海洋石油企業智慧檔案庫房建設思路探索

文/中海油田服務股份有限公司湛江分公司 方穎

顧名思義，檔案庫房管理工作就是指檔案實體接收、對進入庫房的檔案進行排列放置、保證檔案內容和實體的完整性、維護檔案的安全性等一系列工作。隨著信息技術的不斷發展，檔案分類也更加精細化，檔案中的信息量呈逐年遞增的趨勢，這對檔案庫房管理工作提出更高的挑戰。面對這種情況，企業管理者不僅要保證檔案庫房中檔案的完整性，也要適應時代發展需求，融入多種信息技術，通過運用互聯網和大數據技術等，加強對檔案庫房智能化管理的建設，真正落實并做好檔案管理工作，體現檔案庫房的真正價值。

一、檔案庫房的智能化建設與管理的意義

互聯網背景下，信息技術已經應用到社會各個領域，對各行各業的發展均起著不容忽視的影響和作用。首先，傳統的檔案管理模式已經無法滿足檔案事業的發展需求，造成檔案管理工作的開展滯后，這就需要進一步構建多樣化的檔案管理系統，突破以往檔案庫房管理模式，創新研發出更為先進的管理系統，才能緊跟時代發展腳步，實現檔案庫房的智能化建設。其次，要賦予檔案庫房智能化內涵。傳統檔案管理模式一直處于較為單一、老舊的形式，相比之下，檔案庫房的智能化建設能夠針對檔案庫房中的設備進行統一管理，通過個人電子設備對庫房整體環境進行二十四小時監控實現電子化，并且能夠和實體檔案進行科學銜接，細化檔案庫房管理工作流程，為智能化檔案庫房的建設打下堅實基礎。

二、海洋石油企業檔案庫房管理現狀

傳統的檔案庫房管理工作主要依靠檔案管理人員手動管理，這樣就會導致在檔案庫房管理中存在一些不足，如管理方式單一、工作量大、檔案信息不透明以及統計利用不透徹等。

第一，檔案庫房管理需要耗費大量的人力和時間。因此，在專業檔案管理人員不足的情況下，無法高效率地開展檔案管理。傳統的檔案庫房管理工作都是通過人工完成，包括檔案資料的出庫、入庫及登記工作，以及實體檔案庫房中檔案具體位置、信息的查詢等都是通過人工記憶來進行判斷。庫房管理人員不僅需要做好日常檔案管理，還要做好對檔案庫房的巡查、溫度和濕度等方面的管理工作，這在無形之中就提高了管理人員的工作難度。而在實體檔案庫房中對檔案進行管理時，如需開展檔案資料的利用工作，則要檔案管理人員先翻查手工目錄，確定好檔案存放的庫房，再進入庫房按照排架順序找出檔案的存放架位，接著根據索引圖找到檔案準確存放的位置。以上種種都需要工作人員進行人工操作，如果記憶不牢靠，則無法在短時間內找出檔案的準確位置，同時隨著檔案數量的不斷增多，需要查找的時間也更多，這也是降低檔案管理工作效率的主要原因之一。

第二，檔案管理方式單一且可視化程度不高。以往檔案庫房中所保存的資料，大多是通過人工或簡單的電子設備記錄，這樣檔案庫房中的資源必須在管理人員的指導下進行查找利用，其他有權限的人員很難短時間內查找到檔案庫房中所包含的實際材料。如，檔案在庫房中的具體存放位置、檔案庫房中的實際布局、檔案庫房中資料的多樣性等，這樣很大程度上限制了庫房的利用率。

第三，缺乏完善的安全控制系統。如今，很多檔案庫房的安全系統都是以“安防”為主，在實體檔案庫房管理中的實效性較低，尤其是在安全防護環節，僅單一針對防盜工作，并沒有做好全方位的安全防護工作。正因如此，檔案庫房中的實時監控沒有得到有效落實，而且在檔案的利用、存儲位置發生改變等方面，操作監督都存在不可追溯等情況。

三、海洋石油企業檔案庫房的智能化建設路徑

（一）構建安全保障系統。安全保障系統是檔案庫房中不可或缺的重要組成部分，在檔案庫房正常運行中發揮關鍵作用，能夠有效避免檔案信息的損壞、丟失和泄漏等。海洋石油企業需要針對整個檔案庫房的安全保障系統進行科學合理的建設。對于門禁系統而言，可以對進入檔案庫房的人員設置身份識別功能，并對進出庫房的有關人員進行記錄，完善安全保障系統中的智能化記錄部分，將工作人員使用檔案的頻率實現動態更新，同步傳輸到安全保障系統中，為檔案庫房的安全管理做出雙重保障。因為檔案庫房中的大部分資料都是以紙質的形式保存的，因此要進一步針對檔案庫房增設智能化消防系統，在面臨突發火災時，能夠對檔案庫房起到保護作用，并將損失降至最低。

（二）構建基礎設施系統。想要充分發揮出智能化檔案庫房的最大化效果，就要針對基礎設施進行重新配置和完善，以此保證系統的完整性和靈敏性，可以從以下三個方面做出改善。第一，針對基礎設施系統進行完善過程中，進一步掌握整個檔案庫房中的布局，了解基礎設備中安裝的線路連接形式，對其中的功能、尺寸大小等方面了如指掌，準確設定檔案庫房建設方案，為之后的基礎設施系統建設提供支持。第二，海洋石油企業更要結合實際發展情況設定基礎設施系統，不僅要考慮海洋石油企業的發展規模，更要考慮到海洋石油企業的發展實力，選擇適合的設備裝置，進而在促進海洋石油企業發展的過程中減輕發展負擔。第三，海洋石油企業需要對基礎設備中所需的硬件設備做好嚴格的檢查和監護，針對一些較為老舊的硬件設備進行及時更換，為檔案庫房智能化系統的長期運行提供基礎保障。

（三）構建信息一體化系統。海洋石油企業需要對檔案庫房中的信息一體化建設給予重視。在信息一體化檔案庫房建設過程中，需要做好前期準備工作。例如，針對檔案庫房和信息一體化之間存在的制約關系做好明確區分，避免在使用過程中出現信息系統和檔案資源脫離的情況，這樣就會直接降低信息化系統的價值。因為檔案庫房中的資源具有多樣性和復雜性，這就需要在進行檔案庫房建設過程中，對于不同類型的檔案內容構建相應的管理區域，并將其中的區域信息同步到信息系統中，能夠為今后的檔案利用、年報數據統計等工作節省時間和人力，提升管理工作的效率。在檔案庫房信息化建設完畢之后，技術隊伍要有針對性地定期開展數據信息維護工作，對線上信息的錄入和實際存儲資源進行全面核實，開展全面的檢測和測試，降低今后工作中出現隱患的概率。

四、海洋石油企業檔案庫房的智能化管理措施

（一）健全檔案庫房管理機制。完善的管理體制能夠為智能化檔案庫房建設提供正確的發展方向，也能促進檔案資源的多方配置，這需要海洋石油企業能夠針對檔案庫房的管理體系給予更多的關注。第一，要對海洋石油企業現有的管理體系開展多方面解析，并發掘其中潛在的管理漏洞，才能進一步完善規章制度，不僅要對管理機制進行調整，也要對其中的內容進行補充，儲存在備案庫中，為之后的管理提供重要的支持依據。第二，海洋石油企業需要明確國家對檔案管理工作提出的要求與發展目標，才能結合發展戰略對檔案管理體系進行完善，可以從辯證角度入手，制定詳細的管理計劃，減少在管理中出現表面化的情況，對智能化檔案庫房的發展起到推動效果。第三，海洋石油企業要不斷提升管理機制的嚴格性，每年開展檔案管理內控體制的修訂與完善，對于一些發布時間較為久遠且與實際管理工作嚴重不符的落后制度，應及時進行升級或者摒棄處理，才能為檔案管理實際工作提供有效的規則依據，滿足檔案智能化的發展訴求。

（二）創新檔案庫房管理模式。傳統的檔案庫房管理模式已經不能滿足現如今的智能化系統，很難在企業管理工作中發揮作用，因此，在提升檔案庫房管理模式時，應將其與海洋石油企業創新觀念相結合。因為海洋石油企業在發展期間會出現很多檔案資源，一味地采用人工管理模式，不僅會在工作中降低工作效率，也會直接影響到工作的準確度，為管理人員增加一定的難度。為了提升檔案管理工作效率，部分海洋石油企業已經嘗試將智能化建設引入檔案庫房管理工作中。在傳統向智能化轉型的過程中，作為管理者需要嚴格遵循智能化庫房管理規則，并對其中的監管形式進行科學安排，來實現檔案庫房管理工作效率的有效提升。

（三）充分利用物聯網技術。物聯網是指通過傳感、識別、定位等新一代信息技術構建的“物—人—物”之間的信息互通互聯，從而實現智能化感知、監控等全方面一體化管理。物聯網在智慧檔案庫房的建設中起到了重要作用，是檔案實體優化管理的主要技術手段，主要包括：傳感器、RFID（射頻識別技術）、二維碼和M2M（機器對機器）等技術。物聯網技術具有高速掃描、實時監控、快速盤點、精準定位等優點。在實際檔案管理工作中，可以進行智能管理、簡化流程、數據共建共享，使檔案工作人員從繁雜的人工排序和查找中解脫出來，提高整體的管理水平和效率。

RFID技術是物聯網技術中的核心技術，最早起源于條形碼技術，可根據檔案庫房的具體要求進行個性化定制。將檔案信息存儲在芯片內，標簽小型多樣且數據容量大，具備可循環使用、耐久性高、安全性高等特點。利用RFID技術可將檔案智能入庫。首先，在實物檔案入庫時將檔號、文件名稱等信息記錄在RFID標簽上，在擺放位置時讀取標簽上的信息，自動分配位置，精準定位，同時進行智能化編目，在傳統的編目工作中，繁重的人工整理耗時且錯誤率高，利用RFID技術實現無接觸掃描，信息自動錄入，提高時效性和準確率。

（四）提升智慧檔案庫房管理專業隊伍水平。在進行檔案庫房管理工作中，只有不斷強化檔案管理人員專業化能力，充分發揮技能優勢，優化檔案管理用工制度，才能提升檔案管理隊伍的凝聚力與專業性。因此，需要海洋石油企業不斷加強對檔案管理隊伍水平的提升力度。首先，部門領導要對檔案管理人員進行專門篩選，對人員的專業能力和綜合素質進行全方位考量，才能進一步了解管理人員自身的工作責任意識和職業素養等，為構建管理隊伍提供一定的保證。海洋石油企業需要對檔案管理人員所負責的項目進行科學安排，保證每位檔案管理人員都能在崗位中發揮出最大作用。根據年度上級檔案管理部門下發的考核指標，企業還可以對檔案管理人員的工作內容進行分工。此外，海洋石油企業可以開展定期培訓，提升檔案管理人員的業務水平，選取優秀人才作為專業核心技術骨干進行培養，使其不斷積累豐富的檔案管理經驗，為智能化檔案管理的長遠發展貢獻力量。

（五）智能化庫房監控。在檔案庫房中設置溫濕度采集設備之后，可以對整個檔案庫房或者單個庫架的溫濕度進行監控。一旦出現超范圍的情況，設備即刻發出預警，屆時檔案管理人員可通過手機等移動電子設備遠程操控，根據提示確定具體庫房或排架的溫、濕度，通過對門禁系統的不斷完善，對檔案庫房中人員的進出情況實時監督，也可以安裝RFID設備，對檔案位置的真實變化進行監測，發現異常情況第一時間發出預警信息。同時，檔案庫房中也要布置安裝如二氧化碳、PM2.5等煙霧傳感器，能對檔案庫房中的空氣進行采集，通過網絡將數據傳輸到服務器中，并對其中的數據進行存儲，這樣就可以在監控界面中以曲線和圖表的方式進行實時呈現。

（六）子系統監測管理。視頻監控系統能夠根據不同的監控場所呈現實時圖像，在迎合監控需求的情況下，通過攝像機、相關的報警系統的整合，構建防盜、環保和門禁等多種系統的連接。對于能耗監測方面，此系統能夠對庫房設備用電、用水等進行全方位監測，利用人體紅外探測儀器，對人體的運動進行實時監控和感知，起到一定的防盜作用，也可以通過其中的傳輸模塊，將人體運動的狀態通過感應器傳遞給網管，進而發送至服務器。整個系統具有一定的靈活性，可以進行及時布防和撤防應用，方便管理人員在工作期間落實“全方位、多角度”的庫房管理措施。

五、結語

綜上所述，在海洋石油企業實際運營中，需要提升對檔案庫房的建設和管理重視程度，這樣不僅能夠更好地保障檔案資源的安全性，同時也能最大限度地保證檔案資源的完整性。同時，建設智慧檔案庫房也為后期海油石油企業檔案管理由傳統模式管理向智能化模式管理的開展奠定基礎。海油石油企業檔案管理人員在實際管理工作中針對遇到的問題及時進行分析，并結合企業實際情況，制定出合理的解決方案，進一步完善對智慧檔案庫房的建設和管理，從而更加充分地發揮智慧檔案庫房在檔案管理工作中的作用。