企業行政管理工作的“角色”與效率提高路徑探索

浙江環科環境研究院有限公司 沈悅

企業生產經營過程中會產生大量與企業決策、措施以及工作相關的數據資料，這些資料體積較為龐大，給企業的整理歸檔以及篩選、取用帶來了較大的困難，甚至會在保存的過程中發生信息泄露的問題，這對企業的可持續發展而言是致命的打擊。企業行政管理工作掌握企業的全部資料，并對相關資源進行整理、歸檔、保存等，以為后期計劃制定、工作開展等保留基本的信息依據，能在一定程度上提高企業的辦公效率、信息取用效率和工作效率。從行政管理工作職責而言，行政管理在企業的發展中具有現實意義，在企業的內部建設中具有重要的地位，明確行政管理“角色”、提高行政管理效率是企業在激烈的競爭中獲得新活力重要的內部支撐。

一、企業行政管理工作的作用

行政管理工作按照工作流程主要可以劃分為：計劃、組織、協調和控制等四方面，也就意味著行政管理工作貫穿于企業生產經營、決策和管理的全過程，對企業各項工作的開展以及整體上的發展都具有重要的作用。

（一）提高決策準確性和科學性

企業行政管理在與企業市場調研部門進行信息溝通的過程中以及對企業發展檔案的篩選、調用中，獲取全面的企業發展信息和市場需求信息，并將這些信息應用于計劃制定中，在將計劃交由企業領導層審核時，同時上承輔助計劃制定的相關信息，為領導層進行后續發展決策提供全面的信息和數據，提高企業決策的準確性和科學性，以市場為導向，滿足客戶需求，抓住客戶消費心理，拉近企業生產、經營和銷售等工作與客戶之間的黏性。從企業發展的全局上而言，企業的決策將直接決定企業在一定階段的發展方向，決策的準確性與企業在一定階段甚至未來階段的發展態勢和取得的成果之間相關，強化行政管理工作將為企業的決策提供符合企業現階段發展水平、未來發展方向的信息以及市場和行業需求數據，增強決策的準確性、合理性和全面性。

（二）協調各部門建設

企業行政管理從制定計劃著手，而后要推進計劃落實到具體的工作中，并對計劃落實和工作的正式開展行使監督管理權。

在這一過程中，行政管理工作需要各部門的配合，相應地加強了與各部門之間的密切程度，并在計劃、實施和管理工作中就企業整體發展和各部門建設中產生的部門沖突問題進行協調，將人力、物力和財力跳脫出部門限制，優化企業內部各部門建設和部門資源配給，協調各部門建設。

二、企業行政管理工作的“角色”

企業行政管理工作在企業的整體建設和發展中肩負著“承上啟下”的職責，同時也在各部門之間扮演著協調者的角色。換言之，行政管理工作在企業中扮演著復雜的角色，針對不同的工作對象轉變為相應的角色，以處理好行政管理多層次的工作。行政管理工作是領導層進行決策的信息獲取者、資料整合者和數據提供者，為領導層決定企業未來發展方向提供企業發展和市場需求等多方面的信息數據，以增強決策的準確性和科學性，以市場為導向，明確企業未來發展方向。行政管理同時又是企業決策的執行者和落實者，以企業決策為依據，開展階段工作計劃制定、組織、管理相關工作。

在這一階段中，行政管理是計劃制定者、資源整合者、工作組織者和監督管理者，在同一工作中扮演著多重角色，擁有不同的身份，以全面行使職權，為企業向正確的方向發展保駕護航。

三、企業行政管理工作存在的問題及成因

企業行政管理工作效率和水平將影響企業最終獲得的經濟效益、生態效益和社會效益，提高企業行政管理效率迫在眉睫。隨著市場競爭的愈發激烈，各企業愈發認識到行政管理工作對企業整體發展的重要性，相繼將行政管理創新和改革工作提上日程，行政管理方式得到一定程度的革新，管理效率相應提高，但是其中仍舊存在著部分問題，成為當前階段阻礙企業發展的主要因素[1]。

（一）企業行政管理工作存在的問題

從當前企業建設和發展各項工作的開展中可知，企業內部未形成重視行政管理部門建設和工作開展的良好氛圍。該部門的建設水平相對較低，其中存在種種問題，以下將對其中存在的問題進行分析。

1.行政管理部門地位較低

企業應對市場競爭和行業競爭的最終目的是獲取經濟效益，市場內的大多企業以經濟效益相關工作為核心，重視經濟效益的獲得，而忽視與企業效益間接相關的行政管理工作。在不少企業內部，行政管理部門的地位較低，名存實亡，甚至部分企業未組建行政管理部門，相關工作主要由其他部門員工兼任，缺乏專門的行政管理部門和專業的管理人員。

2.部分行政管理人員管理意識薄弱

由于企業領導層對行政管理部門較為忽視，該部門在組建的過程中忽視專業人才引進工作，調用無法勝任其他部門工作的員工組建行政管理部門，管理部門整體上的專業水平較低。

加之，部分管理人員不重視管理工作，管理意識相對薄弱，行政管理工作的開展缺少專業的管理隊伍。行政管理工作無法在企業內部建設、企業決策和未來發展中扮演好本身應該扮演的角色。

3.管理模式較為傳統

隨著信息技術等先進技術和高科技產品在社會中的應用，企業為了提高管理水平，將信息技術等應用于內部建設中。

但是，從企業行政管理工作中對信息技術應用的實際情況而言，其對技術的應用仍停留在較為淺薄的層面上，對于近年興起的大數據技術未進行合理應用，信息化建設水平和辦公水平相對滯后，行政管理模式仍舊停留在傳統階段，管理水平較低[2]。

（二）企業行政管理工作存在問題的成因

企業行政管理工作中存在的問題歸根結底是由于企業對該工作的忽視而產生的，以企業對形成管理工作的忽視而引發了后續的一系列問題。例如，行政管理部門地位較低，管理部門建設不完善，缺少專業的行政管理人才。此外，行政管理部門員工角色定位不準確、管理知識欠缺、管理能力不足以及個人素質參差等也是導致企業行政管理工作效率低下、管理模式落后的主觀因素。

四、企業行政管理工作效率提高路徑

高效的行政管理工作是企業強化內部建設、鞏固發展成果和尋求發展新突破的基礎工作，對于企業在未來實現可持續發展具有實際意義。企業要想在激烈的市場競爭中穩固自身的發展地位，應對外部沖擊，就要從內部建設工作著手，從行政管理工作入手，加強該部門建設，以使該部門的員工明確行政管理工作在企業內部建設和整體發展中的角色定位，以行政管理工作的有序開展助力企業的健康、穩定發展。

（一）提升行政管理部門地位

要以行政管理工作優化、提高管理效率探索企業未來發展的新方向，企業領導層和企業上下要對行政管理工作形成正確的認知，明確行政管理工作在企業內部建設和整體發展中扮演的重要角色。

首先，企業領導層要主動學習行政管理的相關知識，在學習知識的中豐富個人認知，提高管理水平。其中，最重要的是在學習的過程中完善對行政管理工作的認知程度，加深對行政管理工作的理解，在企業領導層逐步形成重視行政管理工作的良好氛圍[3]。企業領導層作為企業決策者，應該重視行政管理工作在企業決策中的重要作用，且通過會議的方式將這份重視度傳達至企業內部的各部門中，調動各部門的力量，為行政管理部門建設和工作的開展創造良好的內部環境。換言之，提高行政管理部門地位工作的第一步是在企業內部形成重視行政管理工作的思想氛圍，并輔之以企業文化的建設鞏固各部門對行政管理部門建設工作的重視。

其次，企業要為行政管理部門配備信息化辦公設備，并聘任信息建設公司在行政管理部門和各部門之間搭建信息傳遞和資源共享的平臺，不斷升級辦公系統，為行政管理獲取信息、制定計劃和開展工作提供便捷、迅捷的信息化辦公平臺，為其配備專業化的辦公設備，加強行政管理部門設施建設，提高硬件水平。

最后，行政管理部門的員工要在法律允許的范圍內積極行使職權，在企業決策和計劃落實中發揮部門作用，以實際行動提高本部門在企業內部各部門中的地位。

（二）提升企業行政管理人員的大局觀意識及專業化水平

行政管理部門是站在企業全局上，為企業未來發展決策尋找方向的主體部門，這就需要企業人力資源管理部門要根據當前階段企業行政管理人員工作水平和能力，在行政管理部門內部組織和開展針對性員工培訓活動，注重培養行政管理部門員工的大局觀意識，提高其專業化管理水平。企業人力資源管理部門作為組織、開展員工培訓工作的主體部門，在多年的工作中積累了一定的培訓經驗，將其應用于行政管理部門員工培訓工作中將以經驗為基礎，增強培訓效果[4]。

首先，人力資源管理部門負責該項工作的員工要明確行政管理部門在企業發展中所扮演的角色和企業發展所需要的行政管理人才應具備的能力，以為企業未來發展服務為導向，完善員工培訓內容和體系，將行政管理專業知識、國家新出臺的行政管理制度、相關政策以及培養員工的大局觀意識作為培訓的重點內容，不斷豐富行政管理人員的管理知識、提高整體行政管理水平。

其次，員工培訓作為企業履行員工再教育義務的內容之一，不應該只以知識講授為唯一形式，還應該結合員工之間交流、研討、案例分析和員工展示等多種培訓形式，讓員工首先在培訓中學會學習、學會應用，而后在實際的工作中真正做到學以致用，將培訓過程中學到的管理知識、演練的管理技巧進行具體運用。

此外，市場上的企業從競爭的角度而言，多為對立關系，但是在經濟全球化深入發展的今天，國內經濟體應該團結起來，共同應對經濟全球化的沖擊。企業要與區域內的其他企業就行政管理部門建設和員工培訓等相關工作進行溝通，建立交流、合作的關系，針對行政管理方式革新等相關工作搭建信息化學習資源和管理經驗共享平臺，各企業的行政管理者可以通過線上學習和交流經驗的方式，不斷優化管理方式，完善管理模式。在市場上為競爭關系的各企業主體可以在員工培訓工作中達成共識，逐步提高市場整體的建設水平。

（三）進一步優化并完善行政管理工作模式

行政管理部門員工首先要認清自身在企業發展中的定位和職責，依照企業管理條例，合法合規行使管理職權，并在工作的過程中檢驗管理方式和模式，以實踐結果為依據，不斷改進管理方法，革新管理模式。企業要為行政管理工作模式的革新提供基本的辦公設施，建設信息化、數字化行政管理部門，定期對其辦公系統進行優化升級，對于行政管理部門反饋的系統漏洞和辦公問題進行及時修補和優化，滿足行政管理信息獲取、處理、整合等工作的辦公需求。行政管理部門則要在企業為其提供的優質的辦公環境中，對當前管理模式和工作方式進行定期反思，以企業在不同階段的工作計劃為指導，調整工作方式和模式，以適應企業發展不同時期對行政管理工作提出的新要求。

行政管理部門員工要借助信息化平臺和辦公系統，與企業各部門就相關信息進行溝通，加強與各部門的有效溝通，為制定計劃收集全面的數據依據。同時，以信息技術等技術為依托，構建現代化工作模式，將部分管理業務轉移至便捷、高效的網絡平臺上，對企業工作各階段產生的數據進行處理、整合，并在關鍵的位置建立信息預警和反饋機制，及時獲取管理工作中存在的問題，并對其做出反應[5]。

（四）合理調整企業內部組織機構設置

企業要整合內部各部門，將職能相近的部門合并為同一個部門，在部門內部進行細致劃分，消除協同部門之間的信息壁壘，提高部門協同辦公效率。行政管理部門與企業內部的人力資源管理部門、會計部門基本性質是一樣的，都需要站在企業發展的全局上行使職權，且需要與各部門都建立密切的溝通關系。企業在調整內部組織機構和設置部門時，要綜合考慮各部門在企業內部建設中的地位和作用，按照其工作性質，設置專門的行政管理部門，并完善部門內部各層級和各項工作的崗位設置，依據行政管理工作中計劃、組織、協調和控制四方面工作，在行政管理部門內部分別設置相應崗位，定崗定責。

五、結語

綜上所述，高效的行政管理工作將在最大限度上助力企業的整體發展，是企業增強競爭力，應對外部沖擊的核心工作。企業行政管理工作人員要認清工作角色定位，站在企業發展的全局觀上，以企業未來發展為導向，為企業決策、計劃的制定和制度的完善工作匯總全面的數據參考，并助推決策、計劃落實到具體的工作中，為企業的健康發展服務。行政管理人員還要積極參與到企業組織的員工培訓活動中，學習管理知識，提高管理能力，以個體管理者管理水平的提高、提升企業行政管理部門整體的工作效率，扮演好計劃者、執行者、監督者和管理者等不同的工作“角色”。

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企業行政管理工作包括日常事務的計劃安排、組織實施、信息溝通、協調控制、檢查總結和獎勵懲罰等方面的管理工作，是企業發展的基礎，負責信息的收集和整理，并及時提供給管理者，是企業得到長遠有意義的進步。

注重信息的收集和整理，并及時提供給管理者。信息包括企業外部信息和內部信息。

外部信息具體包括：國家相關政策法規；社會習慣、風俗、時尚變化；市場需求、消費結構、消費層次的變化；競爭企業信息；科學技術發展信息；突發事件等。

內部信息具體包括財務狀況；生產狀況；產銷狀況；采購、庫存信息；設備的使用和管理；人才資源等。作為一名行政管理人員最重要的是要及時了解企業內部情況發展變化和國家政府機關相關政策和法律規定的變化。做好執行的制度有了，既定目標有了，關鍵就是要做好只要我們把行政管理工作做到位、做深入、做細致，每個人都來參與管理，那么，發展得更快，走得更遠。企業的發展有了合格的管理,擴展的空間會無限的,可以得到長遠有意義的進步。

行政管理。是運用國家權力對社會事務以及自身內部進行管理的一種活動。也可以泛指一切企業、事業單位的行政事務管理工作。行政管理系統是一類組織系統。它是社會系統的一個重要分系統。

行政管理最廣義的定義是指一切社會組織、團體對有關事務的治理、管理和執行的社會活動。同時也指國家政治目標的執行，包括立法、行政、司法等。狹義的定義指國家行政機關對社會公共事務的管理，又稱為公共行政。

隨著社會的發展，行政管理的對象日益廣泛，包括經濟建設、文化教育、市政建設、社會秩序、公共衛生、環境保護等各個方面?，F代行政管理多應用系統工程思想和方法，以減少人力、物力、財力和時間的支出和浪費，提高行政管理的效能和效率。