大數據背景下業審融合助力集團物資管理水平提升

王玉來

案例背景

（一）實施審計項目的必要性

H集團為國內生產和銷售純堿、原鹽、溴素等海洋化工產品的企業，產能居全國前列。2021年，公司經歷實際控制權轉移。為幫助新領導層了解企業實物管理水平及精細化管理現狀，摸清企業家底，H集團審計部在全公司范圍內開展了物資管理專項審計。物資是企業運行的重要保障和基礎動力，開展物資專項清查，有助于優化資源配置，落實“兩金”壓控，盤活沉淀資金，推動降本增效，促進公司實現持續、優質、高效運營。

（二）物資管控模式及基本情況

H集團設有專業的采購部門，負責其下屬單位的物資集中采購工作。各業務單位提出采購計劃，采購部門與其共同參與物資驗收，物資入庫時直接進入各單位倉庫，采購部門僅儲備部分應急物資及鋼材，協調各業務單位的平庫、利庫工作。各單位遵循集團統一的物資管理要求，根據自身情況建立符合自身需求的物資管理制度。截至2021年4月末，集團物資總金額為7800萬元，已計提減值260萬元，凈值7540萬元。

審計過程

（一）科學設計審計方案

1.明確審計對象、范圍及期間。

審計對象主要為H集團下屬單位存貨中的輔助材料、備品備件、包裝物等周轉材料和低值易耗品，不包括大宗原材料、產成品、自制半成品。由于H集團大部分物資已實行集中采購，因此本次專項檢查只針對物資采購計劃和采購合同執行進行審計，具體物資采購過程不納入審計范疇。審計范圍涵蓋H集團發生物資采購及使用業務的所有下屬分（子）公司。審計期間為2020年1月1日至2021年4月30日（如有需要可向前追溯）。

為了厘清物資清查基本情況，結合各單位物資管理實際，審計組將H集團物資結構劃分為三部分：一級庫是各單位財務賬面物資，存放于各單位主要倉庫；二級庫是車間倉庫物資，指各車間已領未用物資，此部分設立車間管理臺賬；此外，還有一級為賬外物資，指尚未建立管理臺賬的已領未用物資。

2.確定重點審計內容。

依據H集團相關制度規定，審計組對物資管理制度的健全及有效性、物資采購計劃、合同執行、驗收入庫、倉儲保管、領用出庫、清查盤點、廢舊物資處置等方面進行了重點審計。

3.審計人員分工和時間安排。

項目計劃開展1個月，由3個審計小組分別開展現場審計，每組2人，分別由1名經驗豐富的審計經理帶隊。根據現場進展，小組之間隨時調配人員互相提供支持，確保規定時間內高質量完成任務。

（二）因地制宜制定審計策略

面對H集團十余家下屬單位，審計組選擇從物資結構清晰的單位入手，厘清審計思路，并突破SAP物料管理模塊中的賬齡功能使用限制，自行研究賬齡分析模型，篩選重點審計的高風險物資，引領現場審計方向。從物資管理的時間流、實物流、資金流維度，審查物資全流程管理。針對不同物資類型的單位，因地制宜實施不同的審計策略。

1.業審融合分析物資大數據，鎖定高風險物資。

審計組從單位微觀層面出發，解構賬內物資基本情況，在宏觀層面，匯總展示了集團所有物資整體情況。審計過程中，由于H集團處在股權劃轉過渡期，因此原SAP物料管理模塊中賬齡分析功能不再開放使用。審計組突破系統賬齡分析障礙，結合集團近三年出入庫情況，還原庫存物資的三年賬齡分布情況以及收發動態模型。該模型可以篩選出本次審計重點關注的高風險物資，指引了審計方向。一是針對三年以上賬齡物資，進一步判斷是否為積壓物資；二是針對期初庫存較多且本期仍購入、購入后從未領用的物資，分析物資采購計劃的合理性；三是制作物資抽盤表，檢查實物數量與質量狀況、領用是否遵循先進先出原則等。物資大數據分析情況如表1所示。

2.從時間流、實物流、資金流審查物資管理全流程。

結合實物流轉特點，審計組在采購申請、驗收入庫、清查盤點、領用出庫、報廢處置等環節，重點關注了時間流、實物流與資金流的真實性、及時性、準確性和完整性。時間流是指物資在各業務環節的時間節點，除特殊情況外，應與實物流轉保持一致，同時關注各環節事前審批手續的完整性。實物流是指從物資驗收入庫，到領用或報廢出庫的實物流轉，重點關注實物保管的質量狀況、安全性、使用效率和效果。資金流是指物資流轉中涉及的資金管理，包括購買或處置物資的資金收付、物資積壓所帶來的資金沉淀等問題。物資管理全流程如圖1所示。

3.不同類型公司物資審計側重點不同。

被審計單位可分為生產型、服務型、職能型三類，其中，以生產型單位為主。因單位類型和物資管控重點的不同，實施審計策略與程序也會不同?，F場審計開始時，審計組理清審計基本思路，選擇從物資結構簡單、層次分明、庫存金額適中的生產單位入手，探索單位物資具體管控情況，確保審計方案得到有效執行。

（1）生產型單位。

該類型單位的庫存物資價值整體較大，主要包括機器設備所需的備品備件、工程物資、生產用包裝物等，是維持必要生產經營活動所需的各類物資。因此，在基本審計思路基礎上，低值易耗品、廢舊物資、賬外物資等易邊緣化的物資，實際價值同樣較高，也是重點審計內容。

（2）服務型單位。

該類型單位的庫存物資主要包括為提供服務而準備的機物料、備品備件、辦公用品等，因其周轉較快，相較于生產型單位，整體價值較低。審計應重點關注實物保管、賬務管理、信息化數據管理等物資的基礎管理。

（3）職能型單位。

該類型單位的庫存物資主要為臨時性代存物資，負責H集團物資采購管理，包括采購計劃審核，采購方式、供應商管控以及驗收環節。因此，審計應重點關注在物資采購方式選擇、物資平庫利庫、驗收入庫等采購職能履行過程中存在的物資管控風險。

此外，針對賬面庫存物資較少的單位或信息化程度不高的單位，由于SAP系統內難以追溯至最后使用車間或班組，因此審計組深入班組一線檢查了出入庫記錄、臺賬及實物管理，以確保發現物資實際管理中的風險和漏洞。

（三）具體做法及審計發現的問題

1.從制度入手揭示內控薄弱環節。

審計組通過查閱H集團及被審計單位物資管理制度，從物資涵蓋范圍、可操作性及關鍵控制點的設計等方面，評價了制度設計與執行是否有效。

審計發現的問題主要有以下兩個方面。一是個別物資管理制度缺失或實用性不強，如低值易耗品、工器具等未建立相應的管理制度來規范管理流程，存在物資流失風險。二是未及時修訂相關制度，制度條款冗余或業務關鍵控制點設計有待完善，如制度規定按月編制物資出入庫情況報告，實際執行中，每月只編制盤點報告，未編制物資出入庫情況分析報告。

2.大數據技術分析引領審計方向。

（1）被審計單位層面：解構物資數據，明確現場審計主方向。

一是獲取物資清查表。分為財務賬面物資、車間物資和賬外物資三種，包括物料編碼、名稱、規格型號、賬面原值、減值準備、凈值等基本情況，物資賬齡的三年分布情況，盤盈盤虧情況，積壓、報廢及待報廢等不良資產及形成原因。

二是重新分析賬面庫存物資三年賬齡分布。庫存物資即當年未領用物資，審計組獲取了三年物資收發變動表、各期末物資盤點清單，基于先進先出法原則，用期末庫存量減去當年購入量，即為期初庫存物資。以此類推，三次便可得到庫存物資的三年賬齡分布模型。根據需要匹配每年收發情況，可還原物資三年內的收發動態情況。

技術手段：用Excel中的vlookup函數進行匹配，在期末庫存物資表中，以物料編碼為唯一標識，匹配上一年收發存情況表中相應物資的購入數量。需要注意的是，應先進行數據清洗，確保一物一碼。物資變動情況表中，合并匯總同一物料一年之內的收發情況，以便進行全年的物資收發情況分析。

通過上述分析，審計組明確了現場審計方向，篩選出各單位重點審計的高風險物資，制作了物資抽盤表，其物資具體內容如下：期初較多本期仍購入物資；購入3年后未使用物資；存在“一碼多物”“一物多碼”等物資編碼問題的物資；具有保質期的物資；金額較大物資。

此外，審計組還分析了采辦采購計劃合理性，結合現場抽盤，檢查資產數量及質量狀況。

（2）集團公司層面：匯總物資大數據，發現宏觀管理問題。

審計組宏觀展現了集團層面的物資數據基本情況，包括集團物資結構、賬齡分布以及各單位物資基本情況，重點分析了不良物資以及普遍存在的物料編碼、采購計劃管理等方面的問題。

技術手段：利用Excel2016中的Power Query功能，快速合并被審計單位9000多行的物資數據。如有數據變動，直接在各分表中進行更改，在合并工作表中進行刷新即可快速更新數據。上述技術手段能夠提高審計效率，確保數據準確性。具體步驟見表2。

在對被審計單位和集團層面的數據進行分析后，審計組發現的主要問題包括以下幾方面。一是存在同一物資多個物料編碼、同一物料串庫等基礎數據錄入欠規范問題。二是三年以上庫存物資金額為1623萬元，占比30%，除部分應急物資以及由于設備或工藝升級造成壓庫的物資外，其余部分物資自采購后從未領用，采購計劃欠合理，造成物資積壓。三是6家所屬單位的214項物資在庫存較大且使用量較小的情況下，仍繼續采購，不太合理，采購金額合計54萬元。

3.現場監盤發現實物管理漏洞。

審計組抽取賬齡較長、近三年無收發動態、金額較大、有保質期的物資等制作了監盤表，并從物資的時間流、實物流、資金流出發，結合被審計單位實際管理情況及不同類型物資管理要求，對物資管理全流程進行了審查。審計問題主要涉及驗收入庫、倉儲保管、領用出庫、報廢處置、記錄核算五大方面。審計思路及發現的典型問題具體如下。

（1）驗收入庫。

審計組重點檢查了驗收入庫程序是否規范以及審查采購合同的執行情況，特別是規格型號、供貨數量、貨期、質量、違約處理等條款是否執行到位。

審計發現，個別單位驗收環節缺少質量控制部門的驗收人員參與，質量保障措施不太完善。個別物資驗收入庫后，私自聯系優化改進退回，實際到貨期晚于合同期限，降低了采購效率，未能確保物資及時投入生產。

（2）倉儲保管。

審計組重點檢查了倉儲保管環境及基礎設施，是否做好了防雨、防潮、防風、防熱、防凍、防腐、防蟲害等工作；貨位堆放是否分區分類、科學合理。審查賬、卡、物的一致性，確認資產質量狀況，是否存在過期及變質情況，重點認定盤盈、盤虧、積壓、毀損、報廢情況。具體問題有以下幾方面。

一是倉儲保管工作有待加強。個別公司倉儲保管條件簡陋，出現房屋漏雨導致的物資銹蝕、露天存放的包裝箱霉變或破損等現象。倉庫滅火器管理有待完善，未按制度規定進行定期檢查。個別監控設施未安裝或不能使用，冰柜放置于就餐區未上鎖等。

二是存在賬內與賬外物資混放現象，未實行分區管理。比如，個別鋼材露天存放，部分賬內物資和已領未用物資、退庫物資混放，難以準確區分。

三是個別倉庫未實現賬、卡、物一致，未建立物資卡片或卡片填寫欠規范。比如，卡、物編碼不一致，存在物料管理系統中一碼多物、一物多碼現象，主要系未及時申請物料編碼導致。又如，卡、物型號不一致，存在驗收不合格卻未通知采購和請購部門便私自退換貨的現象。再如，賬、實數量不一致，盤盈主要系新采購平臺未及時開具發票或未及時辦理退庫導致的，盤虧主要系保管員未根據實際領用情況及時出庫導致的，而領用出庫手續也有待完善。審計發現，個別單位物資卡片填寫有待規范，未登記物料編碼、上年結存或以前月份收付情況，不利于盤點核對。

（3）領用出庫。

審計組結合數據分析結果，重點抽查了期初較多、本期仍購入但發出較少的物資，檢查發出是否遵循先進先出原則。審查領料手續是否合規完備，重點檢查有無白條出庫、以領代耗、領用后疏于管理、損失浪費等。

審計發現，部分單位儲存期間的備品備件庫存時間較長，未遵循先進先出法發出，形成積壓。部分車間物資未及時退庫，以領代耗造成成本不實，存在一定涉稅風險。個別物資領用手續欠規范，存在使用A4紙打借條的白條出庫、缺少領料審批等現象。

（4）報廢處置。

審計組通過查閱廢舊物資處置制度，審查了廢舊物資處置過程管控是否到位，處置流程是否按照制度執行，處置范圍是否納入集中管理等。

審計發現，個別單位在處置清運車輛上的廢鐵時，逐車對毛重進行過磅，卻未逐車對皮重進行過磅，因此不能確保每次過磅數量的準確性。對單價低、數量多的物資未集中上報處置，造成一定的效益流失。

（5）記錄核算。

審計組重點檢查了被審計單位物資臺賬建立的規范性，確認收發是否及時準確入賬，是否與財務賬保持一致等。關注信息化平臺管理，基礎數據的準確性，特別是手工賬與信息化平臺銜接是否及時準確。針對貨到票未到物資，是否已暫估入賬等。

審計發現，部分單位車間物資及廢舊物資未建立保管臺賬，過程管控資料缺失。食堂物資使用頻繁，手工記賬業務量大，每周匯總提報一次成本，工作量繁重且缺少復核環節，難以保障與實物領用完全一致，信息化水平有待提高。部分新電商采購平臺發票開具滯后時間較長，未及時辦理暫估入庫，金額達百萬元。個別備品備件分批次供貨，供貨期達一年以上，未進行暫估入庫。

審計查出問題的原因分析

（一）個別物資管理制度缺失或實用性不強

審計發現，個別單位管理意識薄弱，針對日常經營中價值較小但必不可少的物資疏于管理，造成一定的物資流失風險。此外，制度修訂不及時，未根據實際業務完善相應制度，造成部分條款不適用于實際工作或關鍵業務流程規范缺失，精細化管理水平有待加強。

（二）采購計劃性不強等原因造成大量庫存積壓

審計發現，個別單位長期積壓或閑置物資較多，主要原因有以下幾方面：一是設備更新或拆除，造成相應的備品備件等不可再用；二是采購計劃審核有欠缺，未在采購計劃提報前檢查現有物資儲備，對庫存定額或限額沒有制定科學的倉儲方案；三是未按照先進先出法發出物資，造成先購入物資的長期積壓。

（三）庫管人員配備及業務培訓有待加強

審計發現，個別單位未配備足夠的庫管人員，使其他崗位人員兼職管理車間倉庫物資。同一單位不同車間物資管理臺賬記錄格式不統一、收發記錄不及時等，反映了庫管人員業務能力有待提高，業務培訓有待加強。

（四）信息化管理水平有待進一步提升

物資管理系統尚未完全實現系統與實物管理的一一對應和深度跟蹤管理。由于各單位之間物資管理平臺尚未實現聯備互通，且未利用信息化手段對庫存定額進行科學設定，造成采購計劃不準確、積壓的配品備件不能及時調配處置等問題。此外，個別單位仍用手工記賬，復核對賬出錯率較大，需要建立相應的信息化平臺，提升物資管理的信息化水平。

審計報告及管理建議

（一）審計報告

審計報告包含物資審計基本情況、對H集團物資管理的總體評價、審計發現問題及風險、提出的管理建議以及集團領導批示。集團管理層肯定了審計報告的客觀公正性，要求物資管理部門牽頭整改，制定壓庫方案。

同時，審計報告對被審計單位在物資管理方面的亮點做法進行了全集團范圍內的推廣，包括庫容庫貌管理規范、采購計劃嚴格審核把關、修舊利廢提高利用率、自行開發系統以實施全過程物資跟蹤管理等。

（二）管理建議

1.建立健全物資管理制度體系。

針對個別類型物資管理制度缺失的情況，督促被審計單位及時制定相應管理制度，梳理業務流程及職責劃分，明確關鍵控制點，以確保各環節有章可依。同時，及時修訂不適用實際業務的制度內容，以提高物資管控的精細化水平。

2.盡快處置不良及閑置資產。

針對賬外物資和積壓、閑置、報廢物資，建議被審計單位集中進行清查整理，優先內部調劑使用，未能調劑使用的進行清理處置，以盤活沉淀資金，提升使用質量和周轉效率。

3.嚴格采購計劃審核。

建議采購需求方做好庫存物資的調查，對庫存定額或限額制定科學的儲備方案。針對不同項目的采購需求計劃，計劃審核員要做好審核監督，嚴格把控物資采購計劃。此外，發貨時要嚴格按照先進先出法發出物資，避免先購入的物資長期積壓。

4.加強物資全生命周期的信息化管控。

審計建議，針對食堂等線下手工核算的業務，可一并納入信息化管理。進一步規范信息化系統管控，通過物資二維碼、條形碼等手段實現物資從計劃存儲到領用處置各環節全覆蓋，實現對物資的全生命周期動態管理，打破各單位間倉儲障礙，實現集團與各下屬單位兩級物資的平庫利庫。

5.增強硬件設施配備，提高管理人員素養。

審計建議，針對條件簡陋特別是存在安全隱患的倉庫應增加投入，防范非正常因素造成的財產損失，切實保障物資安全。要盡快配全具有專業勝任能力的管理人員，盡量減少兼職情況，并及時進行制度宣貫，確保管理人員能夠明確自身職責，按章行事。

審計整改亮點

項目結束后，職能部門牽頭開展庫存優化及管理提升工作，通過強化采購計劃管控、嚴格平衡利庫、重點物資分類管控、規范倉儲管理、提升信息化管理水平等物資全生命周期管理，有效減少庫存積壓和資金占用，建立了物資管理長效機制。整改工作亮點如下。

（一）系統梳理物資現狀

被審計單位對賬內、賬外物資進行了全面、細致的清查盤點，確保賬實相符，重點對車間倉庫物資登記建賬，實現廠級管控、內部共享、優先消耗。對賬內外庫存物資逐項鑒別，明確物資利用價值，劃分為可用、不可用物資清單，確定使用計劃或不可用原因，對不可用物資進行公示、評估、處置變現。

（二）加強物資采購計劃源頭控制

落實平庫機制，嚴禁提報未經平衡利庫的物資需求計劃；將部分通用標準件、日常頻繁使用等長周期備件，設置最低或最高儲備定額，降低庫存儲備量，推動庫存結構更加科學合理。

（三）促進庫存管理規范化水平提升

到貨物資存放于一級庫，確?？蓪崟r查詢領用。車間級倉庫按需領用，嚴禁以領代耗，除少量墊片、螺栓等易耗品外，嚴禁形成車間備件庫存。嚴格履行“先入先出”“有期限的先發、簡裝先發”的發放原則，避免物資失效。按照重要程度、購置價格等關鍵要素，將庫存物資進行ABC分級管理：A類為關鍵型物資，B類為重要型物資，C類為一般型物資。注重保障A類物資庫存水平，明確物資管理重點，降低B類和C類物資庫存水平，減少資金占用，提升物資整體管理效率。

（四）推動平庫、利庫工作常態化

對入庫后長時間滯留的物資實施預警監控，將平庫、利庫工作貫徹供應鏈全流程管理。對長期滯庫物資，積極進行內部消耗，各單位共計調劑閑置物資上百萬。建立積壓物資責任追究機制，查明積壓物資產生的原因，分清責任，落實考核。

（五）有效提升信息化管理水平

借助新上線的管理系統，各單位強化物資管理集團化管控，實現對各單位倉儲物資的宏觀動態管理。一是實現物資數據“多維度”的實時查詢，為集團物資管理提供及時、可靠、直觀的第一手數據，實現數據說話、科學決策。二是實現各單位對物資的集中平庫。針對入庫物資進行實時監控；針對庫齡半年以上物資，實現自動預警并納入平庫范疇。用信息化手段推進各單位間物資共享，實現先調劑、后采購。三是實現特殊物資，如積壓物資、共享物資、應急物資等的系統標注。

（六）優化廢舊物資處置工作

裝置或設備進行報廢處置時，各單位規定須同時落實庫存備件情況，確保配套備品備件同步實施報廢處置，以實現回收效益最大化。進行修舊利廢工作流程優化，規范過程控制，實現閉環式管理，通過“抓源頭、精維修、嚴驗收、再利用”的控制環節，延長物資使用周期，助推企業降本增效。2021年，修舊利廢累計節約300余萬元。

H集團開展的此次物資管理專項審計覆蓋面廣、專業性強，以更加宏觀的視角，將大數據技術手段與業務融合，設計了物資數據分析模型，發現了物資管控中存在的問題及風險，提高了審計效率和效果，達到壓控“兩金”和降本增效的效果，有效發揮了內部審計在統籌企業發展與安全中的保值增值作用，助推了集團物資管控水平的全面升級。

（作者單位：山東?；瘓F有限公司，郵政編碼：262737，電子郵箱：wangyl116@haihua.com.cn）