行政單位固定資產管理存在問題與應對舉措分析

文/檀曉娟 （隆堯縣水業總公司）

固定資產管理工作是行政單位確保其自身公共服務質量提升的一個重要前提。但在現階段日常工作過程中，行政單位在進行固定資產管理時仍然存在一些問題，相關管理人員往往更多會將關注點放在資產采購方面，而忽略了對現有資產的管理和使用規范，因而未能構建完善的管理體系。在此基礎上，行政單位想要實現自身固定資產管理水平的提升，就應當不斷規范其自身的固定資產管理工作流程，對各部門的固定資產使用需求進行合理分配，并構建完善的固定資產管理體系，并在其內部做好相關的審計和監督工作，避免經營風險發生，確保其資金使用效率可以更好地提升。

一、行政單位固定資產管理概述

行政單位的固定資產主要是指達到了固定資產價格標準、使用期限超過一年、能夠為企業帶來經濟效益且使用過程中不會改變其形態和作用的資產。部分未達到固定資產價格標準但其他條件均符合的資產在經過相關部門的審批且符合相關標準的情況下也可以視為固定資產。行政單位的固定資產管理即行政單位對其各部門所使用的固定資產進行統一管理。

固定資產是各單位和企業日常運營和發展的有效保障。行政單位由于其單位性質的特殊性，其內部固定資產的所有權往往掌握在我國的政府部門，因而單位固定資產管理工作的水平也會直接關系到國有資產的價值變動。因此，行政單位應當不斷加強其內部的固定資產管理工作，對其中存在的管理風險進行及時預測和防范，并根據各部門的實際工作需求對固定資產的使用進行合理的分配和調整，進而提高其內部的資產使用效率，確保國有資產安全。但目前，我國行政單位在進行固定資產管理時仍然存在一定的問題，使得其固定資產管理風險的發生概率大大增加，不利于單位的正常運行和發展，仍然存在較大的改進空間[1]。

二、行政單位固定資產管理的重要性

先進的固定資產管理模式能夠更好地幫助行政單位維持其日常生產運營，推動自身健康穩定發展。

首先，固定資產是行政單位維持自身正常運營的基礎。行政單位想要在其當前所處的市場競爭環境中維持自身的市場地位，確保自身健康穩定發展，就應當不斷加強其內部的固定資產管理，并以此幫助相關管理人員對自身所擁有的資產數量和實際使用情況等方面的信息具備充分的了解，進而制定符合單位當前發展狀況的經營管理決策，實現單位內部固定資產管理水平的優化，以及相關社會責任的履行。

其次，資產管理在財務管理工作中也占據了重要的地位。行政單位相關管理人員通過對各部門及其下屬分支機構的資產使用狀況進行監督和管理，可以更好地完成對相關部門的統一管理工作，對其各項經營活動和資產狀況進行統籌和規劃。同時，加強固定資產管理工作還可以幫助行政單位對各部門的資產使用需求進行合理的規劃，實現對其各項資產使用信息進行實時的了解和掌握，以防出現資產浪費現象。且通過固定資產相關管理制度的構建和實施，還能對行政單位內部的各項資產使用和操作流程進行規范管理，進而實現資產實際使用效率以及管理效率的提升，促進單位更好地提升自身的固定資產管理水平，實現穩定發展。

三、行政單位固定資產管理過程中存在的問題

（一）固定資產管理制度不健全，固定資產管理責任不明確

現階段，很多行政單位在進行其內部固定資產的管理時，往往在固定資產的采購方面缺乏完善的采購標準和計劃作為支撐，其固定資產的購入未能綜合考慮到單位的實際經營需求，存在盲目采購的現象，極易產生固定資產閑置現象。在使用過程中未能對實際使用情況進行及時登記，使得固定資產的使用安全無法得到有效的保障。另一方面，行政單位對于其內部的固定資產驗收未能構建完善的驗收程序，各部門對其所使用的固定資產管理責任劃分不夠明確，致使固定資產在使用過程中發生損毀等問題時無法進行及時的追責，在很大程度上容易造成行政單位的固定資產損失，不利于其維持自身日常的經營和發展[2]。

（二）固定資產管理存在賬實不符現象

現階段，我國各行政單位在其日常的固定資產管理活動中，由于相關制度的不健全，在發生固定資產變動時通常未能進行及時的入賬和記錄，對固定資產的具體流向掌握不夠清晰，導致行政單位的固定資產極易出現賬實不符的現象，甚至出現國有資產損失的現象。

一方面，固定資產的所有權劃分不夠明確，相關的權屬變更手續未能及時完善，如房屋和車輛的所有權。行政單位所使用的房屋和車輛等資產大都由政府部門直接劃分所得，未按照市場價值繳納相關的費用，因而大多都缺乏相應的所有權證明文件，一些行政單位在經歷了多年的部門變動、合并和分立等改革活動，其所使用房屋的產權往往與實際產權所屬存在一定的差異。而相關車輛在發生適用部門的變動時，未能及時進行使用權和所用權的變更，相關手續辦理不完善，產權證未能進行及時的過戶，致使其使用權和所有權相互分離，極易出現資產被違規占用的現象，不利于行政單位固定資產管理工作的開展。

另一方面，單位內部固定資產賬實不符的現象較多。首先，一些固定資產在進行購入或處置時未能及時報送至財務部門進行入賬在單位財政部門成立早期未能對桌椅板凳、空調等方面的資產進行清查，使得單位的固定資產臺賬存在一定的賬實不符現象。其次，固定資產的賬面數據未能根據其實際經營中的變動進行及時的訂正和更新。在當前市場經濟環境不斷變動的現狀下，固定資產的原有賬面價值與實際價值產生了較大的偏差，若不能進行及時的更正，則會嚴重影響到行政單位的固定資產管理水平。

（三）固定資產管理過程中缺乏定期的盤點

行政單位進行固定資產管理的主要目的就是為了確保其賬實相符，保障單位的資產安全。固定資產的賬實相符包含了數量相符和價值相符兩方面內容，為了滿足這一需求，單位就應當對其內部的固定資產進行及時的盤點和清查。但現階段，行政單位通常缺乏對固定資產盤點的重視，未能調配專門的人手進行定期的盤點，導致其固定資產的實際使用狀況與賬面記錄存在嚴重的不符。另外，一些單位受到各方面因素的影響，對完工項目未能及時進行相關的固定資產回收、入賬和決算，還有一部分單位在進行固定資產管理人員的變更時，相關項目詳細數據的交接工作未能及時進行，使得新任的管理人員對其所負責的固定資產使用狀況不具備充足的了解，其管理工作無法有效進行。最后，一些行政單位內部的固定資產賬面記錄不夠規范，未能將所有的資產進行詳細記錄，使得管理人員的盤點工作難以推進，單位的固定資產管理工作很難取得一定的成效[3]。

（四）固定資產管理的信息化水平較低

現階段，很多行政單位都開始通過在財務系統中設立專門的固定資產管理板塊來提高固定資產管理水平，以推動固定資產的信息化管理。但很少會有單位使用專門的固定資產管理系統，其所采用的固定資產管理信息系統仍然不夠完善。相比之下，通過財務系統所進行的固定資產管理工作僅能停留在對固定資產的使用進行記錄、追蹤和折舊，能夠滿足基礎的財務核算需求，但無法滿足現階段單位固定資產管理的需求，其本質仍然是為財務部門的記賬工作服務。但實際工作中，固定資產管理工作除了對其使用過程進行追蹤、記錄和折舊外，還包括很多諸如試用申請、入庫登記、在各部門間的流動登記、盤點清查等較為繁雜的內容，再加上固定資產管理人員的配置不充足，財務系統中的固定資產管理板塊顯然無法適應單位的固定資產管理需求，專業化固定資產管理信息系統的建設勢在必行。

四、行政單位推進固定資產管理的有效措施

（一）健全固定資產管理制度，明確相關管理責任

行政單位為了提高其自身的固定資產管理水平，順利實現內部的管理目標，就應當根據其內部的實際發展狀況，構建完善的固定資產管理制度，并對固定資產管理相關責任進行進一步的明確，在進行固定資產的采購時，相關管理人員應當對購置活動順利開展的條件進行詳細的了解，構建完善的固定資產檢查和核驗工作，對其驗收程序進行嚴格的執行，并制定合理的采購流程，確保單位固定資產購置活動的科學進行。在進行各部門的固定資產配置時，應當根據單位的實際狀況，對固定資產管理部門的審核工作做好監督，同時應當根據相關的采購方案與財務部門進行及時溝通，幫助相關管理人員進一步明確其自身應負擔的管理責任，構建完善的固定資產管理制度，保障固定資產管理工作規范專業。另外，通過對單位當前的固定資產實際狀況進行分析和管理，還能夠更好地對各部門的固定資產實際使用情況進行監督，并構建相應的獎懲標準，并制定相應的管理責任制度，進而充分調動相關人員對固定資產管理工作的積極性，方便管理人員掌握單位內部的固定資產管理工作實際推進狀況，做好定期的清查和盤點工作，避免由于管理混亂而導致固定資產流失。最后，財務部門與資產管理部門通過及時進行相關數據信息的交流，還能夠進一步完善相關管理機制，對行政單位內部一些價值較高的資產進行更為完善的管理，對偏離預算目標的現象進行及時分析，細化固定資產使用各環節的管理責任，進而對各部門的固定資產使用行為進行規范，確保問題發生時可以進行有效追責[4]。

（二）加強固定資產管理，避免賬實不符現象的存在

行政單位在進行固定資產管理時，應當將固定資產控制工作與內部控制制度進行充分的融合，對固定資產管理制度進行進一步的優化，保證各項資產在發生變動時能夠進行及時記錄。

一方面，應當明確資產所有權的劃分。對于行政單位當前所使用的房屋和車輛等由政府部門直接劃分所得的資產，應當及時完善相關的所有權轉移手續和文件，在實際工作過程中若發生變動，應當進行及時記錄，并依據實際變動進行相關手續的辦理，確保使用權和所有權的統一，確保賬實相符。

另一方面，確保內部固定資產的賬實相符。對于固定資產的購入和使用，行政單位相關管理人員應當及時報送財務部門進行登記和入賬，并及時進行賬務核對工作，明確相關的賬目。同時還要將固定資產的賬面數據根據實際經營變動狀況進行及時的變更，確保賬實相符，實現行政單位固定資產管理工作的順利推進。

（三）定期進行固定資產盤點工作

行政單位在推進內部固定資產管理工作時首先應當定期對其內部投入使用的固定資產進行盤點和抽查，并建立相應的盤點制度，對存在問題的固定資產及時追查原因，并按照相關的責任劃分追責到人，進行及時處理；其次，財務部門應當根據相關的會計核算數據，對固定資產使用的相關部門進行不定時抽查和核對，確保其固定資產的使用能夠做到賬實相符。最后還可以構建相應的離職清查制度。若存在相關管理人員的離職，應當在離職前對其所負責的固定資產進行核查，并辦理相關的資產移交程序，進一步確保固定資產安全[5]。

（四）加強固定資產管理信息化建設

行政單位通常會存在固定資產種類、數量、存放地點較多的問題，其在各部門間的流轉較為頻繁，且很多單位往往未能配置專門的固定資產管理人員，其固定資產的管理方式也未能及時更新，現有的方式已經很難適應單位當前的發展需求。因而，其應當盡快引進信息化管理模式，加強內部固定資產管理信息化建設，并通過對其進行有效運用，實現固定資產相關信息的錄入以及定期盤點清查工作高效進行，進而降低相關管理人員的工作壓力，使其能夠擁有更多的精力參與固定資產管理工作。另外，相關管理人員根據信息系統收集到的固定資產管理相關信息，能夠更加明確地掌握單位內部固定資產的實際使用狀況，確保其經營管理決策更加科學，進而推進行政單位固定資產管理水平提升，實現其持續穩定發展的戰略目標[6]。

五、結束語

綜上所述，行政單位固定資產管理工作的不斷優化和完善能夠幫助其更好地實現內部資產利用效率的提升，幫助行政單位進一步節約經營成本，提升經營效益，進而確保其經營活動順利開展，實現自身持續穩定發展的戰略目標，避免資產浪費[7-8]。但當前很多行政單位尚未認識到固定資產管理工作對單位發展的重要意義，在進行固定資產管理工作時仍然存在很多問題。在這樣的背景下，單位的相關管理人員應當根據自身的實際狀況建立相應的固定資產管理規范，并對相關資產實施嚴格的清查和盤點，保證其賬實相符，全面保障固定資產管理工作在行政單位內部順利推進[9-10]。