試論高校重大活動和突發事件檔案資源建設

劉淑妮 /西安交通大學檔案館

陳香/北京大學檔案館

劉平 王華涇 胡亞南/西安交通大學檔案館

2021年1月起，正式實施的新修訂《檔案法》第二十六條明確規定：“國家檔案部門應當建立健全突發事件應對活動相關檔案收集、整理、保護、利用工作機制。檔案館應當加強對突發事件應對活動相關檔案的研究整理和開發利用，為突發事件應對活動提供文獻參考和決策支持”。不久，國家檔案局簽署了《重大活動和突發事件檔案管理辦法》（以下簡稱“16號令”），自2021年6月1日起施行。2022年12月，中辦、國辦印發了《關于加強重特大事件檔案工作的通知》，其中對包括公共衛生事件在內的重特大事件檔案工作提出了要求。兩年內，在國家層面以法律法規和通知的形式，頻繁提及重大活動和突發事件檔案，彰顯了它的重要性和建設的迫切性，已然上升為新時代國家記憶工程重要檔案資源體系的重要組成部分。

在黨的二十大報告中，習近平總書記強調，教育是全面建設社會主義現代化國家的基礎性、戰略性支撐，故而高校檔案是國家戰略資源的重要組成部分。隨著高教事業的蓬勃發展，高校所舉辦或參與的文化、外事、學術、慶典、會議、展覽等大型活動愈來愈多，校際、國際性交流活動異?；钴S，隨之產生了大量具有保存價值的記錄信息。它們是展示學校品牌形象、文化特征、發展歷程的重要載體，是學校重要的信息和文化資源。另外，高校人員比較密集，突發事件具有與社會層面有所差異的復雜性，所產生的突發事件檔案也具有其自身獨特性。

高校重大活動和突發事件檔案在活動開展、品牌塑造、文化宣傳和危機應對等方面的價值不斷凸顯，在此背景下，加強此類檔案管理正是題中應有之義。

1 高校重大活動和突發事件檔案管理的特點

長期以來，高校重大活動和突發事件檔案因缺乏相應的行政法規，檔案的收集處于遺漏缺失很嚴重的現實尷尬境地，歸檔管理尚未科學化、規范化和體系化。

16號令中，對于重大活動和突發事件的定義、職責分工、歸檔范圍及管理要求等基本工作方針都作出了具體規定，但不是專門針對高校的。高校與綜合檔案館在資源體系建設與管理上雖具有一定的相通性，但從檔案形成的來源、管理體制機制、管理模式等仍存在一定的差異?？傮w來看，高校重大活動和突發事件檔案的特點如下：

1.1 內容豐富，載體多樣

在高校重大活動開展和突發事件管理過程中，均會產生多形式、多載體、內容豐富的文書、照片、音視頻、實物、社交媒體等各種檔案，相對于綜合檔案館更加豐富、多樣。

1.2 缺少明確依據，歸集意識淡薄

相對于綜合檔案館，高校由于缺少明確的依據和要求，歸檔主體對于此類檔案的歸檔意識都非常淡薄，經常游離于日常檔案收集范圍之外。在收集過程中，所面對的歸集部門，有可能會是一個臨時成立的機構，抑或要面對多個部門。

1.3 橫向聯系更加緊密，協同效應更加凸顯

相對于綜合檔案館以縱向業務指導和移交接收為主，在高校重大活動和突發事件檔案管理過程中，由于很多重大活動和突發事件涉及多個高校以及相關部門，更需要多校聯動、多方協同，高校檔案館更需主動介入、前端控制。

1.4 廣泛征集，多元收集

相對于綜合檔案館，廣大校友是高校最具特色的重要資源。在高校重大活動和突發事件檔案管理過程中，高校檔案館可以充分發揮校友群體的資源優勢，注重征集、捐贈、寄存、線上傳輸等多元方式的有效應用，促進線上線下收集、征集的有效融合。

2 高校重大活動和突發事件檔案資源建設現狀分析

本研究以C9高校為主要調研對象，同時適當輻射一些其他資源建設開展較好的高校，通過問卷調查、網頁瀏覽、電話咨詢、實地調研等多種途徑，充分了解高校重大活動和突發事件檔案的歸檔現狀、水平和管理成效，以總結分析此類檔案管理面臨的現實困境。

2.1 無專人管理、無專門經費，歸檔意識薄弱

從20所調研高校反饋情況來看，高校重大活動和突發事件檔案的收集，均無專門經費保障。在人員配置上，除復旦、西北大學之外，其余高?；緵]有專人進行管理，都是由日常檔案收集的老師兼任，可投入精力有限。因重大活動和突發事件非各部門常規性的歸檔內容，而是偶發性或者間歇性的，檔案館自身重視程度不夠，歸檔的規則和要求不明晰，業務指導職能缺位，導致各部門收集歸檔的意識尚未建立，相關材料散亂存放，部門立卷工作落實不好，資料歸集的齊全完整性非?？皯n。

2.2 檔案人員敏感度弱，以被動收集為主

檔案館對重大活動的信息并不直接掌握，信息從前端部門傳導過來往往已滯后。加之日常檔案收集工作量大而龐雜，對重大活動檔案的關注明顯不足，收集思維方面存在因循守舊，因此這類檔案資源建設往往遺漏不全，整體還處于可歸可不歸的邊緣狀態，造成館藏檔案結構不完整。僅個別高校，如清華、中國人民大學、西北工業大學，在重大活動管理方面，有校辦的統籌、督辦和匯總，檔案館在重大活動部署時也積極參與其中，前期介入事先明確歸檔的范圍和要求，建立早期前端控制、中期加強監督、事后嚴格接收的歸檔機制，歸檔效果良好。在以疫情防控為代表的突發事件檔案收集中，北京大學是唯一在頂層部署時考慮歸檔的高校，建立由校疫情防控辦歸口歸檔的理想模式，而不是由檔案館對接分散的各部門，大大提升了歸檔的效率和質量。

2.3 制度建設處于初探期，遠遠落后于業務實踐

在制度建設方面，上海交通大學、浙江大學、清華大學具有前瞻性，在16號令出臺之前，分別于2008年、2016年、2017年建立了各自有關重大活動和突發事件檔案的管理辦法，但仍處于宏觀層面，其中對重大活動和突發事件的具體內涵、資源建設的體制機制、規范化管理、專題建設等微觀層面語焉不詳。而北京大學和西北工業大學均在2020年出臺了有關疫情防控的檔案管理辦法，其余高校對于此類檔案的收集仍處于應急狀態，以發通知為主，尚未形成較為系統和規范化的管理制度。

3 高校重大活動和突發事件檔案資源建設的核心流程

3.1 明確概念

綜合研讀相關高校的規定并結合16號令以及實踐經驗，總結出高校重大活動和突發事件的內涵。其中高校重大活動是指高校承辦、參與、組織或發生在高校校內外、國內外區域范圍內，在公務活動、學術活動、紀念慶典、重大會議、重要賽事、巡視評估專項檢查等各種對學校歷史發展具有重大影響的各種大型活動，重大事件可融入重大活動之中。高校突發事件是指高校直接應對或參與的自然災害、公共衛生、社會安全、事故災難等各種突發事件。突發事件不同于重大事件，一般是觸發性的，側重于不可控制的突發性，一般伴隨著負面影響[1]。

3.2 制定任務清單

16號令規定，重大活動和突發事件檔案工作實行清單管理制度，詳細準確清晰的歸檔清單有利于立檔單位把握歸檔的內容和范圍。研究團隊通過調研和梳理高校工作內容，認為高校重大活動和突發事件類型主要包括（不限于）：國家、省市領導視察、調研活動；國內外知名學者、政要等來校參觀、訪問、講學等；上級關于學校相關評估、巡視、測評等；黨史學習教育等大型意識形態教育活動；本校主辦和參與的校級、全國性、國際性重大會議活動；重大慶典和紀念活動；校領導參與的重要公務活動；師生參與的各類重大競賽活動；學校發展歷程的重大事件；學校直接或參與應對的各類自然災害、公共衛生事件和重大事故搶救處理（包括師生的人身、心理安全管理；教學科研實驗安全管理；生活物資、醫療保障等活動）等危及師生和社會安全穩定的突發事件。

3.3 探索專題管理模式

16號令第二十七條明確：要求以專題目錄或專題數據庫的方式對重大活動和突發事件檔案進行管理。在責任部門管理階段，必須建立專題目錄。而在檔案管理階段，檔案館應當開展自己分管范圍內此類檔案的專題數據庫建設，責任部門必須予以配合，兩者可建立共建共享共用機制[2]。

調研反饋，高校此類檔案的管理主要分為以下兩種情況：

第一種：不建立專題庫。由主辦單位將此類檔案與日常業務檔案一并整理歸檔。多數高校針對重大活動都建立了“重大活動統計報表”，由校辦來統計匯總。而疫情防控所產生的突發事件檔案，多數高校都由類似“疫情防控辦”的臨時部門來統籌。對于立卷歸檔部門，個別高校實現了直接對接歸口的“疫情防控辦”，而多數仍是對接分散的各形成部門。所歸檔材料均隨著各部門其他職能活動所產生的相關材料，一并進行分類和立卷整理。其中分類結合各校的實際分類體系，并未按照專題進行管理；而無論是按卷、按件還是卷件結合進行整理，基本是將同一重大活動或同一部門的突發事件檔案進行相對集中的整理，保留了材料之間的成套性，但并未形成系統的專題目錄。

第二種：按照專題進行管理。以北京大學、西北工業大學、重慶大學、西北大學、中國科技大學、清華大學等為代表的檔案館，將重大活動和突發事件形成的檔案按照專題進行管理。面對所形成的各類不同形式、不同載體的檔案，在專題管理時又分為兩種情況：①優先按照載體類型各自分開整理。采取這種管理模式的高校居多，分類清晰，有對應電子文件可以直接掛接在相應條目之后，只有電子文件的排其后；如果歸檔文件全部為電子文件，只需按照內容結合時間排序即可；不同載體間用參見號或者文件題名來互見關聯。②優先考慮內容的成套性，不按載體分類。如北京大學、西北工業大學、西北大學均是按此管理模式，將同一活動和事件的內容相對集中排列，按照載體形式依次排列：紙質、電子（文本、照片、音視頻等），這有利于后期的查找利用和開發挖掘。

總體而言，高校尚未建立重大活動和突發事件檔案專題管理體系，已建設的也處于專題目錄或者半數據庫的初級階段，數據樣本量也比較小，各高校需結合自身的管理傳統和實際需求來探索合適的模式。

4 高校重大活動和突發事件檔案資源建設路徑優化探索

4.1 多維度進一步完善和健全規章制度

長期以來，重大活動和突發事件檔案在高校是不被重視的檔案門類，處于“收不全或者遺漏了較難發現”的尬境，16號令的出臺，以及疫情防控的日益常態化，促使高校加強此類檔案的收集工作。這就需要高校檔案工作者結合實踐進一步細化，盡可能歸納總結出不同類型重大活動和突發事件檔案的分類方案、歸檔范圍和保管期限表（即三合一制度）。如此，每次只需在差異性的基礎上，立足實際進行補充和完善，使檔案業務指導更具針對性、實操性和精細化。以豐富的研究樣本為基礎和支撐，逐漸總結出適合于高校場景的《高校重大活動和突發事件檔案管理辦法》，是高校檔案館為之奮斗的目標。

4.2 前端介入，加強檔案行政監督與指導

首先高校檔案館要努力爭取學校黨委分管領導及機關、部處院等各黨委對檔案工作的重視和支持，不論是重大活動還是突發事件，在組織機構籌備之初時，檔案館要努力為自己爭取一席之地，盡早介入高?！耙咔榉揽刂笓]部”或者“重大活動專班”，爭取對此類活動和事件的籌備、進度及發展態勢有充分的參與、了解和知情權，建立起歸檔組織網絡。更為重要的是，在組織機構建立時，檔案館要做好檔案收集歸檔工作的安排與部署，明確參與各方檔案人員（兼職檔案員）的職責和任務，建立起“多方協同、齊抓共管”的檔案收集良好局面。其次，檔案館作為行政指導單位，一定要與時俱進，針對重大活動和突發事件不同的特性，摒棄之前“坐等移交”的傳統思維，樹立主動介入、前端控制、全過程監督管理的理念。

4.3 建立全校師生共建記憶的“大協同”機制

高校重大活動和突發事件所產生的影響力和關注度往往具有廣泛性，建立資源多元化建構的主體意識是客觀需求。如疫情防控，需要全校師生“聯防聯控”、同心抗疫。從檔案資源產生源頭而言，除了疫情防控指揮中心、各校區的疫情防控指揮部、校各聯動部門等機構所產生的檔案之外，深入一線的醫護人員、先鋒黨員、志愿者師生、致力于抗疫科研攻關等最美逆行者們也是產生抗疫檔案的重要主體力量，他們所形成的檔案更鮮活、更生動、更具宣傳教育意義。所以高校檔案館在收集時要打開思路，點面結合，突出特色，建立全校師生共建記憶的“大協同”機制。此類檔案資源很分散，檔案館最好能夠開發建立“在線實時征集數字平臺”“云上傳平臺”“微信小程序在線征集平臺”等網絡平臺。同時在全校范圍內通過校新聞網、檔案工作群、校檔案館官微等有影響力的平臺，進行多維度的宣傳，明確師生個人在線實時上傳目錄及全文的路徑和方式，以最大程度擴大重大活動和突發事件檔案資源建設的力度、廣度和深度[3]。

4.4 注重多元化電子文件的收集，確保收集齊全完整

來源廣泛、形式多樣、載體各異、種類繁多是高校重大活動和突發事件檔案的顯著特點，尤其在疫情大背景和第四次工業革命大浪潮的沖擊下，高校重大活動以線上+線下，或者純線上開展的方式愈來愈多，所產生檔案也會隨重大活動管理和疫情防控治理的變化而呈現復雜態勢。應建立內容重點突出，不斷延伸輻射的檔案收集體系，從而為構建有特色、標準化、可拓展、兼具安全性和共享性的重大活動和疫情防控專題數據庫提供資源保障，實現數字資源為主導的檔案資源建設目標[4][5]。檔案人員在全力收集時，要特別注重收集對象的廣泛性，做好收集前全方位的動員，調動多元主體參與，并注重檔案館內外職能的協同、多校檔案館資源建設的聯動、檔案館檔案收集通道的暢通，必要時建立檔案工作專班，明晰職責。

4.5 科學建設專題檔案數據庫

在專題數據庫的組織上，學界相對普遍認可的表述為：可以將專題數據庫中的數據分為三層：基礎層、中間層、展示層，基礎層為所收集的原始檔案數據集合，包括對原始數據按照來源、載體、結構等的不同進行有序存儲和科學化管理；中間層是將原始層數據利用數據分析法、知識關聯、價值發現等理論對其進行聚合加工分析，發現其蘊含的最大價值；展示層是進一步對中間層數據按照規則進行人工構建或者語義關聯的重構，形成可以向外展示的成熟的編研成果（即數據服務層），實現用戶需求的輸入及價值輸出[6]。在形成規范化管理的專題數據庫后，有利于對其進行開發利用，有利于網上展覽，有利于從多維視角還原重大活動和突發事件的真相和原貌。從長遠的角度來看，更有利于對同主題的數據進行集成、共享和融合。高校校際亦可以打造跨區域的特色檔案資源共享平臺，這些舉措必將有利于提升國家層面、高校界應對重大活動和突發事件的綜合能力和水平。

5 結束語

就高校而言，建設好重大活動和突發事件專題檔案數據庫，對于拓展高校檔案資源范圍、優化館藏資源結構意義非凡。高校首先從思想上應高度重視，破除傳統思維和管理理論的束縛，打破傳統管理方法和手段的約束，積極爭取形成檔案部門在重大活動和突發事件應急管理的常態化參與機制，獲取更大的話語權，敏銳關注重大活動和突發事件的階段性進展情況，檔案工作及時跟進。樹立主動收集、前端介入、全過程管理、多元化收集的指導思想，建立全方位動員、多主體參與、多層級配合、多要素協同的系統檔案治理架構[7]，形成整體合力，不斷構建和加強此類特色館藏資源體系。