運用檔案信息提高公司運營水平的實踐與探索

文·黃光明

2018年以來，碧桂園滿國環境科技集團有限公司以貫徹落實《山東省檔案工作業務建設評價辦法》為契機，以檔案信息化利用為總抓手，開發和建立一整套系統完善的信息化、專業化的檔案管理系統，使檔案信息工作更好地為市場拓展服務、為招投標服務、為提升運營質量服務、為經濟事故糾紛服務，取得明顯成效。

一、高度重視，加大投入

碧桂園滿國環境科技集團有限公司，原名山東滿國康潔環衛集團有限公司，是一家具備國家一級資質的大型環境專業服務企業，成立于2010年，從業人數達10萬余人。集團公司總部設立了董事會、行政、黨群、人力、運營、設備、投資、財務、信息、法律、內控、監察審計、技術研發等18個部室（中心）；集團公司下設了200多家子公司和分公司，檔案工作面廣量大，現有專兼職檔案管理人員150多人。2016年以前，集團公司檔案大都零散分布在集團公司各個部室和基層區域、分公司、項目部，沒有形成完整的檔案管理體系，檔案丟失現象嚴重，查詢利用也很不方便，檔案利用效果不夠明顯。

2016年，集團公司投資1200萬元，建設了1500㎡集團展覽大廳和160㎡綜合檔案室，建成了以綜合檔案室、展覽館、120多處基層檔案室組成的集團公司檔案館。在市檔案館的指導下，集團公司制訂了詳細的檔案分類方案：總部綜合檔案室劃分為董事會、黨群、行政、監審、人力、財務、運營、設備、信息、科技、工程、裝備、實物、特殊載體等十四大類,每一大類又分3～9種小類，共計69種小類；各大區、各事業部、各區域、各公司檔案室又劃分為綜合類、運營（銷售）考核類、財務類、業務拓展類、人力資源類、設備設施類、安全生產類、信息平臺類等八大類，每一大類又分3～6種形式，共計36種小類。集團公司制定了嚴格的檔案編號規則，對每一大類、每一小類制定了嚴格的檔案編號，為信息化錄入打下了良好的基礎，使檔案能夠存的下來、管的安全、用的方便。2020年10月，山東滿國康潔環衛集團又與碧桂園物業香港、碧桂園生活服務強強聯合，更名為碧桂園滿國環境科技集團有限公司，服務邊界擴大至城市環境、市政園林綜合服務、鄉村環境整治提升、環衛設備研發生產和境外環境保潔服務，使檔案內容更豐富、更齊全，為檔案有效利用注入新的內涵。

二、規范管理，健全網絡

（一）規范管理。制定了《檔案工作管理辦法》《歸檔文件整理規范》《集團總部檔案管理實施辦法》《大區檔案管理實施辦法》《事業部檔案管理實施辦法》《產業公司檔案管理實施辦法》《檔案工作管理制度》《檔案工作檢查考核標準》等規章。

（二）三級網絡。成立了以常務副總裁為組長，行政總監為副組長，各部室（中心）各事業部、各公司主要負責人為成員，專兼職檔案管理員組成的檔案工作組織架構，形成了集團總部（部室、中心）、事業部、區域三級檔案管理網絡。

（三）同步實施。將檔案工作融入到集團公司制度建設體系，使之與其他工作制度有機銜接。集團下達工作任務時，同時提出工作文件的歸檔要求；檢查工作進度時，同時檢查工作文件的積累情況；驗收、鑒定工作成果時，同時驗收、鑒定工作文件的收集情況；工作總結時，同時做好工作文件的整理歸檔。

（四）崗位考核。集團將檔案規范管理納入各部室（中心）、事業部、區域合作公司、經營責任公司、產業公司單位領導和員工工作職責和崗位職責，納入年度目標考核。明確單位主要負責人為檔案管理第一責任人，單位檔案兼職管理員為檔案管理的第一直接責任人；集團在運營考核、監察審計、工作調研活動時，將檔案管理作為檢查考核的一項內容，一同檢查考核。

（五）不斷創新。一是在檔案保密工作制度中，我們根據企業工作特點，把檔案劃分為絕密、機密、秘密三類，嚴格控制授權范圍，嚴格按照相關規定，嚴格履行查閱和借閱手續，確保集團公司秘密。二是在檔案查閱借閱工作制度中，結合釘釘辦公系統，劃分部室內部查閱、部室之間查閱、外部人員查閱，通過釘釘辦公系統，走審批、走程序，既簡化了手續，提高了效率，又確保了檔案安全。

（六）制度建設。建立了文件材料和檔案整理、保管、保密、鑒定、銷毀、統計、利用、庫房管理及離崗交接清點制度。將電子文件歸檔管理工作納入電子政務、辦公自動化等信息化建設總體規劃，同步建設。按照國家關于電子文件管理的規定，扎實做好電子文件的歸檔、整理、保管、移交等工作。

三、服務運營，成效顯著

（一）檔案工作為企業宣傳服務

集團公司投資1200多萬元建立了展覽館，展覽館劃分為國家政策、企業文化、資質榮譽、綜合實力、運營管理、昌邑模式、康潔速度、社會貢獻，一個展覽館，活脫脫一部企業發展史，一部城鄉環衛一體化發展史，一部國家環境治理發展史。一張張真實的照片，一段段真實的影像，都是企業真實的回憶，也是企業員工的珍貴經歷。自2018年建館以來，共接待中央機關、省委領導及各地參觀團隊10000多人次，提高了公司知名度，為市場拓展奠定了基礎。

（二）檔案工作為市場拓展服務

建立了完整的合同檔案，建立了系統的招投標資質、證書管理檔案，建立了全國環衛市場調查臺賬。公司檔案館的建立為招投標提供了便利，節省時效，提高了工作效率。公司檔案館建館后，共為招投標服務5000多次。

（三）檔案工作為提升運營質量服務

在運營服務的大區、事業部、區域、項目部檔案室，建立了完整的運營、設備、財務、信息檢查、考核管理檔案，通過對項目檔案的巡檢，運營質量、運營成本、運營效益一目了然。集團公司10000余輛（臺）機械設備，10萬余人從業人員，也都建立了專門的設備、人員檔案管理系統，設備的購買日期、車輛保險、日常費用、保養記錄詳實、詳細；員工的入職、培訓、保險、考核、使用檔案具體、實用。檔案的運用，促進了運營質量和經濟效益的提高。2020年，資產總額達到19億元，實現經營收入25億元，實現利稅近5億元。2015年以來，連續六年被評為“全國環衛十大影響力企業”。

（四）檔案工作為事故處理和經濟糾紛服務

1.為合同糾紛案件服務。因合同的生效、解釋、履行、變更、終止、轉讓等行為而引起的合同當事人的所有爭議都是合同糾紛。而合同糾紛解決的依據是合同約定，如果不能妥善保存，發生糾紛時就會遭受損失。2019年集團公司與濟寧任城區政府發生合同糾紛，追索2017年至2018年3月份的托管費1400余萬。由于2018年以前集團公司沒有整合檔案管理系統，合同資料及補充協議、項目變動、付款信息等資料分別存放在項目部、區域總部、公司運營部及拓展部。公司法律事務部積極收集有利證據，最后為公司挽回直接損失450萬。隨著規范化檔案管理制度的建立，合同糾紛案件愈加透明清晰。2021年康潔公司與高密經濟開發區和夏莊鎮政府發生的托管費糾紛中，檔案資料翔實充分，中標文件、合同文本、補充協議、欠款明細表等資料一應俱全，對方對欠款事實及數額全部認可，訴訟過程非常順利，檔案利用效果非常明顯。

2.為勞動爭議糾紛案件服務。隨著《勞動合同法》《勞動爭議調解仲裁法》的實施，勞動爭議案件數大幅度增加。濟寧區域一保潔員于2021年2月28日向該區勞動監察大隊投訴集團公司，故任城區社會保險事業中心下達責令補繳保險的通知，要求集團公司為其補繳2015年9月至2017年7月的社保，通過查閱檔案，該保潔員2017年曾起訴公司要求確認勞動關系、索要經濟補償金等，雙方通過調解結案，調解書中明確載明雙方勞動關系的存續時間是2015年10月至2017年7月，2017年7月雙方的勞動關系已經終止，行為發生之日或行為終止之日均超過兩年，已經超過訴訟時效。依據檔案，公司提起行政訴訟，任城區社會保險事業中心主動撤回了濟任社保催繳通字號行政決定，公司不承擔任何費用。

3.為機動車交通事故案件服務。機動車輛在工作工程中發生道路交通事故，造成人員傷亡或財產損失的案件在所難免。2020年2月27日鄆城區域司機尹某駕駛魯G653RS輕型自卸貨車與行人高某發生道路交通事故，造成高道民當場死亡，尹某全責。開庭時我方提交保單、行駛證、墊付款等證據材料，經菏澤市中級人民法院終審判決：一、長安保險公司共賠付高某家屬333307.5元；二、返還我公司墊付的30000元；三、我公司承擔程序性費用4270元。因我方針對墊付款證明等檔案保存完整，開庭時作為證據提交，最終法院判決返還我公司墊付的費用。