設、績效考核、財務管理、督導檢查等。檔案類型有文書檔案、人事檔案、教學檔案、學生檔案、科研檔案、獲獎榮譽、基建檔案、財務檔案、設備儀器檔案等。從載體來看，既有實體檔案，也有電子檔案。這些檔案資料是學校開展教育教學工作的歷史見證，更是支撐學校發展的寶貴資料。

（二）收集的范圍廣、渠道多

學校檔案資料收集涉及學校辦學的全方位、全過程，范圍十分廣泛。從資料來源看，既有上級文件，也有學校辦學形成的各種檔案資料。學校辦學形成的檔案主要有八個方面。一是學校發展規劃、年度工作計劃及總結、專項工作計劃及總結、黨群工作、行政管理、組織人事，獲獎榮譽、活動記錄、會議資料等；二是教師撰寫的教案、論文、總結，指導學生參加各類競賽的活動資料和獲獎證書，教學質量分析，學籍管理等；三是學生的德育教育、評優樹先、運動會、成人禮、畢業典禮等活動形成的照片、錄像帶，教學過程中形成的光盤、磁盤等；四是學?；窘ㄔO和各種建筑物規劃設計圖紙、質量達標驗收等過程中形成的基本建設檔案；五是學校招標采購、財務管理資料；六是學校圖書館、辦公設備、教學儀器、其他設備形成的設施設備檔案；七是學校招生考試、畢業生等資料；八是安全穩定、心理健康等工作形成的檔案資料等等。

學校檔案資料收集渠道多。一是面向重點部門收集。學校檔案管理工作人員通常是辦公室工作人員?？梢岳棉k公室職能優勢，及時收集整理上級文件、其他系統來文、考察交流、學校文件、合同協議、調研指導、職稱評聘、獲獎榮譽、媒體宣傳、計劃總結、黨代會、教代會、大事記等，還有開學典禮、畢業典禮、成人儀式、運動會等全校性活動材料等。二是面向各部門收集。面向學校各處室、級部定期實時收集各部門每學期的計劃總結、教研活動記錄、專題講座、團（學）代會、社團活動、比賽競賽、志愿服務、家校合作等。三是面向師生個人征集。每年末，面向全體教師和重點學生征集個人獲得的獎狀、獎牌、錦旗、榮譽證書等實物檔案。

（三）檔案時間跨度長，變數多

學校教育事業不斷發展，招生、建設、實驗、教學、教研、課改、考試、職稱、考核等不斷進行改革。這些建設發展需要延續幾年完成或者更長時間來完善，因此檔案的形成是一個連續性的過程，時間跨度長。比如高中的新課程改革，不僅僅是一種教材的改革，更是一種文化的改革，一種觀念的改革。改革有探索、有嘗試、有經驗、有收獲，這些過程是學校教學經驗的積累，也是教學檔案形成的過程。收集這些資料，需要教務處的兼職檔案收集人員及時將老師和學生的教研、交流、經驗、總結等資料進行收集、整理，形成“新課標”“新理念”“新課堂”的教學檔案資料，并報送學校檔案管理人員存檔。與此同時，隨著形勢的不斷變化，許多新情況不斷出現，對學校辦學產生深刻影響，如近年來突顯的安全穩定、心理健康、家校共建、疫情防控、督導評估等，對傳統意義的學校檔案內容帶來許多變數。需要學校檔案人員加強學習，緊跟形勢，不斷豐富和完善學校檔案建設內容，適時全方位、全過程反映學校辦學情況。

二、創新學校檔案管理工作

（一）強化檔案建設責任意識

1.強化學校檔案管理的主體責任。教育行政部門需要加強學校檔案建設的組織領導，把檔案建設納入對學校的年度工作督導評估，并聯合地方檔案管理部門進行優秀檔案室、檔案建設先進單位等評選活動，引導學校重視檔案建設，將檔案建設列入發展規劃、工作計劃等。設立學校檔案建設專項資金，加大投入，完善檔案管理的設施設備，使檔案管理與提供利用適應檔案網絡化發展需要。健全完善檔案管理激勵機制，創新管理，營造良好氛圍。

2.強化各部門團結協作。加大檔案建設宣傳宣講，增強學校全員檔案管理意識，將檔案工作當成重要的學校管理任務，齊心協力抓落實。完善學校部門工作督導考核指標體系，將檔案建設納入各部門日常工作，進行學期、年度考核。定期舉辦專題講座，給各業務部門或教職工進行檔案歸檔和檔案收集的知識講座，積極創造便利的服務條件，主動提供檔案服務，使檔案工作轉化成教學資源，促使檔案工作產生良好的社會效益。

3.強化檔案管理隊伍建設。通過“送出去學”“請進來教”等多種形式加強學校檔案管理教師的培養培訓。教育引導學校檔案管理教師提高思想認識，增強做好學校檔案管理的責任意識，自覺加強業務學習，強化素質提升。

（二）完善檔案管理體制機制

要建立檔案工作領導小組，各處室配備兼職檔案管理員，明確兼職檔案管理員的職責、任務，建立檔案管理人員網絡，形成一把手總負責，分管領導具體抓，上下協調、齊抓共管、縱橫制約的管理體系。加快修訂學?！稒n案人員工作職責》《檔案室管理制度》《檔案保密制度》《檔案利用制度》等工作制度，增設各部門檔案資料收集、整理、保管和移交的相關制度，建立健全學校檔案管理制度保障。

（三）規范學校檔案資料收集

1.辦學方向的文件材料是學校檔案的根本。檔案人員應充分發揮自己隸屬校辦公室職能的有利條件，主動跟蹤學校的重大活動，了解學校長期規劃和年度計劃的主要內容，積累學校發展歷程的有關材料，收集學校優秀教職員工先進事跡材料，掌握這些材料的形成規律和時間節點，以便及時收集歸檔。

2.教學文件材料是學校檔案的主體。教學活動離不開教師的教和學生的學，學生從入學到畢業，教師教什么，學生學得如何，這一系列教學活動的每一個環節、每一個進度都形成了不同形式的文件材料。由于教學工作煩瑣、零碎，檔案資料的形成也細碎、零散，因此要注重日常教學檔案的隨時收集整理，不能等到每年學期結束再統一收集，以避免一些產生于日常教學之中的珍貴資料流失。

3.學生成長檔案是學校檔案的特色。要積極發動班主任、任課教師和各位兼職檔案員的作用，鼓勵全員參與收集學生成長的檔案資料。如個人基本信息、新課程科目修習記錄表、研究性學習課題、社區服務及社會實踐記錄、《實驗手冊》《活動手冊》、社團活動、榮譽及獎勵證書、優秀作品、優秀成果等檔案資料，應該隨著產生進行收集整理，指定人員暫為管理，到學期結束或年末歸檔時一并移交到學校檔案室統一保管。

4.教師成長檔案資料是學校檔案的基礎。教師成長檔案資料主要包括兩個方面。一是個人基本信息。個人基本信息包括所學專業、最后學歷、教師資格類型、專業技術資格級別及相應聘書、教育教學崗位或管理崗位、從教年限、工作經歷、個人特長和喜好等。二是教師個人成長系列。包括教師個人定崗定職、成長規劃及階段性目標，與專業發展有關的獎勵證書復印件，發表的教科研文章復印件，參與課題研究、開設研究課、講座等活動的記錄、報告、證明、評價表等，反映個人教育教學水平的代表性作品、成果，專業成長要事活動和典型事件記錄，教師專業學習、培訓作業及考試考核記錄、繼續教育證書等，教育教學案例及個人反思的相關材料，所教學生學習和活動情況，教師個性化發展記錄等等。這些檔案中，由學校直接管理的部分，由學校收集整理，由檔案產生者自我管理的部分，可向檔案室報備目錄和復制件，由學校掌握檔案的所在地和持有者。

（四）把好收集整理關鍵環節

1.做好“整理”工作。檔案專職人員要及時向領導及相關部門收集檔案信息或索要有關文件資料，防止重要文件材料丟失遺落。要做好這些檔案材料的明細劃分、檔案歸類、檔案號設置等工作，使檔案資料存放有序、管理科學、查閱方便，理順檔案工作脈絡。

2.做好“立卷”工作。各個部門的工作人員都要學會在檔案收集整理中立卷歸檔，即在工作中提高責任心與耐心，對歸檔材料化整為零，隨時立卷存放、分類整理，做到保管有序，為定期或年底集中立卷做好準備。

3.做好“歸檔”工作。按照制定的歸檔制度，規定好每年定期統一歸檔的時間。在此時間段，各個部門的檔案文書人員要按照檔案管理制度，集中統一整理檔案，剔除不需要的文件，歸納有價值的檔案。