企業檔案工作數字化轉型淺析

王昱/國電電力發展股份有限公司

在科技進步與政策調整的推動下，目前現代企業檔案管理工作正在大步邁向數字化轉型，正在向信息化、交叉融合化、多元主體化發展，在信息科技的應用之外，檔案管理信息系統與企業其他管理系統之間的關系越來越密切，企業信息化建設的現狀與檔案的數字化轉型密不可分。

1 存在的問題

當今時代，各企業基本已實現數字化辦公，日常工作更是不斷產生海量數據，這些數據管理運用得當將為企業可持續發展提供必要的信息支持。而企業檔案工作又是企業生產經營發展的重要支撐，企業對檔案工作的需求日益提升，企業檔案管理對象正在經歷從檔案實體管理到數字管理再到數據管理的轉變，檔案的收集、整理、歸檔和利用工作也更依賴于新技術，網絡化、智能化、移動化應用逐漸取代傳統手工提供利用，檔案工作呈現集成共享、智慧服務等新特征。企業檔案工作已不僅僅是局限在為日常管理活動提供基礎性服務保障，而是需要結合數據資產管理的理念來運營、管理企業數據，梳理、沉淀內在知識，為企業重大決策提供依據，企業檔案數字化轉型工作已成為當務之急。但由于各種原因，企業檔案數字化轉型工作進展緩慢，慣性思維、數據治理水平、技術手段等制約著企業檔案數字化轉型工作的開展。

1.1 管理理念、能力存在不足

當前，各企業的各類信息系統產生的電子文件正在以幾何級數增加，檔案工作信息技術更加廣泛和深入，這將大幅提升對檔案工作的技術要求。但多數企業面對這樣的信息時代的沖擊，還未做好準備工作，沒有從根本上意識到信息技術與檔案工作的結合是飛速的，仍然停留在傳統意義上的檔案管理。人是生產力中最具決定性的力量，目前，很多企業面對當前大數據時代，首當其沖的就是檔案人才儲備的不足，多數檔案人員依然是老的思想觀念，還是傳統的對檔案的認知，不具備信息時代下的檔案信息化知識，沒有掌握新知識、新理念。故檔案人員專業水平是當前企業檔案數字化轉型工作亟待解決的問題之一。

管理能力的不足還體現在檔案制度的保障不夠。國家近幾年不斷推出電子文件歸檔和電子檔案管理方面的規范標準，同時，大力宣貫這些制度，但是很多企業的制度建設沒有能夠跟上國家的腳步，大多企業認為，電子文件還離著很遠，沒有必要去做這些制度研究，更做不到根據本企業實際去建立健全大數據時代下檔案管理所需的制度，制度建設不完善。有些企業即便制定了相關管理制度，也是照抄照搬，與本企業實際不符，無法順應企業檔案數字化轉型工作需求，制度建設不能緊跟檔案發展的需要。

1.2 存量檔案開展數字化不夠

企業的數字化轉型工作，不能僅看到眼前生成的文件，還要看到過去已經歸檔的文件?，F在有的企業已經有百年歷史，有的企業有幾十年的歷史，更多的是二、三十年的歷史，較多檔案以傳統紙質載體為主保存，尚未開展數字化工作，或者檔案數字化率較低，多數僅以實體檔案的形式存放在檔案庫房中，未開展異質異地備份，且對于檔案的利用方式基本上只有翻閱紙質檔案的傳統手段，查詢利用非常不方便，且利用效果較差，還極易損壞檔案。檔案利用服務深度和廣度受限，提供的數字產品和數字服務形式較少。

1.3 多類型檔案數字化轉型進展緩慢

現代企業發展較為多元，業務范圍較為繁雜，規模不一，有的企業還有眾多所屬單位，涉及業務類型不同，不同類型企業涉及的檔案類型也有所不同，分類也不相同，不同門類檔案數字化轉型工作開展要求也不盡相同。同時，還有一些企業擁有境外項目，境外項目對檔案管理工作的要求與國內也有所不同，需要結合當地的相關政策，檔案的數字化轉型工作存在不確定性。多類型檔案如何開展數字化轉型工作，是分類而治、逐步實施，還是一蹴而就，成為當前企業需要從制度、標準上予以確定并解決的比較緊迫的問題。

1.4 海量業務數據歸檔工作滯后

企業檔案數字化轉型工作不僅是存量檔案存在問題，增量的電子文件如何歸檔，也成為當前存在的問題之一。目前，很多企業順應時代發展，按照本企業業務需求，建立了各類業務系統，如OA系統、招投標系統、合同系統等，有些企業用于日常管理工作的業務系統就多達20多個，這些業務系統每年都會產生大量的電子文件。但很多企業，由于各種原因，多數業務系統產生的數據，均未移交至檔案信息系統或移交量較少，電子文件歸檔和電子檔案管理工作未開展或開展緩慢，還是以打印紙質移交模式居多，對于現代化的檔案管理工作，有很大的掣肘。同時，較多業務系統，由于未進行電子文件移交，數據長期積累，對業務系統運轉速度等產生的影響較大，不利于管理的同時，檔案資源還存在缺失。

1.5 檔案利用服務能力較弱

在大數據時代，企業對檔案的憑證作用提供方式和速度提出了新要求，電子文件的大量產生，使得檔案的利用不再局限于僅依靠翻閱紙質檔案或檔案系統查閱檢索條目后查找實體檔案，發揮企業檔案大數據作用的路徑需要重新構建。目前，一些企業檔案管理信息系統僅實現條目檢索，由于數字化文件或電子文件歸檔量較小，無法滿足直接借閱、查詢到相關文件；還有一些企業數字化率及電子文件歸檔量較好，但也僅能滿足本企業查借閱需求，未能建立橫向聯通、縱向到底的檔案管理信息大平臺，更無法滿足本企業系統內的查借閱需求，遠在境外的項目的檔案在國內更是無法利用。同時，由于檔案信息平臺建立不完善，利用信息平臺開展的檔案監督指導職能就不夠充分。

2 管理模式構想

綜上所述，在大數據時代下，企業開展檔案數字化轉型工作需要將檔案管理工作很好地融入大數據應用技術，用大數據技術支撐企業檔案管理工作及更好地提升檔案服務能力，推動實施檔案工作新的管理模式的構建。通過分析當前企業檔案管理情況，找出存在問題，企業檔案數字化轉型管理模式需從管理能力、制度建設、信息平臺、資源聯動等方面著手，更好地提升檔案服務能力建設。

2.1 檔案人員管理能力的構建

所有工作的實施都離不開技術、管理等各方面人才的共同努力，要依托高素質、能力強的檔案隊伍才能更好地開展檔案數字化轉型工作。在企業數字化轉型工作中，人才的培養建議從三個方面著手，一是企業需要從檔案人員結構上進行調整，結合本企業的實際情況考慮配置的檔案人員具備的能力，應當從“單一型”向“復合型”轉變，既要熟悉檔案工作數字流程，也要知悉企業生產經營管理大方向，同時兼具檔案專業能力；二是要給予檔案人員充分的上升空間，打通職業發展通道，發展有途徑有保障，給予檔案人員動力及未來；三是企業可以與高校保持合作，拓展人才引進路徑，采取多種方式汲取新人才，加強檔案信息化方面的人才引進。另外，在當今這樣的數據時代，檔案人員需要樹立大數據理念，檔案工作的創新和價值的體現，需要以數字檔案為基礎。檔案人員的大數據理念，需要充分開展，加強信息化知識，提升多方面專業能力，為檔案工作數字化轉型提供人才保障。

2.2 管理制度的重塑

企業檔案數字化轉型的關鍵在于優化企業檔案管理模式，根據企業自身的檔案使用需求與檔案建設基礎形成更加完善的檔案管理體系，推動相關改革的高效進行。企業檔案數字化轉型工作需要以制度和標準為導向，制度流程約束企業檔案工作，明確管理工作步驟及規范行為，檔案管理體制機制合理、管理制度完備、業務流程有序，是企業順利開展檔案數字化轉型的重要基礎。為盡快實現檔案管理的科學、有序、規范，滿足數字化轉型需要，企業檔案管理者要大刀闊斧改革創新傳統的檔案管理制度與組織機制。首先，檔案數字化轉型工作中的制度建設要秉持數據理念，要注意制度與數字化轉型相適應和配套，規范應數字化轉型涉獵范圍內的檔案管理所需制度。數字化轉型工作會打破常規檔案管理工作，與之變化較大，不僅是建立電子文件歸檔和電子檔案管理制度，更是將所涵蓋內容包含至所有制度中，規范收集、分類、歸檔、保管、利用等環節的業務需求。制度建設還需要注意到應根據實際情況具體分析需求，并有明確的制度解讀，做到信息傳遞準確，制度具體可行，才能扎實提高數字化檔案建設工作的質效。其次，要做到工作流程明確，尤其是當企業發展到一定規模時，各部門溝通愈發頻繁，要避免出現責任不清，要形成文件從生成、流轉到歸檔的一體化流程，并將流程制度化。制定“內部單位下級開放，下級對上級申請權限，同級之間申請權限，外部單位走函申請權限”的數字檔案開放的原則，解決企業與所屬企業、同級企業、海外企業之間檔案查借閱困難的問題，可以提升企業內外部信息共享利用的效率。

2.3 檔案數字化流程的重組

在企業檔案管理工作的數字化轉型的過程中，“流程”的重要性也在隨之增加，逐步成為數字檔案工作的核心。在這個過程中，信息和業務兩個流程是不可分割的，信息隨著業務的運轉而產生，業務又因為有信息的存在而延續，業務流程的生成必然帶來電子文件的形成、交換、歸檔等流程。因此在檔案管理數字化轉型工作中，要注重對系統平臺中電子文件及電子檔案管理流程細化的兩方面：在電子文件管理方面，一是面向不同業務采用不同系統流程和平臺；二是具備電子文件監管機制，保障電子文件安全；三是具備電子文件交換的監管體系，對電子文件及業務的狀態進行跟蹤；四是對調用過的電子文件進行歸檔返回。在電子檔案管理方面，一是具備分類、歸檔作用，對各業務系統流轉完成的電子文件進行收集、整理、歸檔，且保證數據的真實、完整、可用、安全；二是具備檔案的利用功能，面向所有員工，快捷、便利的可以直接滿足用戶基本要求；三是具備完善的權限管理方案，對檔案的存取調用有十分詳盡的規定。通過流程重組，建立全新的電子文件歸檔和電子檔案管理模式，實現“雙套制”向“單套制”過渡，從“實體管理”向“信息管理”過渡，從“系統控制”向“智慧管理”轉變。

2.4 管理平臺的建立與互聯

企業檔案數字化轉型工作還有一個重要環節，即所有業務系統產生的電子文件歸檔至檔案信息系統，檔案信息系統有效收集、管理企業的各項數據，信息化時代如果沒有一個好的檔案工作系統作為基礎，那么企業檔案管理數字化轉型也就無從談起。在檔案信息系統建設中，需要將重點放在如何優化傳統檔案管理手段，即借助電子檔案管理需求，重新塑造一個新的流程和業務活動?，F如今伴隨著各個企業的信息化趨勢越來越深入，文件信息沒有受到應有的保護導致數據丟失的情況時有發生，在建設時應注意幾個方面，一是使用防火墻阻止外界網絡攻擊；二是加強管理，對其數據傳輸過程加強監控，保證數據傳輸順暢；三是驗證信息的真實性，確保信息真實可用；四是設置嚴格的權限機制，防止有誤操作情況的發生。

建設安全性較高的檔案信息系統平臺后，還需加強平臺互聯。檔案信息系統平臺互聯是兩層意思，一是檔案管理平臺前端的業務平臺盡可能多地通過接口接入至檔案信息系統；二是上下層級之間的檔案信息系統的互聯。信息共享是信息系統平臺的重要功能之一，實施推行建設統一的檔案管理平臺，建立上下級之間的大數據互聯關系，實現權屬企業檔案系統的互接，用戶可以更加快捷獲取相關資源，跨平臺、跨數據庫和跨系統的數據調閱和聯動，能夠更加深入地利用檔案資源。

2.5 服務利用工作的深入

隨著信息技術的不斷深入，特別是以大數據、云計算、人工智能、物聯網為代表的數字技術的迅速發展，為協同利用提供了吻合的技術基礎。大數據環境下，多元參與和檔案內化治理逐步深化，廣泛的信息系統應用、大量的電子信息文件資源形成、越來越多的信息系統用戶，使檔案服務利用工作面臨著廣泛以及多樣化需求，對檔案的憑證作用提供方式和速度也提出了新要求，發揮企業檔案大數據作用的路徑更加明晰。檔案的利用服務應構建更加快捷、便利的應用模式，同時，檔案的利用體系建設需要建立在知識管理、數據管理、人工智能等檔案信息深層技術基礎上，以便捷化、智慧化服務為中心，加大不同層次、不同內容的信息資源聯合開發和共享，創新檔案利用體系和服務方式。企業檔案部門應借助數字平臺，打破不同主體之間的限制，實現資源互補、能力互補和優勢疊加，同時可通過鏈接檔案管理系統或者建立單獨的檔案模塊的方式提供利用服務。

3 發展趨勢

檔案管理工作是企業生產經營工作不可或缺的一部分，是企業生存發展運營的真實記錄，為企業發展提供服務保障的同時還提供了信息支撐以及文化傳承。通過上述分析可以看出，企業檔案數字化轉型工作不能單純認為只是需要一個孤立的檔案信息系統存在，而是要與其他系統工作相匹配形成一個整體，共同促進企業數字發展和數據利用。因此，企業檔案工作數字化轉型不僅是利用數字技術提升檔案管理效率，更重要的是利用數字技術實現檔案業務的重構、流程的重構和組織的重構，即要實現檔案管理的數字化轉型，需要從上到下地對整個工作體系進行設置，要做到制度合理、流程明確、系統科學，同時也要注重人才的培養。

綜上所述，信息化已成必由之路，在政策的進一步推動下，檔案管理也必將進入新的階段，這對檔案管理工作水平的提升具有十分重要的作用。持續推進檔案管理數字化建設、持續進行檔案管理方法方式探究，是檔案管理工作未來發展的必然趨勢，也是各企業需要思考和實踐的。