現代教育背景下教學檔案管理規范化策略研究

王欣茹， 張建新， 孔祥會， 朱 雷＊

（河南師范大學水產學院， 水產動物疾病控制河南省工程實驗室， 河南新鄉 453007）

教學檔案是指學校在各項教學活動中直接形成的、具有保存和研究價值的文件材料，它包括但不限于紙質、電子、實體以及聲像載體等材料。 教學檔案按照類別可以分為學生管理類、教師管理類、專業與課程類、教學管理類、教材建設類以及其它綜合性檔案。 其中， 學生管理類檔案主要包括學生的基本信息、學籍信息、績點和獎懲記錄等；教師管理類檔案主要包括教師基本信息、所授課程、教學評價、教學榮譽等；專業與課程類檔案主要包含專業規劃、專業設置、專業評估、培養方案、教學計劃、教學大綱和教學日歷等；教學管理類檔案包括課程表、聽課記錄、教學實習、專業實踐、教學檢查等；教材建設類包括教材建設規劃、教材目錄；綜合性檔案主要包括各項規章制度、教輔人員職責、教學項目、教學獎項、教學質量監控等[1]。 教學檔案真實記錄和反映了教學實踐、研究和管理活動的過程和成果，可為日常教學管理、改革和建設等工作提供參考經驗和歷史憑證。 此外，教學檔案也是高校應對上級檢查的重要材料，因此高校教學檔案是具有重要保存價值的資料。 完備的教學檔案能夠直接體現學校的教學發展情況，也能幫助相關人員了解學校的辦學歷史和預測未來的發展前景[1-2]。

然而，伴隨著教學改革程度的加深、主管部門缺乏重視和檔案管理人員缺乏專業素養等原因， 很多高校的檔案管理出現種種問題， 如管理規章制度不夠完善、檔案丟失損毀、信息化建設水平低和教學檔案檢索困難等。 這些問題導致教學檔案數據質量存疑、數據難以分析利用、安全風險高等，并進一步導致教學檔案無法反映教學發展的真實情況， 難以為教學改革提供有效支撐。 因此，規范教學檔案管理，建立“歸屬明晰、運轉協調、門類齊全、結構合理、管理科學、服務高效”的檔案資源管理新模式，實現檔案資源集約化、業務建設標準化、管理工作高效和規范化的目標具有重要意義。

1 教學檔案管理的現狀分析

1.1 理論研究現狀

根據《普通高等學校檔案管理辦法》和《高等學校教學文件材料歸檔范圍》（87）（016）等文件，教學檔案必須做到“三納人”、“四同步”，教學檔案歸檔主要內容包括綜合管理、學科與實驗室建設、招生、學籍管理、課堂教學與實踐、學位工作、畢業工作和教材等。 高校檔案具有兩個明顯特征：（1）高校教學管理工作都是按照學年、學期進行，所以教學檔案時間界限明顯，時間劃分特殊；（2）材料形式多樣，種類繁多，包括試卷、題庫、錄音、影像、論文等。 按慣例，一部分教學檔案由專門業務部門管理； 其余部分由院系檔案員、教務員保管[1-2]。

1.2 實踐探索現狀

在人類思維和科學技術的雙重進步下， 高校的檔案管理工作也在與時俱進， 并不斷朝著信息化和復合型的方向快速發展[3]。 據統計，全國范圍內已經開設“檔案學”專業的本科高校已有約33家，其中不乏南京大學、中國人民大學、武漢大學和四川大學等985高校，這些高校培養的學生為國家機關、企事業單位的檔案信息服務和管理工作做出重大貢獻。 然而， 以往的檔案管理策略和技能已經不能滿足現階段的工作要求， 如今的檔案管理和工作人員不僅需要熟悉檔案管理的每一環節流程， 還需能使用計算機和網絡技術高效處理和利用不同類型的檔案[3]。目前，高校的檔案管理工作普遍存在以下問題。

1.2.1 主管部門缺乏重視

為提升學校核心競爭力，學科和科研發展無疑時高校的重點工作，因此，很多高校忽視了教學檔案的管理和服務工作。 基于此，高校很少會設置專業的機構、配備專業的人員和軟硬件設施去服務檔案管理工作。此外，受這種環境影響，很多檔案管理人員對檔案管理工作缺乏重視，工作的時候缺乏責任心，進一步導致檔案管理工作達不到應有的標準和要求。

1.2.2 管理規章制度不夠完善

目前， 仍有一部分高校沒有建立完善的檔案管理、監督制度，檔案管理工作缺乏統的一標準和有效的監督。 即使有些高校制定了相對完善的檔案管理規章制度，但由于主管部門不夠重視，達到的管理效果遠低于預期。 如一些教學單位由于管理制度不夠完善，也沒有標準的查閱機制，檔案材料在入庫時沒有及時進行整理，導致檔案丟失和損毀，造成不可挽回的損失。

1.2.3 檔案管理人員普遍缺乏專業素養

教學檔案的管理工作非常繁瑣復雜， 檔案管理人員的知識、 素質背景與檔案管理工作的成效息息相關。然而，大多數高校的檔案管理或工作人員是非專業出身， 不了解或不熟悉檔案管理的基本原則和方法，甚至難以應付檔案管理的基本工作，高效利用檔案信息亦成為空談。另外，也有很多高校的檔案管理人員是由其它崗位人員，如教務員兼任，并且時常更換， 造成檔案管理工作沒有良好的延續和形成統一的標準。

1.2.4 信息化建設水平低

隨著信息化時代的到來， 各項工作對材料的電子化需求逐漸增加， 傳統的檔案管理方法已經遠遠無法滿足時代的需求[3-5]。目前，高校檔案管理信息化建設水平低主要體現在兩個方面， 其一是沒有將網絡、計算機等技術和設備應用到檔案管理中，不能對檔案形成良好的保存； 其二是管理人員淺顯的認為信息化建設就是將檔案進行簡單的電子化存檔，并沒有系統的整理和歸納， 更達不到深度分析和利用的目的。

2 教學檔案規范化管理的建設目標

高校應認真貫徹執行《普通高等學校檔案管理辦法》等文件精神，努力挖掘在檔案管理方面的人力、物力資源。 招聘或培訓檔案管理人員，學習先進的檔案管理方法；健全檔案管理機制，對檔案進行系統管理，明確歸檔內容、歸檔時間和范圍；加強軟硬件設施建設水平，提高教學檔案信息化建設程度，建設檔案管理分析系統。最終，建立“歸屬明晰、運轉協調、門類齊全、結構合理、管理科學、服務高效”的檔案資源管理新模式，實現檔案資源集約化、業務建設標準化、管理工作規范化的目標。

3 教學檔案規范化管理建設舉措

3.1 提升管理人員專業素養

高校檔案管理人員是檔案管理的直接執行者，要想提高教學檔案的管理質量， 最重要的就是提高相關人員的素質， 為檔案管理工作提供堅實保障[6]。首先，學校需要構建檔案管理體系，改變管理人員對檔案管理工作的認識， 了解檔案管理在高校管理工作中的重要性，端正自身的工作態度。 其次，應提升檔案管理人員的政治素養、職業道德，定期舉辦政治強化培訓，讓其形成正確的政治觀念，有效提升自身的政治素養。 再者，鼓勵檔案管理人員提升自身的綜合素質和業務水平，豐富員工的專業知識和技能。 學?？梢耘涮讓ｍ椊涃M， 每年資助校級和院級檔案管理人員和教務員赴專業培訓機構進行學習， 使其了解最先進的檔案管理辦法和制度， 針對性的提高教學檔案管理人員的專業知識和業務水平。 最后，學校也可以招聘檔案管理相關專業的畢業生來學校工作，提升檔案管理和工作人員的整體水平。

3.2 健全管理制度

教學檔案管理是高校教學管理的重要構成，因此， 高?；蚪虒W單位應結合自身特色和實際情況制定規章制度，將教學檔案的管理工作納入教學計劃、教學管理制度和有關人員的職責范疇[7]。 首先，從學校層面建立教學檔案管理指導性文件， 由分管教學的副校長任組長，建立《教學檔案管理制度》。 其次，制定完善的教學檔案管理目標， 同時明確相關人員的職責范疇，建立強烈的責任心。 再者，建立《檔案管理責任制度》， 讓一線教師承擔應有的檔案收集、整理任務， 將材料上交給學院檔案管理人員進行分類處理，并選擇性的交由學校管理人員進行統一管理、存檔。最后，指派監管人員定期對教學檔案管理質量進行檢查，發現問題及時予以解決，讓教學檔案管理有章可循，進而促進檔案管理工作的發展。

3.3 提高信息化水平

檔案管理信息化、 數字化和網絡化是目前檔案管理工作發展的必然趨勢， 不僅能夠幫助高校更好地梳理教學檔案信息， 還可以提升管理水平和利用效率[8-9]。檔案信息化建設是一個系統的過程，高?；蚪虒W單位應根據自身特色建立教學檔案管理系統。

一方面，應有針對性的提升檔案管理硬件設施，為教學檔案管理提供充足的保障， 推動教學檔案電子化保存，盡快實現紙質材料電子化、紙質電子同步化。推進檔案材料如試卷、教學計劃和大綱等的電子化，這樣不僅可以提高工作效率，還可以減輕體力勞動。 例如，一線教師普遍反應傳統的考試、閱卷方式弊端較多，如閱卷組織難、試卷登分難、復核存檔難。一些高校已將考試、閱卷進行電子化，并帶來諸多便利：（1）網上閱卷、智能識別，客觀題無需評閱，掃描結束即生成成績，準確率高；（2）操作簡單、提高效率；（3）閱卷過程方便追溯、成績復核便捷；（4）實現多級權限管理、方便監管；（5）簡化成績登記，直接導入教務系統，減少工作量和出錯率。

另一方面，學校應同步升級相關的軟件設施，將檔案管理系統與辦公自動化系統進行有效結合，實現檔案信息管理的共享和高效利用。 加強檔案管理人員對檔案管理信息化建設的重視，以崗前培訓、繼續教育和講座等形式對檔案管理人員進行培訓，提高檔案管理人員的信息軟件使用能力、 信息處理能力，促進學校檔案管理信息化建設的發展。高校還可以通過構建校院級數據平臺等方式實現電子檔案系統化歸納、管理。 在構建校院級數據平臺時，可采用學期、學年等教學、學制年度進行歸檔，各階段既界限分明，又緊密銜接，具有完整循環的周期。 平臺可以分為管理端、教師端、學生端，對接教務系統數據。管理端、教師端、學生端可協同上傳、更新材料。每年按照教學進程， 將材料上傳到系統中， 體現發展進程。 學校的教務人員和其他相關科教管理人員可以充分利用檔案材料，實現對學生培養過程、教師成長情況、學校教學情況、培養方案、教材建設等方面的精準、快速分析。 比如，我們可以分析新舊培養方案的人才培養過程及結果的差異、 分析學生們對課程思政內容的接受情況、分析教師入職后的發展情況、分析學校近年來教學發展的亮點和瓶頸等。

4 總結和展望

4.1 檔案管理工作應得到重視

教學檔案真實且詳盡地記錄著學校教學文化、教學改革和全體師生學習生活等各個方面的發展歷程，對高校未來發展有著十分重要的意義和價值[10]。 因此，做好教學檔案工作，是新時期教育改革和發展的需要，高校應重視教學檔案的管理，在結合自身發展的基礎上，掌握教學檔案的特點，完善其管理制度，以彌補實際工作上的不足。同時，加大信息化建設投入，創新工作方式， 共同推動教學檔案工作快速化發展[11]。 學校教務處、學生處和檔案館等相關部門應相互配合，重視教學研究、教學管理的相關工作，通過不同渠道如設立教改項目、撥付資金等鼓勵相關老師集思廣益共同推進學校檔案管理的規范化和信息化。

4.2 校內各院系應積極參與

校內各院系應積極響應檔案管理工作， 尤其是對教學檔案的信息化建設和高效利用。 學院需明確檔案管理條例，設置專門的檔案存放場所，配備專人管理。各類檔案文件的分類標準、保管期限以及歸檔范圍都要進行詳細的劃分與說明。

4.3 未來發展趨勢

教學檔案管理是一項專門的管理業務， 但在實際的操作過程常出現管理制度建設滯后、 制度不夠科學化，再加上檔案管理人員專業素質落后，這直接導致檔案的編排和分類混亂、檔案遺忘等不良后果，給今后的查閱工作及教學評估帶來極大不便。 隨著社會信息化建設的不斷推進，信息化、數字化和網絡化是檔案管理工作發展的必然趨勢， 未來將有更多高校重視檔案管理工作，也將會投入更多的人力、物力和財力去構建科學的檔案管理模式。 “歸屬明晰、運轉協調、門類齊全、結構合理、管理科學、服務高效”的檔案資源管理新模式也將會促進高校的教育、教學發展，為教學改革提供強有力支撐。