國企檔案電子化管理的安全策略

陜西延長石油榆神能源化工有限責任公司 李偉

一、檔案電子化管理概述

（一）檔案電子化管理概念

檔案電子化管理工作，簡單來講，就是通過新時代計算機等設備，對各類檔案資源進行數字化管理的一項工作。由于檔案電子化管理需要用到各類新興技術，因此表現為一定的信息化特征。檔案電子化管理工作，突破了傳統檔案管理形式的束縛，能夠實現對不同部門和不同知識的有機融合，是新時代發展背景下的必然要求。另外，電子化檔案電子化管理模式的推出，有效解決了傳統工作形式的不足，對各單位檔案管理工作以及自身發展有著至關重要的作用。

（二）檔案電子化管理的優勢

以往，各單位檔案管理工作通常是組織工作人員對各類紙質資料進行收集整合，記錄單位發展過程中的相關訊息，但在實際操作以及后期檔案使用過程中存在諸多弊端。檔案電子化管理模式的推出，突破了傳統檔案管理形式的約束，解決了傳統工作形式中的不足，促進了檔案管理水平的提升。具體而言，檔案電子化管理的優勢表現為以下幾個方面：首先，電子化管理模式的推進，極大地提升了檔案的安全性，對各類原始資料能夠起到較好的保護作用。由于檔案資料對各單位發展有著重要的借鑒意義，而在工作過程中對檔案資料的使用頻率也相對較高，但在長時間使用過程中，紙質資料會受到一定破壞，甚至在部分特殊情況下，會導致重要資料丟失。而電子化管理模式的推進，能夠對各類原始檔案資料起到良好的保護作用，為后續各類檔案資料的利用提供了必要的保障。其次，電子化管理模式的推進，有效提升了檔案管理工作效率。傳統紙質檔案管理模式，在工作過程中需要投入大量的人力資源。而電子化檔案管理模式的推出為檔案管理部門工作人員提供了極大的便利，對各類想要查找的資料，只要輸入某一關鍵詞，在檔案管理系統的支持下，可以快速找到相關資料內容以及紙質檔案存儲位置，極大地提升了檔案資料查找效率，降低了人力資源投入。

二、我國檔案電子化管理的現狀

（一）檔案電子化管理認識不足

檔案電子化管理是社會發展過程中的必然要求，能夠有效解決傳統檔案管理工作中的諸多不足之處，為各單位檔案管理部門提供多樣化的選擇，促進檔案管理水平的提升。不過，就目前檔案電子化管理開展情況來看，部分公眾對檔案電子化管理缺乏必要的認識，僅僅是將檔案管理工作與計算機等終端設備相聯系，不能切實認識到檔案電子化管理工作的諸多優勢。另外，部分公眾對檔案電子化管理秉持消極態度，認為計算機等終端設備可靠性較低，倘若在運轉過程中出現故障，會導致檔案資料丟失。以上諸多因素的影響，致使檔案電子化管理的推進受到約束。

（二）檔案電子化管理的安全性問題

近年來，隨著信息技術的不斷發展，在一定程度上提升了信息傳輸效率，促進了資源共享。但是在信息化時代，公眾對知識產權的認識相對不足。從這一角度出發，保障信息安全性維護知識產權成為新時代重點關注問題之一。檔案電子化管理模式的推進，不得不將單位網絡與檔案管理系統相連接，在這一背景下，部分不法分子為了盜取企業相關信息，采取了諸多手段獲取信息，導致企業檔案管理受到影響，信息的安全性無法保障，致使企業發展受到相應的約束。

（三）檔案電子化管理的真實性難以保障

檔案管理工作以紙質形式開展工作，能夠有效保障檔案資料的真實性，任何修改行為都可以及時查處，并且對知識產權也有一定的保障。所以，紙質檔案真實性相對較高。但是，隨著電子化管理模式的推進，國有企業在存儲檔案過程中，需要對資料進行備份，在一定程度上致使檔案資料被泄露的概率大大增加。加上部分不法分子的參與，導致檔案資料的安全性受到影響，對國有企業檔案管理工作產生了一定的影響。檔案電子化管理模式的發展，為企業檔案管理工作提供了諸多便利，降低了人力資源投入。但是也催生了大量違法行為，檔案管理的真實性難以得到有效保障。

（四）硬件設施不完善

隨著信息技術的不斷發展，傳統檔案管理模式難以為企業在新時期發展提供必要的支持。因此，電子化管理成為當下國有企業檔案管理工作的首選。但是，電子化管理對硬件設施有著較高要求，各項工作的開展需要完備的硬件設施作為保障。具體而言，檔案管理工作是一項長期工程，既要保障檔案管理的真實性，同時又要提升檔案管理效率，因此對硬件設施有著相應的規定。不過，就現階段國有企業檔案電子化管理工作的實際開展情況來看，部分企業缺乏配套的硬件設施，導致檔案電子化管理工作開展受到約束。硬件設施的不完善致使檔案管理工作效率大打折扣，難以與新時期國有企業檔案管理工作目標相對應。

三、國企檔案電子化管理的安全策略

（一）檔案電子化歸檔階段的安全策略

1.簽審后再校對，確保信息安全

就目前國有企業檔案電子化管理工作來看，對于部分電子文件，在簽審工作中與原稿存在一定的相似性。從這一角度出發，為了保障檔案電子化管理的安全，應當在簽審完成后再次進行校對，最大限度地保障信息安全。具體而言，對于簽審的電子文件，在完成相關工作后，可以交由撰稿人對電子文件的內容進行再次審查校對，確保與原稿內容一致，方可進行歸檔。倘若簽審完成后的校對工作，發現電子文件內容與原告內容存在差異，應當將電子文件進行退回，審查無誤后再次進行歸檔處理。這項工作的開展，能夠有效保障檔案電子化歸檔階段的安全，提升檔案信息的真實性。

2.組織人力審核，保障歸檔安全

近年來，隨著檔案電子化管理工作的不斷推進，國有企業檔案管理工作實現了質的突破。不過，值得注意的是，盡管檔案電子化管理能夠有效提升檔案管理效率，但是對于電子化歸檔工作也應組織相關人員進行核對，不能單純依靠電子設備進行歸檔。倘若缺少人工核查，在一定程度上無法對電子文件歸檔工作有一個切實了解，進而導致文件丟失，致使檔案管理工作受到影響。具體而言，由于檔案電子化管理工作無法對部分細致檔案進行分類，所以在歸檔階段應當組織人力對檔案信息進行審核保障歸檔安全，利用人工核對的形式能夠對檔案信息有一個全面了解，對各類電子文檔進行分類，實現對檔案歸檔的精細化管理。另外，通過組織人工開展審核，能夠切實了解檔案信息的真實性，判斷電子檔案是否存在病毒等情況，最大限度地保障歸檔安全，促進檔案電子化管理水平的提升。

3.應用新型技術，保障歸檔安全

歸檔階段是檔案電子化管理工作的重點之一，能夠對各類電子檔案進行分類，進而統一歸入檔案管理系統。由于電子檔案在歸檔前期和后期應當進行加密處理，所以從這一角度出發，應當采取行之有效的措施保障檔案安全，防止電子檔案丟失。具體而言，為了保障國有企業檔案的歸檔安全，可以應用部分新型技術提升歸檔安全性，比如利用加密技術等對電子檔案進行加密處理。倘若檔案管理系統受到侵入，會導致各類信息文件的丟失，進而影響國有企業經營管理活動的推進。通過加密技術的應用，能夠對電子檔案的流轉歸檔工作進行規范，最大限度地保障檔案安全，同時在電子檔案歸檔過程中，可以應用防火墻等安全技術，確保檔案歸檔工作不會受到其他因素的影響，有效抵抗各類病毒的干擾，確保電子檔案歸檔安全。

4.加大審核力度，防止信息混淆

隨著檔案電子化管理模式的推進，國有企業檔案管理工作實現了質的突破，解決了傳統檔案管理工作中的不足之處，提升了檔案管理效率。但是，就目前國企電子檔案歸檔工作來看，部分企業仍然采用傳統形式進行歸檔，比如利用U 盤等設備儲存電子檔案之后傳送到相應的計算機，或者利用光盤等載體對電子文件進行歸檔。為了保障電子檔案歸檔的安全性，相關企業應當組織工作人員對各類歸檔文件進行深入檢查，了解光盤和U 盤等信息載體的安全性是否符合相關要求。同時，針對電子檔案的相關內容進行檢查，確保檔案信息的真實性。另外，值得注意的是，利用U 盤等載體對電子檔案進行歸檔工作，應當明確不同類別的檔案歸檔要求，謹防在歸檔過程中出現信息混淆，進而影響檔案管理質量。所以，針對利用光盤等載體對電子檔案進行歸檔處理的企業，應當加大對電子檔案的審核力度，確保信息傳播載體以及檔案內容的安全性，對于不符合歸檔要求的文件，應按照規定進行退回，確保檔案符合安全要求。

（二）檔案電子化整理階段的安全策略

1.建設檔案管理專職隊伍，明確個人責任

隨著信息技術的不斷發展，國有企業檔案管理工作選擇電子化形式進行推進，極大地提升了檔案管理效率。就目前檔案電子化整理階段工作來看，為了保障檔案安全，應當建設一支專職隊伍，對檔案整理工作內容進行劃分，將責任落實到個人，最大限度地保障檔案整理階段的安全。為了進一步提升電子檔案的準確性，其應當將權力下放至檔案管理工作的具體人員，明確個人責任，提升檔案電子化整理工作水平，保障檔案安全。由于檔案類型多種多樣，因此對不同類型的檔案，在整理工作中應當組織不同人員進行整理。將檔案電子化系統的若干工作對某一類別的工作人員進行授權，防止權力混用，致使檔案整理工作的開展受到影響。倘若在國有企業檔案電子化整理過程中，由于工作人員自身因素不得不更換新任員工開展檔案整理，國有企業檔案電子化系統的管理人員，可以將權力移交至信任的工作人員，對個人責任進行明確。同時，在檔案整理過程中，由于人員變更而引發的諸多工作進行明確記錄，盡可能地將責任落實到個人，提升檔案整理工作人員的個人積極性，確保檔案電子化整理階段各項工作符合要求，保障檔案信息的真實性，防止由于個人因素的影響導致檔案資料混亂，確保檔案整理階段的信息安全。

2.設置“預處理”機制，提升檔案整理效率

國有企業檔案電子化整理階段涵蓋的要素相對較多，并且工作內容較為復雜，所以為了提升檔案整理效率，保障檔案安全，應當設置預處理機制，確保檔案整理工作按照正確的方向推進，促進檔案整理水平的提升。就目前國有企業檔案電子化整理工作來看，在實際推進過程中，通常會出現資料繁多、整理任務量大、工作時間短等情況，極易導致相關文件的丟失，致使檔案電子化整理工作受到影響。為了有效解決這一問題，國有企業檔案管理部門可以設置預處理機制，對于已經檢查無誤的檔案信息整合在一起，對于未曾整理的文件整合在一起，防止檔案整理過程中，由于文件數量多而造成文件混亂，致使電子檔案整理的安全性受到影響。通過預處理機制的建設，一方面能夠有效提升電子檔案存儲的安全性，另一方面能夠解決短期內檔案整理量過大的現象，提升檔案電子化整理效率。

3.定期組織抽檢，保障涉密檔案安全

國有企業檔案電子化管理工作不僅僅是針對企業普通的文件資料，同時包含部分涉密檔案。所以，對于此類檔案的管理，應當確保各類文件的安全性，防止檔案信息丟失。具體而言，可以組織專業人員進行涉密檔案整理，謹防由于電子檔案資料的丟失而引發諸多安全問題。另外，為了進一步提升涉密檔案管理質量，國有企業應當定期組織相關人員對涉密檔案整理工作進行抽檢，最大限度地保障密集檔案的安全。不僅如此，由于涉密檔案在電子化管理模式下，需要存儲在相應的系統內，倘若檔案電子化過程中各項工作不符合處理要求，極易導致信息泄露。所以，為了保障涉密檔案的安全性，檔案管理部門人員應當采取電子與人工相結合的形式對涉密檔案進行整理，最大限度地保障涉密檔案的安全。

4.應用新興技術，保障系統安全

電子檔案歸檔工作是檔案電子化管理至關重要的一步。因此，在入檔前期和后期，應當結合認證技術與解密技術等進行應用，最大限度地保障電子檔案歸檔安全。具體操作過程中，為了防止電子文件被損壞，可以在原有技術基礎上，加設電子檔案歸檔簽署流程，確保文件在歸檔過程中不會丟失。針對電子檔案管理系統而言，倘若受到木馬病毒等的攻擊，極易導致系統信息丟失，嚴重影響電子檔案歸檔階段各項工作的開展，致使國有企業信息安全難以得到有效保障。所以，從這一角度出發，電子檔案歸檔過程中應當明確加密技術的重要性，通過對檔案管理人員身份認證以及密碼算法的設計，確保電子歸檔階段各項工作有序推進。新興技術的應用，能最大限度地保障電子檔案歸檔安全。

另外，國有企業電子檔案管理系統的建設，應當組織專業人員，對歸檔過程中可能出現的各類安全隱患進行排查。防火墻等新興技術的應用，能最大限度地保障電子檔案管理系統自身安全。目前，國有企業電子檔案管理系統對防火墻的應用通常選用以下幾種類型推進：首先是代理服務型；其次是包過濾型；再次是應用網關型。除此之外，還有多種形式以供選擇，具體可以結合國企檔案管理工作實際需求進行明確。通過對防火墻技術的應用，能夠有效保障系統安全，為電子檔案管理提供必要的保護。不僅如此，電子檔案管理系統的安全保障也應加強對防毒軟件的應用。結合新時期技術發展，定時更新病毒系統，謹防由于黑客的惡意破壞，致使電子檔案管理系統的安全受到影響。

四、結論

總而言之，隨著社會的不斷發展，國有企業傳統檔案管理模式難以與新時期發展目標相對應。因此，必須結合新時期發展要求，推進檔案電子化管理，提升檔案管理工作效率，降低人力資源投入，保障各類原始檔案資料的安全。但是，目前檔案電子化管理工作中仍然存在諸多問題，比如病毒侵犯以及信息丟失等因素，在一定程度上制約了國有企業檔案電子化管理效率。因此，必須采取行之有效的措施，加強對電子檔案歸檔和整理階段的管理，保障國有企業電子檔案安全，為后續企業發展和各項決策提供必要的資料支撐，推動國有企業高質量發展。

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檔案管理信息化平臺的目標是：實現紙質檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理。

紙質檔案的信息化管理是：以電子影像技術為支撐，將紙質檔案轉化為電子信息進行管理。

電子信息的檔案化管理是：把應用系統的電子信息進行憑證化處理后，形成電子檔案，將電子信息從應用系統中獨立出來，形成與應用無關的，不可抵賴的，能夠直接閱讀的帶樣式的文檔。為電子檔案管理搭建一個公共支撐環境，為各類檔案提供統一的采集、管理、查詢、加載及展現的平臺，主要實現以下功能：統一電子檔案入口。