試論國有企業加強基層辦公室綜合事務管理的對策

趙元勃

[勝利油田 黨校(培訓中心),山東 東營 257100]

辦公室綜合事務管理對企業效益提升具有重要影響，是企業管理工作中的一項重要內容。隨著我國經濟的快速發展，從根本上提高辦公室綜合事務管理效率，成為企業長期穩定發展必須解決的問題。

一、國有企業基層辦公室綜合事務管理的重要性

辦公室綜合事務管理是國有企業基層單位一項十分重要的管理內容，其管理水平直接影響企業內部運轉和經營效率。國有企業需不斷轉變管理觀念、引入現代化管理手段，全面提升辦公室綜合事務管理水平，才能有效解決企業經營過程中出現的問題，確保各部門工作順利開展，保障企業的長期穩定發展。

(一)樞紐作用

辦公室綜合事務管理對國有企業的發展具有重要作用，是各部門之間的橋梁和紐帶，可以使上下級得到有效連接。充分發揮辦公室綜合事務管理承上啟下、協調各方[1]的關鍵作用，加強領導之間，各級、各部、各單位之間和上下級之間的溝通、協調，促進各部門合作，可以有效地提高組織的效率。高效合理地開展辦公室管理工作，發揮辦公室的橋梁紐帶作用，才能使企業工作做到上通下順，形成良好的工作氛圍，提高企業的工作效率。

(二)輔助決策作用

辦公室是領導的信息中心和決策支持中心，為領導關鍵事務決策提供參考意見和信息支持。通過課題調研、信息收集、資料整理、文件起草、方案設計等方式，辦公室積極發揮參謀助手作用，提出有參考性的建議，為黨委的民主決策提供依據。辦公室在輔助領導決策中，往往能起到畫龍點睛的作用。

(三)服務協調作用

協調、服務是基層辦公室工作的主要職能，也是辦公室管理工作的根本出發點。除了在重大活動、重要會議、重點工作中做好服務保障工作外，辦公室還需協調各部門之間的工作，增進業務交流，避免產生重復勞動。辦公室不僅要為領導服務，還要為同級和上下級部門服務，為全體員工服務。辦公室管理人員樹牢服務意識，積極主動地做好服務保障工作，能夠促進企業各類工作有效開展，保證企業活動的完整性，確保企業活動順利開展。在企業管理過程中，辦公室綜合事務管理是十分重要的潤滑劑。

二、國有企業基層辦公室綜合事務管理現狀

國有企業在實踐中不斷完善辦公室管理機制，在辦公室規范化管理方面取得了一些成績?；鶎愚k公室管理工作在加強各部門之間的聯系和溝通、協調各部門關系方面發揮了顯著作用，優化了企業內部管理工作，全面提升了企業的經營管理水平。但由于辦公室綜合事務管理涉及的細節比較多，辦公室在開展具體管理工作時存在以下相關問題。

(一)人員不足

國有企業辦公室特別是基層單位辦公室的工作人員往往身兼數職，除辦公室基本的工作外，還要負責黨建、三基、安全、綜治、保密、群團、迎檢等工作。辦公室管理人員事務多而雜，既要按時完成主要領導交辦的任務，又要協調各部門之間的關系，完成分管領導交代的其他瑣碎的工作。辦公室管理人員如果在繁瑣的事務中顧此失彼，就容易出現工作失誤。這對辦公室管理人員提出了更高的工作要求，在很大程度上增加了他們的工作負擔，打擊了他們的工作熱情。

(二)職責不清

基層辦公室管理人員對自己的職責范圍和服務對象了解不清。有的基層辦公室管理人員沒有對自己的工作進行合理定位，沒有清楚地認識到辦公室工作不僅要為領導服務，還要為全體員工服務；有的辦公室管理人員工作沒有條理性，對領導安排布置的任務無法分出輕重緩急；有的辦公室管理人員認為辦公室是發號施令的指揮機構，對于有些事情主觀臆斷，沒有做廣泛的群眾調查。辦公室制訂的一些工作辦法和措施，既沒有群眾基礎，也沒有得到領導的肯定，在實際工作中無法執行，導致一些工作完成得不盡人意，無法達到領導要求，也對單位的形象造成一定的影響。

(三)執行力不強

由于缺乏有效的反饋機制，辦公室管理人員不能及時得到工作反饋，以便調整工作計劃和策略，很容易導致執行不力?；鶎愚k公室服務企業的工作意識不強，對上級交辦的工作協調不到位、催辦不力，不能按質按量、不折不扣地完成工作任務。有的辦公室管理人員紀律散漫，缺少主動服務意識，只能完成領導交辦的任務，在具體工作中存在等、靠、拖的現象；有的辦公室管理人員缺乏明確的目標和計劃，容易在工作執行過程中迷失方向，無法高效地完成任務；有的辦公室管理人員缺乏良好的溝通技巧和協作能力，與不同部門和同事缺乏溝通協作，嚴重影響執行效率；有的工作辦公室人員缺乏強烈的責任感和擔當精神，很容易在工作中出現問題時推卸責任。

(四)創新不夠

基層辦公室沒有營造出鼓勵創新和激發創造力的氛圍。在競爭激烈的社會環境中，辦公室綜合事務管理缺乏新的管理模式和工作方法，循規守舊的措施已不能滿足新時代企業發展的要求。辦公室沒有根據社會形勢和企業改革發展等客觀變化改變自己的工作方法和理念，這不僅會影響個人的工作表現和發展，還會對整個國有企業的創新發展造成負面影響。

(五)人員知識結構不合理

國有企業基層辦公室管理人員專業培訓不及時、學習不夠深入，沒有系統地學習管理、后勤、服務及現代辦公等專業知識，因此，目前基層辦公室工作的辦事效率較低，不能適應現代化高速、高效的發展趨勢，不利于企業的整體發展。與此同時，部分國有企業的辦公室人員缺乏綜合事務管理經驗，責任意識也相對較低，導致辦公室管理工作不能高效開展。

三、國有企業提升基層辦公室綜合事務管理水平的對策

國有企業辦公室管理缺乏計劃性，部門職責模糊，缺乏處理突發事件的能力，影響到辦公室管理職能的有效發揮。因此，需要有效規范辦公室管理制度，加強辦公室綜合事務管理，以此來提升工作效率。

(一)優化辦公室管理人員結構與工作流程

1.合理優化基層辦公室管理人員結構。在目前的市場環境中，國有企業要實現可持續發展，需要合理優化基層辦公室管理人員結構，做到老中青相結合，老年是基礎、中年是骨干、青年是新生力量。在人員緊張的情況下，適應“大崗位”要求，鼓勵其他崗位人員兼職具體辦公室工作，積極動員年輕人參與辦公室綜合事務管理，充分發揮年輕人精力旺盛、善于接受新事物、敢于主動承擔責任、善于組織策劃等優點。通過“老帶新”“新幫老”的方式，經驗豐富的老同志幫助年輕人快速成長，年輕人幫助老同志學習新媒體、新的辦公技能和現代管理方法等，使新知識和新技術盡快普及應用。建立有效的激勵機制，提高辦公室人員的積極性和主動性，鼓勵他們提出新的想法和建議、嘗試新方法和新技術，為他們提供培訓和發展機會，激發他們的創造力和創新思維。

2.全面優化辦公室各項工作流程。要引進現代化的管理手段，科學設置基層辦公室管理流程，有效提升基層辦公室綜合管理水平，進一步確保管理模式的準確性和合理性。細化辦公室職能，使各項工作運行均有清晰的流程，在流程設計中要做到各環節詳細、具體、明確，具有較強的操作性。在實際梳理辦公室管理內容時，需要完善辦公室管理結構，對適合的辦公室管理人才進行篩選。健全辦公室工作的責任體系。根據基層辦公室的工作性質和特點，梳理崗位職責，做到分工明確、各司其職、協調配合，具體事務責任到人。辦公室綜合事務管理各項工作的運行要保持相互協調、均衡，既相互促進又相互制約，減少出錯概率，提高工作效率。

(二)提升辦公室管理人員的崗位責任意識和專業素質

國有企業辦公室綜合事務十分復雜，多數工作涉及企業機密，因此，辦公室管理人員的專業素質對辦公室管理水平具有直接影響。辦公室作為一種高效服務模式，需要有效提升辦公室管理人員各方面能力。在辦公室管理過程中，要運用創新性思維，提前謀劃綜合事務，有計劃地落實各項工作，使辦公室管理能夠朝著正規化方向持續改進。

1.辦公室管理人員要增強崗位責任意識。辦公室管理人員需要從復雜事務中解脫出來，全身心投入到管理工作中去，使管理效率得到提升，有效完成企業領導所布置的各項任務。在此期間，辦公室管理人員需要保持嚴謹的工作態度，認真對待綜合事務管理。國有企業需要對企業管理體制加以完善，科學安排崗位工作，結合辦公室管理流程有效落實崗位考核，確保具體工作明確分工。除此之外，還需要嚴格按照標準管理模式，制訂辦公室管理細則，對辦公室管理人員進行全方位的崗位監督，保證辦公室管理人員能夠服從工作安排。

2.辦公室管理人員要提高專業素質。辦公室的綜合事務管理是國有企業諸多管理工作的縮影，其中，辦公室人員的形象、專業素質最能代表企業的形象。辦公室管理人員的辦事效率、服務態度等不僅反映一個單位的精神面貌，而且直接關系到這個單位的對外形象。因此，基層辦公室管理人員要以愛崗敬業、恪盡職守的工作態度，加強團體協作，以維護企業形象為榮、以損害企業形象為恥。辦公室人員要與其他科室人員保持緊密聯系，堅持以誠待人，建立健康、和諧的人際關系，充分發揮辦公室的整體效應，最大限度地提高工作效率。

(三)突出辦公室管理服務企業經營生產的作用

1.發揮辦公室管理的保障和決策作用。在國有企業實際生產經營過程中，加強辦公室綜合事務管理能夠保證日常秩序的規范性，確保各類工作有效開展，全面提升辦公室管理效率。辦公室管理應服務整體的工作流程，協調各個部門的關系，發揮具體的保障和決策作用，從而為企業生產經營決策的制定提供有力依據。企業在制定生產經營決策時，基層辦公室要充分了解企業的生產經營情況，負責收集、整理和分析企業外部和內部的各種信息，追蹤市場趨勢，掌握客戶需求等關鍵信息。這些數據可以為企業高層提供決策依據，幫助他們進行戰略規劃、產品開發和市場定位等重要決策。

2.發揮辦公室管理的協調作用。辦公室需要協調上下級關系，使各類工作的秩序得到保證，使決策的穿透力與正確性得到提升，確保生產經營工作順利完成。國有企業在生產經營過程中，需要做到既會搞管理，又要懂生產，一切管理工作都是為生產經營服務，從而促進企業的健康發展。

(四)處理好主體工作與繁雜事務的關系

1.主體工作要有足夠的資源支持和時間投入。企業基層辦公室除完成具體的本職工作外，還要負責一些瑣碎、臨時的工作。辦公室管理工作事無大小，只有輕重緩急，因此，基層辦公室管理人員要分清工作的主次和先后。對于主體工作，辦公室管理人員要有一個深入的理解和規劃，明確工作目標、步驟和預期結果，這樣可以讓工作更有方向性，避免走彎路。辦公室管理人員要有敏銳的洞察力和果斷的決策能力，能夠根據任務的緊急程度、重要性以及內部的資源情況，合理地安排工作，確保主體工作有足夠的資源支持和時間投入。對于一些緊急的、重要的任務，應該盡快處理，而對于一些瑣碎的、沒有時間限制的事務，則可以稍后處理，甚至授權他人完成。

2.瑣碎事務的處理更能彰顯綜合管理能力?，嵥榈墓ぷ髯龊昧藳]有功勞，出現漏洞會影響企業形象。這就要求辦公室管理人員在工作中注意資料的收集、整理，把工作做在前頭、做在平時。應對突發事件也是辦公室的工作之一，應做到冷靜對待突發事件，敢于沖在前面，及時提出解決方案供領導參考。辦公室管理人員還應當做到不怕得罪人，將事件消除在萌芽之中，防止因小問題處理不當而產生大的影響，給企業的生產經營帶來損失。

結 語

在國有企業發展過程中，辦公室綜合事務管理是一項重要管理內容，對企業形象和工作開展具有重要影響，因此，企業需要提升辦公室管理水平，規范辦公室的管理工作，增強企業競爭力。這就需要根據企業生產的實際情況，完善相關崗位流程和管理制度，落實崗位責任制，從而提升辦公室管理效率，保障和輔助企業的生產經營。