4M1E精細化管理法在縮短門診藥房長期處方調配時間中的應用

沈海娟,秦瓊,魏巍

(蘇州大學附屬第一醫院藥學部,蘇州 215006)

2021年國家衛生健康委員會、國家醫療保障局組織制定的《長期處方管理規范(試行)》指出:長期處方指具備條件的醫師按照規定,對符合條件的慢病患者開具的處方用量適當增加的處方。根據患者診療需要,長期處方的處方量一般在4周內;根據慢病特點,病情穩定的患者適當延長,最長12周[1]?；趯β』颊唛L期用藥政策的態勢分析(SWOT分析),雖然這一政策在很大程度上滿足了患者用藥需求,減少了慢病患者往返醫院的次數[2],但在一定程度上長期處方呈現藥品種類多、單種藥品數量大的特點,使智能化設備原有的通用性設置無法滿足醫療機構不斷變化的個性化需求,機擺藥品出藥率、直發窗口(所發藥品均存儲在高速發藥機中,處方無需整合,藥品直達發藥窗口)[3]直發率均明顯降低。尤其是就診高峰期,大大增加了門診藥房人機混合調配窗口(處方涉及快速發藥機、智能冰箱、異型包裝存儲機、智能麻醉藥品管理機中的藥品整合,調配藥師集中核對后通過軌道傳輸至前臺發藥區)[4]藥品調配壓力。長期處方制度的實施,對門診藥房智慧化管理提出了嚴峻挑戰。

人機料法環 (man,machine,material,method,environment,4M1E) 精細化管理法屬于新興管理理念,是一種科學、高效的管理方式。近年來發現,精細化管理理念在醫院管理中有較好的采用價值,可挖掘長期處方開具特點并以此為切入點,從人、機、料、法、環5個影響門診藥房工作效率的重要基本要素,深入分析處方調配的每一個環節,結合原有的智慧藥房管理理念,提出相應管理措施,詳細規范各項制度標準,有助于改善醫療服務流程,提高醫療服務質量[5]。為提高門診藥房智能化藥品調配效率,改善藥學服務。蘇州大學附屬第一醫院門診藥房基于質量管理工具4M1E法制訂相關管理政策,現將效果報道如下。

1 資料與方法

1.1一般資料 蘇州大學附屬第一醫院于2022年7月開始在門診藥房實行4M1E精細化管理法。①利用醫院信息系統(hospital information system,HIS)隨機選取實施4M1E精細化管理前(2022年1—6月)和實施4M1E精細化管理后(2022年7—12月)人機混合調配窗口處方各10 000張。處方納入標準:處方信息詳實,對應患者疾病診斷明確[6],處方量>15 d。排除標準:網絡或設備故障等突發狀況下調配出的處方。②利用HIS篩選實施前(2021年8月)、實施后(2022年8月)高峰期(9:30—11:30)窗口2 h調配的處方量及處方藥品數。窗口納入標準:實施前后31 d 工作起始時間以及工作安排均保持統一,故本研究選取人機混合調配窗口3個及直發窗口2個。③隨機篩選來我院就診的門診慢病患者實施前后各100例,實施前的100例患者中男56例(56.0%),女44例(44.0%),年齡18～78周歲,平均年齡51(51.09±13.33)歲;實施后患者中男54例(54.0%),女46例(46.0%),年齡19～74周歲,平均年齡(50.51±14.27)歲,兩組患者一般資料比較差異無統計學意義。統計精細化管理實施前后患者滿意度。

1.2方法

1.2.1優化智能發藥設備 智能發藥設備個性化管理:智能化設備(快速發藥機與高速發藥機)的自動化出藥量(由智能化設備調配出的藥品數量)均與日加藥量、藥品種類及其槽位分配、藥品單次出藥盒數有關。此次精細化管理的改善重點主要是藥品單次出藥盒數及槽位分配。分析2022年1—6月藥品發出情況,優化智能發藥機。①增加快速發藥機及高速發藥機上限參數,根據平均每天每個藥品所需量,依托經驗判斷,將單個藥品出藥上線調至“10”盒(出藥上線數值根據實際情況進行階段性調整);②使用 Excel 2010 版軟件對數據進行分析,按照藥品消耗量對藥品品種進行排序,增加高速發藥機藥品品種,將處方藥品總盒數少的患者優先分配至直發窗口[7];③快速發藥機、高速發藥機各增設動態化槽位。長期處方壓力下,隨著集采政策的實施,原研藥、集采藥品的更新速度較快,尤以慢病藥品品種最為突出,導致各階段性藥品日需求量也因此變化,故設置動態化藥品槽位,專人負責動態化槽位藥品維護及藥品信息變更。

1.2.2優化處方調配流程 實施處方智能分解調配流程:2號窗為傳統純手工調配窗口,耗時長,調配效率低。精細化管理后,充分運用智能化設備,以快速發藥機為中心,增設組合調配藥品架,通過條件篩選,建立處方智能識別及分解模型,將2號窗優化為處方智能分解調配專窗。優化后的調配流程見圖1。處方智能分解:以“拜新同”為例,處方開具藥品量13盒,智能識別拆解為“10+3”模式,由人工進行調配“10盒”(整包裝數量為10),快速發藥機出藥3盒。

圖1 優化后門診處方調配流程圖

1.2.3優化調配區布局 ①以快速發藥機為中心,增設動態藥品架。根據關聯原則,數據挖掘建立模型,分析用藥頻次和組方規律[8],對同一處方藥品搭配度進行分析。根據專家每周出診情況,將搭配度高且使用量大的藥品,提前1 d由專人結合藥品消耗量進行補充并置于動態藥品架。如:對消化科常用處方進行搭配用藥分析,統計1周藥品用量,見表1。專家A周一出診,根據其開方習慣、處方搭配度、藥品消耗量統計并結合智能化發藥設備儲存量,提前1 d將補中益氣顆粒及復方嗜酸乳桿菌片2種藥品統計至動態藥品架目錄中,并對藥品數量進行設定與補充。

表1 1周藥品出庫量統計

②增設可移動?？茖９?。于人機混合藥品調配整合區,設置可移動?？茖９?個,分別置于“第3—6”4個混發窗口藥品整合區。通過問卷星調研,以臨床各科室醫生、藥房工作人員為調研對象,結合調研結果,設置以風濕科、皮膚科、消化科、感染科4科為主可供調配的?？茖９?見圖2。

圖2 優化后門診藥房處方調配區布局

1.2.4優化人員管理 (1)彈性排班。醫院實行預約制,專家出診及普通門診量相對固定,處方量也相對固定,結合可視化監測系統及HIS信息數據挖掘,根據季節性高峰不同,設置窗口,該窗口根據處方量彈性工作;彈性安排各班次上班時間,避免處方調配積壓。

(2)人員精細化管理。健全新人考核模式:①崗前培訓精細化。規范并完善現有培訓內容。對實習生、院內員工實行分層培訓、一對一新人帶教。修訂藥品調配流程,藥品調配按照同一標準進行調配。②實施個性化考核。制訂個性化考核試題,實行理論與情景模擬實操相結合的考核制度。開展多元化培訓:利用多媒體開展線上線下培訓;聯合醫-藥-護開展專題講座等,多方位多形式開展藥品學習。成立專項小組:運用科學的管理方法對門診人員進行分支管理,細化崗位職責。定期對門診藥房現有情況進行匯報說明與追蹤,提出整改措施,提高藥師效率,見表2。

表2 門診藥房專項小組組成與任務

(3)制度標準化,細化績效管理。制訂《門診藥房培訓手冊》《門診藥房自動化設備操作規程》等9項標準;醫保辦、臨床科室、藥學部等多個科室聯合制訂長期處方藥品目錄,運用色標管理法標注長期處方,將長期處方調配量納入績效考核指標。

1.3觀察指標及評價標準 比較2022年1—12月即4M1E精細化管理法采用前后人機混合調配窗口單張處方藥品調配時間、比較2022年1—12月即4M1E精細化管理法采用前后門診藥房處方直發率(直發窗口處方數即高速發藥窗口處方數/總處方數)、智能化設備自動化率(智能發藥設備總出藥量/總發藥量)[10]。比較2021年8月與2022年8月即4M1E精細化管理法采用前后高峰時期(9:30—11:30)窗口2 h調配的處方量及處方藥品數。統計4M1E精細化管理法采用前后患者滿意度?；颊邼M意度量表包括藥品準確性、藥品調配速度、取藥服務3項評價內容,每項滿分為10分,分數高表示滿意度高,滿意度量表為本部門自制,Cronbach0’α>0.7,信度良好。

2 結果

2.1精細化管理前后人機混合調配窗口單張處方藥品調配時間 對比精細化管理前后人機混合調配窗口各10 000張處方的藥品調配時間,人機混合調配窗口單張處方調配時間由(96.88±1 401.17) s降至(55.84±526.24) s,實施管理前后比較差異有統計學意義(t=2.741 7,P<0.01)。

2.2精細化管理前后門診藥房處方直發率及自動化率 精細化管理前與管理后,處方直發率由(31.63±1.06)%增加至(35.13±0.80)%;設備自動化率由(56.46±1.97)%增加至(65.39±3.30)%,實施管理前后比較差異有統計學意義(t=6.45,5.69,P<0.01)。

2.3精細化管理前后門診藥房高峰時段窗口2 h調配處方量及處方藥品數 對比精細化管理前與管理后,高峰時段(9:30—11:30)窗口處方調配的處方量由(135.20±21.06)張·(2 h)-1增加至(147.19±21.24)張·(2 h)-1,處方藥品數由(871.74±215.61)個·(2 h)-1增加至(1 008.53±267.87)個·(2 h)-1,實施管理前后比較差異有統計學意義(t=4.99、4.95,P<0.05)。其中人機混合調配窗口處方調配量及處方藥品數、直發窗口處方調配量及處方藥品數均增加(P<0.05),見表3。

表3 人機混合調配窗口與直發窗口管理前后調配處方量及處方藥品數

2.4精細化管理前后患者滿意度 精細化管理后,門診慢病患者對藥品準確度、取藥等待時間、藥師服務態度、藥師服務質量滿意度評分均明顯高于管理前(P<0.05),見表4。

表4 精細化管理前后患者滿意度

3 討論

結果顯示,采用4M1E精細管理法后,我院門診藥房單張處方調配時間明顯縮短,且在門診藥房處方高峰期內各窗口調配的處方量及處方藥品數均有所增加。本次4M1E精細管理法一方面合理設置智能化發藥機運行參數,專人動態化管理動態槽位,以滿足藥品調配的個性化需求,改善直發窗口與混發窗口處方分配不均情況,使得處方直發率、設備出藥率增加,減輕了人工調配壓力,提高了智能化設備出藥率。另外,集中以智能化發藥設備為核心,增設小型可移動?？茖９?動態藥品貨架。對門診處方進行關聯度分析,結合專家一周出診情況及各藥品出庫量分析,對動態藥品的種類及數量進行動態化專人管理。合理優化了布局,縮短調配路徑,降低處方調配時間。

采用4M1E精細管理法后,患者滿意度顯著提高?？s短處方調配時間的同時,通過運用色標管理法,將長期處方調配量納入績效考核,調動藥師積極性。精細化管理后,為了更好地服務患者,門診藥房為慢病患者開設特色窗口(咳喘藥學服務窗口),工作之余開展多元化培訓與學習,使得一線藥師能夠更好地開展藥物咨詢、知識宣教等藥學服務,提高藥師服務質量。

本管理創新之處在于成立處方智能分解調配專窗,集中調配以內分泌科、心血管內科為主的長期處方,不拘泥于之前固有的人機混合調配模式。但還有一些值得改進之處。如處方智能分解專窗僅局限于前期設定的幾個特有科室,因此后期應著力研究各科室各種藥品的使用情況并設定多維度的藥品使用規則,建立更全面的處方智能分解模型,將處方智能分解大范圍采用于門診各科室開具的處方調配中。

綜上所述,在長期處方壓力下,門診藥房采用4M1E精細管理法后,開創了新型處方調配模式,智能識別處方類型,多方位利用智能化設備,大大縮短處方調配時間,提高藥師藥品調配的準確度。同時藥師的工作模式也發生了轉變,門診藥房作為一線窗口,有更多時間為患者提供優質的合理用藥指導,保證了藥師服務質量,促進“以患者為中心,以合理用藥為核心”的全面藥學服務發展,提升患者的就醫體驗[11],提高患者滿意度。