探索信息化時代下自然資源檔案數字化建設路徑

文/福建省晉江市自然資源局 柯燕萍

自然資源檔案是指自然資源管理部門在履行職責的過程中形成的、對社會或者本單位有利用以及保存價值的檔案材料。自然資源檔案是國家檔案資源體系的重要構成部分[1]，是權屬管理、資源開發利用、行政執法、權屬糾紛調解等工作的重要依據，其支撐著國土空間規劃、不動產登記、耕地保護等工作的順利開展。近年來，傳統的檔案管理向數字化檔案管理轉化，可以有效降低不必要的檔案管理支出，使用信息技術手段來代替人工完成簡單的管理工作，提高檔案管理的有效性和準確性。

一、 自然資源檔案管理工作的內容和特點

（一）自然資源檔案管理工作的內容。在自然資源局檔案和信息中心所承擔的工作中，對自然資源檔案進行管理是一項重要的內容，工作人員需要對自然資源信息數據進行加工、處理與集成，構建起多尺度和多類型的數據庫；收集、整理、保管和分發縣級模擬和數據測繪成果數據，管理、更新、維護基礎自然資源數據成果；協助做好全市國土資源、不動產登記等有關檔案資料的收集、整理、保管和開發利用[2]。

信息化時代背景下，自然資源檔案數字化建設工作任務繁重。除了完成日常的檔案工作外，工作人員還要對自然資源政務信息網站、辦公業務系統以及全市各類自然資源信息數據庫等信息平臺及傳輸網絡進行數字化建設和維護。不僅如此，工作人員還要做好數據交換和信息安全管理的工作，整合多元自然資源信息數據，提供各類與自然資源有關的社會經濟信息服務。

（二）自然資源檔案管理工作的特點。1.長期性。自然資源檔案管理是一項長期性的工作，該工程兼具系統性和專業性的特征。在對檔案信息進行整合的過程中，工作人員需要耗費大量的精力和時間。農村地區土地資源的管理和分配關系到廣大農民的利益，在這個過程中，工作人員要對相關資料進行審核，同時要開展土地測量的工作，運用科學的手段和方法來進行計算，然后將資源信息進行整合并存檔。我國幅員遼闊，土地資源豐富，這項工作需要較長的時間才能完成，因此工作人員面臨的壓力較大[3]。2.易變性。在自然資源檔案管理的過程中，工作人員需要通過動態化管理的方式，對檔案信息進行有效處理。比如，地籍檔案信息具有易變性特征，在自然資源局的檔案中，國土資源檔案所占的比重較大，同時這部分檔案所涉及的內容較為復雜。國土資源信息關系到人們的生產活動，但在土地權利主體、用途、使用條件、價格等信息發生變動的情況下，地籍信息也會發生變更。為了確保地籍信息檔案的準確性和時效性，工作人員就要及時做好相關的調查，并對信息進行及時的更新，這樣才能為后期信息的核對和決策的實施提供堅實的保障。3.重復性。自然資源部門職能復雜，檔案中所涉及的內容較為多樣，導致檔案和信息中心的工作內容繁多。同時，部門各個分支之間還存在一定程度的聯系和重合，這將導致自然資源檔案管理表現出一定的重復性特征。以土地資源為例，相關單位在對土地進行審批時，要先對其所涉及的檔案信息進行系統化搜索和針對性查詢。在這個環節通常還會涉及其他方面的檔案信息。因此，檔案內容具有復雜性特征、涉及范圍具有廣泛性特征，這就要求多個檔案管理部門對相關信息進行核對、對相關資源進行審批。

二、 自然資源檔案數字化建設的意義

（一）實現自然資源檔案信息的共享。信息化時代背景下，傳統的自然資源檔案管理模式已經不再適用。自然資源檔案數字化建設工作中，管理者將關注點從實體資源轉移到檔案內容，檔案信息的保存方式也由紙質保存方式轉變為電子信息保存方式[4]。在自然資源檔案數字化建設的過程中，自然資源局還可以根據實際需要，構建互聯網檢索平臺，有使用需求的單位或者工作人員可以登錄平臺，獲取檔案信息資源，實現檔案信息的共享與高效利用。

（二）提高自然資源檔案資源的利用效率。據統計，當前我國自然資源檔案資源的利用率不足10%。這是因為傳統紙質檔案信息的傳播范圍受到限制，流轉難度比較大，在流轉的過程中還可能會出現信息丟失、檔案磨損等問題。通過數字化建設，這一問題可以有效解決。自然資源檔案數字化建設過程中，傳統檔案管理的載體與形態發生了變化，自然資源檔案資料可以從時空的限制中得到解脫，在各個領域更好地發揮作用，實現利用效率的提高。

（三）更好地對自然資源檔案資料進行保護。傳統自然資源檔案資料一般以紙質的形式保存，這些檔案資料對儲存環境的溫度、濕度、通風條件等有著較高的要求。工作人員在查詢資料或者復印資料時，都會對自然資源檔案產生一定的影響。通過自然資源檔案數字化建設，可以避免這種不良影響，更好地對自然資源檔案資料進行保護。無論是查詢資料還是復印資料，都可以直接在系統中將信息調出，然后進行相應的操作，確保了信息的安全性和資料的完整性。除此之外，管理人員以數字化的形式存儲和管理自然資源檔案，更有利于實現自動化辦公的目標。

三、自然資源檔案數字化建設的路徑

（一）完善自然資源檔案的標準、構建規范化體系。為了更好地建設和管理自然資源檔案數字化的各項工作，相關部門需要根據實際情況，形成相應的標準，構建規范化的管理體系。首先，各級自然資源局要根據國家現行的檔案管理標準和管理規范對自然資源檔案進行數字化建設，關注數字化檔案建設與傳統檔案建設模式之間的差異，在這個基礎上對原有的標準和規范進行完善，制定技術標準、明確管理標準，并在各個部門和機構實現管理標準和管理規范的統一[5]。在這個過程中，自然資源局要規范自然資源檔案信息系統的功能設定、數據接口以及系統實施細則等內容，并實現該規范的統一應用。在構建自然資源數據庫時，相關部門需要完善技術標準和技術規范。比如，工作人員可以規范自然資源檔案的命名格式，制定明確的數據庫安全管理要求以及元數據管理標準。在電子文件管理的整個過程中，工作人員需要設定元數據，并根據自然資源檔案的類別確定元數據的種類。其次，工作人員要對自然資源檔案進行數字化加工，針對圖片文件、視頻文件以及文檔等不同類型的文件，設定與之相配套的技術規范和管理流程。工作人員須重視檔案的出庫與入庫、檔案文件的整理和圖像處理、檔案信息的整理加工與考核等環節，并在各個管理環節進行明確細致的規定，這樣才能使自然資源檔案數字化建設向著標準化和規范化的方向發展。最后，工作人員要對自然資源檔案的共享環節進行規范，構建統一的檔案數據標準，形成檔案信息共享平臺，并確保該平臺覆蓋所有的管理區域，在實現信息共享的基礎上提高信息交互的質量，確保檔案信息被更好地利用。

（二）構建自然資源檔案一體化管理模式。信息化時代下，自然資源局在自然資源檔案數字化建設過程中，需要構建一體化的管理模式，實現一體化管理的目標。從檔案的信息收集，到檔案信息利用和共享的整個環節中，都要實現一體化管理和全面化控制，及時發現檔案管理當中存在的問題，及時彌補管理工作中的不足。自然資源局還可以通過模塊化開發的形式，將自然資源檔案管理劃分為收集、整理、加工、保存以及利用等模塊，并根據各個模塊的特點和需要構建一體化的管理體系。

首先，自然資源局要構建檔案信息的收集中心，面向多個收集對象開放相應的數據端口，實現實時化的信息收集。在完成收集之后還要對檔案信息進行預歸檔處理。其次，自然資源局要構建檔案信息的管理中心，該中心的主要工作是對檔案進行分類，并根據檔案的具體類型對其進行歸檔，實現條理化管理和規范化管理，為后期檔案信息的查閱和使用提供便利。通過這種方式，可以對多種類型的自然資源檔案進行同步管理，并在系統中自動化地生成檔案號和檔案目錄。再次，自然資源局要構建檔案信息的保存中心，在其中對檔案信息進行保存，在自動生成檔案號的基礎上實現自動歸檔，減少人工的干預。最后，自然資源局還要構建起檔案信息的利用中心，該中心的功能主要包括信息的檢索和查閱等。用戶可以根據自身的需求查找和使用檔案信息，同時可以靈活地選擇多樣化的檢索方式，在短時間內快速得到自己所需的檔案資料。

（三）形成多元化的檔案信息檢索方式。自然資源檔案的數量大、類型多。為了更加便捷地使用這些檔案信息，搭建多元化的檢索方式，能夠使用戶根據實際情況來獲取需要的信息。比如，建設用地檔案信息主要會在征地和劃撥工作中發揮作用。這些信息將各區域土地在過去一段時間的使用情況、當前的使用現狀等完整、真實地記錄了下來，使后期管理工作可以更好地開展起來[6]。由此可見，針對不同類型的檔案信息，各級自然資源局要構建多元化的檢索方式，更好地發揮檔案資源的作用。為了實現這一目標，自然資源局可以形成單個關鍵詞檢索或者多個關鍵詞檢索的功能；除了全文檢索之外，也要支持模糊查詢和關鍵詞查詢，形成更加高級的檢索模式，提高檢索的準確性，為用戶提供更好的檢索體驗。為了保證自然資源檔案信息的安全性，在設置檢索方式時還要設置檔案使用權限，在不同權限下設置相應的檢索方式，滿足不同用戶獲取和使用自然資源檔案信息的需要。

（四）加強數字檔案室的建設。首先，自然資源局要從硬件配套設施角度出發，對數字檔案室進行建設。自然資源局要增加資金投入，引進相關的硬件設施，促進配套技術的創新，這樣才能加快自然資源檔案信息化建設的進程。其次，自然資源局要提升軟件性能，保障檔案信息的正常運轉。自然資源局可以與軟件開發企業進行合作，在明確自身需求的基礎上，委托企業開發適用的管理軟件。軟件使用的過程中如果出現問題，要與軟件開發商進行溝通，做好修復和更新工作，增強軟件實用性，為自然資源檔案數字化建設工作的高質量開展提供保障。再次，自然資源局要不斷完善自然資源檔案資源。面對多樣化的檔案信息，工作人員要分批、分類管理業務類和文書類的檔案資料，在此基礎上，通過數字化掃描的方式，將資料進行錄入和存儲。工作人員還要對不同類型的檔案文件構建目錄條目，形成完善的數據庫系統。為了避免檔案數據丟失，檔案管理人員要選擇重要的檔案資料進行備份、歸檔和存儲。最后，自然資源局還要構建起自然資源檔案綜合管理系統，基于集中式框架對系統功能進行開發，對數字資源庫進行有效建設，實現檔案資料的一體化管理。

四、結語

總的來說，自然資源檔案包含了豐富的內容，其應用價值較高。由于自然資源檔案具有長期性、易變性、重復性的特征，對其展開數字化建設是非常有必要的，有利于實現資源共享、資源高效利用和資源保護。因此，在信息化時代，自然資源局要運用數字化技術對自然資源檔案進行建設和管理，并通過加強規范化管理、打造一體化管理模式、采用多元化的信息檢索方式、構建數字檔案室等路徑，提高自然資源檔案數字化建設質量。