基于數據分析的學生宿舍管理研究
——以西南大學為例①

何昌昊， 劉占友

1.西南大學 后勤保障部房產與土地管理處，重慶 400715；2.西南大學 后勤集團學生宿舍服務中心，重慶 400715

自20世紀末以來, 為實施國家人才強國和高素質人才培養戰略, 發展大眾化教育, 我國高等學校招生規模不斷擴大, 對應的學生宿舍等基礎設施也亟待提高.高校后勤管理人員要充分發揮學校后勤人員的管理作用, 對學生宿舍建筑進行合理規劃和管理, 為學生提供一個舒適的學習和生活環境.對此, 高校后勤部門十分重視學生宿舍、教室等基礎設施的日常維修工作[1].

西南大學是教育部直屬, 教育部、農業部、重慶市共建的重點綜合大學, 現有在校學生5萬余人, 其中普通本科生近4萬人, 碩士、博士研究生11 000余人, 留學生2 000余人.西南大學的學生宿舍日常管理由后勤集團學生宿舍服務中心負責.后勤集團實行“獨立核算、自主經營、自負盈虧”的現代企業模式運營.校園(A區)占地4 000多畝, 學生宿舍分散其中, 共有5個園區, 62棟宿舍樓, 10 476間寢室, 目前共44 342名學生入住.學校學生宿舍樓普遍老舊, 其中: 楠園等15棟修建于上世紀八、九十年代, 其余的主要修建于2001、2002年, 少部分修建于2005、2006年, 學生宿舍硬件設施設備嚴重老化, 維修、維護難度大、成本高.

高校學生宿舍屬于人員密集型公共場所, 學生宿舍的管理和日常維護對于高校的安全穩定、學生健康成長起著決定性作用.目前高校學生宿舍管理的模式各有不同, 總體上的管理現狀是: 后勤集團(或物業公司)配合學生管理部門負責日常的樓棟管理、人員管理, 同時負責少量、簡單的設施設備日常維護保養, 國有資產管理部門負責重大設備、家具等的維修更換, 基本建設部門負責樓棟的裝修改造、水電暖通、安防、消防、網絡通信等, 這導致國有資產管理處、基本建設管理處和后勤集團(或物業公司)等部門各自為政, 宿舍管理不能有效配合, 很難形成系統化的管理.各部門的數據不能在同一平臺上記錄和流通, 無法實現資源共享, 信息互通[2].

隨著規?；暮笄诠芾矸杖蝿盏脑黾覽3], 傳統的管理模式難以滿足目前高校的后勤管理需求, 后勤工作將不斷走向智能和聯動, 從而有效落實學校在后勤服務管理各方面的工作[4].運營維護管理(簡稱運維管理)在國際上被公認為設施管理, 至今已形成在建筑物運營階段對人、財、物、技等多種因素的綜合管理.特別是我國經濟在近十幾年的高速蓬勃發展, 建造了眾多大型和超大型的公共基礎設施, 運維管理已朝著綜合考慮地區、空間、建筑、資本、人流量、設施等多方面因素的系統工程進行發展[5].學生宿舍的日常管理及維護, 需要根據每棟宿舍樓的特點和具體情況, “面向對象式”進行.學生宿舍運維管理除了具有一般建筑的基本要求外, 因其自身的特點如唯一性、多樣化、商業性等, 較之一般建筑更加復雜, 維護費用也更大.

只要能高要求、嚴標準地使后勤保障智能化、信息化, 并與校園的信息化結合, 就能形成校園后勤智能化建設的新格局[6].因此, 通過收集、整理宿舍情況, 運用先進的數據分析方法及關聯性對實證數據進行處理和研究, 最后做出科學決策, 達到精準化管理, 成為了本課題的主要研究任務.

1 西南大學宿舍運維管理現狀及存在的問題

由于高校學生宿舍人員密集、迭代頻率高, 加速了宿舍基本設施的折舊與損壞, 因此對宿舍的定期檢修和維修至關重要.隨著各高校后勤管理逐步向社會化管理進行改革, 學生宿舍管理已由原來的自我服務保障型轉變為物業公司管理經營型.高校宿舍維修管理的現狀是物業管理公司負責日常的基礎設施維修, 后勤處負責重大設備更換, 基建處負責水電、消防以及基礎設施的改造和裝修[7-8].這樣的情況就很容易導致各部門之間的配合不及時, 工作效率低.

本文以2019年-2021年三年學生宿舍的真實報修數據為研究對象, 對宿舍園區、維修項目、報修時間、維修人員情況、派工次數、維修反饋、維修費用等指標進行分析, 探索學生宿舍的運營管理手段和辦法, 為高校后勤集團的信息化決策提供更多的思路.

隨著高校擴招, 西南大學的宿舍入住率高且使用頻率較高, 因此每年宿舍均有不同程度的損壞.而且西南大學學生宿舍建筑時間很早, 硬件設施設備會在非線性的自然損耗中不斷老化, 工程維修情況十分繁瑣復雜、維修成本高且難度大[9].

目前, 學生宿舍的后勤管理服務越來越智能化[10-11].而西南大學后勤集團也在這方面進行了探索與創新.西南大學后勤集團網絡報修系統是后勤集團數字化建設的內容之一.它實現了全校學院、機關單位、部門的在線報修和自查報修, 使維修的申請、下達、執行、反饋流程網絡化、信息化, 簡化了申報流程.

本文基于該報修平臺, 以2019年-2021年三年學生宿舍的真實報修數據為研究對象, 對宿舍園區、維修項目、報修時間、維修人員情況、派工次數、維修反饋、維修費用等指標進行收集, 分析出影響宿舍維修的多條因素, 并為預防性維修提供建議和數據支撐.

2 數據分析實證

2.1 報修來源統計

2019-2021年報修來源如圖1所示.2019年報修數據33 762條, 其中微信報修32 658條, 占總數據的96.73%; 2020年報修數據31 805條, 其中微信報修30 368條, 占總數據的95.48%; 2021年報修數據35 319條, 其中微信報修33 217, 占總數據的94.04%.

2.2 報修項目統計

2021年的報修項目占比如圖2a所示, 其中: 與電路相關的維修項目最多, 占總數據的23.85%, 共8 425條; 其次是用水相關的問題, 占總數據的16.6%, 共5 868條.2020年的報修項目占比如圖2b所示, 其中: 與電路相關的維修項目最多, 占總數據的28.91%, 共9194條; 其次是用水相關的問題, 占總數據的18.89%, 共6 008條.

圖2 2020-2021年報修項目統計

2.3 報修園區統計

圖3為2019-2021年各宿舍園區的報修情況, 其中“博士后”指代博士后公寓.2021年報修次數占比前三的園區分別是橘園(占比25.98%),(竹園占比17.07%), 楠園(占比15.96%); 2020年報修次數占比前三的園區分別是橘園(占比24.77%), 竹園(占比19.02%), 楠園(占比17.12%); 2019年報修次數占比前三的園區分別是橘園(占比24.75%), 竹園(占比19.90%), 楠園(占比17.20%).

圖3 2019-2021年報修園區統計

2.4 維保單位統計

圖4為2019-2021年報修單位統計.2021年學生宿舍服務中心負責了26 751次維修工作, 占總維修次數的75.74%; 2020學生宿舍服務中心負責了26 565次維修工作, 占總維修次數的83.52%; 2019年學生宿舍服務中心負責了30 926次維修工作, 占總維修次數的91.60%.

圖4 2019-2021年報修園區

可以看出從2019年到2021年, 維修服務中心的維修次數占比不斷提升, 在之后的派單決策中, 可以考慮平衡維修服務中心和學生宿舍服務中心間的維修占比.

2.5 維修資金分析

圖5為2019年-2021年維修資金的時間序列圖.

圖5 2019-2021維修金額時間序列圖

2.6 維修時長分析

K均值聚類是基于樣本集合的通過迭代尋找k個類簇的一種劃分方案[8].以K均值聚類算法為基礎, 將維修項目與維修時長進行聚類.設置目標簇為2, 所得聚類結果如圖6所示.

圖6 聚類結果

圖6中橫坐標表示維修項目, 其中: 0表示房屋漏水、墻面補修, 1表示排污疏通維修, 2表示墻地磚維修, 4表示公共區域環境維修, 5表示搶修排危, 6表示電的問題, 3表示其他.縱坐標表示從宿舍報修到維修完工的天數.易知圖6中第一類項目維修時長相對較短, 第二類項目維修時長相對較長.進一步分析發現: 房屋漏水、地面補修和排污疏通維修總體上耗時較長, 公共區域環境維修、搶修排危和點的問題維修耗時較短.

3 管理運維的改進優化

結合前面的數據分析結果, 對學校宿舍的管理運營維護提出下面幾個方面的優化建議.

3.1 完善微信報修系統, 提高后勤服務質量

首先, 建議完善微信報修系統, 細化報修項目, 使得數據統計更具有針對性; 其次, 改善數據統計方法, 及時發現重復維修情況; 最后, 在滿意度調查、報修結果等評價機制上, 增加師生對后勤服務的參與度, 提高后勤服務質量.

3.2 定期檢修宿舍樓水電

從報修項目方面分析, 三年里維修次數最多的都是水電問題, 例如寢室電源斷連和跳閘問題, 衛生間漏水問題等.從預防性維修角度考慮, 可以在每學期開學前進行水電的統一檢修, 既可以節約人力物力成本, 也可以減少開學后繁瑣的不定時的維修次數.同時隨著設備設施不斷更新換代, 某些維修需要一定技術能力, 可以與專業維保單位合作, 以降低人力及成本的投入, 實現效率最大化.

3.3 翻新老舊宿舍樓

從報修園區角度分析, 橘園、竹園樓棟數較多, 入住率最高, 因此報修次數排在前列, 而楠園相比之下宿舍樓更少, 但由于修筑年代久遠、設施老化程度較嚴重等一系列原因, 維修次數也比較多.從維修成本與建設成本方面來考慮, 建議統一對楠園等老舊宿舍樓的設施進行翻新, 不僅可以提高學生的入住體驗, 也減少了成本與能源損耗.

3.4 明確各維保單位的具體工作

從維保單位分析, 2019年到2021年, 維修服務中心的維修次數占比不斷提升, 可以考慮將大部分維修業務轉交給維修中心, 學生宿舍服務中心只提供一些即時、簡單的維修服務, 從而提高維修效率, 以免多次返工浪費成本.

3.5 開學季進行全面的資產管理

從維修金額角度分析, 維修金額數目較大的時間多為開學時段, 如每年的3月份和9月份.建議后勤集團在開學時提前進行資產管理, 對宿舍及其附屬設備、設施進行經營管理[12], 包括數量管理、狀態管理、折舊管理、報表管理等[13].可以幫助集團明確資產價值、減少閑置浪費、提升資產使用效率.

3.6 增加水管工數目, 提高維修效率

從維修時長角度分析, 房屋漏水、地面補修和排污疏通維修總體上耗時較長, 主要有兩個原因: 一是這兩個項目報修數比較多而這方面的維修師傅比較少; 二是時間要求上這兩個項目不如其他問題比如電的問題那么緊迫.因此建議維保單位再聘用一些水管工, 讓相關問題能及時得到解決.

4 小結

為了提升宿舍維修效率、健全宿舍運維管理體系, 本文以大數據分析為基礎, 分析了西南大學近三年來的學生宿舍報修數據.從分析結果中找出學校運維管理目前存在的問題, 從6個不同的方面提出了一系列的建議, 給學生宿舍的運維管理提供了一個參考.