人力資源共享背景下企業人事檔案管理的創新策略研究

楊爽

摘 要：人力資源共享背景下企業人事檔案資源管理更加注重科學性、全面性，其利用價值更加凸顯。企業人事檔案管理應注重全程優化，增強檔案收集與開發的系統性，在源頭保障人事檔案的質量。在人事檔案管理和利用過程中注重提高效率，同時兼顧檔案信息安全，從整體上提升人事檔案資源共享服務能力和水平。

關鍵詞：人力資源共享；人事檔案；智慧化；系統化；長效化

人力資源共享對于優化企業人才結構具有積極意義，也是現代企業人力資源管理的一種重要方式。將各業務單元所涉到的人力資源行政事務性工作集中起來，成立服務中心，實現人力資源集中管理，有助于提升人力資源管理運行效率。為了更好地適應企業發展變化，應對企業人事檔案管理模式進行優化和創新。

1 企業人事檔案管理的內容及發展趨向

1.1 企業人事檔案管理逐漸走向科學化和現代化

人力資源共享背景下，企業人事檔案管理正逐漸由原來人工管理模式向現代管理模式轉型，企業人事檔案信息管理變得更加科學規范，為人力資源管理功能實現提供全方位的人事檔案信息支持。通過對企業人事檔案信息的系統整合，能夠更好地反映企業員工的福利待遇、績效、獎懲、培訓情況，形成企業員工人事檔案信息數據庫。通過對人事檔案信息數據庫分析，能夠為人力資源合理配置提供更為精準的檔案信息依據[1]。當前，在大數據、云計算、人工智能等技術支持之下，企業人事檔案管理正向科學化和現代化邁進，在這一過程中，隨著更多先進技術的引入，將有助于提升企業人事檔案信息管理質量，密切企業人事檔案信息與企業人力資源管理工作聯系。

1.2 企業人事檔案管理逐漸走向共享化和智慧化

從智慧化層面看，為更好發揮企業人事檔案信息價值和作用，就要圍繞當前企業人事檔案管理實際需要，合理利用大數據、云計算等技術，實現對企業人事檔案信息資源的有效整合，為企業人力資源管理工作和檔案管理工作提供準確性、全面性的人事檔案信息支持。在這一過程中，人工智能、大數據、云計算等技術會使企業人事檔案管理工作逐漸向智能化方向轉型。隨著企業人事檔案管理平臺、大數據庫以及相關功能不斷完善，會進一步提升企業人事檔案智慧化管理水平，結合企業人力資源需求和人事檔案管理工作對人事檔案信息進行智能化操作、智能化分析和智能化結果運用，提升企業人事檔案信息的利用效果。

從共享的角度看，隨著大數據、人工智能等技術的廣泛應用，能夠對企業人事檔案信息進行相關性和分類性分析，所提供的檔案服務能夠為企業戰略規劃和人力資源開發提供更精準的預測，能夠為企業高層次人才引進、人力資源規劃和崗位管理提供更為清晰的思路，使企業在人力資源管理過程中實現優秀人才與崗位相匹配。在這一過程中，企業人事檔案信息不僅在在企業檔案管理部門與人力資源管理部門流動共享，同時還可以結合業務工作需要以及其他人力資源管理需要，與其他部門進行共享，解決當前企業在管理過程中人力資源開發精準度不高的問題。

2 現階段企業人事檔案管理現存的主要問題

企業人事檔案管理工作是企業管理工作的重要組成部分，企業人事檔案包含企業員工的各類信息，是企業進行人力資源開發的重要依據。隨著現代信息技術的綜合運用，企業人事檔案管理存在一些亟待解決的問題。

2.1 人事檔案材料內容不齊全

當前部分企業在人事檔案管理過程中，對人事檔案材料收集工作重視程度不足，導致人事檔案材料部分內容缺失，影響人事檔案材料的真實性和完整性。一是針對人事檔案材料內容收集，沒有形成完善的制度機制。人事檔案材料對于企業人事檔案管理以及后續人事檔案信息資源利用都起著關鍵性作用，一旦前期人事檔案材料收集工作沒有落實到位，勢必會影響后續工作。當前圍繞人事檔案材料收集擬定的相關制度以上級檔案管理部門制度為主，并沒有結合企業人事檔案管理實際需要，相應地在制度執行過程中難免會出現疏漏和偏差，這也就客觀上造成了人事檔案材料收集不全、不細。二是人事檔案材料收集是一項系統工程，并不是階段性工作。但當前部分檔案管理人員在人事檔案材料數據過程中缺少與企業員工的溝通和互動，只是在年中或年底對人事檔案材料進行集中收集，在這一過程中部分企業給員工會產生新的人事檔案材料，如果對這些重要的檔案材料沒有及時收集，就可能會出現缺失或丟失問題。

2.2 管理方式方法更新滯后

目前，部分企業對人事檔案管理工作重視程度不足，在推動企業人事檔案信息化建設方面方法不多；基礎設施建設落后，導致企業人事檔案管理方式方法更新滯后，影響企業人事檔案信息管理質量，不利于人事的信息資源的合理開發和利用[2]。第一，企業人事檔案管理方式過于簡單。當前部分企業在人事檔案管理工作過程中對人事檔案信息收集不及時，在管理過程中方法過于粗暴、簡單，或沒有圍繞企業員工的具體需求對企業人事檔案信息進行合理開發和利用。第二，企業人事檔案管理方式方法落后。目前部分企業在人事當管理工作開展過程中對現代信息技術引入還存在著猶豫和徘徊現象，企業人事檔案管理工作信息技術支持力度不足，方式方法過于落后。

2.3 人事檔案信息沒有進行系統開發

目前在企業人事檔案管理工作開展過程中對人事檔案信息數據的利用和開發手段方式還相對簡單，偏重日常管理，沒有對人員檔案信息進行深層次整合和系統開發，在一定程度上弱化了企業人事檔案信息資源利用價值。第一，企業人事檔案信息資源開發基礎設施建設薄弱，企業人事檔案信息要想對其進行系統開發需要扎實的基礎設施、先進的軟件系統和綜合性檔案管理人才，三者必不可少，但目前在企業人事檔案管理過程中基礎設施建設還相對落后，特別是在硬件設施建設方面，如果沒有達到相應的技術標準，就難以對人事的信息進行系統整合和有針對性的開發，也會影響企業人事檔案信息管理質量。第二，企業人事檔案信息開發缺少針對性和目的性，當前在企業人力資源管理干部提拔重用以及獎懲方面都需要企業人事檔案管理部門為其提供必要的信息支持。但目前部分企業在人事檔案管理和人事檔案信息資源開發過程中還存在著一定的隨意性，在開發過程中與業務工作結合的不夠緊密，影響了企業人事檔案信息資源利用效果。

3企業人事檔案管理的共享化發展與創新策略

新時期，在企業人事檔案管理過程中要以共享化作為重要目標，在具體實施過程中要完善制度機制，為企業人事檔案信息資源共享提供扎實的制度保障，同時要增強人事檔案資源共享服務能力，實現現代信息技術與企業人事檔案管理工作的深度融合。加強與人力資源管理部門合作，重視對企業人事檔案原始信息的合理開發和利用，加強企業人事檔案管理人員教育培訓，持續提升企業人事檔案管理人員的專業素養和勝任力，更好地完成企業人事檔案管理各項任務目標。同時要注重企業人事檔案信息安全，從制度層面、意識層面入手，為企業人事檔案信息高效共享、合理利用提供扎實保障。

3.1 依托制度建設推進人事檔案資源共享的有序推進

企業人事檔案信息資源共享需要走制度化和標準化道路，企業在人事檔案管理過程中應依托制度建設，提升企業人事檔案管理質量[3]。第一，完善現有制度機制。企業主要領導要將制度機制建設作為重要工作加以重視，樹立科學嚴謹態度，圍繞企業人事檔案管理工作，建立一套行之有效的制度規范，要求人事檔案管理部門以及相關職能部門要嚴格落實相關制度機制。同時要通過制度規章明確企業人事檔案管理部門和具體崗位職責，理順企業人事檔案管理工作流程。隨著網絡信息技術不斷發展，為企業人事檔案管理工作提供了更全面的技術支撐，特別是人工智能、大數據等技術的廣泛應用，為企業人事檔案管理共享化發展提供了全面的技術支持，相應的在制度機制建設方面也要與時俱進，對現有的制度機制進行查缺補漏，圍繞現代信息技術形成新的制度規范，為企業人事檔案資源共享提供扎實的制度保障。第二，形成科學合理的技術標準。新時期，無論是企業人事檔案管理平臺建設，還是大數據庫建設都需要具體合理的技術標準作為支持，才能夠確保收集上來的人事檔案信息符合平臺要求，符合檔案管理的技術要求，在信息共享方面才能夠有效的避免數據不兼容、技術端口不兼容等問題[4]。為此，要從當前企業人事檔案管理共享需求入手，按照國家關于企業人事檔案管理的各項技術規范對相應的技術標準進行創新和完善，進一步增強技術標準的科學性、規范性和合理性。

3.2 依托技術支持增強人事檔案資源共享服務能力

隨著人工智能、物聯網、區塊鏈、大數據等技術與企業人事檔案管理工作的深度融合，為人事檔案資源共享服務提供了技術可能。企業在人事檔案管理過程中應主動的抓住信息技術發展帶來的有利機遇，搭建企業人事檔案管理平臺，實現對人事檔案信息資源的云存儲。通過云存儲技術手段，滿足企業和相關部門對于人事檔案信息資源的共享需求。同時利用網絡云存儲系統強大處理能力，對企業人事檔案信息資源進行整合和加工，從而為不同主體提供多元化的人事檔案信息資源服務。同時借助區塊鏈技術還可以實現對企業人事檔案信息資源的異地備份和全流程跟蹤，有效避免各種不可預判的外部因素對企業人事檔案信息資源帶來的不利影響。依托云存儲中心，能夠提升企業人事檔案信息資源共享服務能力，更好地發揮企業人事檔案信息資源對企業發展和人才服務方面的積極作用，讓企業人事單信息資源創造出更多的經濟價值和服務價值。

3.3 依托管理隊伍提升人事檔案資源共享專業水平

信息時代背景下，對企業人事檔案管理工作提出更高要求，在企業人事檔案資源共享方面要將企業人事檔案管理人才隊伍建設放在突出位置，圍繞當前企業人事檔案資源共享實際需要，打造一支特別能吃苦、特別能戰斗、特別能創新、特別能服務的企業人事檔案管理人才隊伍，更好地滿足新時期企業人事檔案信息資源共享需要，全面提升企業人事檔案管理質量。一方面，從企業人事檔案管理工作實際出發，重視對現有企業人事檔案管理人員教育培訓，將區塊鏈、云計算、大數據、人工智能等現代信息技術作為培訓重點，提高企業人事檔案管理人員的勝任力和綜合素質[5]。同時要重視企業檔案管理人員的道德培訓和安全意識培訓，更好地服務企業人事檔案資源共享工作。另一方面，企業要充分認識到人才在企業人事檔案資源共享中的作用，給予企業人事檔案管理人才隊伍建設更大支持力度，結合企業人事檔案管理實際需要，面向社會引進一批高素質管理型人才充實到企業人事檔案管理隊伍之中，適應新時期企業人事檔案資源共享需求。

3.4 依托安全管理保障人事檔案資源共享長效運行

在對企業人事檔案資源共享過程中，要處理好人事檔案信息資源共享與安全保護之間的關系。由于企業人事檔案信息涉及企業員工的切身利益，因此在企業人事檔案資源共享方面，一定要明確何種人事檔案信息能夠共享，何種人事的信息需要注重個人保密，并采取相應安全措施，對不同類型的人事檔案信息進行分級授權，實現人事檔案信息資源利用與保密的平衡。第一，重視企業人事的信息安全保護工作。要從技術層面入手，引進先進技術手段，切實保障存儲人事檔案信息相關系統運行安全，及時對更新的企業人事檔案信息進行數據備份，有效地應對一系列不確定風險。第二，完善企業人事檔案資源共享制度機制。要將企業人事檔案信息安全作為共享制度機制建設的重要方面，充分認識到保障人事檔案信息安全的重要性和必要性，并通過制度機制建設，防止出現人為破壞行為，規范企業人事檔案資源共享流程。第三，為企業人事檔案信息營造良好的外部環境，對重要的企業人事檔案信息應實行系統單獨運行，單獨存放，實現與外部網絡的物理隔絕，從源頭上避免外部黑客攻擊和病毒感染，切實保障企業人事檔案信息安全。

總之，企業應將人事檔案管理工作作為企業工作的重要組成部分，在推動企業人事檔案信息管理過程中應樹立共享理念，圍繞企業人事檔案信息共享完善相應制度機制，加大人才培養力度，為企業人事信息共享創造良好的外部環境。同時要對企業人事檔案信息管理手段和方式進行創新，不斷地提升企業人事檔案信息管理水平，更好地服務企業發展。

參考文獻

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[3]黃美玲.大數據背景下企業人事檔案信息化建設研究[J].就業與保障，2022（11）：73-75.

[4]韓冰.人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用及策略分析[J].人才資源開發，2022（22）：84-86.

[5]王輝，陳博，劉玉祥.基于區塊鏈的人事檔案管理系統研究[J].計算機科學，2021（S2）：713-718.

（作者單位：陜西省一三九煤田地質水文地質有限公司）