檔案數字化改革助力基層治理

常山縣檔案館

近年來，常山縣檔案館深入學習貫徹習近平總書記關于檔案工作重要指示批示精神，深入實施“八八戰略”，對標對表“兩個先行”，堅持系統觀念、增強創新思維、塑造變革能力，適時規劃、突出重點、有序推進，努力建成檔案領域具有浙江特色、示范全國的重大標志性成果，不斷推動檔案數字化改革服務基層治理走深走實。

1 檔案服務基層治理所面臨的問題

治國安邦，重在基層。經濟社會發展和民生最突出的矛盾和問題也在基層。只有抓好基層工作、打好治理基礎，切實推動基層治理和服務重心向基層下移，才能不斷增進群眾的安全感、幸福感、獲得感。檔案工作與基層治理工作息息相關，而檔案服務基層治理，存在三個需要解決的難點：

1.1 政策“沉睡”，利用率小

基層治理往往需要歷史依據、新舊政策文件作為憑證支撐。檔案館作為歷史檔案資料的匯集地，館藏檔案和室藏檔案未完全打通，缺少對相關檔案資料的系統性梳理，主動服務不夠，沒有發揮完整全面的檔案資政作用。

1.2 機制“匱乏”，時效性差

維穩信訪工作是基層治理的壓艙石，而查檔往往是相關人員上訪前的重要環節，致使他們會在檔案館留下大量的信訪相關信息和記錄，合理利用這些檔案數據對其他部門化解矛盾、基層治理是十分有效的手段。而檔案部門與這些部門間缺少相關聯動預警機制，沒有充分發揮檔案部門在社會治理中的預警作用。

1.3 監管“低效”，透明度低

巡視巡察是全面從嚴治黨的重大舉措，是黨內監督的戰略性制度安排，同時也是提升基層治理能力的有力手段。黨委巡察想要了解各部門主責主業、決策部署、黨的建設、選人用人等工作情況時，由于缺少針對性、系統性的信息化檔案專題庫，需要花費大量的時間精力去調用相關紙質資料，一些信息查不到、查不準、查得慢，影響了巡察工作效率和質量。

這三個方面問題的出現固然存在其歷史原因，但在目前已嚴重影響檔案工作服務基層治理，檔案應有作用未得到充分發揮。

2 創新檔案工作模式，助力基層治理

針對相關問題，常山縣檔案館充分發揮檔案獨特資源優勢，不斷創新工作機制，主動服務中心大局，基于現有常山縣檔案管理服務一體化平臺，打造高效智能、數字治理、多跨協同的“數字檔案利用一點通”應用場景，力爭實現服務中心精準化、服務決策智能化、服務百姓便捷化、服務機關協同化。

2.1 完善檔案資源建設，形成政策智庫

聚焦招商引資、民政、醫保等企業、群眾關注度高的領域，聯合相關部門，打破數據壁壘，通過館室一體化平臺抓取、互聯網采集、網頁上傳等方式，實現跨部門、跨系統匯聚館室檔案及政府公開信息文件等資源，根據行業、生效期、事件、地點等字段進行結構化處理，精細化分類。依托“檔案管理服務一體化平臺”“浙政釘”等載體，實現政策庫智能檢索、消息訂閱，目前為止完成14萬條各單位文書檔案標簽歸類，梳理匯總出政策類文件1500多條，極大地豐富了業務部門決策依據，累計提供政策依據服務1342人次，為政府社會治理提供數據支持。

2.2 優化共享利用，提升公共服務質效

結合“省檔案共享數據匯集”工作，依據標準結構，上傳民生檔案191449條，開放檔案110742條，目前相關民生檔案均可在“浙里辦”App的“浙里檔案”應用進行掌上查詢。為檔案服務“二輪土地延包”工作中，一是靠前建立“一庫集檔”，收集、整理、匯總全縣二輪土地承包檔案595卷，著錄卷內文件級條目25517條，建成土地承包專題檔案數據庫，上傳土地承包檔案數據25517條至縣域數字檔案管理服務一體化管理系統。二是靠前推行“一站查檔”。對應下發縣域數字檔案管理服務一體化管理系統賬號359個至村、社一級，試點村檔案員可直接線上查閱下載本村土地承包相關檔案條目與原文數據。2021年試點工作開展以來，共計線上查詢利用500余人次。

2.3 建立雙向預警機制，助力風險化解

搭建社會預警子場景，基于檔案利用數據開展挖掘分析，及時為相關單位提供正向預警，以便其提早進行準備。同時，其他部門針對重要敏感事件節點或形勢任務變化，預測到可能產生高頻查檔內容，及時向檔案部門推送關鍵詞形成反向預警。通過建立雙向預警機制，各部門互聯互通、雙向預警、指數監管，徹底改變檔案館與各部門相互割裂、信息分散、各自為政的情況，實現社會風險的早發現，預警處置的快響應，部門聯動的無障礙，僅2023年上半年就累計預警15次，化解社會風險點3個，大大提升政府部門分析社會風險能力和應急處置能力。

2.4 打造“一覽無余”的監管場景，服務巡視巡察

搭建“服務巡察”子應用，按巡查工作要求，分七類建立巡察檔案專題庫。為每個巡察組提供了專門巡察賬號，實現單位概況目錄式翻閱、檢索式查詢，形成“高透明”“高效率”“低成本”巡察新模式，目前已服務縣委巡察兩輪，覆蓋8個被巡察單位，總計提供利用巡察檔案782卷、1520件，檔案資料準備時間可從一周縮短到一天，減少了人力物力成本，大大提高了巡察效率，在“為黨管檔”中彰顯了數字化檔案力量。

3 鞏固創新成果，推進基層治理高質量發展

在數字化改革應用“常山縣檔案利用一點通”的探索打造過程中，形成了許多可借鑒可復用的數字化改革制度成果、數改組件等，也初步形成檔案數字化改革治理保障與賦能體系、可信賴的公共數據資源體系，體現檔案數據治理的重大價值，為檔案介入公共數據檔案化治理提供方法論和路線圖。下一步常山縣檔案館將繼續鞏固創新成果，以檔案數字化改革推進基層治理高質量發展。

3.1 創新監管重建，強化業務管理水平

全面梳理檔案數據，并進行結構化處理，建立相關標簽體系，如探索出臺《巡察檔案分類方案》《專題民生政策智庫分類標準》等配套制度，形成可復用、可推廣的行業檔案數據處理標準規范體系，促進全省檔案數據治理，使得檔案數據質量得到極大提升，產出更多的優質數據，同時通過該項目的實施，促進我縣檔案工作基礎更扎實，檔案工作人員業務更精進，從而形成“檔案數字化改革-基層治理”相互促進的良性循環。

3.2 強化系統觀念，實現“精準服務”

著力建設上下貫通、高效協同的檔案工作運用系統，對數字化方法和手段進行全面梳理，明確業務事項、指標、協同關系和數據項，形成四個體系、兩張資源清單和兩張流程圖；充分融入數字化改革“1612”工作體系，加快推動檔案核心業務數字化。開發全省檔案工作智能監管應用，整合檔案業務和資源數據，依托檔案資源建設指數評價體系，推行檔案工作指數化監管，為科學決策和檔案治理提供有力支撐。通過項目建設，在進館前，要求各單位內部檔案按照《巡察檔案分類方案》《專題民生政策智庫分類標準》進行全面梳理，特色分析，建立各部門檔案高質量數字化、數據采集、數據治理、數據共享機制，從源頭管控檔案數據質量，利用“大數據分析”技術，從而實現檔案數據的精準推送。

3.3 破除“時空”限制，踐行檔案為民

產出“政策智庫”公共應用組件，供其他業務部門/系統調用，實現數字檔案應用給全省賦能；通過“浙里辦”“浙政釘”，將檔案服務窗口延伸到家門口，“讓數據多跑路、讓群眾少跑腿”，從現場查到掌上查，將精準匹配的檔案服務窗口延伸至每一位群眾的“手中”，為群眾查檔利用提供便利，提升群眾滿意度，有效提升政務服務效能，實現檔案服務數字化、在線化。