新時代基層檔案利用工作的幾個問題

魏紀龍

煙臺市蓬萊區自然資源和規劃局

前言

隨著信息技術的快速發展，我國基層檔案管理模式創新進入到了一個新的階段，大數據技術的誕生及運用為基層檔案管理帶來了新的可能性，使得檔案開發利用角度更為多元，也使得檔案管理工作的便捷程度更高。但就當前我國部分地區的基層檔案工作開展情況來看，沒能實現對新技術、新理念的有效運用，這也使得檔案工作開展沒有取得預想成效。具體來說，新時代基層檔案工作尚且存在專職人員缺乏、配套設施不完善、信息化建設滯后等問題，今后應該注意對上述問題進行針對性處理，這樣才能使新時代基層檔案的利用價值得到有效開發。尤其要將大數據的引進及應用作為基層檔案工作模式創新的關鍵，這樣才能使檔案工作開展獲得更為現實的動力，這也與我國基層檔案工作大趨勢較為符合。

一、新時代基層檔案工作存在的主要問題

（一）缺乏專職檔案工作人員

對于基層檔案工作來說，其具有內容繁雜的基本特征，對于當前我國很多基層領導來說，往往對基層檔案工作的認知不夠深入，依然將檔案工作放在次要位置，這也導致在需要相應檔案時，很難在短時間內準確找到。歸根結底，這與日常檔案管理過程中缺乏統籌安排有直接關系，甚至認為檔案工作不具備專業性，是一項人人都能做的工作，也正是因為這種思想觀念存在，使得基層檔案工作缺乏專業的專職人員已經成為了廣泛存在的現實問題，這也直接影響了檔案管理工作開展的綜合效果。從管理人員層面而言，還存在檔案工作人員職能不清晰的問題，這也使很多檔案工作人員覺得檔案管理崗位晉升的可能性微乎其微，進而不愿意從事專職的檔案管理工作。

（二）基礎設施完善程度不高

在當前背景下，想要使基層檔案工作的開展取得理想效果，應該保證基礎設施高度完善，但就當前的基層部門而言，雖然也積極響應了上級部門的號召，設定了專門的檔案室，但整體來看，其基礎設施配備完善程度不高，很多基層檔案部門往往只是配備了一到兩臺半新不舊的計算機設備，并配置了幾個放置紙質檔案的柜子，這與標準化、現代化的檔案管理需求還存在差距，直接影響了基層部門檔案管理工作開展的具體效果。并且，還有很多基層檔案室缺乏相應的安全應急設施，例如沒有在檔案室內部配置自動滅火器，這也使檔案室存在較多安全隱患[1]。

（三）基層檔案信息化建設較為滯后

對于當前我國很多基層檔案部門來說，其往往存在信息化建設滯后的現象，不僅缺乏專業的硬件設施，同時也沒有意識到軟件系統引進的重要性，導致很多基層檔案管理部門雖然引進了相應的計算機設備，但并沒有充分體現出信息化檔案管理的優勢，這也導致檔案信息化管理水平較為落后。很多基層檔案管理部門在利用計算機設備開展檔案管理工作時，只是簡單地將部分紙質檔案電子化，而沒有靈活運用相應的檔案關聯檢索系統、整理系統、共享系統、安全防護系統等，這也使得檔案的開發利用效率較低，還沒有達到檔案信息化管理的具體標準。

二、新時代基層檔案管理與利用特征分析

當前來看，想要實現對基層檔案的有效開發利用，應該對檔案利用思路進行創新，需要積極結合檔案管理各項要求，并且適應新時代背景下檔案管理的新理念及新技術。目前，大數據時代已經全面到來，檔案工作的開展也應該積極結合大數據檔案特征，從而使檔案工作的精準度及高效性得到保證。對于大數據下的基層檔案來說，其特征應體現為以下幾個方面：

首先，社會性?；ヂ摼W信息技術已經在我國高度普及，在檔案管理中的融入也越來越深入，想要使檔案管理的現代化特征得到體現，應該體現出檔案信息一體化的基本檔案工作特征，這也可以起到促進我國社會運行發展的作用，從而使基層檔案價值得到充分體現[2]。

其次，整體性?；诖髷祿夹g的檔案工作來說，想要使其工作質量及效率得到保證，應該體現出檔案信息的整體性，在傳統的檔案查閱及利用過程中，往往都是以單一檔案的形式展示在使用者面前，這也使得檔案的多元化價值很難得到體現，今后，應該著手體現檔案連續性。通過對大數據技術的利用可以實現對檔案數據庫內信息資源的有效更新，根據檔案信息的實際特點來體現出數據的整體化特征，這也更加有利于檔案使用者開發出檔案的多元價值。

最后，動態性。將基于大數據的基層檔案與傳統檔案模式進行對比，其重要特征之一則體現為大數據檔案的動態性更強，可以通過智能終端來對檔案資料進行展示、傳輸、檢索等操作，這也使得檔案管理、整合、發掘利用等一系列操作效率更高，針對性更強，符合當前社會的快節奏運轉模式[3]。

三、新時代背景下基層檔案利用優化措施分析

（一）構建起完善的、保密系數更高的安全管理體系

對于當前的基層檔案來說，已經成為了基層部門日常工作中的重要組成部分，其開展情況會直接影響到基層社會發展，因此，今后在開展基層檔案管理工作時，應該積極結合先進的信息技術體系，對檔案工作要點進行明確。目前，大數據技術已經在我國各層級檔案管理中有一定范圍的應用，而對于基層檔案工作來說，想要實現對檔案的有效發掘利用，進而使其價值得到充分體現，更應該借助大數據技術優勢。但大數據技術在檔案管理中應用體現出了高效性、高精準性等優勢的同時，也體現出了一定風險，主要表現為檔案數據存在泄漏的可能，如果出現檔案泄露等問題，勢必會給國家政府造成一定損失[4]。因此，今后在開發利用大數據基層檔案體系時，應該高度遵守當前我國的檔案安全管理條例，以此為基礎構建完善的檔案安全管理體系，從而構建起針對于基層信息化檔案的安全屏障，這樣可以使檔案數據泄漏及被非法曝光的可能性明顯降低。當前，雖然在進行信息化檔案儲存時，可以利用U 盤、云盤等多種儲存方式，使檔案儲存更為便捷，但在實際儲存過程中，可能會受到網絡攻擊及其他因素干擾，從而影響檔案信息儲存安全性。因此，今后想要實現對檔案儲存安全性的有效保障，應該提高儲存環境的安全防御能力，同時，還要確立全天候網絡信息安全核查機制，進而形成等級更高的防火墻，這樣才能使檔案信息安全得到保障[5]。

（二）通過創新服務內容的方式來構建完善的檔案服務體系

對于基層檔案工作來說，其所涉及到的工作內容具有多樣化特征，而其中檔案保密及檔案服務是重要組成部分，今后應該通過對檔案服務內容進行創新的方式來提高檔案工作體系完善程度，并且要嚴格按照我國政府下發的檔案信息公開安全條例中的各項政策來實現對基層檔案服務模式的有效優化。因此，今后不僅要完善基層檔案的安全管理體系，還應該根據當前時代發展需求盡量滿足人民群眾的知情權，這就需要在完善當前檔案服務體系時，對始終以內容創新為入手點，充分利用大數據信息技術構建起檔案整合、共享的基本工作模式。

（三）開發新的檔案利用及共享模式

首先，運用數據發掘技術提高檔案共享效率。在正式開展基層檔案工作時，應該將檔案開發利用作為主要工作內容，不僅要實現對檔案數據的高效收集及檢索，還應該對檔案數據的價值進行充分開發。具體來說，應該利用大數據技術來將原始數據編碼整理入庫，并且對其進行準確分類，這樣一來，相關檔案操作人員可以在最短的時間內找到需要的信息技術，其主要是借助檔案信息之間的編碼關系來實現對唯一性數據的有效查找，使信息利用及共享效率更高；其次，構建起高質量的基層檔案數字化服務平臺。在當前大數據時代背景下，數字化服務平臺的構建非常關鍵，其也是保證基層檔案管理及利用工作順利開展的找客戶要平臺。在進行大數據服務平臺構建時，應該注意以當前的民生需求為基礎前提，進而構建起完善的民生檔案體系，可以以此為基礎拓展出新的訪問渠道及咨詢渠道，這樣可以提高當前檔案服務體系的規范化、系統化程度。同時，在大數據的支持下，還應該強調以“服務每一位群眾”為基層檔案工作開展的根本目的，為群眾做好檔案歸類與檢索工作，這樣才能使檔案利用價值得到充分體現。在對當前的檔案資料進行開發利用時，應該充分利用互聯網信息技術的便捷性特征，當地的基層檔案管理部門可以嘗試與社會機構構建起合作關系，從而形成多個相關聯的單位，這樣可以通過信息檢索的方式及時得到準確的信息，也可以有效滿足廣大人民群眾的日常檔案查閱需求。

（四）優化轉變原有檔案業務流程

想要實現對傳統檔案工作模式的有效轉變，應該將轉變以往檔案業務流程作為關鍵入手點，要積極融入大數據技術優勢，從而更好的應對當前大體量的檔案工作需求。隨著當前基層檔案信息體量不斷加大，這也使得原有檔案管理模式在應用過程中很難發揮出理想效果，通過將檔案工作與大數據技術的有效融合，可以實現對當前用戶檔案需求的高效滿足，同時也使得檔案數據的創新更為及時。今后在對基層檔案數據進行挖掘及檢索時，應該充分結合當前檔案管理實際特征及檔案體量特征，進而實現對檔案業務流程的有效優化?？梢酝ㄟ^模糊海量數據篩選的方式來準確獲得用戶所需要的數據資源，這樣可以使信息匹配精確度更高，同時也更加有利于發揮信息檢索查詢功能實際價值，這也是提高當前基層檔案工作水平的重要路徑。

（五）利用大數據技術確立個性化服務項目

在上文中提到，想要使檔案工作開展效果得到保證，應該將優化檔案服務作為關鍵入手點，當前，在正式開展基層檔案工作時，應該注意確立個性化特征明顯的服務項目。具體來說，應該對當前檔案資源使用者的實際檔案使用需求進行明確，根據其需求確立相應的基層檔案管理及利用機制，這也是優化當前基層檔案服務效果的重要路徑。同時，還可以通過構建有效制約機制的方式來實現對督促檔案工作開展，即，可以構建起完善的檔案管理考評制度，并且將其與獎懲機制緊密結合，通過這種方式來實現對檔案管理工作效果的進一步優化，同時也實現了對以往檔案管理理念的有效創新。

結束語

綜上所述，在當前大數據時代背景下，想要使基層檔案工作開展可以有效滿足新時代社會運轉發展的具體需求，應該積極探索大數據技術與基層檔案工作之間的融合路徑?？梢钥闯?，將大數據優勢融入基層檔案之后，實現了對基層檔案展示、檢索、儲存、利用等一系列環節的有效創新，這也使得檔案價值得到了充分發揮，可以滿足當前人民群眾對基層檔案的具體使用需求。并且，以大數據信息技術為基礎的基層檔案檢索精準程度更高，這也使得檔案開發利用更為深入，符合我國社會的現代化發展需求。今后，應該在加大信息化檔案管理硬件設施引進力度的同時，不斷提高當前檔案工作人員的專業素質，尤其要培養其信息技術操作能力，使其在開展基層檔案工作時，可以靈活面對檔案工作中的具體問題及影響因素，這樣才能使基于大數據技術的新時代基層檔案工作得以有條不紊地開展。此外，基層檔案部門還應該注意在上級部門的領導與指引下不斷調整當前運轉狀態，補齊能力短板，這就需要基層檔案管理部門構建起更為完善的檔案管理聯動機制，從而使檔案資源的檢索、共享及利用效率更高，這也與我國現代化社會基層檔案管理需求更為符合。并且，基層檔案利用工作開展以脫貧攻堅為重要方向，強調在當前的社會主義發展模式下保障人民群眾各項基本權益，這樣才能為我國社會整體穩定發展提供持續性動力。