建筑工程招投標與合同管理優化研究

張德良 山東泰開電力工程有限公司

徐 麗 華通建設發展集團有限公司

1 前言

目前，我國很多建筑工程在招投標階段的合同管理方面都存在問題，各種問題導致風險增大，還帶來了其他方面的影響，嚴重制約行業的健康發展。在這一基礎上，如何優化建筑工程招投標階段的合同管理工作，就成為一項值得思考的問題，有必要展開相關研究。

2 招投標與合同管理的關系及合同管理工作的意義

2.1 招投標與合同管理的關系

建筑工程的招投標階段與相關合同管理之間的關系密不可分，諸如招投標文件的基本內容中，就包含了合同管理方面的一些基礎條款，同時，合同管理內容也基本按照招投標的項目實際需求來設定。這樣才能通過合同管理，保障建筑工程項目能夠順利落實。諸如招投標中項目要求在若干時間內竣工，在合同中就應當有明確的工期時間限制、工期超標責任歸屬等內容，管理工作將按照合同內容展開。在這一基礎上，良好的合同管理，可以促進建筑工程招投標工作順利完成，兩者直接有相輔相成的密切關系[1]。

2.2 合同管理工作的意義

招投標階段的合同管理工作，主要是為了保障多方按照合同條款履約。因此，如果沒有做好合同管理工作，就可能導致某一方在項目建設過程中出現違約的現象，又或者帶來一些合同陷阱，使得某一方陷入風險，故做好合同管理工作具有規避違約影響、降低項目風險的重要意義。例如，在建筑工程施工組織角度上，若沒有做好合同管理工作，出資方就可能會用各種借口拖欠項目款項，導致組織無法得到應有收益；同時因為合同存在缺陷，所以組織很難對出資方追責，款項長期拖欠會給組織造成無盡的麻煩，整體陷入巨大風險，而做好合同管理工作是避免組織陷入風險的最好方法。

3 招投標階段合同管理工作的常見問題

3.1 招標文件與合同管理無關聯

目前來看，一些招標組織在招投標階段過于注重招標文件的質量，忽略了合同與招標文件之間的關系，因此，導致招標文件編制時沒有涵蓋所有合同內容，使得招標文件與合同管理關聯性減弱，甚至存在無關聯的現象。這一情況下，如果建筑工程項目后期出現了問題，招標方就很難合理追究施工方責任，原因在于招標文件內沒有對應的內容，施工方會以此為由進行推脫。

3.2 招投標管理機制不健全

目前，我國針對建筑工程施工主體提出了明確的合同備案規定，旨在約束招投標階段的各種違規、不合理行為，但規定的提出沒有得到相關組織的重視，原因就在于部分組織沒有根據規定，建立健全的招投標管理機制，諸如一些組織為了更好地達成合作，不選擇進行合同備案，這種情況下，如果發生違規或其他不合理現象，無法得到有效處理，且不進行合同備案等類似行為，容易助長行業的“歪風邪氣”，比如具有隱瞞、欺詐等惡性競爭行為，又或者是履約法律糾紛問題頻發等[2]。

3.3 招投標文件規范性不足

理論上為了更好地完成招投標，招標方與投標方都應當編制足夠規范的招投標文件。但現實情況來看，很多招投標文件都存在規范性不足的問題，諸如文件內容不夠清晰，權責邊界模糊等，這對后期展開的合同管理工作有很大的影響，即管理人員很難根據模糊的內容來執行管理工作，大部分情況下都無法順利解決糾紛。造成這一現象的主要原因在于“代理機構”的泛濫，即現代很多招標與投標方，在編制招投標文件方面都會選擇讓代理機構“代寫”，之所以做出這樣的選擇，是因為代理機構的介入能夠縮短自身的工作時間，也能解決組織人力資源成本，但這種方式是導致招投標規范性不足的根本原因。

第一，不同代理機構的文件編制水平存在差異。招標方與投標方很可能選擇了水平過低的代理機構，因此編制的招投標文件，難免會存在規范性不足或者其他嚴重問題。諸如，某代理機構并不了解建筑工程項目招投標的相關法律規定，只是擅長寫作而已，該機構編制的招投標文件普遍存在法律法規上的缺陷，具有較大的風險。

第二，無論代理機構的文件編制水平如何，其本身對于建筑工程項目以及招標方、投標方都不夠了解，因此難以寫出深層次的內容，也容易引發文件不規范問題。

3.4 合同簽訂太過盲目

合同簽訂是合同管理中的重要環節，相關組織應當慎重對待，需要在簽訂之前展開一系列的調查，確認對方是否值得信賴。但現實情況中，一些招投標組織的合同簽訂太過盲目，通常只要確認招投標文件、合同條款沒有明顯問題就會選擇簽訂合同。這種做法明顯忽略了對方是否值得信賴的問題，即一些招投標組織本身的履約能力較差，本身并不值得信賴，但出于各種目的參與了建筑工程項目招投標活動，如果組織在不了解這些招投標組織履約能力的情況下，與其簽訂了合同，就會增加承受風險的概率。

例如，某施工組織與一家招標組織簽訂了合同，過程中并未了解該組織的履約能力，因此在項目接近尾聲的時候，該組織突然不支付款項，開始以各種理由推脫，一開始施工組織為了保障自身能夠順利履約，還是選擇繼續施工，但一段時間之后款項依然沒有到位，這時再尋找該組織卻沒有音訊，期間該施工組織承受了巨大經濟損失。

4 招投標階段合同管理工作的優化策略及注意事項

4.1 招投標階段合同管理工作的優化策略

面對建筑工程招投標階段合同管理工作的各種問題，相關組織要予以重視，意識到這些問題造成的影響，然后采用策略著手優化。下文將提出一些針對性的優化策略，以供存在對應問題的組織參考。

4.1.1 完善內部規范，做好招標文件審查

首先，招標文件與合同管理無關聯的問題，說明相關組織內部規范不完善，因此解決問題的第一步，就是完善內部規范，即相關組織應當在內部提出“招標文件必須按照合同管理基本條款編制”的相關規定，并且提出對應的處罰制度，明確權責歸屬。例如當招標文件出現與合同管理基本條款無關聯或關聯性不強的情況，應當要求工作人員予以修改，如果多次修改未果，則要給予工作人員處罰，或者在招標文件審查過后，發現招標文件與合同管理基本條款無關聯、表述內容不完整的現象，則要對審查人員給予處罰。

其次，著眼于招標文件審查工作，部分組織并未建立專門的審查小組，因此沒有做好該項工作。故為了達成優化目的，建議相關組織建立專門的審查小組，同時要保障該小組成員的專業性、設立小組工作監督機制，即相關組織在組建審查小組時，應當選擇有豐富經驗、了解組織內部情況的人員，然后成立審查部門，所有招標文件編制完成后，都要經過該部門審查，同時為了保障小組工作質量，應當要求該小組在每次審查通過之后，編寫審查報告，報告要定期提交給組織高層，經過高層查閱后，若無問題招標文件才可以投入實際應用，期間組織高層就起到了監督作用。

4.1.2 重視招投標前期工作，積極做好合同備案

首先，招投標管理機制不健全的問題在短時間內無法解決，因此為了應對這一問題帶來的影響，建議相關組織重視招投標的前期工作，并按照現行法律規定、國家政策建立具有可行性的合同管理體系。以招標工作為例，為了防止惡性競爭現象發生，招標組織應當要求工作人員在制作招標文件之前，對項目進行分析，了解項目主要特點，然后在提出合理的評標方法，如果條件允許還可以選擇公眾投標方式，這樣能夠給建筑工程招標工作提供更加客觀的反饋，以便招標組織在招投標階段對眾多合同做出選擇[3]。

其次，在國家提出的合同備案規定下，許多組織或許是出于“怕麻煩”等因素而選擇不進行合同備案，該行為是導致惡性競爭行為出現的最主要原因之一。因此，為了從根本上杜絕這些行為發生，無論是招標組織還是投標組織，都應當積極做好合同備案，多方在這一方面要達成共識，拒絕任何形式的“不備案”理由。例如，某招標組織與投標組織在招投標階段洽談愉快，雙方很快在口頭上達成了合作意愿，但由于招標組織出于個人私利，向投標組織提出了“陰陽合同”的提議，希望能夠用一份“假合同”去備案，再按照“真合同”展開項目工作，而投標方迅速做出反應，表示這種形式的合同會導致合同備案規定失效，故拒絕簽訂合同，其做法是正確的，值得效仿。

4.1.3 合理優化文件編制模式

首先，招標方、投標方等相關組織在自身能力有限，或者確實需要提高工作效率的情況下，可以選擇代理機構來“代寫”文件等材料，但這里建議相關組織不要盲目相信代理機構的水平，理應破除直接使用代寫文件進行招投標合同管理的模式，轉而采用代寫后進行審查、補充的模式，該模式主要是先通過代理機構來滿足大部分文件內容編制需求，一定程度上也能提高工作效率，而在代理機構編制了基本文件內容后，相關組織一定要安排專人審查文件內容。如果在其中發現了漏洞，或者文件內容深度不足的問題，就要予以補充，補充時要結合組織自身情況展開工作，這樣能夠提高文件質量，避免文件內容不規范的現象發生。同時，考慮到不同代理機構的水平不一，相關組織如果必須選擇“代寫”，就應當審查代理機構的水平，盡可能擇優而選[4]。

其次，在條件允許的情況下相關組織應盡可能不選擇“代寫”，原因在于：一方面，選擇“代寫”會增加一筆費用，同時代理機構也無法保障文件內容完善，還需要組織專人負責審查與補充；另一方面，即使依靠審查與補充也未必能夠保障文件內容完善，容易遺漏掉一些細節，而往往合同管理問題就體現在各種細節上。故只要條件允許，不建議相關組織讓代理機構代為編制文件，轉而要在內部建立專門的文件編制部門，同時保持各部門溝通順暢，以便文件編制部門能夠在工作當中獲得信息支持，提高文件的規范性。

4.1.4 強化合同管理力度，做好信息審查工作

盲目簽訂合同，說明相關組織的合同管理力度不足，因此相關組織要強化合同管理力度，具體策略包括以下幾點。

第一，相關組織必須嚴格把控合同簽訂的合理性，要求工作人員在合同簽訂之前與對方洽談，了解對方信息，同時根據對方提供的信息在正規渠道中核實，核實后如果發現信息不匹配，或者存在其他不良信息，要如實告訴組織高層，由高層做出決定。但一般情況下遇到這些現象，都不建議與其簽訂合同，除非對方能夠予以強有力的保障[5]。

第二，相關組織應當要求工作人員在合同簽訂之前，審查合同內容，過程中主要需確認合同內容是否符合招投標文件要求、是否存在模糊不清問題、是否存在不完整或不規范現象，發現任意問題都應當與對方進行協商，要求改進合同內容，只有在合同內容沒有任何問題的情況下，才能簽訂合同。

除此以外，信息審查工作作為合同管理的主要工作內容，其質量必須得到保證，因此相關組織要針對該項工作提出完善的工作要求，確保工作人員能夠做好該項工作。

一般情況下，要求工作人員在信息審查之前，明確審查信息項目，以履約能力信息審查為例，主要需審查的信息項目有：對方歷史項目履約記錄、資產大體情況、技術水平、資質、內部崗位情況等。這些信息都是判斷對方是否具有良好履約能力的重要憑證，對方如果在歷史項目當中有不良履約記錄，說明對方有可能在本次項目當中再次違約；又或者資產大體情況，現實對方近期資產水平下降，代表對方有可能為了節約資產而選擇違約，總體而言，在信息審查工作中，工作人員必須了解所有信息，然后根據信息反饋，做出綜合評判，再由組織高層或專人做出決策[6]。

4.2 招投標階段合同管理工作的注意事項

招投標階段的合同管理工作中，有一大事項是需要相關組織注意的，即責任歸屬問題，該問題的形式有很多，本文主要列舉其一：當建筑工程項目在簽訂合同之后遇到了不可抗力，出現了質量等方面的問題，這種情況下會產生一些經濟損失，由哪一方來承擔經濟損失就是一個值得思考的問題。針對這一問題，相關組織在合同管理工作當中，應當明確相關責任，否則問題又會變得無法解決。通常情況下，建議由多方共同承擔責任，比例需要多方協商確認。

5 結束語

目前來看，建筑工程項目的招投標合同管理工作較以往有很大的改善，但內部依然存在一些亟待解決的問題。因此，相關組織要提高自身對現有問題的重視程度，著眼于招投標與合同管理之間的關系展開優化工作。通過優化，良好的合同管理工作，能夠讓招投標活動順利展開，也有利于建筑工程順利完工。