面向單軌制的檔案人員電子文件管理專業能力研究＊

趙 躍 陳 香 陳水湖

（1．四川大學公共管理學院，成都，610065；2．中國船舶集團有限公司，上海，200011）

在探索檔案工作數字轉型的“中國實踐”中，單軌制和單套制是兩個非常重要的術語，其中，單軌制是指文件完全在數字環境中運行，即全程無紙化的管理模式，反映了數字轉型的本質要求，成為電子文件管理發展的必由之路。［1］檔案人員在推進電子文件單軌制實踐中扮演著非常重要的角色。當前，已有研究關注到電子文件單軌制推進過程中的檔案人員能力問題，例如：馮惠玲［2］、張寧［3］等人認為，專業能力的不足、人才的缺失成為很多機構單軌制推進緩慢的直接原因；邢變變［4］、劉芳琳［5］、王佑祥［6］等人則表示，面向單軌制，需要培養既懂理論又懂技術、具備綜合性知識結構的復合型檔案人才隊伍。但對于檔案人員電子文件管理專業能力的內涵與框架，以及框架中各項能力的重要程度等問題，還未形成清晰認識。為此，本文將綜合運用文獻分析、邏輯演繹、專家咨詢與問卷調查等方法，來探究上述兩個問題以及可能的教育回應。

1 面向單軌制的檔案人員電子文件管理專業能力內涵與擬議框架

1.1 概念闡釋

在研究檔案人員從業水平或工作績效時，學者們往往采用技能［7-8］、素質［9］、素養［10］等與能力［11］相似的表述。一般而言，廣義的能力（compеtеncе）包括知識（knowlеdgе）、技能（skill）和才干（ability），且相較于素質、素養等概念，其更強調在實踐活動中可能達到的成就水平，常用在“任職能力”［12］、“就業能力”［13-14］等語境中。

與任職、就業等語境不同的是，專業能力更強調專業情景下的個人綜合條件，包括特定工作情景下的行為方式和潛在影響工作績效的個人特質。因此，本文認為，面向單軌制的檔案人員電子文件管理專業能力（下文簡稱“電子文件管理專業能力”），是指檔案人員在電子文件單軌制管理中展現出的知識、技能、方法和個人特質等條件的總和。

1.2 電子文件管理專業能力擬議框架構建

當前，檔案界對于專業能力框架并未形成較為一致的認識，英國檔案與文件協會發布的《能力框架》（Compеtеncy Framеwork）［15］從組織管理、業務工作和客戶三個維度提出了文件與檔案管理人員所需的39項專業能力；美國檔案工作者協會發布的《檔案學研究 生 課 程 指 南》（Guidеlinеs for a Graduatе Program in Archival Studiеs）［16］、《SAA核心價值觀聲明和道德準則》（SAA Corе Valuеs Statеmеnt and Codе of Ethics）［17］， 從專業知識、道德觀念等方面形成專業能力與倫理體系；澳大利亞檔案工作者協會發布的《ASA專業能力矩 陣》（ASA Profеssional Capabilitiеs Matrix）［18］則從知識、技能、組織、個人精神等方面對檔案人員的專業能力提出要求。綜合英美澳三國的電子文件專業能力體系與框架，其可歸納為三個方面，一是面向個人，如知識、精神或觀念，二是面向工作情景，如業務管理與技能，三是面向組織，包括戰略思維、服務意識等。

國內對于電子文件管理工作的規范與要求，強調了電子文件管理系統建設，以及組織機構與人員開展工作的行為準則。如：《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》指出，檔案部門的職責包含制定管理制度，負責管理系統的建設與培訓以及保管、統計等；《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》中明確了對管理機制的要求，包括協調機構、管理職責和制度；《電子檔案單套管理一般要求》也提出關于制度建設、系統建設、資源建設與管理的要求。

綜上，本文將電子文件專業能力框架劃分為六個維度：面向個人的專業知識、個人特質，面向工作情境的業務管理、系統實施，以及面向組織的組織規劃、制度管理。同時，在文獻分析與邏輯演繹的基礎上，分別擬定各維度的能力指標，設計出調查問卷。為確保該框架的科學性與適用性，筆者向承擔電子文件管理課程教學與學術研究的專家、電子文件歸檔與電子檔案管理試點單位檔案人員等進行了咨詢（訪談提綱如表1所示）。

表1 專家咨詢訪談提綱

專家咨詢部分反饋意見包括：一是作為各維度下設的能力指標，在數量與層次上應做到相對平衡，體現立足全局、宏觀概括。二是結合實踐經驗，可以從技術知識的掌握、相關方案設計中體現檔案部門在系統建設方面的參與度。

綜合專家意見，調整后得到擬議電子文件管理專業能力框架（如表2所示）。

表2 單軌制背景下檔案人員電子文件管理專業能力擬議框架

2 電子文件管理專業能力調查與分析

2.1 調查設計

自2016年來，國家檔案局已經先后開展了三個批次的企業電子文件歸檔與電子檔案管理試點工作，相比于機關、事業單位，企業在電子文件單軌制模式的探索當中表現得更加積極。因此，本文選擇企業專職檔案人員為問卷調查對象。

問卷分為三部分，一是受訪者及其所屬單位特征，包括受訪者單位電子文件管理的機構設置、人員職能；二是各專業能力的重要程度，主要圍繞上述框架展開，并通過李克特五級量表來統計各項能力在受訪者工作經驗與需求期望中的重要程度；三是開放性問題，以收集受訪者對于專業能力框架的意見與補充。

2.2 問卷發放與數據描述

本研究以問卷星為平臺，通過E-mail、微信、QQ等網絡媒介發放問卷，調查時間為2022年6月23日至7月9日，共回收問卷126份。除港澳臺外，樣本來源主要分布在四川、河南、上海等地，具有一定代表性。

從受訪者所屬單位組織架構來看，有100家單位設置了相關部門負責電子文件管理工作。其中，設有專門負責電子文件管理科室的單位共47個。內設電子文件管理專職人員的單位有49個，占比38.89%，可見檔案人員在電子文件管理中參與程度較高。

有16個受訪者單位正在推進或已經實現電子文件全流程一體化管理，占比12.7%；有68個單位正在推進或已經實現部分業務系統與檔案系統對接，占比53.97%；有42個單位還未實施電子文件單軌制，占比33.33%。為了準確獲得實踐部門對于單軌制背景下專業能力及其重要程度的意見，在剔除所屬單位未開始單軌制進程的受訪者后，獲得84份有效問卷。

2.3 信度與效度檢驗

問卷的信度分析采用社會研究最常使用的信度指標克隆巴赫α系數，其值在0和1之間，α系數越大，則信度越高。利用SPSS25.0統計軟件進行數據處理，結果如表3所示，克隆巴赫α系數為0.923，高于0.8；且“刪除項后的克隆巴赫系數”均在0.923左右波動，說明量表選項設置較為合理，數據真實可靠。

表3 信度檢驗統計結果

效度分析采用KMO和巴特利特球形檢驗，結果如表4所示，KMO值為0.844，大于0.8；P值為0.000，小于0.05，可知變量之間具有較強的相關性。

表4 效度檢驗統計結果

綜上，問卷的信度與效度較好。

2.4 調查統計與數據分析

關于受訪者電子文件專業能力認知調查，通過對結果進行賦分統計，得出各能力維度和指標的重要程度均值（如表5所示）。假設受訪者的工作情境（單軌制推進狀態）對于其電子文件專業能力認知有影響，并將其分為“正在推進或已經實現部分業務系統與檔案系統的對接”和“正在推進或已經實現電子文件全流程一體化管理”兩種情境，比較各能力指標在“非常重要”“重要”（下文簡稱為“前兩項”）所獲頻次占比之和（如圖1所示）。經方差分析可知，盡管在統計學意義上兩類情境下的受訪者對于專業能力認知并未表現出顯著差異性，但在個別能力維度、指標上表現出一定的偏好差異。

圖1 受訪者偏好差異對比圖

表5 電子文件管理專業能力調查結果（N=84）

（1）專業知識

大部分受訪者認為，儲備專業知識能力“非常重要”。受訪者普遍認為，掌握電子文件管理的業務知識是單軌制背景下檔案人員最迫切需要的能力，其重要程度均值達4.70（標準差0.53）；掌握電子文件管理的基礎理論知識的重要程度次之，均值為4.63（標準差0.57）；而技術環境和管理系統相關知識對于檔案人員的重要程度排在第三位，均值4.48（標準差0.72）。

（2）個人特質

大部分受訪者認為，個人特質對于管理水平、個人績效有一定影響，在電子文件專業能力中“相對重要”。其中，對電子文件管理理論知識和業務知識的持續學習能力被認為最為重要，重要程度均值4.55（標準差0.59）；具備電子文件管理戰略意識的重要程度次之，均值為4.5（標準差0.61）；而參與或承擔電子文件管理學術研究能力的重要程度均值僅4.19（標準差0.79）。

（3）業務管理

如圖1所示，盡管受訪者對于各能力維度重要程度的認知態度大致趨同，但業務管理在單軌制發展中具有基礎、核心地位，且在“歸檔”工作環節尤甚。其中，指導業務部門及時高質量完成歸檔工作被認為是最重要的能力，重要程度均值4.73（標準差0.45）；其次是開展具體業務環節的能力，均值為4.68（標準差0.49）；最后是參與、甚至主導電子文件管理相關方案設計的能力，重要程度均值為4.65（標準差0.48）。

（4）系統實施

電子文件對于技術環境和管理系統通常具有依賴性，但調查結果顯示，系統實施能力并未得到受訪者的重視，且越高層次的能力指標重要程度均值越低：電子文件管理系統使用能力的重要程度均值最高，為4.38（標準差0.75）；系統運維能力重要程度次之，均值為4.24（標準差0.73）；系統規劃設計能力的重要程度均值為4.13（標準差0.83），低于前兩者。

（5）組織規劃

大部分受訪者認為，組織規劃能力對于檔案人員“較為重要”。其中，規劃本單位信息化發展和電子文件管理的能力最為重要，重要程度均值4.61（標準差0.56）；而了解單位的組織架構，結合具體業務場景設計電子文件管理組織架構的能力次之，重要程度均值4.54（標準差0.42）；認識和提高電子文件管理的職能水平位列第三，重要程度均值4.32（標準差0.66）。

如圖1所示，相較于“正在或已經對接部分業務系統與檔案系統”情境下的受訪者，所屬單位單軌制推進狀態較快的受訪者在重要程度的選擇上相對較為保守，其選擇重要程度前兩項的頻次占比之和普遍低于另一方，但在組織規劃這一能力維度卻表現出相反的特征。這一偏好差異，與其所置身的工作情境不無關聯。隨著單軌制模式的推廣，檔案人員要跨出所在部門，拓寬專業視野，主動定位角色，成為組織內信息化的設計者與指導者。

（6）制度管理

受訪者普遍認為制度管理能力“非常重要”，且各能力指標重要程度較為均衡：能夠知曉、宣貫和執行國家、行業與地方電子文件管理法規標準，重要程度均值為4.63（標準差0.57）；能夠結合單位需要，規劃、制訂/修訂并實施精細化條款，重要程度均值為4.61（標準差0.57）；能夠通過宣傳培訓等方式提高制度執行力，重要程度均值4.62（標準差0.55）。

3 研究結論與建議

3.1 研究結論

經過調查和統計分析，所有擬議能力指標重要程度所得均值都在4分以上，可見受訪者對于面向單軌制的檔案人員電子文件管理專業能力內涵及框架持認可的態度，明確了專業知識、個人特質、業務管理、系統實施、組織規劃和制度管理作為專業能力框架六個維度的適用性；而其中的得分差異也表現出了專業能力的特征與偏重，具體表現在以下三個方面：

（1）注重實踐把控，凸顯業務導向

一方面，在六個能力維度中，業務管理得到各類受訪者的一致重視，重要程度最高均值14.06；另一方面，與業務相關的能力指標重要程度均值也均在前列：掌握業務知識的重要程度在專業知識中均值最高，對業務部門歸檔工作的指導能力重要程度均值在18項指標中最高。

調查結果顯示，多數單位在業務流程重構、元數據方案設計等實踐問題上有著迫切需求。檔案人員加強實踐把控能力，既是機構對其履行職能、發揮專業作用的要求，也是檔案人員職業發展、檔案事業開拓的基礎。因此，專業能力建設需要以業務為導向，實踐把控能力是單軌制背景下檔案人員電子文件管理專業能力中的必要能力。

（2）重視理論基礎，強調制度管理

專業知識、制度管理的重要程度均值分別為13.81、13.86，在六個能力維度中僅次于業務管理能力。一方面，為適應單軌制的管理模式、應對實踐工作中的挑戰，檔案人員需要夯實理論基礎作為其行動指導，需掌握先進的理論、了解新興的技術以驅動能力水平提高。另一方面，除理論基礎的支持外，實踐開展也需要制度的規范。正如張寧［19］、畢建新［20］等人提出完善制度體系是推動電子文件單軌制的重要條件。對于電子文件管理制度體系的知曉、規劃、設計與執行，是檔案人員專業背景的重要組成部分，也是檔案人員專業能力的物化表征和延伸。

（3）側重規劃設計，體現技術依賴

在各能力指標中，電子文件管理的中長期發展規劃、實施計劃，以及制度條款的精細化制訂/修訂等，重要程度均值在各選項均值中位數4.58以上，體現出受訪者對于規劃設計能力的側重。并且，不同推進情境下的受訪者對這一能力維度的偏好差異，表現出單軌制模式要求檔案人員應具有立足電子文件全生命周期的宏觀視野，融入檔案化管理的專業思維，能夠對參與電子文件管理工作的部門、人員進行指導。

在各能力指標中，系統實施能力重要程度均值最低，為12.75，且各能力指標所獲均值，如前所述與能力層次負相關?？梢?，受訪者認為在電子文件管理發展過程中，檔案人員的技術能力并非迫切需要，相應表現出了檔案人員在電子文件單軌制中對外部技術支持的依賴性。

3.2 建議

（1）務求專業實效，業務導向下全局把控

單軌制背景下，電子文件管理進一步融合了機構內各部門、各系統，創新了管理流程、內容、要求等。因此，檔案人員要加強理論學習與實踐工作的聯系，將理論轉化為管理手段并靈活運用于實踐；在基礎理論、前沿研究的學習之外，還要重點關注開展電子文件管理所需要的業務知識，掌握各項工作的內容、要求和實現途徑。

（2）筑牢專業基礎，多層次建設培養體系

電子文件管理走向單軌制，不僅是管理方法和手段等的革新，更需要提高檔案人員在觀念、知識、技能等個人專業基礎方面的能力，以適應發展新要求。因此，檔案人員專業能力建設需要筑牢專業基礎，以專業知識、制度管理為重點內容，綜合知識結構與應用場景，從微觀到宏觀、從外在技能鍛煉到內在思維訓練，多層次構建專業培養體系；同時，面對實踐轉型的迫切需求，教育培養應考慮從業者的現實需要，通過在職人員培訓、進修等方式，滿足檔案人員在不同時期不斷更新的能力鍛煉需求。

（3）拓寬專業視野，積極擁抱發展轉型期

技術環境和管理系統是電子文件單軌制不可回避的要素，因此，檔案人員需要拓寬電子文件管理的專業視野，將技術應用、系統實施納入專業能力建設中，在綜合能力的基礎上把握管理與技術的融匯，以積極擁抱發展轉型期。

4 結 語

加強單軌制背景下的電子文件管理專業能力建設，是檔案人員不可或缺的行動基石和驅動力。本文討論了面向單軌制的檔案人員電子文件管理專業能力內涵、搭建了專業能力框架，并調查了我國部分企業專職檔案人員對該能力框架的態度和認知。但由于演繹歸納存在一定主觀性、調查樣本存在一定局限性，未來還需在單軌制實踐推進中進一步檢視并優化檔案人員電子文件管理專業能力。