計算機辦公軟件在辦公室的運用分析

吉林省集安市住房和城鄉建設局 林洋

隨著科學技術的不斷發展，計算機辦公軟件為辦公室工作提供了更多的便利，使工作在自動化環境下，能夠切實運用計算機軟件對道路工程和城市規劃項目進行整體建設，并利用CAD 和BIM 等相關軟件進一步加強建模設計和圖紙審查工作，促使辦公室呈現出高效率的工作形式。此外，計算機辦公軟件的應用還能夠進一步加強辦公自動化環境的塑造，并最大程度上實現工程資源共享和信息資源流通，使辦公室工作變得更加科學和有效。因此，本文著重探索計算機軟件在辦公室工作當中的具體應用模式。

計算機軟件作為信息科學技術發展的產物，能夠融合多方技術，為工程建設和規劃工作提供助力，并不斷提升技術的應用能力，使辦公室內的計算機辦公軟件能夠發揮實際優勢，促進工作實現自動化管理和精智化數據分析，最終促使單位效益呈現日益增長趨勢。

1 計算機辦公軟件的主要特征

一方面，計算機辦公軟件在功能上呈現了多樣化特征。計算機辦公軟件能夠通過互聯網信息系統實現數據通信和資源傳輸，從而實現信息共享，并且辦公軟件還具有圖像語音識別功能，并依靠邏輯推理能力進一步模擬人腦的思維過程，通過軟件系統實現智能處理和科學計算。從道路工程和城市規劃設計角度來說，計算機辦公軟件能夠通過計算機輔助設計，也就是CAD 進行設計的更新和優化，并逐步借助計算機輔助制造（CAM）、計算機輔助工程（CAE）和計算機輔助測試（CAT）等功能，減輕大量人工時間，從而使設計工作在計算機辦公軟件的加持下，優化設計流程，進行工程預設和集中測試。此外，計算機軟件還能夠融合網絡和多媒體技術在資源共享的前提下，整理收集數字文本，將其轉化為圖形圖像或聲音動畫等顯示形式，為道路工程和城市規劃設計呈現圖文并茂以及聲形結合的設計成果[1]。

另一方面，計算機辦公軟件在應用上呈現了獨特且完整的辦公特征。計算機辦公軟件在辦公室中的應用過程中，能夠以技術為支撐，以人員為紐帶，實現計算機數據和系統查詢的獨立性，也就是說計算機能夠融合辦公軟件的相關系統，將數據與數據庫之間建立出獨立且完整的邏輯結構和思維聯系，從而使工作人員能夠利用軟件精確查找數據信息，提升數據獲取的一致性和流通性，并且還能夠通過輸入關鍵數據進行相同數據的查找和應用，使數據能夠在辦公室的工作過程中，為信息和決策發揮出有效性和及時性的支撐作用。并且這種獨特性和完整性還能夠提升重要文件信息的保密程度，繼而通過數據庫進行數據的集中整理和集中調查，從而不斷豐富數據存儲的有效性和豐富性，使辦公室工作始終有著充足的數據支撐。例如，在道路工程和城市規劃設計過程中，計算機辦公軟件能夠有效地整合收集到的工程信息和影響因素，并在安全的環境中進行數據的集中存儲，進一步避免了工程信息在紙質存儲環境中產生的資源丟失和數據傳遞遺漏等問題，從而使工程建設和規劃設計能夠更加完整和有效。

2 計算機辦公軟件在辦公室的運用意義

計算機辦公軟件是基于互聯網信息系統幫助辦公室工作人員進行信息處理和加工的工作軟件，軟件中包含各種不同的功能系統，在多樣化系統的支撐與應用之下，能夠促使辦公室工作實現智能化和自動化辦理，從而進一步提升工作信息的交互能力和傳播效率，并為工作的決策提供數據支撐和可視化圖像輔助。隨著大數據時代的到來，在步入網絡時代后的辦公室的工作模式也逐漸朝著網絡化和信息化方向邁進，而計算機軟件就更能夠被辦公室工作所需要。也就是說，合理利用計算機辦公軟件能夠使日常工作以及在工程和規劃方面的管理發揮出重要的數據價值和建模意義。

此外，計算機辦公軟件作為辦公室信息化工作建設的強有力支撐，也是信息平臺以及數字化辦公系統的重要紐帶，在計算機技術的支撐下，合理利用網絡技術手段和軟件系統優勢，可以進一步提升工作效率，同時，節約經濟投入成本和人工數據分析時間，從而實現優化辦公流程、規范模型建構、落實工程管理、呈現圖紙設計等多方優勢，并不斷符合實際工作要求，發揮出計算機軟件的工作監督任務，使道路工程和城市規劃設計能夠通過數字化的處理方式進行監督，進一步確保信息傳輸的真實性與有效性，打破數據在時間和空間上的界限，使計算機軟件能夠對工程建設中的各種信息進行集中分析和科學處理，綜合工程實際情況和規劃設計因素，建構出因地制宜的管理制度和科學完善的工作手段，促使辦公室能夠發揮出信息化辦公作用，以計算機軟件為支撐，使單位發展實現可持續。

3 計算機辦公軟件在辦公室的運用阻礙

由于計算機辦公軟件是網絡信息技術下一套固定的應用流程和軟件技術應用模塊，因此辦公室工作人員在進行軟件利用時會受到僵化應用模式的影響，從而在信息交流和存儲環節，限制了辦公個性化的發展和技術應用要求[2]。并且由于在道路工程和城市規劃設計方面的計算機辦公軟件一般以英文作為軟件語言，這會進一步導致軟件應用人員無法明晰軟件的英文屬性和辦公方式，就會進一步阻礙辦公軟件發揮工作效率的提升作用，從而使數據信息與人員意識結構產生脫節和差異，促使工程和設計建設在實施過程當中產生阻礙和局限。也會進一步導致辦公人員在利用軟件進行工程資料的傳輸和收集整理時，會由于應用不當產生工程數據缺失和軟件應用、錯誤等常見現象。

此外，科學技術的發展雖然涌現了一批能夠發揮實際作用的計算機辦公軟件，但也催生了軟件病毒的發展和進化。這就導致一旦計算機網絡遭受了病毒的侵襲或黑客的頻繁攻擊，很可能會產生數據泄露或盜竊現象，特別是在道路工程和城市規劃設計領域，一旦數據被他人竊取或丟失，將為國家工程建設的生產安全帶來嚴峻挑戰，從而進一步威脅國家經濟建設和生產發展安全，使工程建設面臨巨大的經濟損失隱患和機密工程數據泄露。由此可見，為了進一步提升計算機辦公軟件在辦公室的實際運用能力，工作人員一定要加強網絡安全屏障的設置和使用，充分檢查計算機軟件的安全性能和運行情況，并定期對計算機網絡進行病毒查殺和軟件防護，從而進一步保證計算機辦公軟件能夠發揮安全屬性，為辦公室工作提供良好的數據支撐[3]。

4 計算機軟件在辦公室工作當中的具體應用和發展策略

4.1 文字數據庫的建立和工程數據備份

一方面，在辦公室工作當中，針對道路工程和城市規劃設計領域常見的文字處理軟件是Word、Excel 和PPT 這三種，這些辦公軟件能夠為工作人員建構一個良好的辦公環境，進一步分析工程數據和工程建設信息，并綜合規劃因素和設計條件，從而形成一個針對工程項目領域的數據庫訪問系統，使數據在系統中進行集中存儲和提取，發揮辦公軟件的文字處理效率。并且在此期間計算機辦公軟件會發揮文字處理功能的兼容性和拓展性以及延伸性，使工程信息能夠在較小的存儲空間內發揮出較大的數據支撐作用，使工作人員能夠進一步根據需求提取有關文字信息，從而為工程建設和規劃設計提供數據支撐。并且工作人員還可以根據工程信息的變化方式及時對數據庫內的文字信息進行更新處理，從而使數據庫進一步優化數據存儲能力，提升文字信息傳遞的精準性。此外，對于工程信息中其他類型的文本內容，在軟件應用環節，可以使人員只通過瀏覽器就可以對文本進行集中操作，從而完成簡單的工程信息和數據編輯任務，使數據庫內的信息資源在更新環節進一步加強數據的時效性和應用性。

另一方面，在道路工程和城市規劃設計的數據處理領域，基于信息化的辦公環境，計算機辦公軟件的應用能夠通過數據備份的形式進行有效存儲，防止由于外部因素導致的信息缺失和數據遺漏現象。并且這種備份處理形式能夠使計算機數據庫進一步完善，使數據的存儲能力在工程信息遭受影響過后能夠快速恢復數據內容，進一步改善數據在應用過程中出現的各種安全損失問題。并且這種備份方式還能夠有效進行數據信息的集中還原，使工程在建設和設計過程當中，能夠始終獲得數據的支撐，并通過修改痕跡的保留和數據信息的過程性記錄，還能夠挑選節點，對工程內容和設計思路進行不同形式的多方開展和渠道探索，使計算機軟件發揮出數據處理的能動作用，探索出道路工程和城市設計規劃的最優路徑[4]。

4.2 數據的可視化處理和建模設計的風險感知

首先，計算機辦公軟件能夠依靠強大的圖像處理系統和數據的建模設計，為辦公室工作帶來強有力的視覺沖擊，并且這種可視化的處理方式能夠進一步滿足工作內容的特殊性和立體性，從而為工作設計出全新的思路和發展方向，逐步符合多元化的工作需求。特別是在道路工程和城市規劃設計領域，工作人員能夠通過計算機辦公軟件的BIM 技術完成模型建構和數據的圖像處理。首先，在道路工程和城市規劃的設計前期BIM 技術就可以創造出三維立體的模型結構，并基于施工數據和因素進行整合分析，使工程建設者能夠更加真實的發現道路工程在建設中出現的安全隱患和風險問題，從而直觀地了解整體建設項目的施工框架。并且技術的應用還能夠突破工程設計和規劃設計二維圖紙的局限性，使模型設計能夠進一步增強工程信息的顯示程度。也就是說通過模型的建構，能夠使工作人員進一步明晰施工過程中的信息交流點和碰撞點，從而發現工程建設的有關問題，并進行設計的進一步調整和集中規劃，從而使風險進行有效規避，進一步減少不必要的人力和物力資源投入[5]。

其次，在道路工程和城市規劃設計的工程過程當中，計算機辦公軟件中的BIM 技術，還能夠進一步根據數據的變動調整模型結構，使建設過程得到過程性監督和細節性把控，并且根據數據的調整和模型結構的優化還能夠進一步使施工過程中加強指導的精準性和工程建設的穩定性，利用建模技術使各個部門得到協調和溝通，不但能夠縮短建筑工期和設計時長，還能夠保質保量地完成工程建設和規劃設計任務。

最后，在道路工程和城市規劃設計的建設后期，計算機辦公軟件中的BIM 技術還能夠加強工程后續的管理能力，促使各個部門能夠保持建筑和規劃信息，減少建造資源的流失，從而找到工程建設成本和設計思路的最優解，道路建設和規劃設計能夠在今后很長一段時間內保持信息的交流和數據的協調，以實現工程后續的資源整合和數據價值保留。促進工程建設過后，工作人員能夠根據技術的信息保留環節了解工程建筑設計的思路和整體過程，從而快速進行信息的提取和分析匯總，一旦遇到后續建筑和設計問題時，還能夠進一步提出一套切實可行的建設問題和設計阻礙的解決方案，始終發揮出計算機辦公軟件在辦公室的實際工作作用和數據保留能力。

4.3 加強人員辦公能力，建立軟件系統的安全屏障

為了進一步促使計算機辦公軟件在辦公室中發揮應有作用，辦公人員要加強個性化軟件的使用和技術探索，努力學習軟件語言，進一步明晰軟件的英文屬性，探索全新的辦公方式，使數據信息能夠與人員意識結構進行聯系。例如，在面對道路工程建設和城市規劃設計時，工作人員要加強建模技術的學習和圖像音頻文件的處理，努力學習不同軟件的使用方式和聯合應用模式，從而探索出符合自身工作思路和工作內容的軟件應用模式[6]。此外，為了進一步維護計算機辦公軟件能長久在辦公室中發揮作用，辦公人員要基于數據和工程信息系統加強軟件應用的安全屏障維護，定期進行病毒檢查和數據更新工作，從而使辦公軟件能夠始終發揮數據處理和圖像轉化作用。并從自身辦公素質入手，加強技術鉆研和設計思路優化，進一步滿足辦公室內工作的真實需求，探索工作最佳方法，從而使計算機軟件進一步提升使用質量和使用效率。

5 總結

總而言之，合理應用計算機軟件進行辦公，可以提高工作效率與實際質量，更能夠轉變傳統辦公模式中僵化的辦公模式和緩慢的數據流通問題，不斷支持各項工作實現通力合作和全面開展，使軟件始終快速有效地發揮文字辦公、音頻處理、信息交流、建模設計、圖紙審查等相關工作能力，從而提升辦公效率和工程設計質量。