零售企業財務共享中心建設的問題與策略研究

王煥煥/文

新時代背景下,市場經濟的快速發展給各行業各零售企業發展都帶來了一定壓力,各零售企業為了應對靈活多變的市場局勢,不得不選擇兼并重組等方式擴大規模來應對市場風險。隨著各零售企業內部經營規模的增大,隨之而來的問題就是內部復雜的財務管理工作。零售企業要想實現高效的財務管控,必然要選擇先進的財務管理模式,而財務共享就是當前備受關注的新型管理模式。由于財務共享中心系統建設的實操性太強,相關學者、社會人士在這方面的專業性研究較少,所以目前為止企業建設財務共享中心依舊會存在著各種阻礙,影響其系統功能發揮?；诖?本文主要分析了零售企業建設財務共享中心過程中存在的各種問題,如業務流程與實操習慣不匹配、財務信息傳輸的時效性差、財務共享中心建設成本高等,最后相應提出了先進的、科學可行的建設路徑,以供更多企業家參照,成功建設財務共享系統。

零售企業在市場中的運營發展與廣大群眾日常生產生活有著密切關聯,趁著改革開放紅利,廣大群眾基本生活物資得到了滿足,人們開始越來越多地追求高水平生活服務,這對于零售企業來講必然是一種新型發展趨勢。各零售企業為了在市場中穩定發展,紛紛開始探索新型經營方式提升自身的競爭優勢。隨著零售企業連鎖模式的出現,越來越多的零售企業開始引入財務共享模式進行內部基礎數據信息的共享、集中管控,這樣可以極大地提高數據信息的利用價值,也能夠通過分析基礎數據信息為其他高層做出投融資決策提供參考。本文主要針對零售企業建設財務共享服務中心平臺展開論述,希望能夠為更多零售企業建設財務共享中心提供一定的理論支撐。

財務共享中心理論概述

財務共享中心系統建設并不是簡單的一項工作,也不單單是一次財務管理組織架構的調整,零售企業需要結合內部人員技能、人員思維理念、組織架構、系統、業務流程等多種因素進行長期升級變革。這是零售企業內部財務管理的創新型模式,目的是通過財務共享系統的應用減少零售企業實際運營過程中重復性投入人力、物力等資源的情況,提高各環節管理質量、效率,資金投入產出率。有了高技能的財務共享服務系統,零售企業內部一些低水平的基礎會計記錄、匯總、分析等工作量都可以被系統所替代,相應崗位財務人員也會被淘汰,因此,會減少部分人工成本。建立共享財務中心后,各部門各崗位人員只需要完成規定的一部分工作內容即可獲得全部財務、業務數據信息,很好地利用了系統共享功能開展各環節工作。

零售企業財務共享中心建設的問題研究

業務流程與實操習慣不匹配

零售企業在實際運營過程中有一個創新點值得贊賞,即全面梳理了當前業務活動流程,精細化各業務、財務流程,并對其中的冗余環節直接進行刪減,但是在業務流程設計上依舊存在著一定弊端,影響業務活動正常開展。零售企業內部業務流程設計是由中高層領導人員商議決定的,并沒有征求基層一線員工實際建設意見,會出現設計流程并不符合實際崗位人員操作習慣,存在著理論上流程能夠提高工作效率和質量,但實際上并不能,甚至會給相關崗位人員造成工作困擾的情況。實際操作中一線員工發現的問題也可能無法反饋到各個領導層級,無法對其進行合理優化改進。

財務信息傳輸的時效性差

現階段各零售企業在實際開展業務活動過程中多數都會借助智能的信息化系統,減少純手工操作,減少零售企業內部各部門間人員額外傳輸數據信息時間,以此來提高各崗位工作效率,提升相應環節工作質量。實際上,太過智能化的設置對零售企業發展而言依舊存在著一定缺陷,即使是系統有智能化功能,但是依舊需要員工手動進行相應數據信息的錄入,如果個別重要崗位人員自主工作意識較差,并沒有積極主動對全部的數據信息及時錄入系統,后續一系列工作開展都會因此受到影響,甚至核心、基礎數據信息的缺失使得財務、業務工作流程無法順利開展。例如,零售企業經營存在的員工出差申請、采購申請需要通過系統相關負責人的核驗批復才可順利進行,實際工作中有部分領導層人員太過繁忙,沒有太多時間用于審閱系統中提出的員工申請,因此也無法及時作出批復意見,導致整個申請流程就此擱置,相應的出差、采購工作也會被迫中止,由此造成內部工作效率的降低,也會因無期限拖延打亂各部門原本計劃,不利于零售企業長期穩定發展。零售企業經常會涉及應收賬款,從理論角度講企業相關人員需要每天對系統中應收賬款、預收賬款等賬簿進行核對,確保賬實相符才可進入下一步流程。但是實際上,各企業并沒有安排專業的人員每日負責賬款核驗,經常會拖延,出現多個賬款核驗時才對其作出處理,極大地延誤了貨物發出時間,也會給客戶造成一定程度的損失,企業在行業內的口碑會因此受到極大牽連。

財務共享中心建設成本高

《人民日報》原副總編輯梁衡幾年前在人民論壇撰文《享受豈能是頭銜？》，針對名片有“享受國務院特殊津貼”，甚至追悼會上也不忘加這一條，“把‘津貼’掛在嘴邊，印之名片，顯于報章，足見其淺”?！敖蛸N”是“工資以外的補助費，也指供給制人員的生活零用錢”，多用于特殊崗位?！皣鴦赵赫厥饨蛸N”是中華人民共和國國務院對于高層次專業技術人才和高技能人才的一種獎勵制度，獎勵的是貨幣，印之名片不妥。民間有露面不真人的說法，陳四益的打油詩可為炫耀虛職者戒：名高未必學問多，羊頭狗肉也瘋魔。

零售企業建設財務共享服務中心系統過程中必然會用到高新技術,從而實現傳統財務孤島向新型財務共享模式的轉變,為此部分零售企業就會為了追求功能全面,毫無預算地投入大量系統建設資金,以保障系統能夠滿足財務共享的基本功能。但是因為財務共享系統建設期間要同時解決的難題眾多,為了不產生“雞肋”,并且同時滿足超大量原始憑證掃描、核驗、傳輸、檔案保管等要求,零售企業會一味地在財務共享系統功能上想辦法,提高系統運行內存、提升運行速率,必然會增大軟件系統建設費用,甚至由于對系統功能要求足夠多,系統建設成本幾乎無上限,對企業發展盈利有著極大阻礙。

考慮到財務共享中心建設成本較高,多數零售企業都會提前準確定位財務共享中心。例如,K企業對財務共享服務中心的定位是成本+管控,職能是提供高質量服務,實現全部業務經營活動監管,該零售企業從初步引入財務共享理念到最終建設完成相繼花費5年。前三年間財務共享系統定位主要是成本,要求相關崗位人員注重業務活動經營、財務系統建設的過程,實現過程成本效率提升、支出費用管控;而后續第四、第五年才逐漸把管控當作定位目標,并要求各崗位人員重視財務高級管理職能的發揮,讓更多財務人員深入企業管理、決策工作中,力求實現項目決策前期和中期的風險分析管控。

改進零售企業財務共享中心建設的策略

大數據時代下,各類先進技術的普遍使用,為零售企業財務工作順利實施提供了多個優勢,要想保證財務工作實現集中化處理,提高工作效率及質量,特別是零售企業,需要全面把控公司財務、運行情況,著手建立財務共享中心,具體策略如下。

完善財務共享系統服務流程

零售企業實際經營發展過程中,業務范圍會逐漸增大、經營模式會逐漸變革,為此內部財務共享系統服務流程設計時要預留一定的改動空間,保障所設置流程符合實際業務活動需求,符合各崗位人員操作習慣。零售企業可借助DMAIC模型優化財務共享系統流程建設,實現零售內部采購、收付款、營銷、售后等一系列環節的融合,并以財務共享系統為核心,實現企業內部人員、部門、系統間的無阻礙溝通。DMAIC模型的建設主要利用原理及手段有含義、控制、分析、測算、優化5個部分,利用這些科學原理及手段能夠很好地幫助相關人員發現財務系統中存在的問題,也能夠借此對當前業務流程進行梳理、優化。為了保障財務共享系統流程能夠有序開展,零售企業還要設置獨立的監督管理部門,并安排相應監管人員負責整個財務系統流程全過程監管,及時發現各環節中人員懈怠、系統缺陷,及時進行優化改進,保障零售企業財務共享系統能夠充分發揮其效用。高效的系統全程監管能夠利用其靈敏度準確識別經營風險,并提醒相關人員做出合理的風險應對方案,盡可能保障零售企業免受經營風險帶來的負面影響。

零售企業要想提高內部財務與業務數據信息的傳輸時效,可通過各業務流程的精細化職責劃分,保障財務共享中心人員都能夠有精確的工作崗位職責分工,并制訂其他一系列可激發員工熱情、激發其工作潛能的措施,如績效考核、定期輪崗、在職培訓考核等,保障各崗位人員都能夠積極開展崗位工作內容。為此零售企業要重視現階段的財務、業務工作流程建設問題,要求每個環節都遵循標準化、制度化,督促各環節人員積極開展工作,減少各種人為拖延情況。

另外,零售企業要設置完整的緊急情況預案應對實際財務中心運行過程中出現的人為主觀、客觀因素造成的誤差。緊急預案的設置是建立在合理把控各環節風險基礎上,要求出現特殊情況時直接通過高層領導進行處理,減少中間環節走流程的煩瑣,提高該流程工作效率。比如,在費用報銷系統中,要求系統能夠自動識別原始憑證、記錄,并轉換成文字、圖像等電子信息傳輸至審核人員日常工作系統中,以此來提醒審核人員待完成的工作內容。

采用新型技術手段降低成本

財務共享中心系統的建設要考慮成本問題,零售企業建設財務共享中心都有一定資金預算,不能太過隨意進行系統建設,出現嚴重超支現象。因此,在建設系統軟件過程中可以采用新型技術手段來降低成本,但同時要保障各種功能的齊全。零售企業財務共享服務中心系統平臺的建設并不容易,不單單要設置系統內部功能,構建與之相匹配的、完善的制度體系、操作流程等,最關鍵的是要有足夠的資金做后盾,有了充足的資金保障才能確保后續財務共享服務中心系統建設期間不會因資金缺陷被迫停滯。為了合理利用軟件系統建設資金,高效發揮資金價值,軟件建設人員可采用合適的新型技術手段。在當前數字化、智能化、信息化等快速發展的背景下,企業建設財務共享系統有了可供選擇的技術。常見的技術手段有用友軟件、ERP、集成技術、云應用、云平臺、財務云、IPA、RPA、數據中臺、電子發票、在線審計、BI、電子會計檔案等。相關人員進行財務共享系統功能建設時還要考慮企業自身發展情況,選擇合適的財務共享模式,目前市場上廣受歡迎的財務共享中心模式主要有四種,如表1 所示。

表1 財務共享中心模式詳情

因此,各零售企業在實際建設財務共享服務中心時,要充分考慮自身業務經營目標、戰略發展方向、預算目標等情況,選擇最合適的財務共享模式,在此基礎上設置可行的財務共享功能、操作流程等,確保共享中心的建設能夠有效規避經營風險,促進企業更好地運營發展。

另外,任何零售企業的發展都離不開優秀人才的付出,同樣零售企業要想有序建設財務共享服務中心,充分發揮共享中心作用,就需要專業的財務復合型人才分布于各崗位。零售企業可以選擇高薪聘請外部同行業尖端人才,但引入人才后要盡可能保障人才能夠長期在零售企業任職。要用好人才、充分發揮人才作用,就需要加大人才獎勵力度,解決人才后顧之憂,這樣才能保障人才全身心為零售企業發展出謀劃策。

財務共享服務中心因自身優勢逐漸在市場中興起,也被越來越多集團型、跨國企業、連鎖零售等企業所關注。但是國內在財務共享系統方面的研究時間較短,在實際企業建設期間經常會遇到各種阻礙,嚴重影響其系統功能設置、系統財務管理效果也不明顯。為此本文主要針對當前零售企業建設財務共享中心的不足進行了詳細研究,也相應提出了合理的改進建議,如完善財務共享系統服務流程、強化過程管控、提高信息傳輸時效性、采用新型技術手段降低成本等。盡管筆者在研究過程中花費了一定時間精力,但是受實際工作經驗、知識技能的局限,會影響部分觀點的公正性,所以各零售企業在應用本文相關結論時,要酌情考慮自身企業發展狀況,科學借鑒本文提出的建議。希望各零售企業都能夠成功建設多功能財務共享服務中心,實現零售企業內部財務高效管理的同時也促進零售企業提高市場競爭實力,更長遠地在市場競爭中站穩腳跟。