公安檔案服務與利用工作簡析

何 穎 明溪縣警務輔助服務中心

隨著社會經濟的發展，維護社會的安全與穩定是國民關注的大事，也是公安部門應當承擔的重要責任。公安部門日常工作所產生的信息資料需要檔案部門進行專門管理，妥善保存資料與信息，以便在需要時及時調取和使用。其中，部分信息資料是在辦案過程中產生的，對之后的案件及相關研究都大有用處，可見做好公安部門的檔案管理工作是非常重要的。在此基礎上創新檔案服務功能，深入開發檔案的更多價值，成為當代公安部門檔案服務與管理工作的重要內容?，F對公安檔案服務與利用的關系進行分析，研究公安檔案服務與利用工作的優化措施，旨在為基層公安部門提供檔案工作中的可行之策，推動我國公安檔案工作體系的完善與發展。

檔案資料往往能真實反映出公安部門的工作成效，也是基層公安部門工作人員的工作經驗總結，這些資料往往是破案的重要依據，檔案資料的價值需要基層公安部門進行深度開發與利用。但是，目前公安部門檔案管理工作面臨一些問題，比如檔案信息的利用率不高，各類檔案缺乏深度開發，未形成完善的資源開發機制等。雖然基層公安部門已經對檔案管理工作作出相關要求，但其效果卻并不理想。因此，增強檔案管理的創新應用才是基層公安部門檔案工作發展的大方向，要總結檔案管理工作的實際規律，為公安部門之后的工作提供更多的寶貴經驗。

基層公安檔案服務與利用工作的現狀

基層公安部門在檔案服務與利用工作中，難免會遇到一些問題，既有來自主觀方面的阻礙，又有來自客觀方面的困難，還包括領導層的意識問題，以及實際工作中的物質問題。造成這些問題的原因可以歸納成兩個方面，分別是工作基礎薄弱與管理意識淡薄。一方面，基層公安檔案工作所獲取的信息來源于各項業務及案件中產生的文件資料，這就要求各科室要如實、及時地上報資料，如果不按時上報資料或者資料有誤，就會影響公安部門的工作效果，而且基層公安部門的硬件設施水平有限，并不能投入大量資金用于檔案管理建設，也在一定程度上阻礙了該項工作的開展。另一方面，基層公安部門未能對檔案工作予以高度重視，其更傾向于實際的業務辦理，對檔案工作或多或少存在忽視情況，這也使得該項工作缺少一定的服務性。

公安檔案服務與利用需要處理的關系

公安檔案利用與基礎業務之間的關系

公安檔案利用與基礎業務之間應存在一種辯證關系。開發公安檔案資源的前提是收集檔案資料并進行鑒定與統計，如果基層公安部門缺乏扎實的基礎業務能力，其檔案資源的利用效率就難以達到理想的目標。而且公安檔案的開發與利用應當明確工作的開展方向，設定具體目標，使公安檔案工作成為基礎業務辦理過程中最特殊的一個環節，可以為基層公安部門的其他工作提供便利，具有極其重要的作用。因此，公安檔案工作的資源開發與利用要基于“服務”的宗旨，了解其他工作的實際需求，將這些需求準確轉化為業務建設的內容，為基層公安部門工作提供指導方向，促進基層公安檔案工作的有序發展。理清公安檔案利用和基礎工作之間的關系，使二者形成相輔相成的管理模式，科學地看待二者之間的關系，進一步加快檔案工作建設的步伐，可以對后續的工作形成優化作用。

公安檔案利用與檔案資料之間的關系

公安部門的檔案資料要保密處理，因此，公安檔案利用工作具有特殊性，在法律、政策的要求下，必須對這些資料予以保密，這也對公安檔案的開發與利用產生了一定限制，所以基層公安部門要正確處理檔案利用與檔案資料之間的關系，要盡可能地挖掘檔案資料的實際價值，但也要尊重檔案資料的保密性，嚴格遵守基層公安部門的各項規定，科學處理檔案利用與檔案保密工作之間的矛盾?；鶎庸膊块T要嚴格遵循《中華人民共和國檔案法》與《中華人民共和國保密法》的相關規定，并對公安檔案工作進行深入研究，掌握公安部門在工作部署方面的動態，基于當前的社會形勢，及時調整公安部門對公安檔案工作的相關規定，在保障國家利益安全的基礎上，最大化地開發并利用檔案資料，以完成更多的任務，在保證公共檔案資料保密性的同時，最大程度地開發檔案資料中的信息資源，使已存的檔案資料在之后的業務活動中發揮更大的作用。

公安檔案服務與利用的優化對策

提升基層公安部門在公安檔案工作中的管理意識

公安部門的領導要注重對基層公安部門的建設，從公安事業的發展出發，加強對基層公安部門檔案工作的管理，并將其納入基層部門的年度計劃中，使其引起基層公安的重視，形成自上而下的良好工作風氣。一方面，上級公安部門要對公安檔案管理工作人員的職責予以明確，按照檔案管理制度的要求，做好每年的年度檔案歸檔工作，明確各個崗位的工作內容，實施責任管理機制，嚴格規范工作流程，爭取對工作中的每一份資料做到及時歸檔管理，以實現對各類檔案的有效保管，形成濃厚的管理氛圍，促進公安檔案工作的規范化、標準化發展。另一方面，公安部門領導要重視對基層公安檔案工作的督導，要求公安檔案工作人員勤于匯報材料整理情況，定期與上級部門進行溝通，與上級部門公安檔案工作人員及時交流，正確認識檔案工作的重要價值，強化基層公安部門檔案工作人員的大局意識，使其承擔起為社會服務的重要責任。同時，注重對公安部門檔案的開發利用，以各項工作為基準，拓展公安檔案資源，深入剖析當前社會發展的背景與前景，充分發揮公安檔案工作的實際價值，為公安部門的其他工作提供可靠依據，提升基層公安檔案工作的管理意識，積極開展提升檔案管理水平的各項工作。

加強基層公安部門在公安檔案工作中的資源建設

在基層公安部門檔案工作的過程中，檔案工作人員要及時整理好各項檔案資料，豐富內部檔案資源，為基層公安部門創造有利的工作條件。當然，公安部門的領導也需要做好檔案管理的指導工作，以提升基層公安部門的檔案服務質量，通過高效的工作方式，節省基層公安部門檔案工作中的人力、物力，使其將更多時間與精力投入檔案工作的創新上，督促檔案工作人員在日常實踐中大量收集檔案資源，促使各個部門對檔案資源收集高度重視。一方面，上級公安部門要主動介入到基層公安部門中，帶領基層公安部門檔案工作人員轉變思想觀念，樹立大局意識，從各個方面增強和公安系統之間的配合，保證公安檔案工作可以與其他工作、業務形成體系，尤其是對重大典型活動及案件資料的收集，必須保證內容齊全、載體豐富，從資料的形成到最后的歸檔，都要嚴格按照要求完成，不可存在漏項，否則就容易造成信息遺失。另一方面，基層公安部門檔案工作的覆蓋面要更廣，不能漏下任何一個建檔對象，獲取較為完整的檔案資料，可以對公安部門開展其他工作提供準確的參考。公安檔案工作人員要將各類信息如實地錄入警務檔案系統中，利用計算機技術設計更便捷的檢索方式，既要收錄實物檔案，又要注重加強對非紙質類檔案的管理，以保證信息收集的全面性。

拓寬基層公安部門在公安檔案工作中的渠道

就公安檔案而言，“如何保管”是對檔案工作方法的研究，開發利用公安檔案資源是檔案工作的根本目標，因此，公安檔案管理部門要具有開發信息的意識，負責該項工作的人員要積極創新管理方法，舍棄傳統守舊的管理思想，要利用科學技術手段完成檔案資料的收集和保管工作，科學規范地對檔案進行整理加工，將一些紙質檔案以數字化的方式保存，并將其錄入系統中成為數字化檔案，對公安檔案中有價值且有意義的部分，要有針對性地進行發掘，以體現檔案的深層價值。比如基層公安部門的戶籍檔案，經過數字化處理可以提升日常業務的效率，為群眾異地查詢戶籍檔案創造了便捷條件，保證系統的聯用性，可以在授權基礎上隨時取用檔案信息，實現檔案資源的共享功能，更有益于日常業務模式的創新。同時，基層公安檔案工作部門要做好檔案數據的共享和利用，研發符合時代要求的系統，比如增設信息糾錯功能，在戶籍掃描等環節中幫助人工完成校對工作，對形式不規范或內容有誤的信息及時進行提示。通過利用智能化、規范化的技術手段對檔案信息進行驗證核實，確保錄入數據的準確性；整合相關涉案人員的檔案資料，構建專業的“違法犯罪人員信息庫”，將嫌疑人的信息共享到全國公安網絡中，便于異地辦案及信息查詢，為構建和諧社會打造信息化公安檔案管理系統。

完善基層公安部門檔案工作的宣傳機制

在新時代背景下，基層公安檔案工作中的各項規章制度要滿足時代發展的需要以及廣大人民群眾的需求，做好檔案資源的科學配置，并積極主動進行宣傳，提升社會對守法用法的認知度。因此，基層公安部門要積極與媒體進行合作，借助趣味活動的方式，與群眾進行近距離宣傳，尤其是經濟發展水平較為落后的農村地區，更要擴大對基層公安檔案工作的宣傳，以便基層公安部門可以更好地獲得群眾支持，也使調取各類信息及實地收集信息更加便利。在一些特殊的節日，基層公安部門可以走入學校、社區及企業中，做好法治宣傳教育工作，比如在12.4憲法紀念日、6.26全國禁毒日等開展有關活動，通過制作公安檔案宣傳手冊，或者制作微視頻等方式，對大眾進行宣傳教育，也為基層公安檔案工作起到宣傳作用，鼓勵人民群眾為公安檔案工作獻計獻策，逐步在社會中形成學習公安檔案文化的良好風氣，而基層公安部門也要將更優質的服務回饋給社會大眾。

落實基層公安部門在公安檔案工作中的追蹤服務

基層公安部門在公安檔案工作中，要將具體的改革措施落實到追蹤服務中，始終以“為社會大眾提供更好的服務”為發展目標，采取各種有效的方法，比如統計檔案借閱內容及使用單位的信息等，為基層公安檔案工作的內容排列及編研提供科學依據。同時，基層公安檔案工作人員可以對每一份檔案的借閱次數加以研究，抓住日常工作的重點，主動分析借閱次數高的檔案資料的價值，考慮是否需要加強保護，以更好地發揮檔案資料的價值。而且在公安檔案工作的追蹤服務中，公安檔案工作人員要巧妙地利用檔案信息的性質，整合具有二次研究價值的相關文件，為檔案資料的再次應用創造基礎條件，在實踐中彰顯檔案信息再次開發利用的價值。同時，檔案工作人員要不滿足于檔案信息應用現狀，將追蹤服務的各項要求體現在具體的公安檔案工作中，以提供更好的服務。

加強基層公安部門檔案工作隊伍的建設

基層公安部門的檔案工作具有非常明顯的專業性與技術性，對公安檔案工作人員的要求也更為嚴格，因為工作人員的專業素養將會影響到公安檔案工作的質量，所以基層公安部門要高度重視內部人力資源的整合，加強對檔案工作人員的培訓，逐步提升檔案工作人員的專業素養，以便更好地完成公安檔案工作內容。一方面，基層公安檔案工作人員要具有良好的創新意識，在公安檔案工作中發揮自己的價值，主動為其他工作提供資料服務，摒棄傳統的“檔案工作邊緣化”理念，重視公安檔案工作對其他業務的影響，優化整合檔案資源，以最先進的方式完成公安檔案管理工作。另一方面，基層公安檔案工作人員要提升自我調節能力，在工作中保持心態平衡，積極進取，善于學習，比如，當地公安部門組織專家授課活動時，基層的公安檔案工作人員要積極參加，不斷提升自我的工作水平。此外，各地的公安部門要吸納專業人才，畢竟擴大人才資源是實現公安檔案工作發展的重要支持，而公安檔案工作的方法創新和理念創新，都需要高素質的專業人才，所以基層公安部門對公安檔案工作人才的要求應是全面的，比如信息類人才、外語類人才及管理類人才等，廣泛吸納擁有不同技能的人才，才能為基層公安檔案工作組建強大的工作隊伍，深入開發公安檔案的價值。

綜上所述，目前基層公安部門要格外重視公安檔案管理工作。新時代下，受大環境的影響，借助新技術來推動基層公安檔案工作的發展和完善檔案工作的管理機制是非常有必要的。無論是制度建設方面，還是資源開發方面，基層公安部門都要深入分析檔案的價值，積極應對工作中遇到的各類問題，爭取最大化地開發檔案資源的價值，為促進公安部門的其他工作創造條件，以各級公安部門共享系統資源為發展目標，總結階段性的公安檔案工作成果，為打擊社會中的違法亂紀活動提供強有力的檔案保障。