辦公自動化在文書檔案管理中的應用

文/張彥宗

為解決傳統文書檔案管理工作開展效率不高的問題，本文立足辦公自動化環境下，分析文書檔案自動化管理出現的變化，并積極探索文書檔案管理創新的路徑，提出具體的創新對策，以期為文書檔案管理人員提供參考，促進文書檔案自動化的處理，最大限度提升文書檔案管理的質量和成效

現階段，信息技術的快速發展，為文書檔案管理的自動化處理提供良好的基礎。針對傳統文書檔案管理模式中存在的不足，文書檔案管理工作積極開展自動化管理系統的建設，使管理的對象、管理內容、管理要點都發生較大的變化。如何針對產生的變化，快速調整文書檔案管理工作，使自動化辦公系統的應用發揮其作用和優勢，促進文書檔案管理實效性的提升，是本文研究的主要內容。

一、辦公自動化環境下文書檔案管理工作出現的變化

1.促進文本和檔案的統一，提高文書檔案管理規范性

在傳統管理環境中，由于企事業單位在運行發展中產生的大量文書檔案數據，都依靠管理人員的人工操作來完成檔案數據的整理和分類，管理工作的效率難以提升，容易造成部分檔案數據查找困難。紙質文書檔案資料無法共享，更是造成部分資源的浪費和閑置。面對傳統工作模式中普遍存在的問題，在信息時代背景下建立自動化辦公系統，改變文書檔案的物質形態，改變管理工作的對象和內容，可最大限度地簡化管理流程，使文書檔案的整理、分類、保存、提取等工作變得簡單易行。特別是文本和檔案的統一，可使管理工作面對一個整體，實現更為統一的管理。具體而言，文書作為檔案的前身，再經過管理人員處理過后的文書在歸檔后成為檔案。并不是所有文書都會成為檔案，而檔案也不只有文書這一種形態，其他檔案類型的存在，使檔案管理工作面對龐大的數據群，增加管理的難度。而自動化系統的應用，可模糊文書和檔案的邊界，在管理系統上所有文書都可以按照分類進行快速提取，在使用完成后對文書進行歸檔，使文書和檔案處在相同地位上，成為一個完整的數據群，利于統一化的管理和應用。

2.辦公自動化使電子文件保存更加安全穩定

傳統工作模式中，文書檔案的應用和保存，都需要管理人員進行人工操作，部分文書遠距離的傳輸更是難以保障檔案數據傳送和共享的時效，對具體文書檔案的應用帶來一定的影響。部分文書在傳遞過程中，容易出現損壞或丟失，更是為企業人員的應用帶來很大的不便。而計算機技術支持下自動化辦公的建設，可將文書檔案轉化為電子文件，根據不同的使用需求，選擇不同的數字化載體，不但方便數據的提取和應用，對于這種電子載體的儲存，可最大限度地節約空間和成本，保障數據的完整性和安全性。與此同時，在文書檔案的傳遞和共享中，借助自動化系統可實現隨時隨地的分享，不但使文書檔案的使用不再受外部環境的影響，數據內容讀取、傳遞、儲存上的方便快捷，可實現對文書檔案的使用，發揮文書檔案的價值，凸顯文書檔案管理的實效性。

二、辦公自動化在文書檔案管理中的應用路徑分析

1.加強辦公自動化資金投入力度，優化文書檔案自動化管理的軟件與硬件設施

在文書檔案管理中應用辦公自動化，必須要注重加強資金投入力度，利用充足的資金支持體系，積極購入先進的軟件與硬件設備設施，進一步改善軟件與硬件環境，完善維修檔案自動化管理保障體系。一方面，改善硬件設施環境。需要引進先進的計算機、電子設備與互聯網，提高硬件設施基礎，并通過加強對硬件設施的維護與管理，定期檢查硬件設施是否正常運轉，保障文書檔案自動化辦公有序展開，切實提高辦公效率；另一方面，合理布局辦公自動化系統的內外網，有效提高文書檔案管理時效性與安全性水準。首先，可通過利用路由器過濾被屏蔽掉的服務與IP 地址，通過層層分析、調查與研究，將安全水平較高的地址放行，允許其進入文檔辦公自動化網絡，查閱相關文檔數據。對于未通過審核的IP 地址，應給予警告或查殺，避免因失誤錯放地址而造成文檔損壞或丟失。其次，利用防火墻中的認證機制，對文檔辦公自動化網絡攻擊進行24 小時監測與警告。對經過防火墻的活動信息內容進行記錄，對進出網絡訪問行為進行實施管理，最大化提高檔案管理保密程度。

2.采取辦公自動化技術提高電子檔案安全水平，促進文書檔案管理安全化發展

在文書檔案管理中應用辦公自動化，雖然能夠有效提升檔案管理質量和效率，但由于網絡中存在諸多不確定因素，極有可能會損壞或盜取文書檔案。所以，為真正實現文書檔案的辦公自動化管理，必須要采取有效措施，提高電子檔案安全水平，加強電子文書檔案的安全管理，以此來真正實現文書檔案標準化、自動化、規范化與安全化發展。首先，應采用縮微技術將字跡模糊、帶有手跡或印章的文書檔案轉化成網絡電子文件，以防止文件信息被篡改或盜取。其次，運用專業軟件加強電子文檔保密處理，通過設置密鑰與口令，加強對電子檔案的保密管理力度。在通過采用驗證與備份措施，永久性保存電子文件，防止文件失真或丟失。此外，利用防火墻、病毒查殺軟件、路由器等措施，將辦公自動化的內外網進行隔離，以增強文書檔案的保密性。

3.加強文書檔案管理人員職業技能培訓，提升管理人員的綜合素質與技能水平

管理人員作為開展一系列文書檔案管理工作，落實相應工作任務，保證文書檔案管理實效的重要因素，自身所具備的職業素養、工作能力、業務能力、信息技術應用能力等水平的高低，都會在一定程度上影響著文書檔案管理中辦公自動化的應用質量和效率。因此，在應用辦公自動化推進文書檔案管理改革創新進程中，若想真正發揮辦公自動化作用和功能，必須要注重提高檔案管理人員綜合素質與技能水平，是指自身所具備的技能與知識能夠更好地服務于文書檔案辦公自動化發展。在具體實踐中，管理層應加強此方面的重視，針對文書檔案辦公自動化管理，除了要求管理人員要掌握相關技術方法，熟悉設備操作流程，還需要引導管理人員將檔案管理與計算機管理有效結合，來真正提高辦公自動化效率。為實現此目標，可通過積極采取“內培外引”措施，加強內部人員培訓力度，引進優秀創新型人才，擴充人才隊伍，完善人力資源保障。

一方面，加強內部人員培訓力度。第一，相關企業應定期組織開展辦公自動化專題討論會、培訓活動、技術比拼大賽，根據比賽結果、培訓結果與具體表現，對表現良好者給予獎金、福利、外出進修等獎勵。有利于在企業內部形成競爭氛圍，激發人員工作積極性，使之主動參與各項培訓活動，不斷完善自身知識結構，提升工作能力。第二，鼓勵檔案管理人員利用業余時間自主進行學習，根據工作需要不斷擴展知識面，提升自身技能與知識儲備，使之能夠更好地勝任文書檔案辦公自動化工作任務。第三，應設置相應激勵機制，將管理人員學習質量與成果作為考核衡量標準，激發管理人員學習意識。

另一方面，可通過積極調整文書檔案管理人員的薪資、待遇、福利，吸引外界更多優秀人才前來應聘。并通過對應聘者辦公自動化水平、信息技術應用能力、信息素養、職業素質等方面的綜合考評，從源頭上把控好人才隊伍質量。

總而言之，傳統紙質為載體的文書檔案管理工作，存在著管理效率不高，文書檔案數據安全性和完整性難以保障的問題。在網絡時代下，辦公自動化系統的出現，使傳統文書檔案管理模式被全新的管理技術所取代，自動化文本檔案管理模式成為行業發展的重要方向。對此，在傳統文書檔案管理向現代化管理發展的進程中，企事業單位需要加強對文書檔案管理的重視，并逐步加大在自動化管理系統開發和建設上的投入，優化自動化管理的軟硬件設施，為各項工作的開展提供基礎保障。同時，需要針對自動化辦公環境下文書檔案管理出現的變化，加強對管理人員的培養，不斷提升管理人員的技術水平，保障檔案管理工作有序地開展，促進文書檔案管理效果的顯著提升。