淺談新修志書與檔案利用現代化

宓靜嫻 /中共杭州市委黨校臨平區分校

根據每20年左右續修一次地方志的精神，我國新一輪續修地方志的工作先后在各地啟動，這預示著大批量利用檔案資料的高峰期已經到來。我們是否作好了迎接新的檔案利用高峰期的準備，前兩輪修志對檔案利用有些什么背景和不同特點，這些都需要進行分析總結，找出檔案利用中的不足之處，揚長避短，從而為新一輪修志提供優質、高效的檔案信息服務。

1 檔案與史志的關系

“志乃信史”，真實準確是志書的根本，檔案的原始記錄性或其一次文獻特性保證了史志的準確性。論兩者的關系，可從如下三點得到明證。

1.1 兩者同出一源

尋根溯源，管理檔案與編修史志在古代都是由史官承擔。正是兩者同源，早在1959年周恩來總理就號召檔案工作者：“要學司馬遷，做司馬遷?！比缃?，浙江的衢州市、舟山市等地將檔案與史志整合成一個機構，其職責之一就是：開展檔案資料利用服務工作，研究、編纂、出版檔案史料；開展檔案、黨史、地方志宣傳和檔案史志文化建設等。

1.2 兩者都體現歷史真實

兩者呈現方式很容易理解“史志與檔案是‘相須而成’的關系”。沒有高質量的檔案材料就不可能有高質量的志書。檔案是史志的原始性狀態，未經加工，則多為載體分散、內容繁雜、聯系松散的檔案文獻；通過史志專家的條理化整理、系統化研究，成為具有綜合性、工具性、實用性都很強且易于傳播的專業史志。

1.3 兩者功能相似

若沒有歷朝歷代編修的志書，余杭兩千年歷史則可能成為空中樓閣，更無傳承優秀傳統文化的底氣。歷代志書總結歷史經驗、探尋歷史規律，起到資治、教化、存史、宣傳等功能。而檔案作為人類各種活動的原始記錄，卷卷記史存史，件件資治襄政。

2 新修志書與檔案利用的重大變化

新一輪續修志書的時限，包括了改革開放40余年的歷程，這段時間正是我國經濟、政治、文化、科技等各項事業全面、快速發展，由計劃經濟向市場經濟的轉折時期。新一輪修志正是為了全面總結我們改革開放以來經濟發展、政治穩定、文化繁榮、社會進步、基層治理等諸多方面的歷史經驗和成就，將我們改革開放和現代化建設的偉大進程載入史冊，這是一項浩大的文化建設工程，是充分彰顯社會主義文化自信的一個重要方面。與前兩輪修志相比，在檔案利用上各有不同特點，下面加以比較說明。

2.1 編撰人員發生了變化

第一輪修志時，尚無專業機構指導；除了可學舊志撰寫的綱目和方法外，幾乎沒有專業知識或專業指導。其時，參與編撰的工作人員往往是草臺班子，年齡結構和知識結構老化，大家摸著石頭過河，半成品且錯誤之處甚多，大多達不到公開出版的要求。如1980年代編寫《余杭黨校志稿》，聘用4人忙忙碌碌地花了6年時間才完成，且質量達不到預期要求。新一輪《余杭黨校校史》（2021年杭州出版社出版）時，修志人員相對年輕，知識結構互補，且有專門的史志機構指導，志書的準確性、語言的規范性、設計的精美性和印刷的美觀性都得到很大提升。

2.2 收集檔案資料的手段發生了改變

第一輪修志時，收集、積累檔案資料的手段主要是靠紙、筆手工抄寫記錄為主，檔案機構連復印設備尚未配備，往往是一個字一個字、一張卡一張卡地收集資料。這種方式速度慢，效率低，工作周期長，花費了修志人員大量時間和精力。新一輪修志在檔案和報刊資料收集、積累工作上，因信息科技的加持，其手段也多元化了。除了舊有的收集資料辦法外，新一輪修志時可采用復印機、電腦、掃描儀、數碼相機、手機掃文檔（功能）以及互聯網上下載等較為現代化的手段來收集、整理、加工、積累資料。此外，隨著本校2017年“浙江省示范數字檔案室”創建成功，做到了檔案文獻數字化、數據化存儲，查詢和檢索檔案文獻極為方便，給收集資料帶來極大便利。正是得益于現代化利用手段，大大縮短查閱利用檔案周期，節省修志人員大量時間和繁復勞動，本校新志僅聘用3人2年時間形成定稿。

2.3 檔案資料來源渠道增多

第一輪修志時，因為眾所周知的原因，早期檔案資料損壞或丟失嚴重，檔案數量少，查找資料較為困難。當時資料的來源渠道主要有三個，一個是地方綜合檔案館、單位檔案室的第一手原始檔案，這是修志的主要資料；另一個是口傳資料或口述歷史，完全依靠老同志走訪老校長、老教師，召開退休人員座談會等方式回憶，還收集到一些舊教材、講課記錄、私人照片等，作為一種補充資料。檔案館、室作為編修志書利用檔案的主要渠道，其當時檔案信息的供給狀況并不樂觀。不僅檔案資料數量少，而且供利用手段落后，方式單一。新一輪修志，檔案資料的來源渠道較多較豐富，修志者感到困難的不再是單純缺少檔案資料問題，而是隨著檔案館收藏的豐富，檔案類型的多樣化，要解決在浩如煙海的檔案資料中挑選史料、去偽存真的問題。首先，從檔案館來看，經過第一輪修志，各項基礎業務工作受到了嚴重挑戰。為此，檔案部門根據修志工作的現實需求，消滅了“三無檔案”（即無目錄、無頁碼、無備考表），提高了整理質量，編輯多種檢索工具，盡量滿足檢索利用的需要。而且，黨校檔案室通過數字檔案室創建，檔案數據直接引用率可達70%左右。檔案資源建設高質量發展和數字化轉型，優化了檢索界面，提升了檢索功能，檔案信息服務的能力大大提高。

2.4 新修志書可以利用大量音像檔案

第一次修志時，黨校幾乎無可用的音像檔案，連黨校幾任老校長培訓時的照片都很難找全，志書形式單一，留下很多缺陷。而新一輪續修志書可采用大量有價值的圖片（照片、地圖、數表）資料和錄像資料，做到圖文并茂不再難，還可隨紙質志書一起出版多媒體電子版志書，這是與第一輪修志不同的一個顯著特點。

3 新時代續修志書與檔案利用的供需訴求

中央領導同志曾說：方志系統要建立一個數字化的志書圖書館，通過互聯網供社會各界乃至國際上使用。為與方志系統建立數字化的志書圖書館相適應，檔案部門也建立了數字化檔案館系統。當新一輪修志工作到來的時候，檔案利用工作將以全新的姿態展現出來，檔案信息的供給與需求基本相適應。

從供給方來看，檔案館將成為檔案信息資料的貯存和利用基地。檔案信息加工產品多元化，既有紙質印刷品，也有方便利用的光盤等多媒體產品；檔案的收集、歸檔、移交也將通過網絡進行；檔案信息檢索手段全面現代化，所有檔案信息的管理將實現電子化、數據化、多媒體化，信息傳輸網絡化是新時代的基本要求。從需求方來看，編史修志利用檔案資料的手段是現代化的、無紙化的；收集渠道是多方面的，檔案部門提供的檔案信息只不過是其獲得信息的渠道之一；修志人員不必躬身前往檔案館也可以查閱到檔案資料，既可以利用檔案館編輯的電子出版物，也可以通過檔案信息網絡查詢下載相關文件（如近年編寫的地方年鑒大多附有光盤或其它存儲設備），還可以通過相關部門網站搜索需要的資料?？傊?，編史修志利用檔案將更加方便快捷，不必像第一、二輪修志那樣把大量時間花費在查閱檔案資料上。

4 持續加強檔案利用現代化推進修志便利化的建議

修志工作是以文興區、傳播知識的崇高事業，代代相傳，生生息息?！耙粚弥緯瓿芍?，就是新一屆志書開修之時?！笔分臼聵I與檔案利用是相互依存、相互促進的，檔案文獻利用工作必須隨著時代的前進而發展，才能適應包括修志事業在內的各項工作對檔案信息利用的需求。因此，加強檔案信息化建設、不斷推進檔案利用工作現代化，檔案部門任重道遠。筆者認為，應該從以下幾個方面來推進檔案利用現代化。

4.1 持續解決有檔可查難題

要進一步夯實檔案室基礎建設，確保檔案資料的連續性和完整性。檔案室要積極探索并有計劃、有步驟地提升檔案管理水平，確保檔案管理更加規范化、標準化、數字化，全面推進區直機關數字檔案室建設，為提升編史修志服務質效提供堅實的檔案保障。要加強檔案資源整合力度，豐富修志的“資源庫”。各地檔案館加大檔案接收力度，認真熟悉館藏，調研現有檔案資源的保管現狀，編制科學進館名冊并組織實施，以期將一切有保管價值的檔案應收盡收。有了豐富的檔案史料，才有完備的原料供給。

4.2 持續強化用檔便利

要加快檔案數字化進程，持續推進數據流動，讓數據多跑路，讓修志人員少跑腿。在數字化利用檔案的背景下，修志部門將越來越多地利用數字檔案。因此，檔案部門必須對館（室）藏紙質檔案進行數字化處理，從目錄信息到全文信息由近到遠不斷推進，并通過計算機檔案信息管理系統進行有效的管理，全面實現檔案信息的自動查詢、智能檢索等功能，讓修志人員少跑檔案館（室），不斷提高修志工作效率。

如，余杭區檔案館通過實施5期數字化加工項目，2016年12月，區檔案館國家數字檔案館系統測試成功。開展館藏檔案數字化加工、電子文件中心建設，以及基于局域網和政務網的數字檔案館信息管理服務平臺建設等，最終建成了以數字資源為基礎、安全管理為保障、遠程利用為目標的數字檔案館體系。從查檔大綱、驗證用檔手續到目錄檢索、檔案調閱、復制檔案以及滿意度評價，用戶在區檔案館館藏30萬卷（件）檔案中檢索出用戶所需的檔案，整個過程僅需7分鐘。

4.3 持續提高音像檔案占比

要切實提高音像檔案的數字化供給，讓新修志書圖文并茂。以前，各級檔案館（室）因思想上不夠重視，錄音、錄像、照片檔案的收集與管理很不完備，數量少、質量差，管理手段落后，從而導致音像檔案入志篇幅占比很低。針對新一輪修志重視利用音像檔案的需求，各地檔案館以及各區直機關、事業單位檔案室應該加強音像檔案收集、管理和數字化建設，徹底扭轉重文書檔案輕音像檔案的收藏格局，使之相較文書檔案占比過大轉為兩者平分秋色。如音像檔案收集的范圍要擴大，除了照片檔案外，本校要加強對授課老師內容、現場教學講解、活動過程、案例討論等音視頻檔案的形成和積累。要將存量音像檔案數字化，可用掃描或用數碼相機翻拍，經處理后存儲在智慧檔案管理系統；或將錄音、錄像、照片檔案進行載體的轉換，全部轉換成光盤或硬盤等載體保存，且應當多做幾個復本，方便修志人員借閱利用。

4.4 持續優化檔案編研工作

要通過努力，注重構建點、線、面的串聯和優化，以更多優秀編研成果讓修志人員獲得更多“現成飯”。檔案原件的數量龐大、內容復雜、分散零亂等狀況與修志利用者要求獲得檔案信息具有針對性、準確性、濃縮性、系統性之間有矛盾。

為了解決這種矛盾，檔案部門既要實施系統化收集、高質量整理，又要不斷推進編研工作數字化、信息化、網絡化，確保修志人員查閱檔案的“快、準、全”。

4.5 持續培養更多復合型人才

檔案工作與編史修志有著天然的“血緣”聯系。但兩項工作的專業性都很強，必須有既懂檔案管理和利用，又有編史修志專業知識的復合型人才。檔案部門要聯合修志部門同向發力，創造更多機會，輸送現有人員到對口部門學習、進修、培訓，提升專業素質，為編修高質量志書提供人才保障。