核電項目檔案驗收及準備工作探析

文/臺山核電合營有限公司 王明華

國家檔案局、國家發展和改革委員會聯合印發的《重大建設項目檔案驗收辦法》總則第四條規定：項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經檔案驗收或驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。

項目檔案驗收開展的一般流程為：同行評估、預驗收、正式驗收。同時，單位可根據項目建設進展和文檔工作情況開展自行檢查、階段驗收等，以便及時發現問題、改進問題，提高項目檔案質量，為最后順利通過正式驗收奠定良好基礎。其中，每項驗收活動開展前均需將上一項驗收所提出的問題完成整改，整改結果也是下一階段驗收檢查的重點。

做好項目檔案驗收的關鍵是高質量的項目檔案工作和完善的驗收迎檢準備。本文將圍繞這兩個方面，通過梳理單一項驗收活動的組織及其前后工作的流程，介紹如何開展核電項目檔案驗收及其準備工作。

一、項目檔案工作

（一）項目檔案移交。項目檔案是驗收檢查的主體，主要由項目前期及過程管理性檔案（含招投標及合同、立項審批、土地使用等）、設計檔案、設備檔案、土建與安裝竣工檔案、調試及試運行檔案、工程監理檔案、竣工驗收檔案等組成。項目檔案移交工作涉及公司內外，覆蓋面廣，接口協調多，歸檔文件量大。在工程竣工階段，移交時間緊、任務重的矛盾尤為突出，因為該階段既是項目檔案移交高峰期，又面臨著驗收的時間壓力。此時單位需多舉措并行推進項目檔案的快速、高質量歸檔移交。1.將項目檔案移交列為重點工作，以領導關注項的方式定期跟蹤、匯報；2.成立移交專項工作組、制訂移交計劃，文檔部門和技術部門、參建監理單位緊密配合、上下游聯動，積極調動各方資源、分工協作，建立收集、整理、審查移交責任制；3.制訂專項協調機制、組織專項會議，針對性地解決項目檔案歸檔、審查、移交的難點問題。

（二）其他內容。近幾年來，驗收越來越重視項目檔案全宗卷的檢查，單位需做好項目檔案全宗卷的收集、整理和歸檔，以全宗為單位編制全宗卷，同一全宗的文件材料按照分類統一保管。全宗卷中收集的文件材料保證齊全完整性的同時，務必保證真實性。同時，編制全宗指南或全宗卷說明、作為驗收迎檢材料，介紹本單位全宗卷的整體情況。項目檔案綜合管理情況也是驗收檢查的內容，主要包括文檔管理體系和制度規范、業務監督指導、責任考核、人員管理、文檔工作納入合同管理、檔案信息化建設、設施設備配置、檔案安全保管與庫房規范性、項目檔案驗收準備及整改等。驗收前，單位需針對項目檔案綜合管理情況開展一次全面梳理工作。

二、驗收迎檢準備

驗收需準備的事項繁多，且與基礎工作并行開展，導致驗收準備時間緊、任務重。首次進行項目檔案驗收的單位，可在其他單位開展驗收時前往觀摩學習，積累驗收準備和迎檢的經驗。為推進各項驗收準備工作高效有序開展，可采取以下措施：一是編制驗收工作計劃，定期組織專題會議；二是成立驗收工作組和領導小組，推進各項準備工作；三是細化工作組任務，成立多個專項小組（如：基礎工作組、驗收協調組、文檔準備組、迎檢支持組、后勤接待組等，具體根據各單位的人員和業務實際情況劃分），并分別制訂各小組工作計劃；四是推動外部參建、監理單位和內部業務部門的技術支持，協調各方力量解決驗收準備和迎檢的難題。關于項目檔案驗收的主要準備工作，詳情如下：

（一）完整性核查。核電項目檔案的完整性主要通過核查項目檔案類別是否完整、各類別檔案中的主控項（即主要檢查控制的項目文件）歸檔是否齊全、實體案卷及文件是否完整三個維度來評估。驗收準備時的完整性核查主要圍繞前兩個維度，開展依據為《DA/T28—2018建設項目檔案管理規范》（下文簡稱“DA/T28”）。類別完整性的主要驗證材料包括項目文件歸檔范圍表、檔案分類表、案卷目錄清單、卷內文件目錄清單等，各類別檔案主控項完整性的主要驗證材料包括工程文件索引（IED）、廠房和構筑物清單、系統與子項清單、變更文件清單、合同號或合同臺賬、設備采購包清單、EESR描述、ECSR描述、竣工圖清單、FOR USE清單等，同時結合竣工文件歸檔完整性說明等過程中分步控制措施，通過采用數據比對的方式進行完整性核查。其中，注意務必保證各驗證材料基礎清單的準確性，以確保核查結果的準確性。經過完整性核查，追溯缺少的文件并進行補充歸檔。如因現場業務進展（非文檔工作進展）導致少量文件無法在驗收前歸檔移交，業務部門或參建、監理單位需列出具體的尾項清單及后續移交計劃。最后，編寫完整性核查報告，報告含本單位項目歸檔文件與DA/T28附錄B《建設項目文件歸檔范圍和保管期限表》的對應表。

（二）文檔材料準備。驗收迎檢的文檔材料主要包括編研成果、全宗指南或全宗卷說明、會務指南、各類清單、首次會匯報材料和視頻、講話稿等，可按匯編類、介紹類、清單類、規范類、圖冊類等分文件夾整理存放在專家所使用的電腦上，以便驗收時專家快速查找。同時，部分材料提前打印紙質成冊，在驗收時供專家查看。其中，首次會匯報材料和視頻的主要內容包括建設單位項目檔案（含項目情況介紹）、施工單位竣工檔案和監理單位監理檔案三部分，介紹重點為項目檔案、切忌將重點放在生產檔案，并注意突出展示本項目及項目檔案工作的特色、亮點和良好實踐。

（三）迎檢答疑“備考”。迎檢時對專家問題的檢索調卷、現場答疑猶如考試的臨場發揮，是幾年甚至十幾年項目檔案工作情況的集中展現。但做好這一環節不能只靠臨場發揮，需提前進行全方位“備考”：1.配備專業解答人員，由文檔和技術人員共同組成，其中技術人員需覆蓋公司業務部門和參建、監理單位，設置迎檢技術人員專門待命區并提前確認電話保持暢通。2.配備充足且熟練的調卷人員，驗收前進行調卷培訓并開展多次模擬演練，以提高檢索、調卷的速度，不能在迎檢時出現專家所要查看的案卷、文件找不出來或查找時間較長的問題。3.總結已驗收完成的各單位專家檢查重點，提前準備部分前期檔案、主要合同和主設備相關案卷備查。4.提前了解每位驗收專家的檢查特點、習慣等，并針對性地開展準備工作，如：A專家喜歡按設備流程一條線進行案卷檢查，B專家在每個項目均檢查了前期檔案中征地、移民、報批等文件。

（四）會務接待安排。為保證迎檢時答疑人員專心配合專家進行問題解答，會務、接待的工作需安排專人負責，且不與答疑人員交叉。會務接待是驗收專家和答疑人員的后勤保障，各方面要安排周詳，主要包括：會務指南編制，會議室預定與布置，交通、住宿、勞保、用餐、攝影、廠區參觀等安排，還有票據收集及專家紀念品準備等。會務指南提前完成并發給專家，及時進行天氣、交通等溫馨提醒；每位專家配置一臺電腦并分別貼上姓名，根據各專家檢查內容分別存放迎檢材料。其中，會議室工作較為繁雜瑣碎，但務必精細、到位，布置應在驗收的前一天完成，并進行會議電腦、投影儀、音視頻播放設備、翻頁筆、匯報話筒以及匯報PPT材料、視頻等設施的可用性檢查確認，擺放和張貼好首、末次會電梯口指示牌。會議室包括首末次會、分組檢查會、專家總結會，會議室布置主要含電腦、網線、電源/插排、座椅的配置和出席人員桌簽、材料、簽到表、筆等物品擺放。驗收期間，安排專人負責每天下班后會議室整理收尾和首、末次會議記錄（尤其是專家意見和點評內容），各專家檢查案卷和提出問題由迎檢答疑人員分別記錄。

三、驗收開展

不管是同行評估還是預驗收、正式驗收一般開展3～4天，基本流程見表1：

表1 單次驗收活動的一般流程

四、問題整改

經過為期3～4天的全面檢查，專家提出問題較多且包含文件和技術兩個方面，需文檔部門和業務部門、參建監理單位聯合共同處理。全部問題完成不僅涉及范圍廣而且耗時長，一般需幾個月乃至半年到一年時間，因此必須分步驟有序開展、多舉措并行推進。

（一）制訂問題整改方案。組織文檔和技術（含業務部門和參建、監理單位）人員對專家問題逐項研究、討論，根據業務的實際情況將問題劃分為建議項和改進項兩類，逐項指定責任部門、責任人并確定完成時間。建議項，需對問題給出實際情況的澄清說明和佐證材料，并梳理總結經驗作為后續業務和下一項目的參考反饋；改進項，則要逐項制訂整改方案，必要時各整改項的責任部門、責任人需分別、多次開展討論以確保所制訂的方案既解決專家問題又切實可行（詳見表2）。

表2 建議項澄清匯總模板

（二）多舉措推進整改進展。改進項整改方案制訂后，文檔部門與各業務部門、參建監理單位高效配合，通過采取多種措施推動各改進項有序、高質量地完成整改。主要措施為：1.將整改工作設成重點任務，設置專人牽頭負責，并以整改周報的方式進行每周填報和公布進展；2.牽頭人日常密切關注各整改項的進展，進行到期提醒、督促，及時識別困難項并組織專題會、協調內外部支持推動解決；3.與其他已完成驗收問題整改的單位汲取經驗，利用好相關專家資源開展指導咨詢。各改進項的整改必須有理有據，整改過程中需注意收集和保留佐證材料。整改結果的文字描述要簡繁得當、條理分明、邏輯清晰，對專家問題和整改方案一一對應作答，切忌整改結果與專家問題不對應或答非所問（詳見表3）。

表3 改進項整改周報模板

（三）編制整改報告。全部建議項和改進項處理完成后，將期間采取措施、管控過程和整改結果等撰寫編制成問題整改報告（含佐證材料）。問題整改情況是下一階段驗收查看的重點，整改報告是下一階段驗收申請的基礎材料之一，因此要務必重視各階段驗收專家所提問題的整改和整改報告的編寫，為下一階段和最終的正式驗收打下扎實的基礎。整改報告的編寫建議從項目檔案收集、整理、歸檔工作的完整性、準確性、系統性、規范性和安全性（即檔案“五性”）五個方面行文。

五、結語

高質量地做好項目檔案工作，全面開展項目檔案驗收各項準備，保證項目檔案驗收的順利通過，為工程項目檔案工作畫上圓滿句號，也為工程項目檔案驗收奠定良好基礎。同時，做好向生產運營階段文檔業務的有序過渡，實現為電站工程建設和生產運營、維修以及工程改造、退役整個過程利用服務的目的。