國有企業社會保險檔案管理現存問題及對策研究

■石可

（太原煤炭氣化（集團）有限責任公司，山西 太原 030032）

社會保險是國家對勞動者履行的社會責任，也是勞動者應該享受的基本權利，隨著社會保險工作改革的不斷推進，社會參保人員越來越多，社會保險檔案數量急劇增加，一定程度上增加了社會保險檔案管理工作的復雜性，因此，加強社會保險檔案管理顯得尤為重要。國有企業社會保險檔案是社會保險檔案的重要組成部分，優化國有企業社會保險檔案管理可以全面提升社會保險檔案管理整體水平，為社會保險行業的有序健康發展奠定堅實的基礎。

一、國有企業社會保險檔案管理的特質性

（一）國有企業社會保險檔案管理的內容

社會保險檔案管理的內容主要涉及參保人員檔案、參保信息檔案、繳費記錄檔案、待遇資格檔案等方面的信息管理，旨在記錄和維護參保人員的社會保險權益和待遇資格。參保人員檔案，涵蓋參加各項社會保險的個人檔案信息，包括員工的姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯系方式等個人基本信息；參保信息檔案，記錄員工參加的社會保險類型，如養老保險、醫療保險、失業保險、工傷保險、生育保險等，包括參保時間、參保單位、參保狀態等信息；繳費檔案，記錄員工的社會保險繳費記錄，包括繳費基數、繳費金額、繳費日期等具體信息；待遇資格檔案記錄員工的社會保險待遇資格，包括待遇參考標準、待遇享受時間等信息；補繳和補退信息檔案記錄員工的社會保險補繳和補退情況，包括補繳或補退金額、補繳或補退時間等信息；轉移和轉出信息檔案記錄員工的社會保險轉移和轉出情況，包括轉移或轉出時間、轉移或轉出地區、參保單位變更情況等信息。

（二）國有企業社會保險檔案管理的重要性

1.維護國有企業參保人員社會保險權益

社會保險檔案中記錄了參保人員的基本信息、參保情況、繳費記錄、待遇資格等重要數據，可以確保參保人員繳費記錄真實性、繳費基數準確性，避免出現漏繳、錯繳等問題，保障個人參保權益的落實和維護。通過享受養老保險權益提高退休后的生活質量；通過享受醫療保險權益提高就醫的可及性和可負擔性等；通過享受失業保險權益幫助參保人員度過就業困難期，維護自身的生活保障；通過享受工傷保險權益，幫助參保人員在發生工傷或職業病時期，恢復工作能力和生活能力。

2.保障社會保險制度的穩定運行

社會保險檔案中的數據可以為政府制定和調整社會保險政策提供參考依據。通過對參保人員的基本信息、繳費情況和待遇資格等進行分析，可以了解社會保險制度運行的狀況和效果，為政府制定和調整社會保險政策提供決策依據，使政策更具針對性和可操作性，使社會保險制度更加完善和符合實際需求。

社會保險檔案是進行社保核算管理的基礎，能夠提供參保人員和參保單位的相關信息，為社會保險經辦機構進行核算、繳費計算、待遇發放等工作提供準確的依據。通過檔案管理，可以保證社會保險管理的公平、公正和透明，維護社會保險制度的平衡和穩定，提高社會保險管理的質量和效率。

二、國有企業社會保險檔案管理現存的典型問題

（一）社會保險檔案整理不規范

社會保險檔案管理過程中，存在檔案分類不規范、檔案信息遺漏或錯誤、保管措施不當問題，導致社會保險檔案無法高效使用。一是檔案分類不規范表現在社會保險檔案分類標識簡單隨意，未包含檔案編號、歸檔日期等要素，難以準確識別和查找；社會保險檔案歸檔位置不統一，社會保險檔案散落在多個不同位置，未按一定分類規則統一規劃和設置，導致社會保險檔案難以整理和管理。二是檔案信息遺漏或錯誤，社會保險檔案中的信息可能存在錯誤或不準確，由于錄入錯誤信息，可能會導致社會保險檔案信息的誤解和錯誤決策。三是社會保險檔案保管措施不當，保管環境不符合要求，使社會保險檔案受潮、發霉、生蟲，從而造成檔案損壞和毀壞的風險。

（二）社會保險檔案歸檔不及時

社會保險檔案歸檔不及時會影響員工的社保權益，增加國有企業和員工辦事成本，并引發糾紛。主要表現在：社保繳納記錄延誤，導致繳費記錄延遲更新，最終影響員工社會保險繳費的準確性和及時性；社保信息更新滯后，員工個人情況可能會發生變化，如婚姻狀況變更、戶籍遷移等，這些個人信息變更應及時反映在社會保險檔案中，若社會保險檔案更新不及時，會影響員工的社保權益；社會保險費用錯繳或漏繳，社會保險費用的繳納應根據員工的工資收入、繳費比例等因素計算并及時繳納，如果未及時更新員工的工資收入情況，會導致社會保險費用的錯繳或漏繳情況發生；社會保險政策調整未及時反饋，社會保險政策會不定期進行調整和變更，需要及時更新到社會保險檔案中，以便保證員工社會保險準確計算和發放，如果社保政策調整未及時反饋，會給員工社會保險待遇帶來不確定性。

（三）社會保險檔案信息化程度不高

社會保險檔案信息化程度不高主要表現在以下幾個方面。第一，辦事效率低下，使用紙質檔案進行辦事需要大量的人力和時間，使用紙質檔案進行辦事，需要查找、復印等步驟，耗費大量時間和勞動力，給繳費人員和申請人員帶來不便，無法實現快速檢索和共享。第二，數據管理困難，由于手工錄入，有可能存在手誤、遺漏、抄寫錯誤等問題，同時紙質檔案難以進行分類、整理和檢索，造成數據混亂和丟失的風險。第三，信息交流受限，紙質檔案無法實現數據的快速共享和交流，各級社會保險機構之間信息交流不暢，無法實現數據的一體化管理和統一查詢，使得對社會保險數據的分析和監管變得困難。第四，儲存成本高，紙質檔案需要占用大量的物理空間進行存儲和保管，增加了運營成本，同時紙張和打印等物資的消耗也對環境造成不必要的破壞。

（四）社會保險檔案管理保密性不足

社會保險檔案管理保密性不足將對個人隱私、社會秩序、經濟和社會穩定等方面帶來嚴重的危害。一方面，社會保險檔案中包含大量個人敏感信息，如身份證號碼、社會保險號、工資收入等，如果檔案管理不嚴格，存在信息泄露的風險，會導致個人信息被不法分子獲取和濫用，對個人和社會造成財產損失和法律風險。社會保險檔案中有些信息也可能會涉及到安全保衛、國家機密等領域，如果泄露給外部人員或組織，可能對國家安全和社會秩序帶來風險。另一方面，社會保險檔案管理的保密性不足會導致公眾對社會保險制度和檔案管理的信任受損。自己的個人信息得不到妥善保護，會導致公眾對社會保險制度的猶豫和質疑，影響社會穩定和社會保險制度的運行。

（五）社會保險檔案管理協同性不強

社會保險檔案管理協同性不強指的是在社會保險檔案管理過程中，不同部門或機構之間的協同合作程度較低，缺乏有效的信息共享、協作和溝通機制。這種情況下，各個部門或機構往往獨立維護、管理和使用自己的檔案數據，導致信息孤立、數據不一致和工作協同困難等問題。

由于不同的部門或機構之間缺乏有效的信息共享機制，各自獨立維護自己的檔案數據，可能導致相同的信息被不同部門重復錄入和維護，浪費了時間和資源，無法實現跨部門或跨機構的信息共享。由于不同部門在檔案管理上存在差異或獨立維護的情況，缺乏有效的溝通和協作機制，社會保險檔案數據有可能存在不一致的問題，不同部門或機構之間的協同工作困難，影響數據的準確性和一致性，無法高效地完成檔案管理任務。

三、國有企業社會保險檔案管理優化對策及建議

（一）強化社會保險檔案整理規范性，提高社會保險檔案信息可靠程度

強化社會保險檔案整理規范性可以提高檔案的可用性、信息的完整性，提升社會保險檔案保管水平和保管質量。第一，制定分類準則和檔案編目格式。建立統一的檔案分類準則明確各類檔案的分類標準和要求，依據檔案的性質、用途、內容等因素進行分類，確保檔案分類的可操作性。制定統一的檔案編目格式和命名規則，確保檔案名稱、編號、標簽等信息的一致性，采用數字化編目方式，提高檔案信息的可檢索性和管理效率。第二，定期檔案核對和數據校對。對現有檔案定期核對和審核，核對檔案的基本信息、關鍵內容和數據等，發現遺漏或錯誤的信息，及時修復和補充，逐一檢查檔案信息的完整性和準確性。針對檔案信息中的關鍵數據，進行合規性檢查，對于需要依賴他人提供的數據，及時核實并確保其準確性，加強數據源頭的管理，提高數據質量和可靠性。第三，配備檔案保管設施，落實崗位責任制。審查和改進檔案保管設施，應配備專門的檔案庫房，控制存放環境的溫度、濕度、防火等條件，采取必要的防盜和防災措施。明確檔案保管工作的崗位責任和權限，健全檔案保管人員的管理機制，確保他們熟悉保管規范和操作流程，嚴格履行保管職責。

（二）及時整理歸檔社會保險檔案，為相關工作提供可靠有用信息

社會保險檔案歸檔及時可以保障個人權益，提高政策執行效率，及時歸檔可以有效管理和運用社會保險檔案，為相關工作提供有效支持和依據。首先，設立專人負責。指定一名專人擔任社會保險檔案的歸檔負責人，負責監督和協調檔案的整理、歸檔工作，并確保社會保險檔案管理工作的及時進行。其次，建立流程和制度。制定社會保險檔案的整理、歸檔流程和制度，明確各項工作的具體步驟和責任分工，確保各個環節的責任和適時性。再次，加大投入和資源配備。增加人力、物力、財力等資源的投入，可以適當增加檔案管理相關人員，提供必要的設備和工具，確保檔案整理和歸檔工作得到充分支持和配備。最后，及時掌握社會保險政策調整變動。關注社會保險政策的調整和變動可能涉及到的人群和覆蓋范圍，及時更新員工社會保險檔案信息，保證員工社會保險準確計算和發放。

（三）推進社會保險檔案信息化程度，提高社會保險檔案管理效率

信息化的社會保險檔案系統能夠提供更多的功能和服務，數字化存儲和管理社會保險檔案，建立信息系統和數據庫，不斷提高社會保險檔案管理效率。第一，建立社會保險檔案信息平臺，集中管理和存儲社會保險信息，提供在線查詢、申報和繳費等便利服務，方便繳費人員和申請人員辦理相關業務，減少紙質文件的使用，提高辦事效率。第二，建立數字化社會保險檔案，將紙質檔案進行數字化處理，建立電子文檔庫，利用云計算和大數據技術，對社會保險檔案進行存儲、分析和挖掘，實現檔案存儲、檢索和共享的便利性，提高數據的價值和利用效率，同時電子檔案可以通過網絡存儲和備份，不再需要大量的物理空間，節省存儲成本。第三，建立數據共享與整合各級社會保險機構之間建立數據共享機制，通過互聯網和專用網絡，避免信息孤島問題，實現數據的共享、整合和一體化管理。

（四）增加社會保險檔案管理的保密性，減少信息泄露和濫用風險

提升社會保險檔案管理的保密性，確保個人信息得到妥善保護，減少信息泄露和濫用的風險。同時，也能增強社會對社會保險檔案管理的信任和滿意度。一方面，強化保密意識，健全監管機制。加強對保密工作的宣傳和培訓，提高社會公眾和社會保險檔案管理人員的保密意識，教育他們正確處理和保護敏感信息，防止不當操作和濫用行為，并且建立舉報機制，鼓勵公眾發現和舉報違反保密規定的行為。同時，建立健全監管機制，加強對社會保險檔案管理的監督和檢查，同時制定相關法律法規來保護個人信息隱私，對違反保密規定的行為進行法律制裁。另一方面，建立完善的權限控制系統，定期開展監督和審查。通過建立嚴格的權限控制系統，限制不同級別的人員對檔案的訪問和操作權限，只有經過嚴格審批和授權的人員才能查閱和處理檔案，減少信息泄露和濫用的風險。建立數字化社會保險檔案的國有企業，還要采取技術手段加強社會保險檔案的安全保護，包括數據加密、防火墻、安全協議、入侵檢測等措施，以保證檔案信息不被未授權人員獲取和篡改。另一方面，對檔案管理的過程和操作進行定期或隨機監督檢查，發現潛在的安全漏洞和風險，及時進行修復和改進對違規人員進行處罰和教育，加強管理約束，確保檔案管理整體安全性。

（五）提升社會保險檔案管理的協同性，促進不同部門和機構間信息共享和協作

提升社會保險檔案管理的協同性對于提高工作效率，保障信息準確性，提升管理水平具有重要的意義。通過加強協同管理，可以提升整個社會保險制度的運行效能，實現多方共贏。一是要建立統一的檔案管理信息共享平臺。建立一個統一的信息共享平臺，可以利用云計算、大數據等技術，使各個部門和機構能夠在同一個平臺上進行的共享和交流，將各個部門和機構的檔案數據集中管理，實現數據共享和統一查詢，避免信息孤島的問題。同時，設立檔案管理協調機構或指定專門的協調人員，負責統籌不同部門和機構之間的協同工作，促進信息共享和協同合作。二是要制定統一的數據標準和規范。統一的數據標準和規范，包括數據格式、字段定義、命名規范等，確保各個部門或機構之間的數據格式、數據質量和數據內容的一致性，減少數據不一致的問題，從而保證不同部門和機構的檔案數據能夠互相兼容和共享。

四、結語

國有企業社會保險檔案管理是社會保險檔案管理的核心內容之一。目前，國有企業社會保險檔案管理存在諸多問題，已滯后于社會保險改革進程的快速發展，通過強化檔案整理規范性、及時歸檔、推進檔案信息化程度，增加檔案管理保密性及協同性等一系列措施提升國有企業社會保險檔案管理水平，進一步維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，充分發揮國有社會保險檔案的服務作用。