大數據環境下高校數字檔案館建設實踐研究

鐘之華

(廣西大學檔案館 廣西南寧 530004)

隨著現代科學技術的進步，以大數據技術為代表的新一代信息技術在檔案管理領域得到廣泛推廣與應用，有效推進了檔案管理水平和質量的顯著提升。大數據在高校數字檔案館建設中發揮著重要作用，直接關系著數字檔案館建設質量，更關系到能夠為高校師生群體提供優質的檔案服務。大數據環境下，高校應給予數字檔案館建設以高度重視，準確認識大數據技術的優勢與在數字檔案管理領域的應用價值，形成現代化的數字檔案館建設理念，打破傳統的檔案館建設模式，依托大數據技術完善數字檔案館的建設方式，全面地提升高校數字檔案館的整體建設水平。

1 大數據與數字檔案館建設的內涵

大數據是信息技術領域的研究焦點，選擇的視角不同，其定義也有差異。麥肯錫全球研究所指出，大數據就是大規模數據采集、存儲、處理、管理技術，其能力范圍顯著超出傳統數據庫軟件，數量體量大、流轉速度快、類型豐富，能創造較高的應用價值，是新一代信息技術服務業態[1]。IBM 公司把大數據概括成“3V”，即Volume（數量大）、Velocity（實時性）和Variety（多樣化）。數字檔案館有別于傳統實體檔案館，是基于網絡技術將分布在不同檔案機構的數字化檔案信息予以整合，并實現基于網絡的共享與利用。數字檔案館為用戶提供了承載檔案信息的空間和實現檔案資源共享的環境。數字檔案館可以通過網絡化的方式采集檔案信息資源，以數據化的方式進行存儲，編目與標引具有一體化的特征，在多個方面打破了傳統檔案館的局限，拓寬服務范圍，為信息檢索與查找提供方便。通過數字檔案館可以提供一站式的檔案服務，實現高校辦事效率的不斷提升，更好地順應現代化發展趨勢，助力高校高質量發展。

2 大數據環境下加強高校數字檔案館建設的重要意義

數字檔案館離不開前沿信息技術的支撐。通過數字化技術、大數據技術等技術的應用，可以實現對檔案信息資源進行綜合處理，實現檔案信息資源處理能力的不斷提升。

2.1 實現高校檔案信息資源的集成化、數字化存儲

傳統檔案管理中，高校檔案管理具有實體化的特征，檔案資源表現形式單一，無法全面保障數據信息的安全，不能為師生提供多樣化高品質的檔案服務。數字檔案館在建設過程中，把大量傳統檔案資料轉化為數字資源，以文字、圖片、音頻、視頻等方式存儲信息，尤其是當下數字掃描、壓縮、數據庫等技術飛速發展，能輕松自如地對海量數據進行合并與集成，完善數字化信息資源庫。不僅能增進檔案資源的安全性，也能促進服務形式的升級與服務范圍的擴大，能更加充分地體現出信息數據的價值，為教學與科研工作的開展帶來便利。

2.2 提升高校檔案管理工作的自動化水平

高校在傳統檔案管理中，檔案管理人員的工作面比較廣，需要完成繁重的任務，不僅要全面采集檔案信息，也要及時進行收集整理，對檔案資源進行鑒定分析，承擔數據存儲與管理的責任，為此，高校耗費了大量人力、物力資源，但檔案館的運營管理質效依然得不到保證。數字檔案館有著鮮明的時代特色，注重對數字化與信息化技術的引入與規范使用，檔案管理中重復與交叉的環節被合并，工作任務量大幅縮減，檔案管理能力持續增強。數字檔案館通過自動化的方式完成資源獲取與整理、存儲與管理等工作，檔案管理效率顯著提升，成本縮減幅度比較大，檔案管理人員能把更多時間用于業務學習中，不斷提升職業素養，促進檔案管理內涵式發展。

2.3 為高校師生群體提供多樣化服務

在數字檔案館建設與管理中，所有參與人員都要具備強烈的服務意識，時時處處為用戶提供良好的服務。引入信息化技術后，檔案管理人員能便捷地與用戶進行互動溝通，用戶可以把新產生的需求、對檔案館提出的意見反饋給管理人員，有的放矢地對檔案服務形式與內容進行調整，突破服務被動的弊端，實現個性化服務。與此同時，檔案館用戶可以利用多樣化的移動終端進入學校檔案網站，按需獲取信息資源。如此一來，時間與空間不會對用戶造成制約，檔案信息獲取便捷化程度不斷提高，教學與科研均從中受益。

3 大數據環境加強高校數字檔案館建設的具體建議

高校數字檔案館建設的最終目標是實現檔案資源數字化、檔案館工作自動化、檔案信息傳輸網絡化、檔案服務個性化以及檔案信息資源共享化等目標。在大數據環境下，高校遵循以人為本、循序漸進、資源共享、安全第一等原則的基礎上加強高校數字檔案館建設[2]。

3.1 加大數字檔案館建設宣傳力度

新形勢下，高校應加強數字檔案館建設、大數據等相關內容的宣傳，引導檔案管理者形成對大數據技術、數字檔案館、檔案信息化建設等的正確認識。通過宣傳大數據時代檔案收集范圍、先進的管理思路與方法，讓檔案管理者與使用者都能形成大檔案的意識。例如：圍繞大數據、數字檔案館建設等相關主題，組織開展線上線下各種形式的講座，增強檔案管理隊伍對大數據、數字檔案館建設的必要性和建設路徑的認識；也可以組織檔案管理人員前往數字檔案館建設比較成功的院校進行參觀學習?？傊?，通過各種方式引導檔案管理人員樹立先進的檔案管理理念，立足市場發展要求，摸清新時代下高校檔案管理工作的實際需要和檔案使用者的真實訴求，正確把握大數據技術等新一代信息技術與高校數字檔案館建設深度結合的必要性[3]。

3.2 加強數字檔案館基礎設施建設

大數據環境下，為充分地發揮出大數據在數字檔案館建設中的重要作用，高校必須加大在數字檔案館基礎設施建設層面的投入，有效地解決現階段在基礎設施建設、系統軟件開發、綜合平臺運營管理等方面存在的不足，為檔案信息資源整合利用提供支撐。加強高校數字檔案館基礎設施建設，是為了適應大數據環境中數字檔案館的實際需要。大數據的快速發展，數字檔案館建設要適時選擇合理模式，增強數字檔案館的規范性與統一性。

首先，國家層面要及時制定管理標準，提高檔案館建設標準，適時引入各種硬件設備，包括存儲設備、刻錄機、掃描儀等，增強檔案信息管理系統的統一性，為資源整合、分類管理、快速傳遞做好準備。其次，對高校館藏檔案進行數字化處理，為數字檔案館的搭建做好前期準備工作。再次，建設數字檔案館服務平臺和數據庫建設，能夠為高校數字檔案館建設和服務用戶提供平臺支持。其中，通過建設檔案數據庫，能夠借助多個子數據庫對信息資源進行統一管理，包括全文數據庫、目錄數據庫等。最后，通過建設在線服務網站，在先進技術的輔助下能夠對用戶上網軌跡進行記錄，分析用戶行為，了解檔案使用者的查詢習慣與規律，對其檔案信息需求情況進行預測。

3.3 加強檔案館人才隊伍建設

大數據環境下高校數字檔案館建設對人才，特別是大數據人才的需求日益迫切。為提升高校數字檔案館的建設水平，必須要擁有一支技術水平、專業素質過硬的工作隊伍。高校應針對數字檔案館工作隊伍常態化開展培訓工作，提升工作隊伍整體素質，滿足數字檔案館建設的實際需要。高校應當定期組織開展各種主題的專業培訓活動，提升數字檔案館工作人員的技術水平，特別是大數據分析能力，確保數字檔案館建設工作的有序推進。例如：組織開展大數據時代數字檔案館建設培訓班。在培訓內容中圍繞大數據對高校建設和發展，對高校數字檔案館建設影響因素，大數據環境下檔案管理的方向、高校數字檔案館建設內容及要求等內容開展，引導數字檔案館工作人員了解大數據技術及其在高校數字檔案館建設中的關鍵作用，為檔案管理人員開展數字檔案館建設工作提供指導?？傊?，通過培訓工作的有序開展，結合大數據時代的特征，對檔案管理的內容與形式、數字檔案館建設的意義與價值、優秀與失敗案例進行分析，使全校上下都能對檔案工作的轉型與創新產生必要了解。

3.4 加強對檔案資源的整合利用

高校在長期教學與科研工作開展中積累了大量資源，內部所有部門之間均保持聯系，與外部兄弟學校、政府部門、科研機構也有密切往來，動態化生成數字信息，涵蓋財務、科研、行政等內容[3]。這些價值通常均被列入到高校檔案之中，為高校調整發展戰略、優化人才培養方案、推進專業建設、課程改革以及教學改革等提供可供參考的信息服務。但是，這些數據量龐大，無法依靠傳統方式對這些資源進行整合和利用，且數據內部的價值無法得到充分的挖掘[4]。在大數據環境下，充分利用大數據技術在數據收集、數據整理、數據分析、數據挖掘等方面的優勢，可以實現對海量檔案信息資源的深度整合和利用，具體敘述如下。

3.4.1 加強數字檔案數據庫建設

高校在創建數字檔案館過程中，資源建設處于基礎位置，是檔案管理升級的邏輯起點。高校在檔案資源建設過程中，當前把檔案歸檔當成重點內容，按統一的方式對數字與非數字檔案資料進行歸檔處理。檔案館存儲大量實體檔案資料，包括照片、紙質文件、縮微膠片等，需要將其轉換為數字化檔案資源，為后續管理、檢索、利用提供有利條件。檔案收集者要利用光盤、磁盤等現代化媒介存儲電子文件，增強檔案資源的完整性。在大數據分析技術的輔助下，數據資源庫的優化與提煉成為可能，能形成清晰而直觀的數據資源目錄，為高效檢索做好準備。高校依托大數據技術搭建檔案協同平臺，方便各部門及時將所有與教學、科研、人事管理等有關的檔案資源進行及時匯總和上傳，從而進一步豐富檔案資源內容。例如：學生輔導活動記錄、各個部門會議資料、實驗設備使用記錄、學生體質健康測試、校內交通運行等均應納入檔案資源采集范圍中。

3.4.2 深度分析檔案信息數據

高校檔案館掌控著學校每個部門在發展中生成的數據資料，是數據信息的匯聚地，承擔著數據分析與應用的責任。檔案管理任務繁重、工作量大，在學校規模持續擴張、學生數量不斷增加的當下，學校需要把更多人力與物力資源運用于檔案管理中。建設數字檔案館，能簡化檔案管理流程，用先進的技術替代繁雜的人工操作，解放檔案管理人員的雙手，可以集中精力進行數據挖掘與分析，從顯性數據中提取有意義的信息，把數據轉化為競爭力。面對海量檔案數據，管理者需要采用大數據技術分析不同類型數據信息之間的聯系，提取有價值的部分，反復多次對檔案資源進行開發。大數據挖掘就是根據前期與當前生成的數據對日后的發展趨勢進行展望與預測，做出合理決策。例如:檔案管理過程中應該對區域經濟發展數據、行業產值、畢業生去向等數據進行分析，動態了解學生就業情況，有針對性地對人才培養方案進行調整。同時，也可以實現對高校檔案資源的有效分析和歸類，使檔案在“存史、育人”的功能得以充分體現。通過大數據挖掘技術的應用，不斷地挖掘檔案的價值，為高校校史研究、教學管理、對外宣傳等提供支持。

3.4.3 數字檔案的安全性建設

高校建設數字檔案館過程中應加強對檔案信息的安全性建設，確保檔案信息安全傳遞和存儲，確保檔案當事人的合法權益得到切實有效的維護，杜絕高校數字檔案資源出現損壞或被竊取等問題的發生。高校數字檔案館安全性建設應從3個方面入手：第一，制定數字檔案館建設和運行的標準規范，要求數字檔案館建設嚴格按照標準要求推進，確保各環節符合安全性要求，能夠為后續的運行奠定重要基礎；第二，定期邀請檔案數字化建設領域的專家學者座談交流和指導工作，及時發現高校數字檔案館建設過程中存在的實際問題，將數字檔案館最新研究動態、安防技術等引入高校數字檔案館建設實踐，促進高校數字檔案館安全建設水平的不斷提升，切實保障檔案信息資源安全；第三，及時引進和應用先進的安防技術和漏洞修補技術，外防不法分子的網絡攻擊，內補安全漏洞，為數字檔案館運行提供安全保障。

3.5 加強數字檔案館服務中心建設

建設數字檔案館服務中心，應建立在對用戶檔案檢索與檔案平臺使用情況進行大數據分析的基礎上，準確地感知用戶的需求，繼而為用戶提供線上線下等多種服務渠道，為用戶提供準確、個性、多樣的檔案館服務。

3.5.1 通過大數據分析準確地把握用戶的需求和使用習慣

高校在檔案信息服務過程中，可以對知名網站在信息服務中采取的推薦策略、服務模式等進行學習，從中汲取有益經驗。高校檔案館在建設與發展中要發揮出云存儲技術的作用，對用戶瀏覽痕跡與查詢記錄進行匯總，通過對非結構與半結構化數據進行分析，為用戶建立需求感知引擎，在協同過濾技術的輔助下把握住用戶喜好與需求[5]，以定向的方式向用戶提供檔案信息服務。

3.5.2 依托互聯網平臺的優勢為用戶提供優質的線上服務

高校檔案館要創建智能服務中心，依托互聯網技術對檔案業務流程進行調整，即使不見面、不接觸，也能讓用戶享受到良好服務。在人事檔案管理方面，利用物聯網技術確定人事檔案流向，把檔案轉遞信息提供給畢業生。同時，高校數字檔案館應充分利用微信公眾號等渠道，加強與用戶的溝通和聯系。同時，也可以豐富為用戶提供信息的方式，宣傳相關政策與制度。此外，也可以推出高校數字檔案專用的App程序，提高在線檔案服務的靈活性。

3.6 完善數字檔案館安全防護體系

3.6.1 完善數字檔案安全保障制度體系建設

檔案館在信息化建設中，要根據具體情況在檔案搜集、服務、使用等方面形成相應的制度，全面推行崗位責任制，為檔案管理人員指定責任，不允許任何違法違紀行為的存在。在應用大數據技術的過程中，網絡環境發生了明顯改變，檔案館要動態化對相關制度進行調整，發揮出制度有效性。

3.6.2 提升數字檔案館安全防護水平

檔案數據信息的收集、存儲、傳遞、檢索等環節都有相應的模塊，在系統管理的整個流程中，科學技術都是不可缺少的，要對所有文件進行加密處理，也要對每一位用戶進行身份認證，還要設定訪問權限，確保文件傳輸、系統訪問能在安全的環境中進行，維護系統運行穩定性。促進審計、溯源、日志服務等技術的升級，避免出現盜取數據、惡意篡改數據等情況，維護數據與系統安全，把系統備份當成常態工作，不僅能增強數據安全，也能抵御災害。要想有效保障數據存儲與傳輸過程中的安全性，可以采取異地容災、分布式存儲的方式，以實時化的方式進行備份，引入細粒度恢復技術提高工作效率[6-7]。

3.6.3 構建完善的高校數字檔案管理風險預警機制

網絡環境掃描要定期進行，把多樣化的技術整合到一起，包括物理隔離網閘技術、虛擬專用技術、防火墻技術等，扎實有效地開展基礎防御工作。在大數據時代運用云服務技術，要長鳴安全警鐘，避免數據遭到木馬病毒的侵襲。

4 結語

大數據技術作為新一代信息技術的代表，為新時代下高校數字檔案館建設提供新的思路和方案。因此，高校應在準確地把握大數據技術與數字檔案館建設之間內在聯系的基礎上，從加強高校數字檔案館建設與大數據等相關內容的宣傳、加強數字檔案館基礎設施建設、加強檔案館人才隊伍建設、加強檔案信息資源的整合利用、加強數字檔案館服務中心建設以及完善數字檔案館安全防護體系等多個方面著力，充分地發揮出大數據技術的優勢，推進高校數字檔案館建設進程。