醫院人事檔案精細化管理措施探究

孫作麗

摘 要：人事檔案管理精細化是確保效率與質量統一、科學與規范協調的重要手段。在醫院不斷改革發展過程中，醫院逐漸強調精細化管理模式的建設與應用，以保障人事檔案管理的水平，但受各方面因素限制，精細化管理進程緩慢。本文通過對醫院人事檔案精細化管理意義解讀，探討醫院人事檔案精細化管理過程存在的問題，提出提高人事檔案精細化管理措施。

關鍵詞：人事檔案；精細化管理；制度建設；管理流程

醫院改革對人事檔案管理工作提出更高的要求，人事檔案作為醫院人才培養、人才選拔的主要文件依據，一旦管理滯后、信息化程度不足，將會嚴重影響人事檔案管理效率。精細化管理模式構建是以數字化、體系化為依據，確保人事檔案管理環節符合標準，滿足人事檔案管理要求，使人事檔案管理質量、效率得到保障。

一、醫院人事檔案精細化管理的必要性

醫院人事檔案精細化管理改變傳統的紙質檔案管理模式，采用電子化、數字化和信息化的管理理念，實現醫院人事檔案的現代化管理。我國各大醫院目前在精細化管理模式建設過程中，積極加大信息基礎設備設施建設，改變傳統的人事檔案管理模式及管理技術，以期達到提高效率、降低成本、提高質量的目標。因此，人事檔案精細化管理是提高檔案管理效率的需要，是醫療改革的要求，也是強調檔案管理質量的重要保障。

首先，醫院在人事檔案精細化管理過程中，縮減檔案管理的中間環節，優化各部門之間的信息溝通渠道，將原本紙質文件以數字信息的方式儲存到系統中，實現電子文件與紙質文件之間的同步管理，顯著提高醫院檔案管理的工作效率。尤其是信息系統具備強大的數據挖掘功能和信息共享功能，在終端設備或者PC端設備中可隨時提取人事檔案信息，采用分類管理的方式將各類人事檔案的信息整合，以部門、職位等為分類標準，明確每個人員的基本信息、崗位、職責等，確保檔案系統工作的采集、提取、分析、儲存與決策等有所依據，效果更加顯著。

其次，我國在醫療改革過程中不斷優化醫療服務體系，提升醫療服務質量，使用信息化技術開展人事檔案的精細化管理工作，符合醫療改革的要求。我國醫院在為患者提供服務過程中積極打造智慧醫療體系，而人事檔案管理工作也應與時俱進，不斷調整方式、優化措施、改革流程，以精細化管理方式建立人事檔案數據庫，縮減人事檔案管理成本，減少人事檔案管理工作時間，使人事檔案管理更加精準，且有條理性。因此，醫療改革不僅對醫療服務提出更高的要求，還要求醫院內部優化人事檔案管理流程，開展精細化人事檔案管理工作，健全人事檔案管理體系。

最后，精細化人事檔案管理有利于提高檔案管理質量。以往的人事檔案管理多采用人工整合信息及紙質信息儲存的方式，這種方式極易導致人事檔案出現錯漏、丟失等問題，使得人事檔案的管理效率與質量難以得到有效保障。在精細化人事檔案管理過程中，發揮制度約束作用以及技術的改善作用，使得人事檔案管理在呈現出精細化管理優勢的同時，檔案管理質量有所提升。在人事檔案記錄、儲存、使用和決策過程中可以隨時隨地提取人事檔案信息，查詢檔案日志，減少人事檔案傳輸的中間環節，使人事檔案管理的質量有所提升。因此，人事檔案精細化管理是醫院內部管理體系改革優化的內在要求，也是提升檔案管理質效的客觀途徑。醫院需要結合工作流程與工作情況，健全人事檔案精細化管理體系，強化檔案管理質量。

二、醫院人事檔案精細化管理的制約因素

1.理念因素

無論是何種性質的工作，在不斷優化和完善過程中始終要堅持以先進理念為指導，強調理念先行的基本條件。醫院在人事檔案精細化管理過程中，也要格外重視理念對精細化管理模式所產生的影響，但從醫院當下的情況來看，理念滯后、重視程度不足仍是制約醫院人事檔案精細化管理的主要因素。大多數醫院的信息化建設仍處于初級階段，領導雖然了解精細化管理對于檔案管理工作效率、質量的積極作用，但考慮資金問題，并沒有認識精細化管理的長期效益。這是由于理念和重視程度不足所引起的，醫院以往長期采用紙質化、人工化的管理模式，快速改變管理理念顯然并不科學。

2.人員因素

精細化管理依托技術、制度等對原有的管理模式進行優化和改善，但醫院目前從事檔案管理的人員多為思想保守、工齡較長的，很多年輕的專業人才在未進入醫院之前，很難有效落實精細化管理模式。人事檔案的精細化管理要求從業人員不僅具有高素質、高技術能力，同樣也要具備良好的職業素養和道德素養，可以在人事檔案管理中發揮自身的主觀能動性，了解人事檔案的精細化管理流程，積極承擔人事檔案精細化管理職責。以當下情況來看，醫院在精細化管理模式構建過程中，高素質人才所發揮的作用仍然有限。

3.制度因素

制度是人事檔案精細化管理的主要依據，也對相關管理人員起到約束和保障的作用。醫院在建立人事檔案精細化管理模式過程中，也要不斷對現有的制度體系進行優化和完善，改革現有的管理機制，使得制度可以在人事檔案精細化管理中發揮作用。目前，醫院人事檔案仍沿用傳統的工作規范、工作流程和工作制度，這對精細化管理而言明顯不匹配，存在滯后性，制度體系難以匹配精細化管理的需要。因此，制度體系的建設成為醫院人事檔案精細化管理的主要制約因素之一。

4.技術因素

醫院人事檔案管理依據現有的經驗與技術條件等開展，并不斷在管理模式、管理流程上探索新的路徑。醫院在打造智慧醫療體系過程中，忽視人事檔案管理系統的共享性，人事檔案管理工作與其他工作之間的聯結程度有所不足，嚴重阻礙人事檔案管理的效率，使得人事檔案精細化管理的功能無法得到充分發揮。依托現代化信息技術的人事檔案精細化管理應結合醫院現有的條件，逐步加強硬件建設和軟件系統的開發，以標準化的技術規程和操作，確保人事檔案的安全性與科學性，滿足人事檔案管理精細化的要求，實現更加高效、便捷的管理。

三、醫院人事檔案精細化管理路徑

1.檔案整理

醫院在人事檔案精細化管理體系建設過程中，將6S管理理念應用到檔案管理體系建設中，從6個方面探索檔案精細化管理的路徑。某醫院在精細化管理模式構建過程中成立管理領導小組，不斷推進人事檔案精細化管理進程，結合醫院實際情況形成一套完整的人事檔案管理體系。首先，是做好人事檔案精細化管理的整理工作，采用檔案鑒定、整理的方式，按照人事檔案的重要性、使用頻率等錄入信息系統的不同模塊中。其次，根據人事檔案基本的學歷信息、履歷、職稱、部門與崗位等對不同價值的檔案進行分析，按照價值將檔案分類，避免檔案占用現有的儲存資源。由于醫院人事檔案的種類較為復雜，信息量龐大，需要定期更新檔案信息，開展檔案的精細化整理工作可以區分檔案的價值，為后續檔案使用夯實基礎。

2.檔案整頓

完成價值分析和檔案整理工作后，需依托人事檔案管理信息系統，區別檔案資料的類別和具體用途，采用精細化模塊劃分，并按照醫務人員、護理人員、后勤人員、技術人員與辦公室人員要求將檔案歸檔。涉及項目、技術與科研成果的人事檔案也應嚴格分類存檔，厘清不同性質檔案的具體功能和作用，當相關人員出現職稱變動或者崗位變化，可以在系統中搜索分類關鍵詞，快速查詢相應的檔案信息。

3.檔案清掃

檔案清掃工作是指在紙質檔案和電子檔案儲存過程中，應確保紙質檔案在干凈、整潔的環境內存放，定期做好紙質檔案儲存空間的清掃工作。在電子檔案儲存過程中，應結合紙質檔案做好檔案的編號與編輯工作，并將無用和過期的檔案進行清理，將其儲存于獨立的模塊中，以確保醫院人事檔案管理的科學性與規范性。

4.檔案清潔

檔案清潔工作是指在精細化、制度化管理過程中，切實明確相關從業人員的基本職責，在建立相應的硬件配套設備設施過程中，也要做好其養護和維護工作，使檔案管理更加高效，避免安全隱患等問題的發生對檔案管理工作產生不良的影響。檢查紙質檔案儲存空間內的用電設備，定期檢查計算機系統的灰塵堆積及流暢程度等，杜絕安全隱患，確?？茖W開展檔案精細化管理工作。

5.檔案監管

在醫院人事檔案精細化管理過程中，無論是紙質檔案還是電子檔案，均需要做好檔案的保密、監管與備份等工作，避免出現檔案丟失與被泄露等問題。在檔案精細化管理模式中，安全隱患問題產生的第一責任人為管理人員，管理人員按照制度定期檢查檔案是否丟失，對保密性要求較高的檔案應加密鑰。同時，相關人員應定期做好檔案的備份工作，定期審查是否出現丟失等問題，做好檔案的申請記錄、使用記錄等工作。

6.檔案規范

檔案精細化管理需要切實注意相關人員的綜合素養是否可以滿足實際工作的要求，以提高相關人員的職業道德與能力素質，確保檔案精細化管理的規范性。醫院通過建設具體人事檔案管理規范的方式，要求相關人員切實按照檔案管理要求與規范開展相關工作，明確各人的基本職責，為人事檔案精細化管理提供保障。

四、醫院人事檔案精細化管理措施落實

1.落實人事檔案精細化管理理念

醫院在推進人事檔案精細化管理時，面臨著檔案種類和數量不斷增加的現狀，越來越多的檔案對精細化管理模式的建設提出了要求。因此，相關部門及領導人員應積極落實先進的檔案管理理念，將信息化理念與精細化理念應用到檔案管理中，以解決當下信息不斷增長與管理模式落后之間的矛盾。領導層提出精細化管理的戰略發展目標，認識到精細化管理模式構建對于醫院未來長效發展的積極作用，調整和優化現有的管理模式，使得檔案內容更加精準，檔案審核、決策與管理更加科學。例如，某醫院在將6S理念融入人事檔案精細化管理過程中，將信息技術作為精細化管理的主要依托，重點建立人事檔案數據庫。在數據庫構建過程中，建立了個人不同工作階段的基本信息資料，準確記錄檔案信息的變化，全面記錄人員的科研能力、工作能力、業務能力和績效能力等相關數據。數據庫建設采用模糊變量，為用戶提供模糊搜索功能，相關人員在登錄賬號后，搜索模糊文字可以查詢對應的檔案信息，使得檔案信息查詢的效率有所提高。

2.加強檔案管理人員素質培訓考核

在人事檔案精細化管理過程中，為切實保障檔案管理人員的素質可以滿足精細化管理的客觀需要，在檔案管理過程中切實履行自身的基本職責，能夠遵循人事檔案精細化管理的規范。醫院必須開展人員的素質培訓工作，提高相關人員的技術能力、責任意識，熟悉人事檔案精細化管理的基本流程和要求。例如，醫院定期組織人事檔案管理人員開展座談會，講解有關人事檔案精細化管理的基本內涵、具體目標和工作方法等，增強相關從業人員對檔案管理工作的了解。同時，積極開展技術培訓工作，定期組織人事檔案管理人員學習有關信息系統的操作方法及相關流程，確保從業人員在日常檔案管理實踐中可以切實發揮自身的主觀能動性。此外，醫院在人事檔案精細化管理過程中，也要積極吸納新鮮血液，招聘高素質的人才，選拔復合型人才開展人事檔案管理工作，為構建精細化管理模式提供人才保障。

3.健全人事檔案精細化管理制度體系

醫院在建設人事檔案精細化管理模式過程中，健全人事檔案管理制度體系，根據精細化管理流程，制定《人事檔案管理工作規范》《人事檔案管理崗位職責要求》等相關文件，實現制度與精細化管理模式的對接。例如，在規范性的文件中指出相關人員應嚴格做好檔案分類工作，不得出現亂排、少排等問題。歸檔工作應將紙質檔案與電子檔案分類整理，確保檔案編號的對應性和完整性，不得出現遺失和被泄露等問題。在職人員應做好檔案的維護工作，避免產生檔案損壞等問題，還應搭建電子檔案防護體系，禁止隨意移動和增刪檔案。檔案銷毀應向上級申請，得到明確且具有記錄的指示后，才可開展銷毀工作。規范性文件的編制對于人事檔案精細化管理有著指導作用。按照人事檔案管理規范，醫院也應建立相應的監督機制、責任追究機制與績效考核機制等，確保人事檔案管理人員嚴格按照檔案管理規范與流程開展工作，當檔案出現安全問題時要承擔相應的責任?？冃Э己藱C制可以有效提高人員在檔案精細化管理中的主觀能動性。精細化管理模式構建以制度為約束，應盡可能細化管理細節，以具體的內容和方法指導檔案管理工作，避免流程疏漏而影響檔案管理質量。

4.強化技術在人事檔案管理中的保障作用

龐大的人事數據對精細化管理的要求較高，醫院必須充分挖掘技術在人事檔案管理中的作用，積極建設信息系統，發揮信息技術在人事檔案精細化管理中的價值。例如，醫院投入大量資金加強軟硬件基礎設備設施建設，建立數據信息共享平臺，使用云計算技術與大數據技術，簡化人事檔案管理流程，精確人事檔案管理細節。因此，醫院必須重視技術在人事檔案管理中的積極作用，不斷引進先進技術完善管理體系，挖掘技術優勢。

五、結論

綜上所述，6S管理理念是醫院人事檔案精細化管理的主要路徑及方向，為強化6S人事檔案管理體系的建設，應摒除當下重視程度不足、制度體系不適應、管理流程不科學、管理人員素質差等問題，從理論和實踐兩個方面不斷健全人事檔案精細化管理模式，抓住人事檔案精細化管理重點，提高醫院人事檔案管理質效。

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（作者單位：煙臺市口腔醫院）